Verordening Algemene Subsidieverordening Gemeente Eemsmond 2012

Geldend van 09-12-2011 t/m heden

Intitulé

Algemene Subsidieverordening Gemeente Eemsmond 2012

De raad van de gemeente Eemsmond

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van

10 november 2011;

Gelet op de artikelen 149 en 156 van de Gemeentewet en afdeling 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht;

b e s l u i t :

Vast te stellen de volgende verordening: Algemene Subsidieverordening Gemeente Eemsmond 2012

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    wet: Algemene wet bestuursrecht;

  • b.

    gemeente: Gemeente Eemsmond;

  • c.

    college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eemsmond;

  • d.

    raad: gemeenteraad van de gemeente Eemsmond;

  • e.

    subsidie: een subsidie als bedoeld in artikel 4:21 van de wet, inhoudende de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten;

  • f.

    subsidieplafond: een bedrag zoals bedoeld in artikel 4:22 van de wet, te weten het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verlening/verstrekking van subsidies krachtens een bepaald wettelijk voorschrift;

  • g.

    eenmalige subsidie: subsidie ten behoeve van eenmalige projecten of activiteiten die niet behoren tot de reguliere bezigheden van de aanvrager en waarvoor het college slechts voor een van tevoren bepaalde tijd van in principe een jaar, met mogelijkheid tot verlenging tot ten hoogste vier jaren, subsidie kan verstrekken;

  • h.

    structurele subsidie: subsidie die per (boek)jaar of voor een bepaald aantal boekjaren, wordt verstrekt;

  • i.

    uitvoeringsovereenkomst: de overeenkomst als bedoeld in artikel 4:36 van de wet die tussen de subsidieontvanger en het college wordt gesloten ter uitwerking van de subsidieverleningbeschikking.

Artikel 2. Reikwijdte verordening

  • 1)

    Subsidie kan worden verstrekt voor de volgende beleidsterreinen:

    • a)

      algemeen bestuur

    • b)

      openbare orde en veiligheid;

    • c)

      verkeer, vervoer en waterstaat;

    • d)

      economische zaken;

    • e)

      onderwijs;

    • f)

      cultuur en recreatie;

    • g)

      sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening;

    • h)

      volksgezondheid en milieu;

    • i)

      ruimtelijke ordening en volkshuisvesting.

  • 2)

    Het college kan aanvullend nadere regels stellen, waarin de te subsidiëren activiteiten, de doelgroepen en de verdeling van de subsidie per beleidsterrein zoals bedoeld in het eerste lid worden omschreven.

Artikel 3 Bevoegdheid college

Het college is bevoegd te besluiten over het verstrekken van subsidies met in achtneming van de in de gemeentebegroting opgenomen financiële middelen en het subsidieplafond en - indien de begroting nog niet is vastgesteld, dan wel goedgekeurd - onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.

Artikel Artikel 3a Rechtspersoonlijkheid

Subsidies worden verstrekt aan rechtspersonen. Het verstrekken van subsidie aan natuurlijke personen kan alleen geschieden, indien dit uit de aard van de activiteit voortvloeit en de doelmatigheid en doeltreffendheid van de verstrekking zich hiertegen niet verzetten.

HOOFDSTUK 2. SUBSIDIEPLAFOND EN BEGROTINGSVOORBEHOUD

Artikel 4 Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

  • 1.

    De raad kan jaarlijks bij de vaststelling van de begroting besluiten tot het instellen van subsidieplafond(s).

  • 2.

    Bij de vaststelling van een subsidieplafond wordt aangegeven op welke wijze het beschikbare bedrag wordt verdeeld.

  • 3.

    Het college kan, met inachtneming van de ingevolge artikel 2 door de raad vastgestelde beleidsterreinen en regels, nadere regels stellen omtrent de verdeling van het beschikbare bedrag.

  • 4.

    Bij de bekendmaking van de subsidieplafonds wordt gewezen op de mogelijkheid van verlaging en de gevolgen daarvan voor reeds ingediende aanvragen.

HOOFDSTUK 3. AANVRAAG VAN DE SUBSIDIE

Artikel 5 Bij aanvraag in te dienen gegevens

  • 1.

    De aanvraag voor een subsidie wordt schriftelijk ingediend bij het college door middel van een door het college vastgesteld aanvraagformulier.

  • 2.

    Bij een subsidieaanvraag overlegt de aanvrager de volgende gegevens:

    • a.

      Een beschrijving van de activiteiten waar subsidie voor wordt aangevraagd;

    • b.

      De doelstellingen en resultaten, die daarmee worden nagestreefd, en hoe de activiteiten aan dat doel bijdragen. In het bijzonder ook in welke mate de activiteiten gericht zijn op de gemeente of haar inwoners en op door de gemeente vastgestelde doelen of beleidsterreinen;

    • c.

      Een begroting en dekkingsplan van de kosten van de activiteiten, waar de subsidie voor wordt aangevraagd. Het dekkingsplan bevat een opgave van bij andere bestuursorganen of private organisaties of personen aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan.

