Stagebeleid gemeente Haaren

Artikel 1.1 Definities

• a.

  Stage: Een al dan niet aaneengesloten periode, waarin een leerling/ student van een onderwijsinstelling binnen de gemeente Haaren onder begeleiding activiteiten ontplooit, op basis van het stageprogramma van de onderwijsinstelling en/ of op basis van een door de gemeente Haaren geformuleerde stage opdracht.

• b.

  Stagecoördinator: De Stafafdeling/ P&O, i.c. de personeelsadviseur

• c.

  Praktijkbegeleider: Het afdelingshoofd of een ervaren medewerk(st)er van de afdeling die verantwoordelijk is voor de dagelijkse gang van zaken en tijdens de stageperiode contacten onderhoudt met de contactdocent.

• d.

  Contactdocent: De docent die de stagiair begeleidt en beoordeelt vanuit de normen van de onderwijsinstelling en die de contactpersoon is voor de stage instelling, i.c. de gemeente Haaren.

Artikel 1.2 Doel van de stage

* Het doel van de stageperiode voor de stagiair is een eerste serieuze kennismaking met een mogelijk toekomstig werkveld. Om deze kennismaking succesvol te laten verlopen is een stageprogramma een belangrijk instrument. Hierin zullen de stage activiteiten, de tijdsplanning en de begeleiding worden opgenomen. In het stagecontract zijn de wederzijdse verantwoordelijk-heden, de rechten en de plichten opgenomen;

* De gemeente Haaren kan verschillende doelen hebben bij het aangaan van een stage contract:

- Afhankelijk van de aard en de duur van de stage kan het doel variëren van het tijdelijk hebben van extra beschikbare uren op uitvoerend niveau, het opzetten van een nota als aanzet tot nieuw of hernieuwd beleid tot het verrichten van een onderzoek om een onderbouwing mogelijk te maken voor bovengenoemd beleid;

- Men blijft zicht houden op ontwikkelingen in het vakgebied;

- De gemeente te profileren als modern werkgever met een daarbij passend arbeidsklimaat.

Artikel 1.3 Voorwaarden

- Er dient voor de stagiair sprake te zijn van een leerproces.De mate waarin zal verschillen door het soort van de opleiding, het opleidingsniveau en de duur van de stage.Vanuit de onderwijsinstelling dient voldoende adequate begeleiding te worden gegeven;

- Vanuit de werkplek bij de gemeente Haaren dient er ook voldoende begeleiding en capaciteit qua werkzaamheden en tijd te zijn.Daarnaast is het noodzakelijk dat de stagiair, al dan niet samen met een vaste medewerker een fysieke "eigen" werkplek heeft(voor zover dit binnen de huidige huisvesting mogelijk is);

- Hoewel een stage moet worden beschouwd als een leertijd, mag als regel worden gesteld dat de "kosten/ rendement " van de stage voor zowel de stagiair als de gemeente Haaren zich 50/50 moet verhouden. Het is dus niet de bedoeling dat een stagiair alleen maar bezig is productie te maken, evenmin is het de bedoeling dat de stagiair zich uitsluitend bezighoudt met zijn/ haar eigen besognes;

- Een goed stageprogramma, dat gemaakt wordt door de stagiair, in samenspraak met de desbetreffende afdeling (het afdelingshoofd)  en de contactdocent, vormt de sleutel voor een goede stageperiode. In dit programma wordt aangegeven welke activiteiten de stagiair gaat verrichten gedurende welke periode en wat de persoonlijke leerdoelen zijn.

Artikel 1.4 Voordelen van een stageprogramma:

- Omdat dit programma voor de aanvang van de stage wordt afgesproken weten betrokkenen wanneer de stagiair komt en wat het doel/ programma inhoudt;

- De stagiair weet vooraf wat van hem/ haar tijdens de stageperiode wordt verwacht;

- Het is een toetsmiddel voor zowel het afdelingshoofd (de praktijkbegeleider), de stagiair zelf, de contactdocent en de stagecoördinator om te kunnen nagaan in hoeverre de stagedoelstellingen gerealiseerd worden;

- Het programma vormt de leidraad bij gesprekken tussen de praktijkbegeleider, de stagiair en de contactdocent;

- Het programma kan voor de stagiair een belangrijk hulpmiddel zijn bij het schrijven van zijn/ haar verslag/ scriptie.

