Inkoop- en aanbestedingsbeleid

In 2012 is het Beleidskader Inkoop en aanbesteden GGD/ Veiligheidsregio IJsselland vastgesteld. Op dat moment was de regionalisering van de Veiligheidsregio nog in de voorbereidende fase. Inmiddels is dit proces afgerond. De Veiligheidsregio IJsselland is nu één organisatie en daarmee ook één aanbestedende dienst. De Veiligheidsregio heeft nu een schaalgrootte waarbij herziening van het inkoop- en aanbestedingsbeleid nodig is. Zowel de juridische rechtmatigheid van handelen op het gebied van inkoop en aanbesteden als de professionalisering daarvan, vragen hierom.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is nu voor beide organisaties GGD en Veiligheidsregio afzonderlijk uitgewerkt.

In deze beleidsnotitie is het inkoopbeleid voor de GGD IJsselland uitgewerkt. In basis ligt het inkoopbeleid voor beide organisaties GGD IJsselland en Veiligheidsregio IJsselland op één lijn, ook omdat er voor de bedrijfsvoering één gezamenlijke organisatie gevormd is. Omdat er met name in de formele toepassing van mandaten e.d. en op andere onderdelen ook nuanceverschillen zijn, is er voor gekozen om voor de beide organisaties ieder een eigen inkoopbeleid vast te stellen.

Het inkoopbeleid is gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Op het inkoopbeleid is de Europese en nationale aanbestedingswetgeving van toepassing.

Belangrijke speerpunten in hert regionale inkoopbeleid zijn:

• -

  Het stimuleren van de regionale economie

• -

  Het stimuleren van innovatie.

• -

  Zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk helpen en houden

• -

  Duurzaam inkopen

• -

  Integer handelen

De eerste beide speerpunten zijn nieuw in het beleid opgenomen. De overige speerpunten maken reeds deel uit van het huidige beleid.

Met het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen de inkoop en aanbesteding plaatsvindt. Inkoop en aanbesteding is een dynamisch proces waarin voortdurend veranderingen en verbeteringen kunnen plaatsvinden.

Deze speerpunten zijn afgestemd op en afgeleid van soortgelijke beleidskaders in de aangrenzende regio’s Veiligheidsregio Twente en Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG).

De speerpunten zijn richtinggevend in het afwegingsproces bij een eigen inkoop of aanbesteding. Bij grootschaliger inkoop- en aanbestedingsprocessen op interregionaal of op nationaal niveau worden de speerpunten onderdeel van de regionale inbreng. Bij deze inkoop- en aanbestedingsprocessen kunnen dus andere uitgangspunten gelden.

Daarnaast bleek er behoefte aan een set algemene en bijzondere inkoopvoorwaarden..

Het Beleidskader geeft aan hoe een besluit tot inkoop of aankoop tot stand komt. In de praktijk blijkt dat de verkopende partij vaak zijn eigen pakket aan voorwaarden bij de verkoop stelt. Dat leidt vaak tot nader overleg of zelfs onderhandeling onder welke voorwaarden de GGD IJsselland een bepaald product of een dienst wil accepteren. Dat is nu neergelegd in een pakket algemene en bijzondere inkoopvoorwaarden dat nu vooraf bekend gemaakt kan worden.

Voor wat betreft de aanbestedingen van diensten en werken is het van belang dat er een viertal gradaties in de aanbesteding zijn:

Binnen de (beperkte) ’overgangsgebieden’ bij de aanbesteding van diensten is er dus een keuze mogelijk in de aanbestedingsvorm. De overwegingen om dan voor een bepaalde vorm van aanbesteden te kiezen, komen bij de voorbereiding en besluitvorming over de aanbesteding aan de orde. De nadere uitwerking is in hoofdstuk 6 aangegeven.

In een afzonderlijke notitie wordt ingegaan op de organisatie van het inkoopproces voor zowel de Veiligheidsregio als de GGD IJsselland.