    • d.

      een activiteitenverslag – inclusief financieel verslag van de activiteiten- van het afgelopen jaar.

  • 3.

    Indien een aanvrager voor de eerste keer een structurele subsidie aanvraagt, voegt hij een exemplaar van de oprichtingsakte, de statuten, het jaarverslag, de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar als bijlagen toe aan het aanvraagformulier.

  • 4.

    Het college is bevoegd ook andere dan, of slechts enkele van, de in het tweede en derde lid genoemde gegevens te verlangen, indien die voor het nemen van een beslissing op de aanvraag noodzakelijk, respectievelijk voldoende, zijn.

Artikel 6 Aanvraagtermijn

  • 1.

    Een aanvraag voor een structurele subsidie wordt gedaan uiterlijk 1 mei in het jaar voorafgaand aan het jaar, of de jaren waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft.

  • 2.

    Een aanvraag voor een eenmalige subsidie wordt gedaan uiterlijk acht weken voor aanvang van activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

  • 3.

    Het college kan andere termijnen stellen voor het indienen van een aanvraag voor daarbij aan te wijzen subsidies.

  • 4.

    Het college kan besluiten de aanvraag niet te behandelen, indien deze buiten de termijn bedoeld in het eerste en tweede lid is ontvangen.

Artikel 7 Beslistermijn

  • 1.

    Het college beslist op een aanvraag om een eenmalige subsidie binnen acht weken na ontvangst van de volledige aanvraag, dan wel, indien het college hiertoe regels heeft opgesteld, acht weken gerekend vanaf de uiterste indieningdatum voor het aanvragen van de subsidie.

  • 2.

    Het college beslist op een volledige aanvraag voor een structurele subsidie uiterlijk vóór 31 december van het jaar waarin de aanvraag is ingediend.

  • 3.

    Het college kan de beslissing op de aanvraag voor ten hoogste acht weken verdagen. Van deze verdaging ontvangt de subsidieaanvrager schriftelijke mededeling.

HOOFDSTUK 4. WEIGERING VAN DE SUBSIDIE

Artikel 8 Weigeringgronden

Het college kan een aanvraag voor subsidie weigeren indien gegronde reden bestaat aan te nemen dat:

  • a.

    de activiteiten van de aanvrager niet of niet in overwegende mate gericht zijn op de gemeente of haar ingezetenen of niet of nauwelijks ten goede komen aan de gemeente of haar ingezetenen;

  • b.

    subsidieverstrekking niet past binnen het gemeentelijk beleid;

  • c.

    de subsidie niet of in onvoldoende mate besteed zal worden aan het doel waarvoor de subsidie bedoeld is;

  • d.

    de doelstellingen of de (te ontplooien) activiteiten van de aanvrager in strijd zijn met wettelijke voorschriften of het algemeen belang;

  • e.

    de aanvrager de behoefte aan de te subsidiëren activiteiten of de meerwaarde ten opzichte van het reeds in de gemeente bestaande activiteitenaanbod niet aannemelijk heeft kunnen maken.

  • f.

    subsidieverstrekking leidt tot het verlenen van ongeoorloofde staatssteun in de zin van artikel 87 van het EG-Verdrag

Artikel 9 Wet BIBOB

Het college kan voor subsidies binnen door de raad vast te stellen beleidsterreinen of onderdelen daarvan bepalen dat de gevraagde subsidie kan worden geweigerd of de verleende subsidie kan worden ingetrokken in het geval en onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 3 van de Wet bevordering integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur.

Hoofdstuk 5 VERLENING VAN DE SUBSIDIE

Artikel 10 Verlening subsidie

  • 1.

    Bij het besluit tot verlenen van de subsidie geeft het college aan op welke wijze de verantwoording van de te ontvangen subsidie dient plaats te vinden.

  • 2.

    Het college is bevoegd om subsidies te verlenen voor meerdere jaren.

Artikel 11 Betaling en bevoorschotting

  • 1.

    Indien een beschikking tot subsidievaststelling als bedoeld in artikel 16, eerste lid, onderdeel a, wordt gegeven, vindt de betaling van de gehele subsidie in één bedrag plaats.

  • 2.

    Indien een beschikking tot subsidieverlening voorafgaand aan de ambtshalve vaststelling als bedoeld in artikel 16, eerste lid, onderdeel b, wordt gegeven, kan 100% aan voorschot worden verstrekt.

  • 3.

    Indien een beschikking tot subsidieverlening als bedoeld in artikel 17 wordt gegeven, kan per half jaar 50% aan voorschot worden verstrekt..

  • 4.

    Indien een beschikking tot subsidieverlening als bedoeld in artikel 18 wordt gegeven, kan per kwartaal 25% aan voorschot worden verstrekt.

