Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Gulpen-Wittem 2007

Ondertekening

Toelichting op de Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Gulpen-Wittem 2007

De verordening wordt vastgesteld door de drie bestuursorganen die zich bij de afhandeling van bezwaarschriften laten adviseren door de adviescommissie. In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voorzover het zijn bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordende bevoegdheid heeft. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot instellen van de commissie bezwaarschriften. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.

De verordening, die sinds 2003 in werking was, is inmiddels geëvalueerd hetgeen heeft geleid tot de nu aangepaste verordening. Diverse artikelen zijn aangepast zowel inhoudelijk als louter redactioneel. Getracht is een verordening op te stellen die recht doet aan de wensen van flexibiliteit in combinatie met het belang van rechtszekerheid.

Nieuw is de vermelding dat de leden van de commissie niet woonachtig en/of werkzaam mogen zijn binnen de gemeente Gulpen-Wittem. Dit in verband met het waarborgen van de onafhankelijkheid van de commissie. Vanwege de omvang van de gemeente in combinatie met de hechte gemeenschappen wordt het raadzaam geacht deze voorwaarden te stellen aan nieuwe leden. Voor de huidige commissieleden geldt deze bepaling niet. Daarnaast is een maximale zittingsduur van 4 jaar bepaald met de mogelijkheid tot eenmalige verlenging.

In verband met de flexibiliteit is het mogelijk gemaakt dat het horen geschiedt door alleen de voorzitter. Daarnaast is opgenomen dat de commissie haar onderlinge taakverdeling bepaald. Daarbij kan worden opgemerkt dat voor wat betreft bezwaren op het gebied van Personeel in samenwerking met de gemeente Kerkrade op dit gebied deskundige leden zijn benoemd (P&O Kamer).

Nieuw is tot slotte de bepaling dat de betreffende bestuursorganen de categorieën van besluiten waarover de commissie adviseert kan wijzigen. Op die manier kan sneller worden ingespeeld op wetswijzigingen (denk aan Wet Maatschappelijke Ondersteuning). Het is zo mogelijk om categorieën toe te voegen alsmede uit te sluiten, zonder dat hiervoor de verordening gewijzigd dient te worden.

Hierna volgt een toelichting per artikel van de verordening.

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit artikel zijn enkele begripsbepalingen opgenomen.

Artikel 2 Inleidende bepaling commissie

In dit artikel wordt aangegeven over welke bezwaarschriften de commissie adviseert. Uitgesloten zijn de bezwaarschriften op het gebied van het belastingrecht. Dit vanwege het feit dat de Algemene wet inzake rijksbelastingen en de WOZ afwijkende of aanvullende bepalingen bevatten over beslistermijnen, het horen en de geheimhouding.

Vanwege de gemeenschappelijke regeling Pentasz zijn nu ook formeel de bezwaarschriften die daar betrekking op hebben uitgezonderd.

Verder is nieuw de uitzondering van de bezwaarschriften op het gebied van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning voor zover het betreft het onderdeel, hulp in de huishouding. De reden daarvoor is gelegen in het feit dat de gemeente dit prestatieveld uitbesteed aan het CIZ. Onderdeel van deze uitbesteding zijn de bezwaarschriften die hier betrekking op hebben.

Op grond van lid 3 is het mogelijk om de uitsluitingen te wijzigen. Dit lid is toegevoegd om zo beter te kunnen inspelen op wetswijzigingen en veranderingen in de werkwijze zonder dat daarvoor wijziging van de verordening dient plaats te vinden (flexibiliteit dus).

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

In dit artikel is de samenstelling van de commissie weergegeven. Een voorzitter en twee leden. Zoals opgemerkt worden er nu andere criteria gesteld aan nieuwe leden (niet woonachtig en werkzaam binnen de gemeente).

De commissie bepaalt zelf haar onderlinge taakverdeling en kan derhalve een onderverdeling maken in zogenaamde kamers. Hierdoor is het mogelijk om bij een stroom van bezwaarschriften zaken door te schuiven van de ene naar de andere kamer teneinde de beslistermijn te kunnen halen. Vanzelfsprekend dient daarbij de specialisatie van iedere kamer in acht te worden genomen. Voor wat betreft het onderdeel Personeelszaken zijn in samenwerking met de leden van de adviescommissie bezwaarschriften van de gemeente Kerkrade op dit gebied deskundige leden benoemd. Deze leden zijn enkel en alleen voor dit onderdeel benoemd.

Verder is geregeld dat het college de bevoegdheid tot benoemen, schorsen en ontslaan heeft.

Artikel 4 Zittingsduur

Dit artikel is uitgebreid ten opzichte van de oude verordening. Nieuw is de toevoeging dat herbenoeming mogelijk is maar de totale zittingsduur maximaal 8 jaar bedraagt. Op die manier wordt ervoor gezorgd dat er steeds nieuwe leden in de commissie komen. Op deze manier kan de kwaliteit gewaarborgd worden. Nieuw zijn ook diverse bepalingen in geval van ontslag of schorsing. Dit is in het belang van de rechtszekerheid.