Artikel 2.1 Procedure bij plaatsing van stagiaires

De afdeling P&O fungeert als stagecoördinator met twee primaire taken:

- Het functioneren als intermediair tussen de organisatie en de diverse onderwijsinstellingen;

- Het fungeren als vraagbaak voor de praktijkbegeleider(s) en de stagiairs.  Alle verzoeken voor een stageplaats van zowel onderwijsinstellingen als van stagiairs alsmede vanuit de organisatie zelf, komen centraal bij de stagecoördinator binnen. Deze neemt vervolgens contact op met de desbetreffende afdeling(en) en/ of onderwijsinstellingen. De wens voor een stageplaats wordt door het afdelingshoofd binnen zijn afdeling besproken en hij  geeft het antwoord door aan de stagecoördinator. Wanneer de gemeente Haaren nog geen ervaring heeft opgedaan met een onderwijsinstelling die om een stageplaats verzoekt is  het belangrijk persoonlijk kennis te maken met vertegenwoordigers van die onderwijsinstelling.  Dit oriënterend gesprek  wordt, namens de gemeente, gevoerd door de stagecoördinator en het betreffende afdelingshoofd. 

Stap 1: Het afdelingshoofd beoordeelt (evt. samen met de toekomstige praktijkbegeleid(st)er) of:

- de benodigde tijd kan worden vrijgemaakt en de gevraagde begeleiding kan worden gegeven;

- een zinvolle en leerzame stageopdracht gecreëerd kan worden;

- de continuïteit van de voortgang van de werkzaamheden van de afdeling gewaarborgd blijft. 

Stap 2:  Als stap 1 leidt tot aanbieding van een stageplaats moet worden vastgesteld wie de stagiair begeleidt. Dit kan het hoofd van de afdeling zijn, echter ook een ervaren medewerk(st)er van de afdeling die vakmatig het dichtst bij het stageprogramma staat dan wel b.v. in het kader van loopbaanontwikkeling door deze begeleiding nieuwe ervaring kan opdoen. De praktijkbegeleider is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken en onderhoudt tijdens de stageperiode de contacten met de contactdocent van de onderwijsinstelling. 

Stap 3:  Alvorens tot definitieve plaatsing over te gaan, wordt door het afdelingshoofd en de stagecoördinator een gesprek gevoerd  met de toekomstige stagiair, waarin onder meer aan de orde wordt gesteld:

- Het stageprogramma, waarin onder andere wordt aangegeven:

- de stage opdracht vanuit de onderwijsinstelling en/ of de organisatie;

- de aan te bieden werkzaamheden, de aanvang en de duur van de stage;

- de persoonlijke leerdoelen;

- de begeleiding door de praktijkbegeleider;

- de beoordelingsmomenten;

- De stage overeenkomst waarin geregeld worden de rechtspositie, de stagevergoeding etc. 

Stap 4:  Op grond van dit gesprek nemen de stagecoördinator en het afdelingshoofd een definitieve beslissing. De onderwijsinstelling stuurt het stageprogramma op welke door de praktijkbegeleider nader wordt ingevuld en   door het afdelingshoofd voor akkoord wordt getekend. Het origineel wordt toegevoegd aan de stage overeenkomst, één kopie wordt verzonden aan de onderwijsinstelling, een kopie is voor de stagiair en de andere kopie blijft op de vakafdeling.

Stap 5:  De stagecoördinator draagt er zorg voor dat de stage overeenkomst opgemaakt kan worden, waarin in elk geval is opgenomen:

- De werkplek van de stagiair;

- De duur van de stage;

- De stagevergoeding;

- De reiskostenvergoeding;

- De naam van het afdelingshoofd;

- De naam van de praktijkbegeleid(st)er;

- De naam van de stage coördinator;

- De werktijden;

- De stagewerkzaamheden waarmee de stagiair wordt belast;

- De verlofregeling;

- De geheimhoudingsplicht. (De modelstage overeenkomst is opgenomen als bijlage 1)

Artikel 2.2 De financiële vergoedingen voor de stagiair

 De stagiair ontvangt, tenzij anders overeengekomen, maandelijks een stagevergoeding. Bij het bepalen van de stagevergoeding is gelet op de te investeren kosten, zoals begeleiding, het gebruik maken van de diverse kantoorfaciliteiten e.d., in relatie tot de te verwachten baten in de vorm van deelname in de "productie" of andere positieve output voor de organisatie.-  Bij stages korter dan drie maanden en bij stages van slechts één of enkele dagen per week geldt een maximale stagevergoeding van € 45, bruto per maand op basis van vijf dagen stage per week;

-  Bij een voltijds stage van minimaal drie maanden geldt een stagevergoeding van € 90, bruto per maand op basis van vijf dagen stage per week;

-  Bij stages voor de duur van een schooljaar geldt een stagevergoeding van € 160, bruto per maand op basis van vijf  dagen stage per week;

-  Is de stage op verzoek van de organisatie met als doel gedurende deze periode een specifiek organisatievraagstuk te onderzoeken/ op te lossen dan is de stagevergoeding van € 225, bruto per maand op basis van vijf dagen stage per week;

