Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2019

Ondertekening

TOELICHTING

ALGEMEEN

Wettelijke regelingen

De regeling van de rechtspositie van wethouders vindt op drie niveaus plaats, te weten bij wet, AMvB en gemeentelijke verordening. Wettelijk is voor wethouders in de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa) de uitkering na aftreden en het pensioen geregeld. In de Gemeentewet is aangegeven dat de nadere invulling van de rechtspositie van wethouders moet worden geregeld bij AmvB. Daartoe is totstandgekomen het Rechtspositiebesluit wethouders. Daarin zijn alle voor de rechtspositie van belang zijnde onderwerpen geregeld.

Hoofdlijnen gemeentelijke verordening

In de verordening zijn bepalingen opgenomen inzake de rechtspositie van wethouders, raadsleden en leden van gemeentelijke commissies en de vergoedingen voor ondersteuning van de fracties in de raad. De grondslag hiervoor is te vinden in de Gemeentewet en genoemde rechtspositiebesluiten. Buiten hetgeen hun bij of krachtens de wet is toegekend genieten de wethouders als zodanig geen inkomsten, in welke vorm dan ook, ten laste van de gemeente (artikel 44 van de Gemeentewet). Een soortgelijke bepaling is in artikel 99 opgenomen voor raads- en commissieleden.

De verordening bevat bepalingen inzake:

• –

  de beloning voor de werkzaamheden van raadsleden en de uitkeringen bij aftreden en overlijden en vergoeding voor kinderopvang (hoofdstuk II);

• –

  onkostenvergoeding voor wethouders, waaronder reis- en verblijfkosten, beschikbaarstelling van computer- en communicatieapparatuur en faciliteiten in de vorm van deelname aan cursussen, congressen e.d. (hoofdstuk III); over de bezoldiging voor de werkzaamheden van wethouders is niets opgenomen omdat deze uitputtend is geregeld in het Rechtspositiebesluit wethouders;

• –

  vergoedingen voor commissieleden (hoofdstuk IV);

• –

  vergoedingen voor fractieondersteuning (hoofdstuk V), waaronder fractieassistentie en cursussen en congressen.

De arbeidsverhouding van de wethouder

Wethouders zijn sinds de dualisering van het gemeentebestuur ingevolge de Ambtenarenwet als benoemde bestuurders in openbare dienst aangesteld en vallen onder de werking van die wet. Echter de bepalingen over het materiële ambtenarenrecht uit de Ambtenarenwet zijn niet van toepassing op wethouders. Hun rechtspositie wordt beheerst door specifieke wet- en regelgeving. De aanstelling in openbare dienst houdt voor de toepassing van de fiscale wetgeving in dat sprake is van een arbeidsverhouding die als dienstbetrekking wordt aangemerkt. Dit betekent dat wethouders direct onder de werking van de Wet op de loonbelasting vallen. Er is sinds de dualisering van het gemeentebestuur derhalve geen mogelijkheid meer om wel of niet voor de loonbelasting te opteren. Wethouders vallen niet onder de werking van de Ziektewet, Werkloosheidswet en WIA. Evenmin geldt voor hen de pensioenvoorziening bij het ABP. Wachtgeld na aftreden en ouderdoms- en nabestaandenpensioen zijn voor wethouders geregeld in de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa). Wethouders zijn werknemers in de zin van de Zorgverzekeringswet en hebben derhalve op grond van die wet recht op vergoeding door de gemeente van de over hun bezoldiging verschuldigde inkomensafhankelijke bijdrage in de kosten van de basisverzekering.

De loon- en inkomstenbelasting

‘Opting-in-regeling’

Raadsleden kunnen opteren voor de loonbelasting. Het raadslid kan met de gemeente overeenkomen dat deze loonheffing inhoudt. Dat wordt de ‘opting-in-regeling’ genoemd. De administratie van de gemeente is zodanig ingericht dat wordt voldaan aan de daaraan gestelde wettelijke eisen. In een gezamenlijke verklaring melden de gemeente en het raadslid aan de Belastingdienst dat wordt geopteerd voor de loonbelasting. Als gezamenlijk wordt gekozen voor het loonbelastingsysteem draagt de gemeente de ingehouden loonheffing af aan de Belastingdienst. De inkomsten worden als loon belast in box 1. Kosten die worden gemaakt kunnen niet worden afgetrokken. Wel kan de gemeente onder voorwaarden bepaalde vergoedingen onbelast verstrekken en bepaalde faciliteiten onbelast in bruikleen beschikbaar stellen. Er zijn ook vergoedingen die niet belastingvrij kunnen worden verstrekt. Deze vergoedingen worden gebruteerd toegekend, waardoor na inhouding van de loonheffing de netto bedoelde vergoeding resteert.

