Gebruikersregeling gemeentelijk archief Haaksbergen (8.40)

Geldend van 19-09-2014 t/m heden

Intitulé

Gebruikersregeling gemeentelijk archief Haaksbergen (8.40)

Gebruikersregeling gemeentelijk archief Haaksbergen.

Samenvatting

Deze regeling geeft aan hoe gebruikers omgaan met de archieven en collecties van het gemeentelijk archief.

Burgemeester en wethouders van Haaksbergen;

Wettelijke basis: bepalingen van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995, de Archiefverordening, het Besluit Informatiebeheer en de Algemene wet bestuursrecht.

Besluit en :

Vast te stellen de Regeling gebruik archieven en collecties gemeentelijk archief Haaksbergen (Gebruikersregeling gemeentelijk archief Haaksbergen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

De in de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995, de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer gehanteerde begripsomschrijvingen zijn van overeenkomstige toepassing. Verder verstaat deze regeling onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    het besluit: het Archiefbesluit 1995;

  • c.

    verordening: de gemeentelijke Archiefverordening;

  • d.

    archief: het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen;

  • e.

    beheer: Onder beheer vallen werkzaamheden zoals toegankelijk houden, materiële verzorging, veilige berging, tijdige selectie, overbrenging en het aanstellen van deskundig personeel;

  • f.

    bezoekersruimte: een ruimte voor het doen van naslag uit gemeentelijke archiefbescheiden;

  • g.

    bezoekersregister: register voor het noteren van namen en tijdstippen van gebruikers van het gemeentelijk archief;

  • h.

    gebruiker: degene die komt voor het gebruik van de archiefbescheiden;

  • i.

    gebruik: het raadplegen, maken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen als bedoeld in artikel 14 van de wet;

  • j.

    zorg: bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de wet.

Artikel 2 Algemeen

  • 1. Tot het gebruik van de archieven en collecties van het gemeentelijk archief bestaat gelegenheid wanneer het gemeentelijk archief en de in lid 4 bedoelde ruimten voor publiek geopend zijn.

  • 2. Om gebruik te kunnen maken van het gemeentelijk archief maakt de gebruiker hiervoor vooraf een telefonische afspraak met de beheerder van het gemeentelijk archief

  • 3. Het gebruik van de archieven en collecties geschiedt in de daartoe door de beheerder van het archief aangewezen ruimte.

  • 4. Niemand heeft toegang tot de archiefbewaarplaats anders dan uit hoofde van zijn functie of met toestemming van de beheerder van het gemeentelijk archief.

Artikel 3 Binnenkomst

  • 1. Bij binnenkomst meldt de gebruiker zich bij de beheerder. Voordat de gebruiker toegang krijgt tot het gemeentelijk archief vult de gebruiker, op aanwijzing van de beheerder het bezoekersregister in.

  • 2. De gebruiker volgt de door de beheerder in het belang van de goede orde gegeven voorschriften op.

Artikel 4 Bezoekersruimte

  • 1. De bezoekersruimte bevindt zich op de eerste etage van het gemeentehuis in kamer 1.17.

  • 2. De bezoekersruimte is een stilteruimte. Gebruikers gedragen zich zodanig dat het gebruik anderen niet stoort bij hun werkzaamheden.

  • 3. Mobiele telefoons worden uitgezet.

  • 4. In de bezoekersruimte wordt niet gegeten en of gedronken.

Artikel 5 Reproducties

Medewerkers van de beheerseenheid maken kopieën van archiefbescheiden en uit collecties van het gemeentelijk archief, onder de volgende voorwaarden:

  • a.

    als de materiële staat en afmeting het toelaten, ter beoordeling van de beheerder;

  • b.

    ter voorkoming van scheur- en kreukvorming bij (bouw)tekeningen wordt uitsluitend de gehele tekening afgedrukt en niet een gedeelte ervan;

  • c.

    tegen betaling van de tarieven zoals vastgesteld in de geldende Legesverordening

Artikel 6 Materiaalbehoud

  • 1. De gebruiker ontvreemdt of beschadigt de hem ter gebruik verstrekte archiefbescheiden uit de archieven en collecties op geen enkele wijze, noch wijzigt de volgorde van de losse stukken. De gebruiker realiseert zich dat materiaal uit archieven en collecties kwetsbaar is en dat het ook voor volgende generaties beschikbaar dient te zijn. De volgende aanwijzingen gelden voor het gebruik:

    • a.

      Vermijd vouwen en kreuken.

    • b.

      Gebruik de stukken niet als onderlegger.

    • c.

      Bevochtig niet de vingers bij het omslaan van de bladzijden.

    • d.

      Leun niet op de archiefbescheiden en zet er geen voorwerpen op.

    • e.

      Raak de stukken zo min mogelijk met de handen aan. Verwijder geen labels, nietjes of ander bindmateriaal van het archiefstuk.

    • f.

      Maak geen aantekeningen op de stukken.

    • g.

      Voeg geen eigen papier toe.

    • h.

      Meld elke aangetroffen beschadiging op voorhand, bij de beheerder.

  • 2. De gebruiker is aansprakelijk voor eventuele schade door hem aan enig stuk uit de archieven en collecties toegebracht en is verplicht deze schade te vergoeden.

Artikel 7 Het uitlenen van archiefbescheiden

Van de archieven en collecties kunnen voor een overeengekomen termijn bestanddelen worden uitgeleend ten behoeve van tentoonstellingen. Hiertoe stelt de zorgdrager een bruikleenovereenkomst op.

Artikel 8 Het doen van onderzoek

  • 1. Voor vragen, opmerkingen en uitleg kan de gebruiker terecht bij de beheerder van het gemeentelijk archief.

  • 2. De gebruiker verricht zelfstandig het onderzoek. Indien gewenst kan, na schriftelijk verzoek, de beheerder het onderzoek uitvoeren tegen betaling. De tarieven hiervoor zijn opgenomen in de tarieventabel van de geldende Legesverordening.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 19 september 2014.

Artikel 10 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Gebruikersregeling gemeentelijk archief.

Haaksbergen, 9 september 2014.

M.E. Kragting – de Groot

Loco-secretaris

dr. J.C. Gerritsen

burgemeester