Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Echt-Susteren 2014

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad aan te wijzen accountant. Aanwijzing gebeurt voor een periode van maximaal 4 jaar.

2. De accountantscommissie bereidt het programma van eisen voor. In dat programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole tenminste opgenomen:

• a.

  het vereiste dat de accountant bij de controle van de jaarrekening de goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties toepast zoals deze in het jaarlijks door de raad vastgestelde controleprotocol zijn neergelegd;

• b.

  de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) indien en voor zover deze afwijken van het jaarlijks door de raad vastgestelde controleprotocol;

• c.

  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• d.

  de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

• e.

  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

• f.

  het vereiste dat de accountant op verzoek van en in overleg met de accountantscommissie bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden aan bepaalde posten van de jaarrekening en/of deelverantwoordingen, eventueel met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties;

• g.

  het vereiste dat de accountant op verzoek van en in overleg met de accountantscommissie bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden aan bepaalde gemeentelijke producten en/of organisatieonderdelen, eventueel met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties;

3. De raad stelt het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole vast

4. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole bereidt de accountantscommissie voor de selectie van de accountant de selectiecriteria voor en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

5. De raad stelt de in lid 4 genoemde criteria en bijbehorende wegingen vast.

6. De accountantscommissie voert de aanbestedingsprocedure uit en adviseert de raad over het aanwijzen van een accountant en de gunning van de werkzaamheden.

1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juli voor aan de raad.

5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat dejaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad, de accountantscommissie en de accountant gemeld.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden en licht deze toe aan de accountantscommissie.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Voorafgaand aan de jaarlijkse accountantscontrole en in overleg met de accountant stelt de accountantscommissie vast aan welke posten van de jaarrekening, posten van de deelverantwoordingen, gemeentelijke producten en/of gemeentelijke organisatieonderdelen de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden, en of hij daarbij afwijkende rapporteringstoleranties dient te hanteren.

4. Er vindt ten minste 1 keer per kalenderjaar een afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant, (een vertegenwoordiger uit) de accountantscommissie, (een vertegenwoordiger uit) de rekenkamercommissie, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en het afdelingshoofd bedrijfsvoering;

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad over deze aan de accountant verstrekte opdrachten.

2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en de accountantscommissie en zendt een afschrift hiervan aan het college.

2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de gemeentesecretaris, de (concern-) controller en het hoofd bedrijfsvoering dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad en de accountantscommissie door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de door de raad ingestelde accountantscommissie.

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van haar bekendmaking.

2. Deze verordening treedt in de plaats van de “Controleverordening gemeente Echt-Susteren 2013” vastgesteld door de raad op 25 september 2003.