Artikel 5 Secretaris

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een ambtelijk secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden. De secretaris regelt de voorbereiding van hoorzittingen en stelt daarnaast het advies op en zorgt voor de verslaglegging en verdere afhandeling van het bezwaarschrift.

Procedure

In de navolgende procedure voorschriften wordt veelal volstaan met een korte uitleg van de wettelijke bepalingen die hier worden genoemd. Er is voor de belanghebbende een folder opgesteld waarin de gehele procedure staat beschreven. Deze informatiefolder wordt in ieder geval bij de ontvangst van een bezwaarschrift verzonden aan de belanghebbenden.

Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift

Dit artikel spreekt voor zich. In de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen.

Artikel 7 Uitoefening bevoegdheden

Op grond van dit artikel kan door de voorzitter toepassing worden gegeven aan de navolgende artikelen. Het betreft het vragen van een machtiging, verzoeken een verzuim te herstellen, toezending stukken aan gemachtigde, afzien van de hoorplicht in gevallen waarin bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk of ongegrond is. Ter inzage leggen van de stukken alsmede het niet informeren van belanghebbende over het verhandelde tijdens het horen wegens geheimhouding om gewichtige redenen. Voor de uitoefening van deze bevoegdheden wordt veelal mandaat verleend aan de secretaris van de commissie.

Artikel 8 Vooronderzoek

Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift genoegzaam voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met bezwaarmaker in contact te treden om nadere informatie in te winnen. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat. Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat dat college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in deze bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd.

Artikel 9 Hoorzitting

De commissie vergadert één keer per maand. Om de afhandeling binnen de gestelde termijnen mogelijk te maken kan het noodzakelijk zijn dat vaker vergadert wordt. Om die reden is het mogelijk dat het horen geschiedt door alleen de voorzitter, zie artikel 11.

Artikel 10 Uitnodiging zitting

Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.

Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Bezwaarden worden geattendeerd op de mogelijkheid om hun reactie op schrift te stellen.

Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van 10 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb (zie hierna). Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. Een verzoek om uitstel moet niet automatisch gehonoreerd worden. Een gemotiveerd verzoek om uitstel kan ingewilligd worden, maar dient dan wel te worden beperkt tot een eenmalig uitstel omdat anders de afwikkeling van het bezwaarschrift een te grote vertraging kan ondervinden.

Artikel 11 Quorum

Dit artikel is gewijzigd. In verband met de gewenste flexibiliteit is ervoor gekozen dat het horen ook kan plaatsvinden door alleen de voorzitter. Hierbij kan gedacht worden aan in te plannen extra zittingen alsmede eenvoudige zaken. De advisering geschiedt wel door de voltallige commissie.

Artikel 12 Niet-deelneming aan de behandeling

Vanwege het feit dat er reeds bijzondere eisen worden gesteld aan de commissieleden zal naar verwachting niet vaak sprake zijn van mogelijke partijdigheid bij de behandeling van een bezwaarschrift.

Artikel 13 Openbaarheid zitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voorzover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend. In de onderhavige verordeningsbepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen. Bepaald is dat zittingen met betrekking tot bezwaarschriften op grond van de WMO alsmede personele zaken in ieder geval achter gesloten deuren plaatsvinden.

De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die achter gesloten deuren plaatsheeft.

Artikel 14 Schriftelijke verslaglegging

Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Gezien de betekenis van de hoorzitting in het kader van de besluitvorming in de bezwaarschriftfase, ligt het voor de hand (hoewel niet voorgeschreven in de Awb) dat het verslag van de zitting uiterlijk gelijktijdig met de beslissing op het bezwaar aan belanghebbenden wordt toegezonden.

Artikel 15 Nader onderzoek

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).

Artikel 16 Advies

De advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a. Hoe het advies totstandkomt, is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is mogelijk (CRvB 21 oktober 1999, AB 2000/42 en Rb. Haarlem 5 januari 2001, ongepubliceerd, zaaknummer Awb 00/8620 en 00/8621). Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a Awb (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 19-10-98, JB 1998/257). Het horen kan wel geschieden door alleen de voorzitter.

Artikel 17 Uitbrengen advies en verdaging

Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht. De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 10 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de voorzitter van de commissie dat, indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen.

Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook belanghebbenden een afschrift van het verdagingsbesluit toe te zenden.

Artikel 18 Bemiddeling

In de praktijk blijkt dat veel bezwaarschriften in der minne kunnen worden opgelost.

Artikel 19 Intrekking oude regeling

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 20 Inwerkingtreding

In artikel 139 tot en met 144 Gemeentewet zijn de bekendmaking en inwerkingtreding van besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden geregeld. Besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden, verbinden niet dan wanneer ze bekendgemaakt zijn. De bekendmaking geschiedt door plaatsing in het Gemeenteblad of in een andere door de gemeente algemeen verkrijgbaar gestelde uitgave (huis-aan-huisblad of plaatselijk dagblad).

Artikel 21 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Gulpen-Wittem 2007.