Verordening klankbordgesprekken burgemeester gemeente Gulpen-Wittem 2017

1. De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties in de gemeenteraad

2. Het voorzitterschap wordt bekleed door de plaatsvervangend voorzitter van de raad. De commissie benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden, tenzij bij langdurige ziekte of langdurige afwezigheid; in dat geval benoemt de raad een vervanger op voordracht van de desbetreffende raadsfractie.

4. De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

5. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

1. De commissie houdt eens per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

2. Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie ook tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

3. In het eerste jaar na benoeming van de burgemeester vindt tevens een ‘honderd-dagen-gesprek’ plaats.

4. Het klankbordgesprek vindt in het jaar dat ook klankbordgesprek plaatsvindt met de commissaris van de Koning, tenminste zes weken voorafgaand dit klankbord-gesprek plaats

5. In het geval een herbenoeming aan de orde is wordt het tijdspad van het laatste klankbordgesprek voorafgaand aan deze herbenoeming afgestemd op het proces van herbenoeming.

1. De voorzitter leidt het gesprek, waarborgt het open en lerende karakter van het gesprek, waakt voor politiek geladen bijdragen en let op de verdeling van de spreektijd.

2. De voorzitter kan inhoudelijk deelnemen aan het gesprek.

3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

1. De griffier agendeert en organiseert de gesprekken na overleg met de voorzitter van de commissie

2. De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de Commissaris

1. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.

2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.

4. In samenspraak met de burgemeester kan in de voorbereiding door leden van de commissie worden gesproken met een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de gemeentesecretaris en de griffier. Van ieder gesprek wordt een verslag opgemaakt, dat als inbreng dient bij het klankbordgesprek

5. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke (digitale) uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

6. Een betrokkene die niet in staat is het gesprek bij te wonen, deelt dit tijdig mee.

7. Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak

1. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde punten toe te lichten.

3. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek.

4. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt, voor zover van toepassing, getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek in ieder geval besproken:

• a.

  reflectie op de rollen gemeenteraad en de rol van de burgemeester als voorzitter van de raad

• b.

  de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn/haar rol in het fractievoorzittersoverleg

• c.

  de burgemeester als voorzitter van het college;

• d.

  de burgemeester in het proces van bestuurlijke vernieuwing en dualisme

• e.

  de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker en informatievoorziening

• f.

  de burgemeester die invulling geeft aan zijn/haar eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

• g.

  de burgemeester en zijn/haar contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

• h.

  de rol van de burgemeester in samenwerkingsverbanden en als ambassadeur van de gemeente in de regio, de provincie en het rijk

• i.

  de burgemeester die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier;

• j.

  de burgemeester en zijn/haar contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en directie van de gemeentelijke organisatie;

• k.

  de burgemeester en zijn/haar nevenfuncties en integriteit;

• l.

  de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

• m.

  alle overige door de commissieleden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten.

• n.

  Terugblik op afspraken uit het vorige gesprek en nieuwe afspraken

5. Het gesprek wordt ook gebruikt om te spreken over de ontwikkelingen van de gemeente.

6. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure wordt de opportuniteit van herbenoeming tussen commissie en burgemeester verkennend besproken. Het verslag van dit laatste gesprek weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester

1. De commissie legt in elke vergadering en in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet geheimhouding op over het behandelde tijdens de vergadering c.q. het gesprek en de inhoud van de verslagen.

2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komen. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie als bedoeld in artikel 7, lid 4 van deze verordening.

4. De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken, aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 10, lid 6.

5. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, het voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, op personen bij wie informatie is ingewonnen over het functioneren van de burgemeester en op een eventuele externe gespreksleider.

1. Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de voorzitter, de griffier en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen.

3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4. Een lid van de commissie kan laten aantekenen dat hij of zij het niet eens met het verslag of een specifiek onderdeel ervan

5. De burgemeester kan laten aantekenen dat zij het niet eens is met het verslag of een specifiek onderdeel ervan

6. Een afschrift van het verslag wordt aan de burgemeester en commissaris gestuurd.

1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een exemplaar van het vastgestelde verslag.

2. Alle overige bescheiden die in het bezit zijn van de voorzitter en de leden van de commissie worden onmiddellijk vernietigd.

3. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.