Verordening bezwaarschriftencommissie gemeente Gulpen-Wittem 2013

Ondertekening

Toelichting op de Verordening Bezwaarschriftencommissie gemeente Gulpen-Wittem 2013

De verordening wordt vastgesteld door de drie bestuursorganen die zich bij de afhandeling van bezwaarschriften laten adviseren door de adviescommissie. In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voorzover het zijn bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen.

De verordening, die sinds 2007 in werking was, is nu aangepast op basis van veranderde wet en regelgeving en ervaringen uit de praktijk. Het betreft voornamelijk tekstuele wijzigingen.

Belangrijkste wijzigingen

De belangrijkste doorgevoerde wijzigingen hebben onder andere betrekking op de volgende aspecten:

• •

  Er is een artikel opgenomen over bemiddeling genaamd ‘Praten in plaats van procederen’. Deze toevoeging aan de Verordening geeft handvaten voor het toepassen van bemiddeling in de bezwaarfase. Ondanks dat in de praktijk deze manier van werken al enige tijd met succes wordt toegepast zorgt het inbedden van deze werkwijze in de Verordening dat het toepassen van bemiddeling een meer concrete plaats inneemt in de bezwaarprocedure;

• •

  Nieuw is de vergoeding aan de commissie bij het uitbrengen van een advies zonder hoorzitting. Het komt in de praktijk wel eens voor dat de commissie adviseert zonder dat er een hoorzitting wordt gehouden. Het betreft dan bijv. een bezwaar waarin belanghebbende(n) aangeeft niet bij een hoorzitting aanwezig wenst te zijn of een bezwaar dat kennelijk niet ontvankelijk is. In die gevallen bracht de commissie tot nu toe wel advies uit maar kreeg daar geen vergoeding voor. Dat wordt nu aangepast. De hoogte van de vergoeding is gebaseerd op het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden van de Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• •

  De wettelijke beslistermijn is aangepast naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Wet dwangsom.

• •

  Er is een bepaling opgenomen over het jaarverslag;

• •

  De aanwezigheid van de P&O-kamer wordt in de verordening opgenomen.

• •

  De verordening en het besluit vergoeding commissieleden is samengevoegd.

Daarnaast zijn enkele tekstuele aanpassingen gedaan en is de Verordening geconformeerd aan de modelverordening van de VNG.

Hierna volgt een toelichting per artikel van de verordening.

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit artikel zijn enkele begripsbepalingen opgenomen.

Artikel 2 Inleidende bepaling commissie

In dit artikel wordt aangegeven over welke bezwaarschriften de commissie adviseert. Op grond van lid 3 is het mogelijk om de uitsluitingen te wijzigen. Dit lid is toegevoegd om zo beter te kunnen inspelen op wetswijzigingen en veranderingen in de werkwijze zonder dat daarvoor wijziging van de verordening dient plaats te vinden.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Awb.

In dit artikel is de samenstelling van de commissie weergegeven. De samenstelling van de commissie bestaat uit een voorzitter en twee leden.

De commissie bepaalt zelf haar onderlinge taakverdeling en kan derhalve een onderverdeling maken in zogenaamde kamers. Hierdoor is het mogelijk om bij een stroom van bezwaarschriften, zaken door te schuiven van de ene naar de andere kamer teneinde de beslistermijn te kunnen halen.

Vanzelfsprekend dient daarbij de specialisatie van iedere kamer in acht te worden genomen. Voor wat betreft het onderdeel Personeelszaken zijn in samenwerking met de leden van de adviescommissie bezwaarschriften van de gemeente Kerkrade op dit gebied deskundige leden benoemd. Deze leden zijn enkel en alleen voor dit onderdeel benoemd.

Artikel 4 Zittingsduur

Het artikel is gelijk gebleven.

Artikel 4A Vergoeding voorzitter en leden commissie

In verband met het actualiseren van de Verordening commissie bezwaarschriften is er voor gekozen om de Vergoeding voor de leden van de commissie niet meer separaat te actualiseren/ wijzigen, maar op te nemen in de Verordening.

In artikel 96 van de Gemeentewet juncto artikel 14 van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden is de toekenning van een vergoeding voor de werkzaamheden van en bijwonen van vergaderingen door de commissieleden geregeld. Deze werkzaamheden bestaan uit het voorbereiden van stukken, bijwonen van de hoorzitting en uitbrengen van adviezen.

