Verordening op het financiële beleid en beheer van GBT 2019

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het GBT en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

b. financiële administratie: de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van het GBT, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

o de financieel-economische positie;

o het financieel beheer;

o de uitvoering van de begroting;

o het afwikkelen van vorderingen en schulden

o het afleggen van rekening en verantwoording.

c. administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

d. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van het GBT.

e. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

f. Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

g. Doeltreffendheid: de mate waarin met de geleverde prestaties de beoogde maatschappelijke effecten worden bereikt.

h. Beleidsbegroting: de stukken als bedoeld in artikel 189 van de Gemeentewet.

i. Taakvelden: eenheden, waarin de producten zijn onderverdeeld, als bedoeld in artikel 66 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

j. Jaarstukken: de stukken als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet.

Hoofdstuk II Begroting en Verantwoording

Artikel 2 De Beleidsbegroting

1. Jaarlijks wordt door het Dagelijks Bestuur het ontwerp van de Beleidsbegroting van het GBT aangeboden aan het Algemeen Bestuur. Deze Beleidsbegroting gaat vergezeld van de meerjarenraming voor de op het begrotingsjaar volgende drie jaren.

2. De Beleidsbegroting bevat de beleidsdoelstellingen en de maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, één en ander zo mogelijk uitgedrukt in relevante prestatiecijfers en kengetallen.

3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de Beleidsbegroting is opgenomen.

4. De (gewijzigde) Beleidsbegroting is in evenwicht. Hiervan kan worden afgeweken indien aannemelijk is dat het evenwicht in de begroting in de eerstvolgende jaren tot stand zal worden gebracht.

5. Door de vaststelling van de Beleidsbegroting machtigt het Algemeen Bestuur het Dagelijks Bestuur tot het uitvoeren van het programma binnen de inhoudelijke en financiële kaders als opgenomen in lid 2 van dit artikel.

Artikel 3 Programma’s

1. Het Algemeen Bestuur van het GBT stelt vast:

o de beoogde maatschappelijke effecten en doelstellingen van beleid

o de daartoe uit te voeren activiteiten en te leveren prestaties

o de daartoe beschikbare financiële middelen

Het Algemeen Bestuur stelt, op voorstel van het dagelijks Bestuur de geraamde lasten, de baten, het saldo tussen lasten en baten, de investeringen en de dotaties en onttrekkingen aan reserves vast. Binnen deze raming stelt het Algemeen Bestuur specifiek vast de lasten en baten van nieuw beleid, de lasten en baten van ombuigingen, alsmede de lasten en baten van uitbreidingsinvesteringen. Het Algemeen Bestuur stelt de Beleidsbegroting c.q. de wijzigingen daarop en de investeringskredieten vast.

2. Bij de Beleidsbegroting wordt een overzicht gegeven van de producten die zijn opgenomen.

3. Het Dagelijks Bestuur stelt op basis van de vastgestelde Beleidsbegroting jaarlijks een Productenraming vast, evenals de kosten per taakveld.

4. In de Beleidsbegroting wordt ingevolge art. 194 van de Gemeentewet een bedrag voor onvoorziene uitgaven opgenomen.

Artikel 4 Uitvoering begroting

1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor regels die bewerkstelligen dat de uitvoering van de Beleidsbegroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2. Het Dagelijks Bestuur er zorg voor dat:

a. de uit te voeren activiteiten en te leveren prestaties worden gerealiseerd conform de (gewijzigde) Beleidsbegroting;

b. de lasten en baten eenduidig worden toegedeeld aan de producten;

c. de lasten en baten eenduidig worden toebedeeld aan de taakvelden.

3. Het Dagelijks Bestuur kan besluiten tot het doen van niet begrote uitgaven die onvoorzien zijn en brengt deze ten laste van de in artikel 3 lid 4 van deze verordening genoemde begrotingspost. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur van zo een besluit.

Artikel 5 Beleidsrapportages

1. Het Dagelijks Bestuur rapporteert minimaal twee maal per jaar over de realisatie van de Beleidsbegroting aan het Algemeen Bestuur; minimaal één keer tussentijds met Beleidsrapportages en één maal afsluitend met de Jaarstukken.