[1] Volgen Gids Proportionaliteit

[2] Volgen Gids Proportionalieit

2.1 Een professionele en betrouwbare opdrachtgever

De hoofdlijn is : rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De GGD IJsselland leeft de bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na en koopt efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal.

In bijlage 1 zijn de vigerende aanbestedingsdrempels voor de verschillende aanbestedingsprocedures opgenomen. Deze drempels zijn afkomstig uit de Gids Proportionaliteit. De aanbestedingsdrempels zijn onderdeel van het inkoopbeleid. Zij veranderen om de paar jaren als gevolg van Europese wijzigingen. Binnen die aanbestedingsdrempels kent de Gids Proportionaliteit bepaalde bandbreedtes. De concrete aanbestedingsdrempels en bijbehorende –procedures worden steeds separaat (indien nodig) vastgesteld door het betreffende dagelijks bestuur met inachtneming van de aangegeven bandbreedtes.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Het betekent ook dat continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en respect tussen de GGD en de contractant. De GGD spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het inkoopproces.

Bij het inkoop- en aanbestedingsproces speelt ook de integriteit een belangrijke rol. Bestuurlijk en ambtelijk wordt grote waarde gehecht aan het integer handelen. Bestuurders en ambtenaren handelen zakelijk en objectief en zonder belangenverstrengeling (zie 4.1). Dat heeft ook als consequentie dat zij alleen met integere ondernemers zaken willen doen.

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de GGD. De organisatie is gebonden aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. In de mandaatregeling is onder meer opgenomen wie bevoegd is besluiten te nemen over de van toepassing zijnde aanbestedingsrichtlijnen en – drempels.

2.2 Start met inkoopstrategie

Bij de start van alle inkopen gaan we uit van een inkoopstrategie. Het gaat over meer dan alleen de laagste prijs. In de inkoopstrategie staat bijvoorbeeld wat het doel is van de inkopen, hoe we leveranciers willen raadplegen bij het aanbieden van de beste oplossing, hoeveel leveranciers we uitnodigen om een offerte te maken, welke inkoopprocedure wordt gevolgd en of er daarbij sprake is van een grensoverschrijdend belang, op basis van welke criteria we een opdracht gunnen, enzovoort.

Bij het opstellen van de inkoopstrategie is een aantal aspecten belangrijk, zoals:

• o

  Reduceren van de Total Cost of Ownership (ofwel: beste integrale prijs-/ kwaliteit verhouding);

• o

  Zorgen voor uniformiteit;

• o

  Zekerstellen van de levering;

• o

  Zekerstellen van de kwaliteit;

• o

  Inbedden van het bestelproces in de organisatie;

• o

  Organiseren van het contractmanagement.

Op basis van de inkoopstrategie voeren we het inkoopproces uit.

2.3 Klachtenregeling aanbestedingsprocedures

De GGD stimuleert dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Het is de bedoeling dat beide partijen van de klachtafhandeling leren en de opgedane kennis bij toekomstige aanbestedingen benutten.

De GGD voorziet in deze klachtenregeling door in de aanbestedingsdocumenten duidelijk te vermelden waar en hoe de belanghebbende een klacht kan aandienen aangaande de aanbesteding of onderdelen daarvan.

Daarnaast heeft de GGD een eigen klachtenregeling (en klachtencommissie) voor de behandeling van klachten.

2.4 Algemene en bijzondere inkoopvoorwaarden

De GGD stelt algemene voorwaarden bij de inkoop van goederen en bijzondere voorwaarden voor dienstverlening. De toepasselijkheid van leverings- en verkoopvoorwaarden van de leverancier wordt daarmee nadrukkelijk uitgesloten. Deze algemene en bijzondere voorwaarden zijn in bijlage 2 bij deze Beleidsnotitie opgenomen.

3.1 Wet- en regelgeving

De voor het inkoop-en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

• •

  Aanbestedingswet 2012: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtbeschermingsrichtlijn’). De Europese richtlijnen voor het aanbesteden van overheidsopdrachten komen voort uit de EG-beginselen van vrij verkeer van goederen, werknemers, dienstverlening en vestiging. Een belangrijk doel van deze reglementen is het stimuleren van vrije handel en eerlijke concurrentie tussen de Europese lidstaten.

