Besluit informatiebeheer Grootegast 2010

Artikel 1.

• 1.

  Dit besluit verstaat onder:

  • a.

    archiefverordening; de in de artikel 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad dd. 26-06-2006;

  • b.

    de archiefbewaarplaats; de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • c.

    documenten; de wet in artikel 1. onder c, bedoelde archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • d.

    beheer van documenten; het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen die nodig om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • e.

    informatiebestand; documenten waarin een bepaalde fysieke of logische ordening is gebracht, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden.

  • f.

    Informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening inrichten en het beheer van informatiesystemen en documenten.

  • g.

    de regeling; de Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

• 2.

  De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.

Artikel 2.

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats, die zich bevind in het gemeentehuis van Grootegast.

Artikel 3.

De secretaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzameling.

Artikel 4.

Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor kennis van lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 5.

• 1.

  Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet te verzetten, verricht de secretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzameling ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

• 2.

  Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet te verzetten, is de secretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

• 3.

  De kosten voor het in voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeente bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 6.

Wij kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Artikel 7.

De secretaris brengt eenmaal per (twee) jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Artikel 8.

De secretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening van de onder hem ressorterende taken

alsmede het beheer van documenten voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 9.

De secretaris kan de uitvoering van de bepaling van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 10.

De secretaris draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 11.

De secretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, die bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 12.

Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 13.

De secretaris draagt – voorzover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documenten verkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 14.

• 1.

  De secretaris draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit de daarbij behorende informatie wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

• 2.

  Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden terug gevonden.

• 3.

  Het vorig lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en verantwoording daarover, of die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband zijn met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met communicatie met de burger.

Artikel 15.

De secretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee registratie van documenten en hun afdoeningstermijn worden bewaakt.

Artikel 16.

De secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer bestaande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van documenten geschiedt volgens een doelmatig en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.

Artikel 17.

• 1.

  De secretaris ziet erop toe, dat de informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

• 2.

  In afwijking van de regeling worden op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd; een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

• 3.

  Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de regeling van de opgesomde gegevens geregistreerd indien die toepassingprogrammatuur, het platform of besturingsprogramatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

• 4.

  Tenminste eenmaal per jaar verricht de sectie documentaire informatievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

• 5.

  De sectie documentaire informatievoorziening doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.

• 6.

  Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie is het team Informatievoorziening en Automatisering (I. en A.)

• 7.

  Automatisering verleent technische ondersteuning bij het in de vijfde lid bedoelde conversie en migratie.

Artikel 18.

Uit de in het vorig artikel beschreven inventaris blijkt ten alle tijden, waar informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Artikel 19.

De secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 20.

De secretaris draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 21.

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders.

Artikel 22

De secretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 23

De secretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de afdelingsmanager.

Artikel 24.

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij krachten de wet gegeven regels.

Artikel 25.

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

• 2.

  Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 3.

  De secretaris draagt er zorg voor, dat de in jet tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 9 van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlening van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

• 4.

  Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

Artikel 26.

Overdracht van documenten, waarbij het bepaalde in artikel 29 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders.

Artikel 27.

• 1.

  De secretaris zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2.

  Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

• 3.

  Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 17 van dit besluit bedoelde inventaris.

Artikel 28.

De secretaris stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst.

Artikel 29.

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Artikel 30.

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer Grootegast 1997.

Artikel 31.

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Grootegast 2010.

vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Grootegast.

Grootegast, 16 december 2010

,burgemeester

, secretaris