Artikel 12 Uitvoeringsovereenkomst

Ter uitvoering van de beschikking tot subsidie verlening kan een uitvoeringsovereenkomst worden gesloten. In een uitvoeringsovereenkomst worden in ieder geval aangegeven:

  • a.

    de looptijd van de subsidie;

  • b.

    de beoogde prestaties;

  • c.

    beoogde maatschappelijke bijdragen aan effectuering van het gemeentelijk beleid;

  • d.

    de doelgroep(en) met betrekking tot de te ontwikkelen en te verrichten prestaties.

Hoofdstuk 6 VERPLICHTINGEN VAN DE SUBSIDIEONTVANGER

Artikel 13 Verplichtingen bij subsidie hoger dan 50.000 euro

  • 1.

    Bij verstrekking van een subsidie, hoger dan 50.000 euro kan het college de verplichting opleggen tot het tussentijds afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten.

  • 2.

    Ingeval van subsidieverstrekking hoger dan 50.000 euro, per boekjaar verstrekt aan een rechtspersoon, behoeft de subsidieontvanger de toestemming van het college voor handelingen als vermeld in artikel 4:71 van de wet.

Artikel 14 Steekproefsgewijze controle

Het college kan de subsidieontvanger verplichten op verzoek van college mee te werken aan een steekproefsgewijze controle van de gesubsidieerde activiteiten. De subsidieontvanger dient desgevraagd bewijsstukken te overleggen.

Artikel 15 Overige verplichtingen van de subsidieontvanger

  • 1.

    De subsidieontvanger verricht de activiteiten, waarvoor de subsidie is verstrekt.

  • 2.

    De subsidieontvanger informeert het college zo spoedig mogelijk schriftelijk over:

    • a.

      besluiten of procedures die zijn gericht op de beëindiging van de activiteiten, waarvoor subsidie is verstrekt, dan wel ontbinding van de rechtspersoon;

    • b.

      relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met derden;

    • c.

      ontwikkelingen waardoor gegronde reden bestaat dat de activiteit(en) waarvoor de subsidie is verstrekt niet of niet geheel zullen worden verricht of dat aan de beschikking tot subsidieverstrekking verbonden verplichtingen en/of voorwaarden geheel of gedeeltelijk niet kunnen worden nagekomen;

    • d.

      wijziging van de statuten voor zover het betreft de vorm van de instelling, de persoon van de bestuurder(s) en het doel van de rechtspersoon.

  • 3.

    Als uit de ingediende schriftelijke informatie blijkt dat niet is voldaan aan de informatieplicht, kan het college de subsidie lager vaststellen of intrekken.

  • 4.

    Ingeval van ontbinding van de instelling die subsidie ontvangt vervalt het batig saldo van de liquiditeitsrekening - gelimiteerd tot het bedrag dat opgebouwd is met (behulp van) gemeentelijke subsidie - aan de gemeente.

  • 5.

    Het college kan naast de in artikel 4:37 van de wet bedoelde verplichtingen bij nadere regels of bij de subsidieverlening verplichtingen opleggen met betrekking tot het beheer en gebruik van de subsidie.

  • 6.

    Bij de subsidieverlening kunnen daarnaast aanvullende verplichtingen worden opgelegd, die strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie.

  • 7.

    Het college kan voorts verplichtingen opleggen die betrekking hebben op duurzaamheid, leefbaarheid, (arbeids)participatie, emancipatie en andere wijzen waarop of middelen waarmee de gesubsidieerde activiteit wordt verricht.

  • 8.

    De subsidieontvanger vermeldt in publicitaire uitingen dat de gesubsidieerde activiteit mede mogelijk is gemaakt met steun van de gemeente Eemsmond.

HOOFDSTUK 7. VERANTWOORDING EN VASTSTELLING VAN DE SUBSIDIE

Artikel 16 Verantwoording subsidies tot 1.500 euro

  • 1.

    Subsidies tot 1.500 euro kunnen door het college:

    • a.

      direct bij de verleningsbeschikking worden vastgesteld of;

    • b.

      ambtshalve worden vastgesteld binnen 13 weken nadat de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht.

  • 2.

    Bij een vaststelling als bedoeld in het eerste lid kan het college de aanvrager verplichten om op de door hem aangegeven wijze aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

  • 3.

    Indien het college geen toepassing geeft aan de bevoegdheid genoemd in het eerste lid, is artikel 17 van toepassing.

Artikel 17 Verantwoording subsidies vanaf 1.500 tot 50.000 euro

  • 1.

    Bij subsidieverlening vanaf 1.500 euro tot 50.000 euro, dient de subsidieontvanger uiterlijk 13 weken na het verricht zijn van de activiteiten een aanvraag tot vaststelling in bij het college.

  • 2.

    De aanvraag tot vaststelling bevat:

    • a.

      een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht;

    • b.

      een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening).

  • 3.

    Het college kan bepalen dat ook andere, of minder dan, de in het vorige lid bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overgelegd.

  • 4.