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• •

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor de totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten. Ingevolge artikel 3:14 Burgerlijk Wetboek mag een bevoegdheid, die GGD  IJsselland op grond van het burgerlijke recht heeft, niet worden uitgeoefend in strijd met geschreven of ongeschreven regels van publiekrecht.

• •

  Gemeentewet: de basis waarop de gemeentelijke administratie wordt gecontroleerd en waarin de bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen is geregeld.

• •

  Wet Gemeenschappelijke regelingen (Wgr); het Openbaar Lichaam GGD IJsselland is via deze wet een gemeenschappelijke regeling van de 11 deelnemende gemeenten.  

• •

  Wet Publieke Gezondheid; De wet bepaalt de taken van het bestuur van een GGD en stelt een aantal basiseisen aan de organisatie.

• •

  Agreement on Government Procurement, (GPA): Door de Wereld Handels Organisatie (WHO) zijn diverse verdragen gesloten met de deelnemers. Eén van die verdragen is de Agreement on Government Procurement, (GPA) waarbij 28 landen afspraken hebben gemaakt over vrije toegang tot elkaars overheidsopdrachten die betrekking hebben op werken, leveringen en specifieke diensten.

• •

  Wet openbaarheid van bestuur: De aanbestedingsrichtlijnen geven aan dat er richting inschrijvers objectief, transparant en non-discriminatoir moet worden gehandeld. GGD IJsselland houdt zich aan die uitgangspunten maar zal geen concurrentiegevoelige informatie, die zij in het kader van een aanbesteding heeft ontvangen, aan derden ontsluiten.

3.2 Uniforme documenten

GGD IJsselland streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. GGD IJsselland past in ieder geval de volgende uniforme documenten toe:

• •

  Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012);

• •

  Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

• •

  Uniforme klachtenregeling aanbesteden van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten op basis van VNG Algemene Model Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten;

• •

  Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-Overeenkomsten (ARBIT-2010);

• •

  Gids Proportionaliteit;

• •

  Gedragsverklaring aanbesteden;

• •

  Uniforme Administratieve Voorwaarden 2012 (UAV 2012) voor werken;

• •

  Uniforme Administratieve Voorwaarden geïntegreerde Contracten 2012 (UAV-GC 2005);

• •

  Criteria documenten aangaande duurzaam inkopen Agentschap.NL[3]

[3]http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/productgroepen

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past GGD IJsselland de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal GGD IJsselland een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal GGD  IJsselland op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen en de aanbestedingskalender.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaatbesluiten van GGD IJsselland. GGD IJsselland wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en privaatrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het dagelijks bestuur van GGD IJsselland en voor zover het één en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is. Een uitzondering om af te wijken, en een enkelvoudige uitnodiging te doen, kan zijn als een bedrijf het alleenrecht heeft over een artikel, of alleen deze specifieke kennis of artistieke kwaliteit bezit. Bij opdrachten die het drempelbedrag voor een EU-aanbesteding overschrijden, dient in dat geval altijd de (Europese) procedure van gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking te worden gehanteerd.

3.7 Overdracht aanbestedingsverantwoordelijkheid

Daar waar GGD IJsselland uitvoeringsverantwoordelijkheid aan derden verstrekt, kan voor die partij de verplichting ontstaan dat zij onder het zelfde inkoopregime gaan vallen als de GGD. Zij heeft dan dezelfde verplichtingen met betrekking tot aanbesteden als GGD IJsselland. In voorkomende gevallen zal deze verplichting in een overdrachtsdocument uitvoering worden opgenomen.

3.8 Inwerkingtreding

Dit inkoopbeleid treedt in werking na vaststelling door het dagelijks bestuur GGD IJsselland.