Bij besluit ‘Vergoeding voor de leden van de bezwaarschriftencommissie gemeente Gulpen-Wittem’, vastgesteld op 22-11-2007, heeft de raad ingestemd met een vergoeding voor de leden van de commissie van 250% van het geïndexeerde in Tabel IV van het Rechtspositiebesluit. Voor de voorzitter is ingestemd met een vergoeding van 300% van het geïndexeerde in Tabel IV.

Reiskosten worden niet apart vergoed. De vergoeding is vastgesteld op een vast bedrag per avond/ vergadering inclusief reiskosten.

Nieuw is de vergoeding voor adviezen zonder hoorzitting. Het komt soms voor dat bezwaarmaker geen behoefte heeft aan een hoorzitting dan wel er zo duidelijk sprake is van een niet-ontvankelijk bezwaar dat een hoorzitting niets toegevoegd. In die gevallen kan zonder zitting worden geadviseerd. De leden van de commissie hebben daar wel werk aan maar tot nu toe stond daar nog geen vergoeding tegenover. Dat wordt nu wel geregeld.

• •

  De voorzitter van de commissie ontvangt per hoorzittingsdag een vergoeding voor zijn werkzaamheden van € 185,28.

• •

  De leden van de commissie ontvangen per hoorzittingsdag een vergoeding voor hun werkzaamheden van € 154,40.

• •

  De voorzitter ontvangt voor het uitbrengen van advies zonder hoorzitting een vergoeding van € 46,32 (25% van 185,28)

• •

  De leden ontvangen voor het uitbrengen van advies zonder hoorzitting een vergoeding van € 38,60 (25% van 154,40)

• •

  Deze vergoedingen worden jaarlijks door of namens het college geïndexeerd op basis van het door de Minister van Binnenlandse Zaken vast te stellen Rechtspositiebesluit.

Artikel 4B Vergoeding voorzitter en leden P&O-kamer

• •

  De voorzitter van de P&O-kamer ontvangt per uur een vergoeding van € 75,89 voor zijn werkzaamheden.

• •

  De leden van de P&O-kamer ontvangt per uur een vergoeding van € 69,42 voor hun werkzaamheden.

• •

  De externe secretaris van de P&O-kamer ontvangt per uur een vergoeding van € 27,50 voor haar werkzaamheden.

• •

  Voor de vergoeding van de leden van de P&O-kamer wordt aangesloten bij de gehanteerde bedragen van de gemeente Kerkrade.

Artikel 5 Secretaris

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een ambtelijk secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden. De secretaris regelt de voorbereiding van hoorzittingen en stelt daarnaast het advies op en zorgt voor de verslaglegging en verdere afhandeling van het bezwaarschrift. Binnen onze gemeente is een medewerker van het secretariaat ook degene die een eerste oordeel maakt over het toepassen van bemiddeling. De daadwerkelijke mediation zelf wordt vervolgens opgepakt door een andere jurist om zo ‘dubbele petten’ te voorkomen.

Procedure

In de navolgende procedure voorschriften wordt veelal volstaan met een korte uitleg van de wettelijke bepalingen die hier worden genoemd. Er is voor de belanghebbende een folder opgesteld waarin de gehele procedure staat beschreven. Deze informatiefolder wordt in ieder geval bij de ontvangst van een bezwaarschrift verzonden aan de belanghebbenden.

Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift

Dit artikel spreekt voor zich. In de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen.

Een bezwaarschrift indienen per email is (nog) niet mogelijk. Indien een bezwaarmaker per email een bezwaarschrift heeft ingediend, terwijl het bestuursorgaan deze mogelijkheid niet heeft toegestaan, dan dient het bestuursorgaan de verzender hiervan op de hoogte te stellen en de mogelijkheid bieden om het gebrek te herstellen.

Artikel 7 ‘Praten in plaats van procederen’

Deze bepaling is nieuw toegevoegd. Alternatieve geschillenbeslechting wordt bij de meeste bestuursorganen en rechtbanken op een bepaalde manier toegepast.

In plaats van het opstarten van de bezwaarprocedure wordt in de gemeente Gulpen-Wittem binnen afzienbare termijn contact opgenomen met bezwaarmaker en andere belanghebbende(n) om hen uit te nodigen voor een gesprek.

