Besluit van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Groengebied Amstelland houdende regels omtrent instellen/vormen van, toevoeging aan en onttrekking van reserves en voorzieningen (Nota reserves en voorzieningen)

1. Begrippenkader

De bepalingen reserves en voorzieningen zijn vastgelegd in artikel 42 tot en met 45 van het BBV. In dit hoofdstuk worden de definities en kenmerken van de reserves en voorzieningen nader beschreven.

Reserves

Reserves kunnen worden omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vrij zijn te besteden. Artikel 43 lid 1 van het BBV onderscheidt de reserves naar:

• –

  de algemene reserve;

• –

  de bestemmingsreserves

  In lid 2 van dat artikel wordt een bestemmingsreserve gedefinieerd als een reserve waar het AB een bepaalde bestemming aan heeft gegeven.

Eigen vermogen

In artikel 42 van het BBV is aangegeven dat het eigen vermogen bestaat uit de reserves: algemene reserve en bestemmingsreserves en het resultaat na bestemming, volgend uit de jaarrekening.

Resultaat na bestemming

Het saldo van het resultaat voor bestemming en de werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves, op grond van eerdere besluitvorming.

Resultaat voor bestemming

Het rekeningsaldo in de jaarrekening waaraan nog geen bestemming is gegeven en waarvoor een voorstel wordt gedaan voor de bestemming. Op de balans wordt dit tot uitdrukking gebracht als ‘rekeningresultaat' en behoort dus tot het eigen vermogen. De feitelijke bestemming van dit saldo vindt pas plaats nadat het AB heeft besloten over een voorstel tot de bestemming ervan.

2. Reserves en voorzieningen

2.1Algemene Reserve

De algemene reserve staat voor het AB ter vrije beschikking om incidentele tegenvallers te kunnen opvangen. Een toevoeging en onttrekking aan de algemene reserve kan slechts plaatsvinden bij een besluit van het AB.

Indien een reserve te laag is dan kan dat leiden tot een toekomstig beslag op de exploitatie. Bij een voorziening leidt dit per definitie tot een beslag op de exploitatie. Hierdoor kan er in de toekomst een spanning in de begroting ontstaan of mede veroorzaakt worden.

2.2Functies reserves

In het kader van een verantwoord en flexibel financieel beleid verdient het aanbeveling, daar waar het nodig of wenselijk is, tot de vorming en instandhouding van reserves over te gaan. Dit kan en moet mede worden bezien in relatie tot een aantal functies die de reserves hebben. Hierbij zijn de volgende vier functies te onderscheiden:

• a.

  De bufferfunctie: de reserves maken het mogelijk noodzakelijke aanpassingsprocessen geleidelijk en dus niet schoksgewijs te laten verlopen en onverwachte tegenvallers op te vangen;

• b.

  De egalisatiefunctie: reserves kunnen worden gevormd om baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Extreme pieken en dalen in de exploitatiebegroting kunnen zo worden vermeden.

• c.

  De financieringsfunctie: reserves kunnen worden gebruikt als eigen financieringsmiddel, omdat ze onderdeel uitmaken van het totale vermogen van het Groengebied.

2.3Instellen en opheffen bestemmingsreserve

Bestemmingsreserves worden alleen ingesteld voor concrete, binnen vooraf bepaalde termijn te realiseren, doelen. De termijn wordt aangegeven bij het instellen van de reserve. Voor het instellen van een bestemmingsreserve moet een afzonderlijk besluit genomen worden door het AB. In het voorstel tot besluit wordt vermeld:

• a.

  De omschrijving van het doel waarvoor de bestemmingsreserve moet worden ingesteld;

• b.

  De minimale en/of maximale omvang;

• c.

  De omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan;

• d.

  De dekking van de stortingen;

• e.

  De looptijd.

Indien het doel is bereikt dient de reserve te worden opgeheven en de nog in de reserve aanwezige middelen vallen vrij ten gunste van de algemene reserve. Als de realisatie uitblijft en er geen ook nieuwe termijnen zijn genoemd, moeten de middelen terugvloeien naar de algemene reserve tenzij het AB aan de vrijvallende bestemmingsreserve een andere bestemming geeft.

