Financiële verordening gemeente Haarlem

1. De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma indeling vast, alsmede een onderverdeling van ieder programma naar beleidsvelden.

2. De raad stelt op voorstel van het college per programma en per beleidsveld ten minste de verplichte beleidsindicatoren en relevante effect- en prestatieindicatoren vast, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording gemeenten voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke realisatie van maatschappelijke effecten, doelen en prestaties.

3. De raad stelt op voorstel van het college vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

1. Bij de begroting en bij de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de baten en lasten naar programma’s en beleidsvelden. Het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en van de overhead worden in beleidsveld 7.2 algemene dekkingsmiddelen en beleidsveld 7.3 overhead weergegeven.

2. In de begroting en de jaarstukken is in de verplichte paragraaf Verbonden partijen een overzicht opgenomen van de te verstrekken (begroting) en verstrekte (jaarrekening) bijdragen aan verbonden partijen en subsidies aan instellingen die meer dan € 0,5 miljoen per jaar aan subsidie ontvangen.

3. In de begroting wordt van alle voorgenomen investeringen het benodigd jaarbedrag voor het begrotingsjaar opgenomen.

4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

1. Het college biedt voor 15 juni aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota voor 15 juli vast.

2. In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

3. Het college informeert de raad bij de kadernota door middel van een Investeringsplan over de financiële meerjarenprognose van alle gemeentelijke investeringen en de gevolgen voor de (meerjaren)begroting. Definitieve vaststelling van de voorgenomen investeringen vindt plaats op de wijze zoals is voorzien in artikel 5, tweede lid. lid 2 van deze verordening.

1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per beleidsveld.

2. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringen die hij reeds heeft vastgesteld (categorie A) en investeringen van het desbetreffende begrotingsjaar die opgenomen zijn in het vastgestelde investeringsplan (categorie B). Investeringen die in het vastgestelde investeringsplan zijn opgenomen, maar waarvan is aangegeven dat de raad daarvoor een afzonderlijk besluit zal worden aangeboden worden later geautoriseerd op basis van een afzonderlijk raadsbesluit (categorie C). Het benodigd kapitaallastenbudget voortvloeiend uit de nog vast te stellen investeringen wordt reeds gereserveerd.

3. In elk geval bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten (op beleidsveldniveau) en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

4. Het college informeert de raad vooraf als verwacht wordt dat de geautoriseerde baten of lasten op beleidsveldniveau dreigen te worden overschreden met minimaal € 100.000 in de eerstvolgende tussenrapportage of via een afzonderlijk voorstel aan de raad. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van de begroting of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

5. Het college informeert de raad vooraf als een investeringskrediet met minimaal 5% van het krediet, met een minimum van € 50.000, dreigt te worden overschreden in de eerstvolgende tussenrapportage of via een afzonderlijk voorstel aan de raad. De raad wordt altijd geïnformeerd als een overschrijding van € 250.000 of meer wordt voorzien, ook al is dit minder dan 5% van het investeringskrediet. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het krediet en de (meerjaren)begroting of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

6. Het college is bevoegd zonder voorafgaande kennisgeving aan of bespreking met de raad tot het afsluiten van meerjarige contracten (met financiële verplichtingen tot gevolg hebbend) indien de meerjarige lasten zijn voorzien in de meerjarenbegroting.

7. Nieuwe bestedingsvoorstellen en investeringen die nog niet zijn geautoriseerd worden behandeld bij de integrale financiële afwegingsmomenten (kadernota, begroting en tussenrapportages). Bij nieuwe investeringen, die niet opgenomen zijn in het investeringsplan, groter dan € 1 miljoen, informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente. Tussentijdse spoedeisende zaken worden, voorafgaand aan de besteding, door het college ter goedkeuring voorgelegd aan de commissie Bestuur.

1. Het college informeert de raad gedurende het jaar door middel van tussentijdse (bestuurs)rapportages over de verwachte realisatie van de begroting over het hele jaar.

2. De tussentijdse rapportages bevatten een overzicht met de bijgestelde raming van:

• a.

  de baten en lasten per programma en beleidsveld;

• b.

  de algemene dekkingsmiddelen;

• c.

  het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

• d.

  de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

• e.

  het resultaat na bestemming (volgend uit de onderdelen c en d);

3. De tussentijdse rapportage die na de kadernota en voor de begrotingsbehandeling wordt uitgebracht, bevat tevens een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

1. Het college besluit niet over zaken met ingrijpende gevolgen voor de gemeente, zoals:

• a.

  de aan- en verkoop van onroerende goederen groter van € 500.000 en meer;

• b.

  omvangrijke, meerjarige verplichtingen met aanmerkelijke risico’s;

• c.