Fiscale standaardpositie

De beslissing voor raadsleden om voor de loonbelasting te opteren kan eenmaal per zittingsperiode worden gemaakt en geldt in beginsel voor de (resterende) zittingsperiode. Wel kan betrokkene als spijtoptant terugkomen op deze beslissing voor de resterende periode.

De vergoedingssystematiek

Voor de uitoefening van het politiek ambt moeten bestuurders niet het eigen inkomen hoeven aanspreken. Een adequate vergoedingssystematiek is daarom van belang. Waar er functionele uitgaven zijn, verdient het aanbeveling terughoudend te zijn met een financieringswijze waarin de bestuurder deze uit eigen middelen vooruitbetaalt en de gemeente ze terugbetaalt. Eigen middelen en publieke middelen moeten zoveel mogelijk gescheiden worden gehouden. Vanuit die overweging heeft het de voorkeur de kosten direct in rekening te brengen bij de gemeente. Aan de mogelijkheid om zonodig declaraties in te dienen, zal echter behoefte blijven bestaan. Als vergoedingssystematiek is gekozen voor de volgende wijze van redeneren:

• –

  welke voorzieningen worden aangeboden door de organisatie (bedrijfsvoering en bestuurskosten);

• –

  welke voorzieningen zijn noodzakelijk voor de uitoefening van het ambt, maar zijn niet rechtstreeks aan te bieden door de organisatie;

• –

  kan voor deze voorzieningen nog een onbelaste vergoeding worden aangeboden (indien is geopteerd voor de loonbelasting);

• –

  voor voorzieningen die niet onbelast aangeboden kunnen worden, kan een (bruto)vergoeding worden verstrekt.

Concreet betekent deze vergoedingssystematiek het volgende.

Voorzieningen die zijn ondergebracht in de bedrijfsvoering

• –

  bruikleen van computer- en communicatieapparatuur;

• –

  gebruik van dienstauto’s;

• –

  deelname aan cursussen en congressen e.d.

De zakelijke uitgaven hoeven niet te worden voorgeschoten door de wethouder, maar worden direct door de gemeente voldaan en de voorzieningen worden om niet in bruikleen gegeven. Zij vallen derhalve buiten de vergoedingssfeer.

Voorzieningen die niet in de bedrijfsvoering zitten, maar onbelast kunnen worden vergoed

Voor een aantal zakelijke uitgaven, zoals reis- en verblijfkosten, blijft het systeem overeind dat de gedane zakelijke uitgaven de wethouder op basis van declaratie worden vergoed. Deze kunnen, als is voldaan aan de gestelde voorwaarden, onbelast worden vergoed.

Voorzieningen die niet in de bedrijfsvoering zitten en niet onbelast kunnen worden vergoed

Voor een aantal andere beroepskosten wordt een vaste (bruto)kostenvergoeding verstrekt. In de toelichting op hoofdstuk III (artikel 12), is aangegeven om welke beroepskosten het gaat.

Voor hen die niet voor de loonbelasting hebben geopteerd, geldt dezelfde systematiek, maar zijn de fiscale gevolgen anders. Zij dienen alle vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economisch verkeer als opbrengst te verantwoorden. Omdat zij hun werkelijk gemaakte kosten fiscaal kunnen verrekenen, worden hun vergoedingen niet gebruteerd toegekend.