2. De Beleidsrapportages bevatten een integrale beschrijving door het Dagelijks Bestuur van de bereikte maatschappelijke effecten, de uitgevoerde activiteiten en geleverde prestaties alsmede een rapportage op afwijkingen voor wat betreft de ontwikkeling van lasten, baten en investeringen.

3. Het Dagelijks Bestuur doet, gelet op art. 4 lid 2 sub abc van deze verordening, bij de Beleidsrapportages het Algemeen Bestuur een voorstel tot wijziging van de Beleidsbegroting.

4. Het Dagelijks Bestuur neemt in de Beleidsrapportages op een overzicht van de besluiten als bedoeld in art. 4 lid 3, alsmede van de maatregelen als bedoeld in art. 13 lid 2 van deze verordening.

Artikel 6 De jaarstukken

1. Jaarlijks worden door het Dagelijks Bestuur de jaarstukken aangeboden aan het Algemeen Bestuur.

2. De jaarstukken bevatten een verslag van het Dagelijks Bestuur en vormen de verantwoording van (de doelmatigheid van) het financieel beleid en beheer, de maatschappelijke effecten, activiteiten en prestaties die in het verslagjaar zijn gerealiseerd, alsmede de middelen die daarvoor zijn ingezet, mede in relatie tot de voornemens uit de Beleidsbegroting.

3. De indeling van de jaarstukken is identiek aan de indeling van de beleidsbegroting.

Artikel 7 Reserves en Voorzieningen

1. Het Dagelijks Bestuur legt minimaal eens per vijf jaar (een herijking van) beleidsregels inzake reserves en voorzieningen ter vaststelling voor aan het Algemeen Bestuur. Daarin zijn bepalingen opgenomen over:

o de instelling c.q. de opheffing van een reserve of voorziening door het Algemeen Bestuur;

o de voeding en onttrekking van / aan de reserve of voorziening;

o de eventuele normering, bandbreedte;

o de rentetoerekening;

o de looptijd.

2. De Beleidsbegroting bevat een samenvattend overzicht van de reserves en voorzieningen en van de mutaties daarin.

3. Het Dagelijks Bestuur stelt voor reserves en voorzieningen waar mogelijk bestedingsplannen op en neemt deze op in het ontwerp van de Beleidsbegroting en in de Productenraming.

4. Het Algemeen Bestuur kan bij besluit afwijken van de vastgestelde beleidsregels inzake reserves en voorzieningen.

Artikel 8 Waardering & afschrijving vaste activa

1. Materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage ‘Beleidsregels Waardering & Afschrijving’ bij deze verordening. Daarin is opgenomen:

o de duur van de afschrijving naar soort, die is vastgelegd in de afschrijvingstabel;

o de wijze van afschrijven.

2. Het Dagelijks Bestuur neemt de beleidsregels als bedoeld in lid 1 van dit artikel in acht bij de opstelling van de Beleidsbegroting en de Jaarstukken.

3. Het Algemeen Bestuur kan bij besluit afwijken van de vastgestelde beleidsregels inzake waardering en afschrijving van activa.

Artikel 9 Financieringsfunctie / treasuryfunctie

1. De gemeente Hengelo, afdeling financiën draagt, middels de afgesloten dienstverlenings- overeenkomst met het GBT, bij de uitoefening van de treasuryfunctie voor het GBT zorg voor:

a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige

gelden om de programma’s binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

b. het verzekeren van een duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele

condities;

c. het beheersen van de risico’s verbonden aan de treasuryfunctie zoals renterisico’s,

koersrisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s;

d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van

de geldstromen en de financiële posities;

2. Het Dagelijks Bestuur evalueert de bepalingen inzake de treasuryfunctie minimaal één keer per vijf jaar en doet van het resultaat daarvan melding aan het Algemeen Bestuur.

Artikel 9a Bevoegdheden voor het aantrekken van financiële middelen

1. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd tot het afsluiten van leningen met een looptijd langer dan 12 maanden en/of een aan te trekken bedrag groter dan € 2.000.000.