4.3 Innovatie

Als opdrachtgever heeft de GGD diverse mogelijkheden om gebruik te maken van de kennis van aanbieders. Zowel in de voorbereiding als in de uitvoering van onze opdrachten willen we hen stimuleren tot vernieuwing en verbetering van te leveren goederen en diensten. Dit kan leiden tot kwaliteitsverbeteringen of kostenverlagingen voor de GGD. Daarom wordt de bij de GGD beschikbare kennis bewust getoetst in de markt en worden aanbieders geconsulteerd bij uitvragen in het kader van aanbestedingen. Bij de uitvoering van opdrachten door opdrachtnemers wordt maximaal geprofiteerd van deze marktkennis van de leveranciers terwijl de GGD de regie kan houden. De GGD maakt de aanbieders verantwoordelijk voor de te leveren goederen en diensten, maar houdt zelf expliciet een vinger aan de pols bij de uitvoering.

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

GGD IJsselland acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.4 Samenwerkingsverbanden

GGD IJsselland hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten, GGD-en of aanbestedende diensten. Voorbeelden daarvan zijn inkoop op het gebied van de GHOR/ GGD en de bundeling van inkoop op het gebied van de forensische taken.

Bij de keuze van samenwerkingspartners geldt een pragmatische benadering. Er zijn samenwerkingsvormen op verschillende schaalniveaus: met gemeenten en/of provincie, met andere GGD-en of landelijke samenwerking in wisselende samenstelling van partners.

5.5 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. GGD IJsselland wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.6 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert GGD IJsselland een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn).

GGD IJsselland stelt uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en de inschrijving die in redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. Selectie-, gunningscriteria en wegingen worden in geval van openbare aanbestedingen altijd vooraf bekend gemaakt. In geval van onderhandse aanbestedingen wordt intern vastgelegd waarom de betreffende ondernemers zijn uitgenodigd.

De Algemene Inkoopvoorwaarden en de Bijzondere inkoopvoorwaarden voor dienstverlening (zie bijlage 2) zijn van toepassing.

GGD IJsselland wenst geen ondernemers te betrekken in haar Inkoopproces die de mededinging vervalsen en zal in geval van sterke vermoedens van belemmering van vrije marktwerking dit melden bij de Autoriteit Consument en Markt (ACM).

5.7 Bijzondere situaties

5.7.1 Dienstem van Algemeen Economisch Belang (DAEB) en staatssteun

De Europese richtlijnen zijn er op gericht om invulling te geven aan het Europees Verdrag ter bevordering van de uitwisseling van vrij verkeer van goederen, personen, diensten en kapitaal via een onvervalste en effectieve mededinging. Nu heeft de overheid ook te maken met diensten die zonder bemoeienis van de overheid niet of niet volgens haar wensen zouden worden uitgevoerd, tenzij zij daar een financiële bijdrage aan levert. Men noemt dit een: Dienst van Algemeen Economisch Belang.

Voor de DAEB geldt dat de overheid bepaalde steun aan deze entiteit mag geven zonder dat er sprake is van staatssteun. De dienst moet dan niet zonder de steun van de overheid aan de eisen m.b.t. de kwaliteit, toegankelijkheid, betaalbaarheid van de openbare diensten die de overheid wenst, kunnen voldoen. Voor deze diensten geldt een beperkte meldingsplicht. Om een DAEB te toetsen op staatssteunregels dient te worden onderzocht of er sprake is van marktfalen. In dat geval zijn de normale aanbestedingsregels niet van toepassing.

5.7.2 Opdrachten voor sociale werkvoorzieningen

GGD IJsselland kan te allen tijde bij een aanbesteding een voorbehoud maken ten aanzien van de mogelijke Inschrijvers, waarbij zij aangeeft dat voor die specifieke aanbesteding alleen sociale werkvoorzieningen kunnen inschrijven.

5.7.3 Aanwijzing

Een andere bijzondere situatie betreft het aanwijzen van een derde voor het uitvoeren van een overheidsopdracht. Dit kan als deze derde door de overheid is opgericht met als enkele doel een specifieke taak voor de overheid uit te voeren. GGD IJsselland kan in voorkomende situaties de overheidsopdracht bij aanwijzing verlenen, zonder een aanbesteding te houden.