Deze aanpak leidt tot positieve resultaten, vooral vanwege het effect dat een gesprek heeft op betrokkenen. Zij kunnen hun verhaal doen en samen zoeken naar een oplossing. Een oplossing die in een juridische procedure vaak niet kan worden gevonden.

De persoonlijke aanpak geeft burgers het gevoel dat er ook echt geluisterd wordt en biedt de mogelijkheid om samen naar een oplossing te zoeken. Dit past ook bij de gedachte van burgerparticipatie en het nemen van eigen verantwoordelijkheid door burgers.

Insteek en uitgangspunt is dat in alle gevallen wordt bekeken of bemiddeling doormiddel van een gesprek wenselijk is. Alleen in gevallen waarbij het bij voorbaat duidelijk is dat er geen oplossing mogelijk is, wordt het traject niet opgestart. Dit is bijvoorbeeld het geval bij planschadeverzoeken en bestemmingsplanprocedures.

Het is de commissie die na ontvangst van een bezwaarschrift kan beoordelen of een bemiddelingspoging zinvol is. In de praktijk zal het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie een initiërende rol hierbij hebben.

Door deze bepaling is het procedureel vastgelegd dat een bemiddelingspoging mogelijk is in het bezwaarschriftenproces. Het Beleid ‘Praten in plaats van procederen’ geeft hiervoor concrete handvaten.

Door de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het van belang dat, indien er gesproken wordt over mogelijke oplossingen buiten de bezwaarprocedure om, formeel wordt vastgelegd dat de beslistermijn van het bezwaarschrift wordt opgeschort tot het moment dat aan de secretaris wordt meegedeeld wat de uitkomst is van de bemiddelingspoging.

Artikel 8 Uitoefening bevoegdheden

Op grond van dit artikel kan door of namens de voorzitter toepassing worden gegeven aan de navolgende artikelen. Het betreft het vragen van een machtiging, verzoeken een verzuim te herstellen, toezending stukken aan gemachtigde, afzien van de hoorplicht in gevallen waarin bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk of ongegrond is. Ter inzage leggen van de stukken alsmede het niet informeren van belanghebbende over het verhandelde tijdens het horen wegens geheimhouding om gewichtige redenen. Voor de uitoefening van deze bevoegdheden wordt veelal mandaat verleend aan de secretaris van de commissie.

Artikel 9 Vooronderzoek

Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid of namens hem kunnen alle gewenste inlichtingen worden ingewonnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met bezwaarmaker in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in trekken.

Het inschakelen van externe deskundigen kan bijzondere kosten meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat. Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in deze bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd.

Artikel 10 Hoorzitting

De commissie vergadert één keer per maand. Omdat er twee algemene kamers zijn benoemd wordt er per kamer om de maand gehoord. Om de afhandeling binnen de gestelde termijnen mogelijk te maken kan het noodzakelijk zijn dat vaker vergadert wordt. Om die reden is het mogelijk dat er hoorzittingen worden ingelast of dat het horen geschiedt door alleen de voorzitter, zie artikel 12.

Artikel 11 Uitnodiging zitting

Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het bestuursorgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.

Tussen de termijn van oproeping en de zitting zelf zitten gemiddeld twee weken.

Bezwaarmaker wordt geattendeerd op de mogelijkheid om zijn reactie op schrift te stellen.

Een gemotiveerd verzoek om uitstel kan ingewilligd worden, maar dient dan wel te worden beperkt tot een eenmalig uitstel omdat anders de afwikkeling van het bezwaarschrift een te grote vertraging kan ondervinden. Met de inwerkingtreding van de wet Dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het verstandig, om indien een bezwaarmaker verzoekt om uitstel en hiermee ingestemd wordt, af te spreken dat daarmee de beslistermijn met eenzelfde periode wordt opgeschort, en dit op papier te bevestigen.

In de uitnodiging van de hoorzitting wordt o.a. mededeling gedaan van de inhoud van artikel 7:4 en 7:8 van de Awb.

Artikel 12 Quorum

Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de commissie, terwijl advisering door de voltallige commissie heeft plaatsgevonden.

Bij het horen door alleen de voorzitter kan gedacht worden aan in te plannen extra zittingen alsmede eenvoudige zaken. De advisering geschiedt wel door de voltallige commissie.