    Het college kan in nadere regels categorieen van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen, waarvoor de subsidie - in afwijking van het eerste lid- direct wordt vastgesteld zonder dat de subsidieontvanger een aanvraag voor subsidievaststelling hoeft in te dienen.

Artikel 18 Verantwoording subsidies vanaf 50.000 euro

  • 1.

    Bij subsidieverlening vanaf 50.000 euro dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in bij het college:

    • a.

      bij een eenmalige subsidie, uiterlijk 13 weken na het verricht zijn van de activiteiten;

    • b.

      in andere gevallen, uiterlijk vóór 1 mei in het jaar na afloop van het kalenderjaar, respectievelijk 4 maanden na het subsidietijdvak, waarvoor de subsidie is verleend.

  • 2.

    De aanvraag tot vaststelling bevat:

    • a.

      een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht;

    • b.

      een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);

    • c.

      een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop;

    • d.

      een goedgekeurde beoordelings- of samenstellingsverklaring van de accountant.

  • 3.

    Het college kan bepalen dat ook andere, of minder dan, de in het vorige lid bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overlegd.

Artikel 19 Vaststelling subsidie

  • 1.

    De subsidie wordt per boekjaar vastgesteld.

  • 2.

    Het college stelt binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling de subsidie vast.

  • 3.

    Indien uit de aard van de subsidie, dan wel de verantwoording daarvan, volgt dat voor de beslissing omtrent de vaststelling van de subsidie een langere termijn nodig is dan de in het tweede lid genoemde termijn, dan bericht het college de subsidieontvanger daarvan binnen drie weken na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling.

  • 4.

    Het college kan de beslissing voor ten hoogste acht weken verdagen. Van deze verdaging ontvangt de aanvrager schriftelijke mededeling.

  • 5.

    Indien de aanvraag tot subsidievaststelling niet voor het in artikel 17 en 18 genoemde tijdstip is ontvangen, gaat het college over tot ambtshalve vaststelling.

Hoofdstuk 8 OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 20 Standaardberekeningswijzen van uurtarieven en uniforme kostenbegrippen

  • 1.

    Indien bij de bepaling van de subsidiabele kosten gebruik wordt gemaakt van uurtarieven, dienen deze tarieven door de subsidieaanvrager te worden berekend met gebruikmaking van een door het college voor te schrijven standaardberekeningswijze.

  • 2.

    Bij het hanteren van kostenbegrippen bij de berekening van uurtarieven wordt uitgegaan van door het college bepaalde definities.

Artikel 21 Reserve vorming

  • 1.

    Artikel 4:41 van de wet is van toepassing. De hoogte van de vergoeding als bedoeld in artikel 4:41 lid 1 sub b. wordt met toepassing van de artikelen 3: 2 en 3: 4 van de wet door het college vastgesteld.

  • 2.

    Het college kan met betrekking tot de vorming van een algemene reserve, een bestemmingsreserve of een voorziening nadere regels vaststellen.

Artikel 22 Hardheidsclausule

Het college kan, in bijzondere gevallen,een artikel of artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, met uitzondering van de artikelen 1, 2, 3 en 8, voor zover toepassing gelet op het belang van de aanvrager of subsidieontvanger leidt tot onbillijkheid van overwegende aard. Het van toepassing verklaren van dit artikel wordt gemotiveerd in het besluit en hiervan wordt periodiek verslag gedaan aan de raad.

Artikel 23 Intrekking

De Kaderverordening subsidieverstrekking 2005 gemeente Eemsmond wordt ingetrokken.

Artikel 24 Overgangsbepalingen

  • 1.

    Op subsidies, die voor de inwerkingtreding van deze verordening verstrekt zijn, blijven de regels van toepassing, die golden op het moment van de subsidieverstrekking.

  • 2.

    Op een aanvraag, die is ingediend voor de inwerkingtreding van deze verordening en die betrekking heeft op het jaar 2011, wordt op grond van de op het moment van ontvangst van de aanvraag geldende regels beslist.

  • 3.

    Op een aanvraag, die is ingediend voor de inwerkingtreding van deze verordening en die betrekking heeft op het jaar 2012, wordt op grond van deze verordening beslist.

Artikel 25 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgend op haar bekendmaking.

Artikel 26 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Algemene subsidieverordening gemeente Eemsmond 2012.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering
van de raad van de gemeente Eemsmond,
gehouden op 24 november 2011.
De raad voornoemd,
voorzitter,
griffier,

Toelichting behorende bij de Algemene Subsidieverordening gemeente Eemsmond

 

Artikelsgewijze toelichting

 

Hoofdstuk 1

Artikel 1 Begripsomschrijving

In dit artikel wordt een aantal begrippen verduidelijkt, die in de verordening worden gehanteerd. Voor de leesbaarheid van de verordening worden enkele begrippen die de Algemene wet bestuursrecht als zijn gedefinieerd ook hier opgenomen.