5.7.4 Inbesteden

Een laatste bijzondere situatie in het kader van inkopen en aanbesteden is “inbesteden”. GGD IJsselland kan overheidsopdrachten zonder aanbesteding gunnen aan derden als deze derde als eigen organisatieonderdeel is aan te merken.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

6.2 Inkoop in de organisatie

De organisatorische aspecten van inkoop worden in een afzonderlijk voorstel uitgewerkt.

6.3 Het aanbestedingsproces

6.3.1 De aanbestedingsprocedures

Hieronder wordt een korte toelichting gegeven op de aanbestedingsprocedures.

Enkelvoudig onderhandse aanbesteding

Bij deze aanbestedingsprocedure wordt een gekozen onderneming rechtstreeks uitgenodigd tot het doen van een inschrijving of het voeren van overleg (onderhandeling). Ten behoeve van de onderhandse aanbestedingen kunnen door het dagelijks bestuur groslijsten worden opgesteld op basis waarvan een roulatiesysteem zal worden opgezet.

Meervoudig onderhands

Bij deze aanbestedingsprocedure worden minimaal drie ondernemingen uitgenodigd om een inschrijving te doen. Bij de meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure voor Werken past de opdrachtgever het ARW 2005 toe. In het ARW 2005 wordt de toe te passen aanbestedingsprocedure verder uitgeschreven.

Nationale aanbesteding

De opdracht wordt op een zodanige wijze bekend gemaakt dat nationale ondernemingen van de opdracht kennis kunnen nemen. Een nationale aanbesteding kan met en zonder selectie worden uitgevoerd.

Europese aanbestedingen

Wanneer de geschatte opdrachtwaarde de drempelbedragen opgenomen in de EU-aanbestedings­richtlijn overschrijdt, wordt een aanbestedingsprocedure volgens de EU-aanbestedingsrichtlijn toegepast. De Europese drempelbedragen worden iedere twee jaar in Europees verband vastgesteld aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de Euro en hiervan mag niet worden afgeweken. Indien de drempelbedragen voor Europese aanbesteding wijzigen gelden de gewijzigde bedragen voor het inkoop- en aanbestedingsproces. De drempelbedragen zijn exclusief omzetbelasting.

De EU-aanbestedingsregelgeving schrijft voor dat elke aanbesteding dient te worden aangekondigd. Deze aankondiging moet worden gestuurd naar het Bureau voor Officiële Publicaties van de Europese Gemeenschappen.

Door de aankondiging op www.aanbestedingskalender.nl te plaatsen wordt de melding, indien aangevinkt, tevens doorgestuurd naar het Bureau voor Officiële Publicaties. Daarnaast wordt een melding gedaan op de internetsite van de GGD. Aanvullend kan deze aankondiging worden gepubliceerd in vakbladen.

6.3.2 Het aanbestedingsproces bij de GGD IJsselland

Het aanbestedingsproces is een onderdeel van het inkoopproces en richt zich op het tactische deel; het specificeren, het selecteren en het contracteren. GGD IJsselland hanteert de volgende drempelbedragen bij de keuze voor het type aanbesteding. Het overzicht geeft ook de relatie aan met het delegatie- en mandaatbesluit GGD IJsselland.

Tabel 2: Drempelbedragen GGD

[5] Volgen Gids Proportionaliteit 2014 - 2015

GGD IJsselland hanteert voor haar eigen inkoopbeleid voor inkopen die boven en onder de Europese aanbestedingsdrempel plaatsvinden, de Gids Proportionaliteit als richtinggevende leidraad. De Gids is tot stand gekomen in het kader van het flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012.

Voor wat betreft de aanbestedingen van diensten en werken is het van belang dat er een viertal gradaties in de aanbesteding zijn:

[6] Volgen Gids Proportionaliteit 2014 - 2015

[7] Volgen Gids Proportionaliteit 2014 - 2015

Binnen de (beperkte) ’overgangsgebieden’ bij de aanbesteding van diensten (tussen € 25.000,= en € 30.000,= resp. tussen € 125.000,= - € 150.000,= is er dus een keuze mogelijk in de aanbestedingsvorm. De overwegingen om dan voor een bepaalde vorm van aanbesteden te kiezen, komen bij de voorbereiding en besluitvorming over de aanbesteding aan de orde.