- Als vanuit de onderwijsinstelling een stagevergoeding wordt voorgesteld, welk bedrag lager is dan de vergoeding die de gemeente Haaren normaliter betaalt, geldt de hoogte van de vergoeding van de onderwijsinstelling. Deze vergoedingen zijn niet gerelateerd aan het opleidingsniveau van de stagiair.  Op genoemde stagevergoedingen worden loonheffing (de Wet op Loonbelasting) en premies van de Sociale Verzekeringswetten (uitgezonderd WW en WAO premie) ingehouden. De stagiair komt, ten behoeve van het woon werkverkeer in aanmerking voor de vergoedingsregeling op basis van openbaar vervoer of het aantal te reizen kilometers, zijnde € 0,09 per km.   Dit geldt uitsluitend als de stagiair niet in het bezit is van een O.V. jaarkaart en op en neer reist tussen de woon en de stagegemeente. De stagiair heeft tevens recht op de voor het personeel in dienst van de gemeente Haaren geldende vergoeding van reis en verblijfkosten betreffende in opdracht gemaakte dienstreizen.

Artikel 2.3 Wettelijke Aansprakelijkheid (WA) en ongevallenverzekering.

De gemeente Haaren gaat er van uit dat, door de onderwijsinstelling, t.b.v. de stagiair een W.A. en ongevallenverzekering is afgesloten. De stagecoördinator zal bij de toezegging van een stageplaats hiernaar informeren bij de onderwijsinstelling.

Artikel 2.4 Verlofregeling.

Voor alle stagiaires geldt de verlofregeling zoals die geldt voor de in dienst van de gemeente Haaren zijnde personeelsleden. Wanneer de onderwijsinstelling aangeeft dat het gebruikelijk is de stagiaires verlof te geven volgens de schoolvakanties, kan ook hiervoor gekozen worden. De stagiair neemt in overleg met de praktijkbegeleider verlof.

Artikel 2.5 Ziekte van de stagiair.

De stagiair moet zich ziek (en later weer hersteld) melden bij het afdelingshoofd. Indien het afdelingshoofd afwezig is, meldt hij/ zij zich ziek (hersteld) bij de begeleider. Het afdelingshoofd zal hem/ haar zo spoedig mogelijk terugbellen. De stagiair wordt door de afdeling P&O ziek en later hersteld gemeld bij de Bedrijfsvereniging. De stagiair is zelf verantwoordelijk voor zijn ziekmelding bij de onderwijsinstelling. Is de stagiaire een week ( of langer) ziek, dan wordt de stagevergoeding naar rato verminderd. Bij langdurige ziekte van de stagiair zullen de stagecoördinator en de praktijkbegeleider van de gemeente Haaren in overleg met de contactdocent en de stagiair overleggen hoe de stage voortgezet moet/ kan worden.

Artikel 2.6 Geheimhouding.

De stagiair verplicht zich middels het ondertekenen van de stage overeenkomst geheimhouding te bewaren omtrent hetgeen in en door de vervulling van de stage hem/ haar ter kennis komt.

Artikel 2.7 De begeleiding van de stagiair.

De praktijkbegeleider draagt zorg voor de dagelijkse begeleiding. De praktijkbegeleider heeft tijdens de stageperiode middels een gesprek diverse malen contact met de contactdocent van de onderwijs-instelling. Bij deze gesprekken is als regel ook de stagiair aanwezig en wordt het functioneren van de stagiair aan de orde gesteld.De stagecoördinator voert met de stagiair een "entree gesprek" na de eerste drie weken van de stage.Aan het eind van de stage wordt door de stagiair een stageverslag/ scriptie afgeleverd. Het concept van dit verslag dient altijd ter toetsing aan de praktijkbegeleider te worden voorgelegd. Dit gebeurt uiteraard voordat het verslag wordt ingeleverd bij de onderwijsinstelling. De praktijkbegeleider toetst het verslag op kwaliteit en kennisbescherming van de gemeente Haaren. Indien er geen bezwaren tegen de inhoud van het verslag bestaan, wordt dit voor akkoord getekend door het afdelingshoofd.

De stage wordt afgesloten middels een eind(beoordelings-)gesprek met de stagiair, de contactdocent, het afdelingshoofd, de praktijkbegeleider en de stagecoördinator. Het doel van dit gesprek is vast te stellen of de stage doelstellingen (genoemd onder punt 1.2.) en het stageprogramma gehaald zijn.

Artikel 2.8 Bijzondere beloning.

Wanneer een stagiair een bijzondere bijdrage heeft geleverd in de zin van een belangrijke (aanzet tot of deel van) een beleidsnota voor de gemeente Haaren, kan de gemeente als stagegever de stagiair daarvoor een beloning verstrekken. Deze beloning moet gezien worden als een vorm van prestatie-beloning en zal gerelateerd worden aan de stagevergoeding, geldend voor de stagiair. Deze prestatie-beloning zal eerder uitzondering als regel zijn en kent een maximum van 2 x de stagevergoeding per maand.

Artikel 2.9 Introductie

De introductie zal plaatsvinden volgens de checklist nieuwe medewerkers.