Regeling krediet- en budgetbeheer gemeente Geldermalsen 2009

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Geldermalsen;

• b.

  Mandaat: bevoegdheid om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen;

• c.

  Budgetbeheersingsysteem: het geheel van mensen, procedures, gegevens en hulpmiddelen voor de beheersing en sturing van prestaties en geldmiddelen. Door middel van planningen dienen te verrichten activiteiten te worden beheerst door een budgethouder, die ook het bij die activiteiten behorende budget moet bewaken;

• d.

  Krediet: een taakstelling op basis van een investeringstraject al dan niet tot uitdrukking komende in een meerjarig-investeringsplan;

• e.

  Budget: een taakstelling op basis van de programmabegroting (inclusief wijzigingen) tot uitdrukking komend in een bedrag dat verbonden is aan één of meer producten en/of kostenplaatsen van de productenraming van de gemeente Geldermalsen, welke door het college wordt toegekend aan een budgethouder. Tot het budget worden tevens gerekend de bij het budget opgenomen beleidsdoelstellingen, prestatie-eenheden, kwaliteitseisen en overige kerncijfers;

• f.

  Budgethouder: een door het college aangewezen functionaris die uit hoofde van zijn functie, binnen de hem via een budget gegeven machtiging, verantwoordelijk is voor het beheer van de gemeentelijke middelen, waaronder het aangaan van verplichtingen;

• g.

  Sub-budgethouder: een aan de budgethouder hiërarchisch ondergeschikte functionaris die de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de uitvoering van de werkzaamheden omtrent het beheer van een nader beschreven budget opgedragen krijgt;

• h.

  Taakstelling: de opdracht aan budgethouders en sub-budgethouders om met een bepaald budget een afgesproken prestatie te leveren;

• i.

  Product: Onderverdeling van de programma’s conform de indeling van de productenraming;

• j.

  Termijnbetalingen: termijnbetalingen vormen deel van een grote opdracht; degene die de opdracht heeft verstrekt, dus die daar budgethouder voor is, parafeert de termijnfacturen af;

• k.

  Verplichting: het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan c.q. door de gemeente Geldermalsen.

Artikel 2.1 Aanwijzing budgethouders

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders wijst, conform de toedeling van budgetten naar de organisatieonderdelen in de productenraming een budgethouder aan. De budgethouder is binnen de aan hem, via budget of krediet, gegeven machtiging verantwoordelijk voor het beheer van de gemeentelijke middelen. De budgethouders binnen de gemeente Geldermalsen zijn de gemeentesecretaris/ algemeen directeur, adjunct-directeur, brandweercommandant, afdelingshoofden en de teamleiders.

• 2.

  Voor beschikbaar gestelde investeringskredieten gedurende het begrotingsjaar wordt per krediet afzonderlijk aangegeven wie de budgethouder wordt. Dit gebeurt in het betreffende voorstel.

Artikel 2.2 Aanwijzing sub-budgethouders

• 1.

  Onverminderd zijn eigen verantwoordelijkheid kan de budgethouder de bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de uitvoering van de aan zijn budget verbonden werkzaamheden opdragen (doormandateren)aan jegens hem hiërarchisch ondergeschikte functionarissen, hierna te noemen sub-budgethouders.

• 2.

  De onder 2.2.1 vermelde bevoegdheid wordt gelimiteerd voor werken tot € 50.000,-- en voor levering van goederen of diensten tot € 25.000,--.

• 3.

  Indien de budgethouder gebruik maakt van de mogelijkheid gegeven in artikel 2.2 lid 1, wordt gebruik gemaakt van het model “Besluit aanwijzing sub-budgethouders”. Deze aanwijzing geschiedt op functie.

Artikel 3.1 Taken (sub-)budgethouder

• a.

  De (sub-)budgethouder zorgt voor een efficiënt en effectief beheer van het budget;

• b.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (sub-) budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is. Het is een (sub-) budgethouder niet toegestaan verplichtingen aan te gaan indien daaruit een overschrijding volgt van de beschikbaar gestelde budgetten in dat jaar of daaropvolgende jaren. Indien geen toereikend budget aanwezig is, wordt vooraf bij het college aanvullende budgetruimte aangevraagd;

• c.

  De (sub-)budgethouder is verantwoordelijk voor de verplichtingen die behoren bij zijn budget;

• d.

  Een (sub-)budgethouder mag alleen namens de gemeente verplichtingen aangaan binnen het doel en de middelen van zijn budgetten. Daarbij volgt hij de hiervoor binnen de gemeente geldende standaarden en richtlijnen, zoals het Protocol inkoop en aanbesteding en de mandaatregeling, alsmede wet- en regelgeving ter zake;

• e.

  Het aanleveren van gegevens t.b.v. de budgetcyclus alsmede het analyseren en toelichting geven op de producten;

• f.

  Zorg dragen voor een tijdige en volledige ontvangst van inkomsten;

• g.

  Zo nodig tijdig voorstellen doen voor budgetaanpassingen;

• h.

  Bij afwezigheid van de budgethouder wordt de budgethouder vervangen door een andere budgethouder.

Artikel 4.1 Informatieverstrekking

De budgethouder verstrekt tijdig alle gewenste gegevens ten behoeve van een juiste verzorging van de administratie, budgetbewaking en verslaglegging aan het taakveld Financiën. De budgethouders rapporteren op de momenten zoals die zijn opgenomen in het “spoorboekje”. De budgethouders dienen tijdig en volledig de stukken aan te leveren op basis waarvan er een rapportage kan worden opgesteld.

Artikel 4.2 Bestuurs-/tussentijdse rapportages

De budgethouders dienen overeenkomstig artikel 7 (Tussentijdse rapportage en informatie) en artikel 8 (Jaarstukken) ex. artikel 212 Gemeentewet verantwoording af te leggen aan het college van burgemeester en wethouders. Deze verantwoording gebeurt via een rapportage op productniveau (en kostenplaatsen), waarin de gesignaleerde en verwachte afwijking van de budgetten worden vermeld.

Artikel 4.3 Concerncontroller

Aangezien beheersing van de werkprocessen een taak is van de concerncontroller valt de bewaking van deze regeling, alsmede het actueel houden van deze regeling, onder de verantwoording van de concerncontroller.

Artikel 5.1 Citeerartikel

Dit besluit kan worden aangehaald als: “Regeling krediet- en budgetbeheer 2009”.