Factoren die een rol spelen bij de keuze van een inkoopprocedure zijn:

• •

  Wat is de omvang (waarde) en samenstelling (homogeniteit) van het in te kopen product of dienst;

• •

  Gaat het om een eenmalige inkoop of om voorzienbare herhalingsaankopen;

• •

  Hoeveel aanbieders zijn er op de markt aanwezig die een aanbieding kunnen doen (in sommige gevallen zelfs: in een bepaalde regio);

• •

  Hoe verhoudt de administratieve last die een inkoopprocedure oplevert (voor GGD IJsselland als aanbieder) zich ten opzichte van het in te kopen bedrag en de mogelijkheden voor bijvoorbeeld concurrentiestelling;

• •

  Wat is het gewenste eindresultaat;

• •

  Wat is de complexiteit van de opdracht.

6.3.2 Afwijkingen

Van bovenstaande aanbestedingsregels kan slechts om bijzondere redenen worden afgeweken (dit geldt niet voor Europese aanbestedingen). Bijzondere redenen kunnen zijn:

• •

  Dwingende spoed: hiervan kan in principe alleen sprake zijn in situaties die niet te voorzien waren en die bij niet tijdige oplossing tot ernstige gevolgen leiden (calamiteiten).

• •

  De werken, de leveringen en/of diensten zijn dermate specialistisch dat het opvragen van een offerte niet gerechtvaardigd is.

• •

  Een subsidieverstrekker schrijft een andere aanbestedingsvorm voor als voorwaarde voor subsidieverlening.

• •

  Bij een gemeenschappelijke aanbesteding met andere overheden kan worden gekozen voor het aanbestedingsbeleid van één van deze andere overheden.

In geval van een afwijking van de aanbestedingsregels om een bijzondere reden dient het DB van de GGD vooraf een besluit te nemen om transparantie en integriteit te waarborgen.

Afwijking bij onderhandse aanbestedingen

In principe geven alleen de volgende redenen aanleiding om in plaats van een enkelvoudige aanbesteding een opdracht te verlenen zonder voorafgaande prijsopgave dan wel bij een meervoudig onderhandse aanbesteding minder dan drie offertes op te vragen:

• •

  indien de te verwachten kosten van de procedure niet opwegen tegen de te verwachten baten;

• •

  indien de opleverdatum door het volgen van een aanbestedingsprocedure in de knel komt en er een aantoonbare kans bestaat op schade bij overschrijding van de opleverdatum;

• •

  indien het een vervolgopdracht betreft;

• •

  indien er geen concurrentie te verwachten is;

• •

  indien er slechts één onderneming is die de opdracht kan uitvoeren;

• •

  indien er andere dringende redenen zijn om van de aangegeven procedure af te zien, voor zover de dringende reden niet te wijten is aan of kon worden voorzien door opdrachtgever en voor zover de wet deze mogelijkheid biedt.

Dergelijke argumentatie dient bij het dossier gevoegd te worden.

Afwijking bij Europese openbare of niet-openbare procedure

Van de openbare en de niet-openbare procedure volgens de EU-aanbestedingsregelgeving kan alleen afgeweken worden in een beperkt aantal specifiek in de EU-aanbestedingsregelgeving aangegeven gevallen. Als aan deze uitzonderingssituaties wordt voldaan, kan een onderhandelingsprocedure gevolgd worden.

In geval van een bijzonder complexe opdracht kan opdrachtgever gebruikmaken van de concurrentiegerichte dialoog. Een bijzonder complexe opdracht is een opdracht waarbij een opdrachtgever objectief gezien niet in staat is om de technische middelen te bepalen of niet in staat is om de juridische of financiële voorwaarden voor een opdracht te specificeren.