 

Hoewel in de dagelijkse praktijk allerlei verschillende soorten subsidies worden onderscheiden, is er in deze verordening gekozen om een onderscheid gemaakt tussen twee vormen van subsidies te weten de eenmalige en de structurele subsidies. Een verdere onderverdeling kan op basis van artikel 2, tweede lid, in nadere regels plaatsvinden.

 

Artikel 2 Reikwijdte verordening

De Algemene subsidieverordening is in beginsel van toepassing op alle door de gemeente te verlenen subsidies voor activiteiten die door de subsidieontvanger worden uitgevoerd. In het eerste lid wordt aangegeven voor welke beleidsterreinen subsidies kunnen worden verstrekt.

 

Door de veelheid en verscheidenheid van subsidiemogelijkheden is uiteraard niet te vermijden, dat op onderdelen van nadere regels noodzakelijk zullen blijken. Die verscheidenheid onderbrengen in een algemene verordening is mogelijk, maar komt de met een algemene verordening nagestreefde overzichtelijkheid niet ten goede. Daarbij komt dat beleidsdoelen en prioriteiten wijzigen en dit, naar aangenomen mag worden, in een hoger tempo zullen doen dan de Algemene subsidieverordening aan wijziging toe is.

 

Daarom regelt het tweede lid dat het college aanvullend nadere regels kan stellen, waarin de te subsidiëren activiteiten, de doelgroepen en de verdeling van de subsidie per beleidsterrein zoals bedoeld in het eerste lid worden omschreven.

 

Artikel 3

Het college besluit ingevolge het eerste lid binnen de daarvoor door de raad vastgestelde kaders, zoals neergelegd in de gemeentebegroting en deze Algemene subsidieverordening. Dit betekent dat het college geen subsidies kan verlenen op grond van deze verordening, die niet stroken met de door de raad vastgestelde algemene regels.

Voorts is bepaald dat het college daarbij de gemeentebegroting en subsidieplafonds in acht neemt. Als de gemeentebegroting nog niet is vastgesteld en er formeel dus nog geen financiële ruimte door de raad beschikbaar is gesteld, wordt subsidie slechts verleend onder de voorwaarde dat de raad daarvoor geld beschikbaar zal stellen, het zogenoemde begrotingsvoorbehoud.

Met besluiten over het verstrekken van subsidies wordt tevens bedoeld de bevoegdheid te besluiten over het gehele subsidieproces, dus ook de bevoorschotting, lager vaststellen, terugvorderen en dergelijke.

 

 

Artikel 3a

Uitgangspunt is dat subsidies alleen worden verstrekt aan instellingen die beschikken over een vorm van rechtspersoonlijkheid. Er kunnen omstandigheden zijn waarbij het gewenst of redelijk is hiervan af te wijken (bijvoorbeeld initiatiefgroepen).

 

Hoofdstuk 2

Artikel 4

In de Awb zijn in de artikel 4:25 tot en met 4:28 de belangrijkste bepalingen rondom het werken met een ‘subsidieplafond’ gegeven. Ingevolge het eerste lid van artikel 4 kan de raad subsidieplafonds per beleidsterrein vaststellen. In de regel valt dit qua tijdstip samen met de vaststelling van de begroting. De raad stelt subsidieplafonds vast en maakt daarbij de wijze van verdeling van de beschikbare middelen bekend. Eventueel kan het college nadere regels opstellen omtrent de wijze van verdeling van de beschikbare middelen.

Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb, dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt, vóórdat de periode waarop het betrekking heeft, ingaat. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbaar is. Maar vooral van belang is, dat subsidieaanvragen zonder nadere motivering worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond bereikt is. Indien het voor subsidie beschikbare bedrag enkel op de begroting vermeld staat en de gemeente deze bedragen niet als zijnde subsidieplafonds heeft gepubliceerd, kan de gemeente subsidieaanvragen niet ongemotiveerd weigeren wegens het bereiken van het plafond.

 

Hoofdstuk 3

Artikel  5

In het eerste lid is bepaald dat een aanvraag voor subsidie schriftelijk dient te worden gedaan. Met 'schriftelijk' is meer bedoeld dan 'op papier geschreven'. Zo zal een aanvraag ook digitaal kunnen worden gedaan, zodra deze aanvraagformulieren digitaal beschikbaar zijn op de website van de gemeente. Er zal gebruik gemaakt worden van standaardformulieren. Daarmee wordt in ieder geval de rechtszekerheid bevorderd.

Tevens kan met een aanvraagformulier de uniformiteit van behandeling van subsidieaanvragen in de verschillende beleidsterreinen van de gemeente worden bevorderd.

Ingevolge artikel 4:29 Awb begint het subsidieproces met een aanvraag.  Wat een aanvraag is en aan welke eisen deze moet voldoen staat in afdeling 4.1.1. van de Awb.

 

In artikel 5, derde lid, worden meer formele eisen gesteld aan instellingen, die voor de eerste maal subsidie aanvragen.