  overige bijzondere contracten en bijzondere aanbestedingen; en

• d.

  de bijstelling van doelstellingen uit een beleidsprogramma,

dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

2. Het college besluit niet over het aangaan van verplichtingen van een zekere omvang, zoals:

• a.

  de aan- en verkoop van onroerende goederen vanaf tussen € 100.000 en € 500.000;

• b.

  projecten: startnotities, intentie- realisatie- en samenwerkingsovereenkomsten;

• c.

  overeenkomsten met andere overheden;

• d.

  wijziging van de algemene voorwaarden Vastgoed (AVV), indien er sprake is van gewijzigde beleidsinzichten; en

• e.

  omvangrijke reorganisaties en interne verzelfstandigingen,

dan nadat de commissie is geïnformeerd over het voornemen en in de gelegenheid is gesteld om het voorgenomen besluit te bespreken.

1. Op immateriële en materiële vaste activa wordt lineair afgeschreven met ingang van het jaar na ingebruikname van het actief.

2. Voor het afschrijven van vaste activa worden de termijnen gehanteerd zoals vermeld in de Tabel afschrijvingstermijnen die als bijlage bij de nota Activabeleid is gevoegd.

3. Bij de berekening van de kapitaallasten wordt geen rekening gehouden met restwaarden.

4. Het college stelt periodiek nadere regels vast betreffende de waardering en afschrijving van activa en legt deze ter kennisgeving voor aan de raad.

5. Het college legt via de tussentijdse rapportages afwijkingen van de bij of krachtens dit artikel vastgestelde regels over waardering en afschrijving van activa ter vaststelling aan de raad voor.

1. In de Programmabegroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de beleidsvelden plaats.

2. Het college biedt de raad periodiek een nota Reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt de vorming en besteding van reserves en voorzieningen en de rentetoerekening aan reserves en voorzieningen.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen van de Gemeente Haarlem waarmee kosten in rekening worden gebracht en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

3. Zowel de lasten als de baten of vergoedingen ten behoeve van overheadkosten worden extracomptabel berekend en afzonderlijk geraamd c.q. verantwoord op het beleidsveld overhead conform lid 4.

4. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt uitgegaan van het saldo van de totale overheadkosten en -baten, gedeeld door het aantal productieve uren (excl. overhead).

5. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten en het rentepercentage van de rentevergoeding over de reserves en de voorzieningen. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven van belastingen en rechten die door de raad worden vastgesteld.

2. Het college biedt de raad jaarlijks een nota grondprijzen aan met de kaders voor prijzen van bouwrijpe grond voor het lopende exploitatiejaar.

3. Het college biedt de raad eenmaal per vier jaar een nota verhuurbeleid aan met daarin de kaders voor huren en de erfpachten.

4. Het college legt een tussentijdse wijziging van de kaders ten aanzien van belastingen en rechten, huren en pachten vooraf aan de raad ter vaststelling voor via één van de tussentijdse rapportages conform artikel 6 of afzonderlijk raadsvoorstel.

1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

• a.

  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

• b.

  het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

• c.

  het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

• d.

  het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

2. Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

• a.

  voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd, waarvan de keuze schriftelijk gemotiveerd wordt vastgelegd en

• b.

  er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

3. Het college informeert de raad achteraf als:

• a.

  de kasgeldlimiet voor het derde achtereenvolgende kwartaal wordt overschreden en legt een plan voor om binnen de kasgeldlimiet te blijven;

• b.

  de wettelijke renterisiconorm wordt overschreden.

4. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het publieke belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

5. Bij het verstrekken van garanties worden de risico’s voor de gemeente gekwantificeerd en de uitkomst wordt betrokken bij de bepaling van het weerstandsvermogen.

1. Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  in een Organisatiebesluit: een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan organisatieonderdelen, alsmede een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• b.

  in een Delegatie- en mandateringsbesluit: onder meer de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• c.

  in een richtlijn Kostenverdeelsystematiek: de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie;

• d.

  in een Budgethoudersregeling: de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van door het college aangewezen medewerkers, om binnen de hun, via de begroting en kredieten, gegeven machtiging overeenkomsten aan te gaan tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente Haarlem;

2. Het Organisatiebesluit, de richtlijn Kostenverdeelsystematiek en de Budgethoudersregeling worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het Delegatie- en mandateringsbesluit wordt wat de bevoegdheden van de raad betreft door de raad vastgesteld.

1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

1. De ‘Financiële beheersverordening gemeente Haarlem,’ vastgesteld door de raad op 11 juni 2015, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

2. Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2017 zijn gedaan, blijft de ‘Financiële verordening gemeente Haarlem 2016’ van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2018.

2. Deze verordening wordt aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening gemeente Haarlem 2018’.