Controleverordening FUMO

Het Algemeen Bestuur van de Friese Uitvoeringsdienst Milieu en Omgeving (hierna: FUMO);

gelet op artikel 213 Gemeentewet, artikel 30 lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling FUMO, artikel 57 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen, het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

BESLUIT

De verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de FUMO vast te stellen.

Artikel 1 - Begrippen en definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. accountant: een door het Algemeen Bestuur benoemde registeraccountant.

b. accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet en artikel 201 provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant van:

de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen);

de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks Bestuur (DB) opgestelde jaarrekening met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten;

de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet en artikel 217 lid 6 Provinciewet, in acht worden genomen.

c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Artikel 2 - Opdrachtverlening accountantscontrole

1. De accountantscontrole van de jaarrekening wordt opgedragen aan een door het Algemeen Bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 3 jaar, met de mogelijkheid tot eenmalige verlenging van 1 jaar.

2. Het Dagelijks Bestuur stelt voor de keuze van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

b. de inrichtingseisen van het verslag van bevindingen;

c. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

e. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

f. de producten en/of de organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

3. In afwijking van het gestelde in lid 2, letter f kan het Algemeen Bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het Algemeen Bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de producten en de organisatieonderdelen waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3 - Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur

1. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het Dagelijks Bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het Algemeen Bestuur.

5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van materiële invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4 - Inrichting accountantscontrole

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

3. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, concerncontroller en de directeur.

Artikel 5 - Toegang tot informatie

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de FUMO.

2. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de FUMO zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 - Overige controles en opdrachten

1. Het Dagelijks Bestuur kan de door het Algemeen Bestuur gekozen accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het Dagelijks Bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen en subsidies met specifieke verantwoordingseisen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de FUMO is.

3. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, en dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de FUMO is.

Artikel 7 - Rapportering

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zend een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.

2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de medewerker van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en/of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de afdeling waar de medewerker werkzaam is en de concerncontroller en directeur dan wel andere daarvoor in aanmerking komende medewerkers.

3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren.

Artikel 8 – Slotbepalingen

1. Dit besluit wordt bekendgemaakt in het publicatieblad van de FUMO.

2. Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na plaatsing in het publicatieblad van de FUMO, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2014 en later.

3. Dit besluit wordt aangehaald als Controleverordening FUMO.

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de FUMO op

2 oktober 2014

Het Algemeen Bestuur van de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO)

Mevrouw L.I. Diks M. van der Wal

voorzitter secretaris