 

De bevoegdheid van het college ter zake nadere regels te stellen, is geregeld in lid 8. Het college kan zo indien nodig per geval regelen welke gegevens dienen te worden verstrekt, waarbij het uitgangspunt is dat het college dit doet om de administratieve en bestuurlijke lasten voor alle betrokkenen zo beperkt mogelijk te houden. Zo kan het college bijvoorbeeld bepalen dat voor duidelijk bepaalde categorieën subsidies - bijvoorbeeld zogenaamde 'waarderingssubsidies', eenmalige subsidies waaraan geen verantwoordingseisen worden gesteld - met minder dan de standaard te overleggen gegevens bij aanvraag van een subsidie kan worden volstaan. Dit is een vorm van administratieve lastenverlichting.

 

Artikel  6

Hier worden de termijnen genoemd, waarbinnen aanvragen voor subsidie dienen te zijn ingediend bij het college. In dit artikel wordt slechts een uiterste indiendatum genoemd voor (meer)jaarlijkse subsidies. Overigens worden aan grote instellingen bij voorkeur meerjarige subsidies verleend (zie artikel 10, tweede lid). Via de tussentijdse rapportage wordt de gemeente op de hoogte gesteld van de resultaten. Een jaarlijkse aanvraag is daarmee overbodig.

Indien een aanvraag buiten de genoemde termijn wordt ontvangen, dan heeft het college de bevoegdheid de aanvraag buiten behandeling te stellen als bedoeld in artikel 4:5 Awb.

 

Artikel  7

Hier worden de termijnen gegeven, waarbinnen het college gehouden is te beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen op een subsidieaanvraag. In de regel wordt een termijn van acht weken voor eenmalige subsidies redelijk geacht. Voor een jaarlijkse subsidie beslist het college. Het college beslist nadat de gemeentebegroting is vastgesteld maar uiterlijk voor 31 december van het jaar waarop de aanvraag is ingediend over jaarlijkse subsidieaanvragen.

Het derde lid geeft het college de mogelijkheid om de beslistermijn te verdagen. Van deze zal zo min mogelijk gebruik worden gemaakt omdat getracht wordt aanvragen zo spoedig mogelijk af te handelen.

 

Hoofdstuk 4

Artikel 8

De weigeringsgronden van de Awb worden hier met nadere, op de gemeentelijke praktijk toegesneden gronden aangevuld.

 

Artikel 9

Een bijzondere weigeringsgrond is opgenomen in artikel 9. Het betreft het geval dat de aanvrager van een subsidie de toets van de Wet Bibob niet kan doorstaan. Indien deze weigeringsgrond niet zou zijn opgenomen, dan zou het kunnen betekenen dat het college gehouden

is subsidie te verlenen aan aanvragers aan wie het college geen vergunning voor niet-subsidiabele activiteiten zou verlenen. Daarbij is niet van belang of de activiteiten, waarvoor subsidie wordt gevraagd, op zichzelf beoordeeld subsidiabel zijn. Het gaat bij deze weigeringsgrond louter om de persoon, dan wel rechtspersoon van de aanvrager.

 

De Wet Bibob is bedoeld als aanvulling op bestaande instrumenten, die het college reeds ter beschikking heeft. Het college zal bij ieder beleidsdoel, dat het wil subsidiëren, zich de vraag moeten stellen of er enig risico is van het faciliteren van strafbare feiten en of die risico’s niet voldoende worden ondervangen met de bestaande toetsing van aanvragen. Het is niet mogelijk te bepalen dat de Wet Bibob generiek op alle subsidies wordt toegepast. Het college dient zelf een afweging te maken in welke situatie toepassing zinvol is. Voordat tot toepassing op een gemeentelijke subsidieregeling kan worden overgegaan, dient daarvoor toestemming te zijn verkregen van de ministers van Justitie en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Het college heeft hier de bevoegdheid gekregen die goedkeuring te vragen. De bepaling strekt ertoe inzichtelijk te maken voor zowel bestuur als aanvrager van een subsidie in welke gevallen en voor welke (onderdelen van) beleidsdoelen een toetsing aan de Wet Bibob kan plaatsvinden.

 

Hoofdstuk 5

Artikel 10

Ingevolge het eerste lid geeft het college al in het besluit tot verlening van de subsidie aan op welke wijze de verantwoording van de ontvangen subsidies dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat degene, aan wie de subsidie is toegekend, van meet af aan duidelijk is aan welke voorwaarden en administratieve eisen hij dient te voldoen. In het tweede lid wordt aangegeven dat subsidieverlening over meerdere jaren kan plaatsvinden.  Dat voorkomt dat grote instellingen met meerjarige subsidies niet jaarlijks opnieuw een verleningsaanvraag hoeven in te dienen.

 

Artikel 11

In dit artikel wordt vermeld op welke wijze het college de subsidieontvanger een voorschotten kan verstrekken.