2. De directeur is bevoegd tot het afsluiten van leningen met een looptijd korter dan 12 maanden én een aan te trekken bedrag van maximaal € 2.000.000.

Artikel 10 Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directie kosten, de overheadkosten en de rente van inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.

3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead, apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

4. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van goederen, werken, diensten, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde lid betreffen, wordt de toedelings-systematiek in de Beleidsbegroting toegelicht.

5. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de Beleidsbegroting vastgesteld.

Artikel 11 Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeenschappelijke regeling aan overheid, bedrijven en derden waarbij de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het Dagelijks Bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit van het Algemeen Bestuur, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

Artikel 12 Paragrafen

In aanvulling op titel 2.3, artikel 10 tot en met 16 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten wordt als volgt bepaald:

A. Risico’s en Weerstandsvermogen

1. Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf risico’s en weerstandsvermogen in de Beleidsbegroting en in de jaarstukken inzicht in de risico’s van materieel belang en stelt hiertoe een risico-inventarisatie op. Deze inventarisatie geeft inzicht in de omvang van de risico’s en de kans dat risico’s zich voordoen.

2. In de Beleidsrapportages wordt de ontwikkeling van de risico’s ten opzichte van de laatste rapportage vermeld.

3. De risico-inventarisatie wordt geconfronteerd met het aanwezige weerstandsvermogen, zodat inzicht ontstaat in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico’s met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.

B. Financiering

Bij de Beleidsbegroting respectievelijk de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf financiering verslag van:

1. de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen (jaarstukken);

2. de omvang en samenstelling van de uitzettingen (jaarstukken);

3. de huidige liquiditeitspositie (jaarstukken);

4. de kasgeldlimiet;

5. de renterisiconorm.

C. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering van de Beleidsbegroting en de jaarstukken wordt in ieder geval ingegaan op het te voeren c.q. gevoerde beleid inzake personeel, organisatie, informatievoorziening en automatisering, planning & control en huisvesting van het GBT.

Artikel 13 De (financiële) administratie

1. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de inrichting en de werking van de (financiële) administratie voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording en andere relevante wet- en regelgeving.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een zodanige inrichting en werking van de (financiële) administratie, dat deze de grondslag is voor:

o het verstrekken van informatie aan het Algemeen Bestuur over de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling;

o het afleggen van verantwoording aan het Algemeen Bestuur over de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid.

o het verstrekken van informatie aan de Europese Unie, het Rijk, de Provincie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsplichten opleggen aan gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 14 De (financiële) organisatie

1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequate scheiding van functies en taken, alsmede voor een adequate mandatering van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zodanig dat de rechtmatigheid van (financiële) beheershandelingen en de betrouwbaarheid van de verstrekte (financiële) informatie geborgd worden.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een eenduidige indeling van de financiële organisatie.

Artikel 15 Interne controle

1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor systematische interne controle van de getrouwheid (de juistheid, volledigheid en tijdigheid) van de (bestuurlijke) informatievoorziening en van de rechtmatigheid van de beheerhandelingen en legt deze vast in interne controleprogramma’s.

2. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

3. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur onverwijld van gebleken gebreken in de bestuurlijke informatievoorziening van materieel belang, alsmede van de genomen maatregelen tot herstel.

Artikel 16 Herziening

Het Dagelijks Bestuur legt minimaal eens per vijf jaar (een herziening van) deze Verordening inclusief de bijlage Beleidsregels Waardering & Afschrijving, ter vaststelling voor aan het Algemeen Bestuur.

Artikel 17 Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2019;

2. De Verordening op het financiële beleid en beheer, vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 20 december 2018, wordt per 1 januari 2019 ingetrokken.

Artikel 18 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële beheersverordening GBTwente 2019".

Besluit

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente stelt de Financiële Verordening 2019 inclusief bijlage, met terugwerkende kracht vast, onder intrekking van de Financiële Verordening 2019 met kenmerk AB2018037-1 d.d. 20 december 2018.