2.4Administratieve verwerking

Rechtstreeks toevoegen aan, onttrekken van en laten vrijvallen van reserves ten laste of ten gunste van het resultaat vindt plaats door resultaatbestemming. In de begroting/jaarrekening zijn de mutaties per programma zichtbaar.

3. Voorzieningen

3.1Vormen en afsluiten voorzienig

Bij het vormen van een voorzieningen moeten de volgende criteria worden gehanteerd:

Voor het instellen van een voorziening moet een afzonderlijk besluit genomen worden door het AB. In het voorstel tot besluit wordt vermeld:

• a.

  De omschrijving van het doel waarvoor de voorziening moet worden gevormd;

• b.

  De gewenste of noodzakelijke, minimale en/of maximale omvang;

• c.

  De omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van een meerjaren(onderhoud)planning;

• d.

  De dekking van de stortingen;

• e.

  De looptijd.

De omvang van de voorziening moet afgestemd zijn op de omvang van de risico's dan wel de verplichtingen en/of verliezen die er door moeten worden afgedekt. Indien de stand van een voorziening te laag is dan leidt dit tot een toekomstig beslag op de exploitatie en daarmee een begrotingstekort in de toekomst. Specifiek voor voorzieningen geldt dat wanneer een bedrag wordt vastgelegd in een voorziening, het niet anders dan voor het bestemde doel gebruikt kan worden. Daardoor is dit bedrag niet vrij beschikbaar.

Een voorziening wordt niet meer in stand gehouden als:

• –

  Er geen onderliggende onderhoudsplanning opgesteld is en geen periodiek actualisatie plaatsvindt;

• –

  De risico of verplichting waarvoor de voorzienig ingesteld is niet meer aan de orde is.

Wanneer de voorzieningen worden opgeheven moet het saldo ten gunste van de exploitatie worden gebracht waardoor het vrijgevallen bedrag in de resultaatbepaling opgenomen is.

3.2Beheerplan Groengebied Amstelland

Het beheerplan Groengebied Amstelland geeft inzicht in de actuele beheerkwaliteit en arealen. De hierin opgenomen calculatie laat zien in welke mate de beschikbare middelen toereikend zijn voor adequaat instandhoudingsbeheer voor de huidige periode en op langere termijn. De gemiddelde kwaliteit scoort een A-B niveau. Dit betekent dat het Groengebied in algemene zin functioneel, veilig en heel is.

3.3Voorziening groot onderhoud

De Voorziening groot onderhoud wordt ingesteld om op langere termijn het groot onderhoud te financieren uit de voorziening. Het BBV staat toe om een voorziening vormen als aan de voorwaarden is voldaan zoals: het opstellen van een beheerplan en op basis van een meerjarenplanning het berekenen van de omvang ten behoeve van groot onderhoud. Hierdoor is het mogelijk om jaarlijks te egaliseren. Hiermee is aan alle voorwaarden voldaan. De voorziening kan gevoed worden door een eenmalige onttrekking uit de Bestemmingsreserve vervangingsinvesteringen.

Uit de gevormde Voorziening groot onderhoud kunnen de jaarlijkse lasten voor groot onderhoud onttrokken worden. Aan de Voorziening groot onderhoud onttrokken en overige middelen ten behoeve van groot onderhoud die niet leiden tot een uitgave in het boekjaar worden voor het opmaken van het rekeningsaldo gedoteerd aan de voorziening. Hiermee wordt voorkomen dat middelen die voor groot onderhoud gealloceerd zijn in de Algemene reserve verwerkt worden.

4. Rentetoerekening

Rentetoerekening aan reserves en voorzieningen is niet toegestaan tenzij het gelden van derden betreft waarbij de derden eisen dat een zekere rentetoevoeging plaatsvindt. Voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen of risico's waarvoor ze zijn ingesteld.

5. Verantwoording

In de begroting over het betreffende boekjaar geeft het dagelijks bestuur inzicht in de financiële ontwikkeling van de reserves en voorzieningen en de meer-jaren ontwikkeling. Bij het opmaken van de jaarrekening wordt hierover gerapporteerd.