 

Artikel 12

Het college kan met subsidieontvangers een uitvoeringsovereenkomst sluiten over de te verrichten activiteiten. Deze overeenkomsten zullen voornamelijk, maar niet uitsluitend, worden afgesloten met ontvangers die een subsidie ontvangen van meer dan €50.000,00.

Een uitvoeringsovereenkomst in de zin van beleidsgestuurde contractfinanciering biedt de gemeente de mogelijkheid te sturen op inhoud, planning, resultaat en kosten. Hiervoor gaan gemeente en instelling een meerjarige relatie aan waarbij het doel is dat de betrokken instellingen diensten en producten leveren die aansluiten bij de door de gemeente nagestreefde beleidsdoelen zoals die door de raad zijn vastgesteld. Die  diensten en producten worden met de betrokken instelling vastgelegd in een uitvoeringsovereenkomst.

Dit artikel geeft aan wat de overeenkomst in ieder geval moet bevatten.

 

Hoofdstuk 6

Artikel 13

In het kader van het terugdringen van de administratieve lasten is ervoor gekozen aan verleende subsidies, hoger dan € 50.000,00, de mogelijkheid te verbinden om een tussentijdse verantwoording te vragen. Het college zal vooraf bepalen welke vereisten worden gesteld aan de tussentijdse, inhoudelijke en financiële verantwoording, bij voorkeur door middel van standaardformulieren.

Het ligt voor de hand dat dit regime in ieder geval lichter is dan het regime wat is opgesteld voor de eindverantwoording.

 

Artikel 14

In dit artikel is opgenomen dat het college de subsidieontvanger kan verzoeken mee te werken aan een steekproefsgewijze controle. Deze controle kan in diverse vormen plaatsvinden.

 

Artikel 15

Het tweede lid bepaalt dat de subsidieontvanger verplicht is tijdig (zonder nodeloos tijdsverloop) te melden bij de gemeente als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 Awb alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het hele subsidiebedrag, kan in zo'n geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening. Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de meldingsplicht niet geldt na vaststelling van de subsidie of voor zover er (op verzoek van de belanghebbende) door de subsidieverlener een ontheffing is verleend van de verplichting om een prestatie overeenkomstig de subsidietoekenning uit te voeren.

 

Hoofdstuk 7

Artikel 16

Kenmerkend voor subsidies tot €1. 500,00 is dat een vast bedrag (lump sum) wordt verleend en dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard verantwoording hoeft af te leggen aan de subsidieverstrekker. De subsidieontvanger hoeft in beginsel geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard.

 

In het geval van directe vaststelling (eerste lid, onderdeel a) worden de bewijsstukken van de activiteiten direct met de aanvraag meegestuurd. Ook indien de activiteiten nog niet hebben plaatsgevonden, kan onderdeel a worden toegepast. De toepassing is dan onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie en risicoafweging van de subsidieverstrekker. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk, maar leidt alleen in bijzondere gevallen, zoals fraude, tot terugvordering.

In het geval van verlening, gevolgd door ambtshalve vaststelling (eerste lid, onderdeel b), wordt in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht.

De subsidie wordt vervolgens, binnen dertien weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht, ambtshalve vastgesteld door de subsidieverstrekker. De ambtshalve vaststelling zal in de praktijk veelal al vóór het verstrijken van de termijn gebeuren, namelijk als het vanuit oogpunt van een efficiënte werkwijze wenselijk wordt geacht, dat dergelijke vaststellingsbeschikkingen op een vaste datum worden genomen. Wel dient de gemeente binnen een beperkte termijn, hier is gekozen voor dertien weken na afloop van de activiteit, te reageren.

De subsidieontvanger dient, desgevraagd, op een door het college in de beschikking aangegeven wijze, aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De subsidieverstrekker zal steekproefsgewijs van deze bevoegdheid gebruik maken.

 

Artikel 17 Verantwoording subsidies vanaf € 1.500,00 tot € 50.000,00

Bij subsidies vanaf € 1.500,00 tot € 50.000,00 wordt uitgegaan van de afrekening van subsidies op basis van gerealiseerde kosten en baten. De vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van de uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde kosten. Bij de financiële verantwoording mag de subsidieverstrekker een door een accountant opgesteld stuk vragen. Het is echter niet verplicht daar in alle gevallen om te vragen. Zekerheid kan ook worden verkregen door steekproefsgewijze controles van de uitvoeringsinstanties of door verantwoording in de jaarrekening van een instelling.

Ingevolge het derde lid kan het college bepalen dat het voor de verantwoording daarvan andere stukken en bewijzen verlangt dan gebruikelijk en uit hoofde van de gewone bedrijfsvoering van de subsidieontvanger al worden opgesteld.

Ingevolge het vierde lid kan het college categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen voor wie de subsidie wordt vastgesteld zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend. Hierdoor kan op de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard.