Artikel 13 Niet-deelneming aan de behandeling

Vanwege het feit dat er reeds bijzondere eisen worden gesteld aan de commissieleden zal naar verwachting niet vaak sprake zijn van mogelijke partijdigheid bij de behandeling van een bezwaarschrift.

Daarbij wordt wel opgemerkt dat leden van de commissie zich in het bijzonder onthouden van cliëntvertegenwoordiging inzake de behandeling van bezwaarschriften die dienen in de kamer waarin men is benoemd.

Artikel 14 Openbaarheid zitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voorzover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.

In de onderhavige verordeningsbepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.

De zittingen van de commissie vindt achter gesloten deuren plaats voor wat betreft bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van de Wmo alsmede bezwaarschriften die gericht zijn op personele zaken.

De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die achter gesloten deuren plaatsheeft.

Artikel 15 Schriftelijke verslaglegging

Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Gezien de betekenis van de hoorzitting in het kader van de besluitvorming in de bezwaarschriftfase, ligt het voor de hand (hoewel niet voorgeschreven in de Awb) dat het verslag van de zitting uiterlijk gelijktijdig met de beslissing op het bezwaar aan belanghebbenden wordt toegezonden.

Artikel 16 Nader onderzoek

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).

Artikel 17 Advies

Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie (zie onder 12); de advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a. Hoe het advies tot stand komt, is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is mogelijk (CRvB 21 oktober 1999, AB 2000/42 en Rb. Haarlem 5 januari 2001, ongepubliceerd, zaaknummer Awb 00/8620 en 00/8621). Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a Awb (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 19-10-98, JB 1998/257). Het horen kan wel geschieden door alleen de voorzitter.

Een adviescommissie mag alleen adviseren: ze kan geen (gedelegeerde) beslisbevoegdheid krijgen, (Raad van State, Afd. bestuursrechtspraak 06-01-1997).

Een verzoek om vergoeding van de kosten moet worden gedaan voordat het bestuursorgaan op het bezwaar heeft beslist. Doorgaans zal een dergelijk verzoek in het bezwaarschrift of mondeling tijdens de hoorzitting worden gedaan. De bezwaarschriftencommissie adviseert in dat geval ook over dit verzoek en zal aangeven of er recht is op een vergoeding en zo ja over de hoogte van het vergoedingsbedrag (Besluit proceskosten Bestuursrecht).

Artikel 18 Uitbrengen advies en verdaging

Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht. De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 12 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de voorzitter van de commissie dat, indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen.

Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook belanghebbenden een afschrift van het verdagingsbesluit toe te zenden.

De verordening spitst zich toe op de behandeling van bezwaarschriften en eindigt er in feite mee- zie artikel 18- dat door de commissie schriftelijk advies wordt uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.

In de artikelen 7:11 (bezwaarschrift) Awb is geregeld wat er daarna dient te gebeuren.

Hierin is ook bepaald dat het om een heroverweging gaat. Dat betekent dat de toetsing niet beperkt moet blijven tot vragen van rechtmatigheid, maar binnen de grenzen van de wet zich ook dient uit te strekken tot beleidsmatige en bestuurlijke aspecten.

Artikel 19 Jaarverslag

Deze bepaling is nieuw opgenomen in deze Verordening.

In de praktijk blijkt dat het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie jaarlijks verslag uitbrengt aan de raad, het college en de burgemeester over haar werkzaamheden. De invulling van dit verslag is aan het secretariaat van de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven welke aantallen bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels gegrond etc.) of het bestuursorgaan contrair heeft besloten, in welke gevallen beroep wordt ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is.

Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.

Artikel 20 Intrekking oude regeling

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 21 Inwerkingtreding

In artikel 139 tot en met 144 Gemeentewet zijn de bekendmaking en inwerkingtreding van besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden geregeld. Besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden, verbinden niet dan wanneer ze bekendgemaakt zijn. De bekendmaking geschiedt door plaatsing in het Gemeenteblad of in een andere door de gemeente algemeen verkrijgbaar gestelde uitgave (huis-aan-huisblad of plaatselijk dagblad).

Artikel 22 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening bezwaarschriftencommissie gemeente Gulpen-Wittem 2013.