Instructie voor de griffier van de gemeente Ermelo

Toelichting op de instructie voor de griffier

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad.

Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

Artikel 2

De raadsagenda's worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het presidium. De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand.

Ook biedt de griffier ondersteuning bij het opstellen van het raadsprogramma.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie als voorzitter van de raad en het presidium bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris.

De griffier zit naast de voorzitter tijdens raadsvergaderingen, draagt zorg voor het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. De mogelijkheid bestaat dat commissie-secretarissen en niet de griffier aanwezig zullen zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies. Zij zullen dan de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen, echter onder verantwoordelijkheid van de griffier.

Artikel 5

Voor het presidium en het seniorenconvent als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen.

Het presidium en het seniorenconvent wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.

Het presidium bestaat uit de voorzitters van de raadscommissies, onder voorzitterschap van de burgemeester.

Het seniorenconvent bestaat uit de fractievoorzitters, onder voorzitterschap van de burgemeester.

Het presidium is het dagelijks bestuur van de raad en beraadslaagt over procedurele aangelegenheden en vervult de werkgeversrol ten aanzien van de griffie(r).

Het seniorenconvent beraadslaagt over procedurele en inhoudelijke zaken.

Artikel 6

Indien de raad een enquête- of onderzoekscommissie instelt dan zal deze behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat de griffier deze verschaft. Deze commissies zijn immers raadscommissies.

Artikel 7

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om bijstand in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier is de bewaking van de termijnen waarbinnen de bijstand wordt verleend. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 8

Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is er voor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier.

Indien er gebruik gemaakt wordt van commissiegriffiers, dan vallen deze onder het functionele gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen geen directe inhoudelijke binding hebben met de onderwerpen die in de betreffende commissie aan de orde komen.

Artikel 9 en 10

Deze artikelen behoeven geen toelichting.