 

Artikel 18 Verantwoording subsidies vanaf 50.000 euro

Bij subsidies van 50.000 euro of meer wordt eveneens uitgegaan van de traditionele afrekening van subsidies, namelijk op basis van gerealiseerde kosten en baten. De vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde kosten. Bij de financiële verantwoording mag de subsidieverstrekker een door een accountant opgesteld stuk vragen. Het is echter niet verplicht daar in alle gevallen om te vragen. Zekerheid kan ook worden verkregen door steekproefsgewijze controles van de uitvoeringsinstanties of door verantwoording in de jaarrekening van een instelling.

Indien er wordt gekozen voor het opvragen van een accountantsverklaring, is het van belang dat de gemeente en de subsidieontvanger vooraf goede afspraken maken over de wijze van verantwoorden en over de aspecten, die in de controle worden betrokken.

Ten aanzien van artikel 18, tweede lid, aanhef en onder d.:  Een accountantsverklaring kan de volgende twee vormen hebben:

Beoordelingsverklaring: Een beoordelingsverklaring is een accountantsverklaring met betrekking tot een door hem uitgevoerde beoordeling van een overzicht met historische financiële informatie. Vaak is dit overzicht een jaarrekening, maar het kan ook een ander overzicht betreffen, zoals het verzekerd belang of een ontvangsten- en uitgavenoverzicht, zoals bijvoorbeeld een subsidieafrekening. Het bestuur van een vennootschap, stichting e.d. is verantwoordelijk voor de opstelling van het overzicht, de accountant beoordeelt deze en rapporteert daarover d.m.v. zijn beoordelingsverklaring.

Samenstellingsverklaring: Een samenstellingsverklaring is een accountantsverklaring die kan worden afgegeven door een accountant bij een door hem uitgevoerde samenstelling van een overzicht met historische financiële informatie. Vaak is dit overzicht een jaarrekening, maar het kan ook een ander overzicht betreffen, zoals het verzekerd belang of een ontvangsten- en uitgavenoverzicht, zoals bijvoorbeeld een subsidieafrekening. Het bestuur van een vennootschap, stichting, etcetera, is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de aan het overzicht ten grondslag liggende gegevens, de accountant of boekhouder stelt deze samen en rapporteert daarover door middel van zijn samenstellingsverklaring. De aard van de opdracht brengt met zich mee dat, anders dan bij de controle-opdracht en de beoordelingsopdracht, met de samenstellingsverklaring geen zekerheid wordt verstrekt omtrent de getrouwheid van het financiële overzicht.

De toegevoegde waarde van de samenstellingsverklaring van een accountant is echter dat de accountant bij de uitvoering van zijn opdracht is gebonden aan zijn gedragscode, en de samenstellingswerkzaamheden moet uitvoeren in overeenstemming met de standaard. Zo zal hij er op letten dat hij:

•             voldoende kennis heeft van het bedrijf waarvan hij het overzicht samenstelt;

•             het overzicht overeenstemt met het stelsel van financiële verslaggeving dat van toepassing is;

•             als de onderliggende gegevens onjuist of onvolledig zijn, aanvullende (controle-) werkzaamheden uitvoert;

•             het overzicht doorneemt of het toereikend van opzet is en vrij lijkt te zijn van afwijkingen van materieel belang;

•             als hij stuit op signalen van fraude of onwettig handelen, aanvullende (controle-) werkzaamheden uitvoert volgens dezelfde standaard die ook voor controle- en beoordelingsopdrachten van toepassing is.

Een opdrachtgever mag de aan hem door een accountant verstrekte samenstellingsverklaring niet openbaar maken tenzij de accountant expliciet daarvoor toestemming heeft gegeven.

Vanuit het oogpunt van lastenverlichting wordt in lid 3 van de artikelen 17 en 18 geregeld dat ook alternatieve verantwoordingsbewijzen kunnen worden gevraagd. Daarmee wordt invulling gegeven aan het uitgangspunt, dat de verantwoordingslasten in verhouding moeten zijn met de hoogte van het subsidiebedrag.

 

Artikel 19            Vaststelling subsidie

In dit artikel is geregeld binnen welke termijn het college besluit ter zake van de vaststelling van de subsidie.

 

HOOFDSTUK 8. OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 20            Standaardberekeningswijzen

Deze artikelen zijn opgenomen om te komen tot eenduidige berekeningswijzen binnen de gemeente Eemsmond die tot gevolg zullen hebben dat de administratieve lasten worden teruggedrongen.

 

Artikel 22            Hardheidsclausule

In de hardheidsclausule is zo concreet en nauwkeurig mogelijk (dus door het benoemen van de specifieke artikelen) aangegeven op welke onderdelen van de regeling deze clausule van toepassing is. De te treffen voorziening, die niet in de verordening is voorzien, dient altijd binnen de doelstellingen van de subsidie te passen. De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen. Zodra de toepassing van een hardheidsclausule voor bepaalde gevallen voldoende is uitgekristalliseerd en daardoor en bestendig karakter heeft gekregen, dient dit beleid in de Algemene subsidieverordening of nadere regels te worden neergelegd.