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING

Hoofdstuk II Vergoedingen raadsleden

Artikel 2 Vergoeding voor werkzaamheden

In het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden is geregeld dat raadsleden voor hun werkzaamheden een vergoeding ontvangen. De hoogte van de vergoeding wordt bij gemeentelijke verordening bepaald. Wel is in het Rechtspositiebesluit het maximale bedrag van de vergoeding voor de werkzaamheden aangegeven. In artikel 2 is de hoogte van de vergoeding bepaald op het maximale bedrag. Het bedrag van de vergoeding voor de werkzaamheden is geïndexeerd. Het wordt jaarlijks per 1 januari herzien aan de hand van het indexcijfer CAO lonen overheid voor volwassenen, inclusief bijzondere beloningen. Hiervoor is in de gemeente geen nadere besluitvorming nodig omdat het bedrag van de vergoeding is gekoppeld aan het maximumbedrag dat de minister van BZK jaarlijks bijstelt.

Artikel 9a Computer

De raad werkt volgens het “bring your own device” principe, inclusief de mogelijkheid van een vergoeding. Dit betekent dat raadsleden zelf de computer kopen en zelf de service en het onderhoud regelen.

Raadsleden kunnen tot een maximumbedrag van € 1.280,40 per raadsperiode bij de gemeente declareren. Het genoemde bedrag is een netto bedrag.

Aan deze vergoeding zijn fiscale voorwaarden verbonden. Er wordt vanuit gegaan dat raadsleden de computer niet geheel of nagenoeg geheel zakelijk gebruiken. Dat betekent dat ook de hiervoor te verstrekken vergoeding fiscaal is belast en dat de belasting niet door de gemeente mag worden gecompenseerd. Het genoemde netto bedrag moet daarom, bij een situatie waarin voor ‘opting in’ is gekozen, worden gebruteerd en belast met loonbelasting naar het voor het raadslid geldende inhoudingspercentage. Voor raadsleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoeding naar de waarde in het economisch verkeer bij de aangifte Inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikel 11 Hardheidsclausule

Er is behoefte aan een clausule om gevallen waarbij toepassing van de verordening strikt genomen onbillijk zou zijn een bijzondere voorziening te treffen. Voorheen was het treffen van een voorziening voorbehouden aan het college. Nu is deze bevoegdheid toebedeeld aan de voorzitter van de raad, als orgaan. Hij pleegt over de toepassing van dit artikel altijd eerst overleg met het presidium.

Hoofdstuk III Vergoedingen kosten wethouders

Artikel 12 Onkostenvergoeding

In dit artikel is de vaste vergoeding geregeld voor aan het ambt van wethouder verbonden kosten. De vergoeding is opgebouwd op basis van de volgende kostencomponenten:

• –

  representatie

• –

  vakliteratuur

• –

  contributies, lidmaatschappen

• –

  telefoonkosten

• –

  bureaukosten, porti

• –

  zakelijke giften

• –

  ontvangsten thuis

• –

  excursies

Sedert 1 januari 2001 zitten daarin niet langer de kostensoorten fax/pc en cursussen en congressen. Daarvoor zijn vanaf dat tijdstip specifieke voorzieningen getroffen (zie de artikelen 18, 19 en 20). De onkostenvergoeding is in verband met deze overheveling naar de gemeentelijke bedrijfsvoering vanaf die datum neerwaarts bijgesteld. De vaste kostenvergoeding kan sinds 1 januari 2001 niet meer onbelast worden verstrekt. Om netto het bedrag van de vaste onkostenvergoeding gelijk te houden is het (neerwaarts bijgestelde) bedrag gebruteerd tegen het belastingtarief van 52%. Deze brutering heeft echter geen betrekking op wethouders die niet hebben geopteerd voor het loonbelastingregime.

De hoogte van de onkostenvergoeding wordt bij gemeentelijke verordening bepaald. Wel is in het Rechtspositiebesluit wethouders het maximale bedrag van de kostenvergoeding aangegeven. In artikel 12 is de hoogte van de kostenvergoeding bepaald op het maximale bedrag. Het bedrag van de onkostenvergoeding is geïndexeerd. Het wordt jaarlijks per 1 januari herzien aan de hand van de consumentenprijsindex. Hiervoor is in de gemeente geen nader besluit nodig, omdat het bedrag van de onkostenvergoeding is gekoppeld aan het maximumbedrag dat de minister van BZK jaarlijks vaststelt.

Tot de hiervoor genoemde brutering en vaststellen van de kostenvergoeding op 100% van het maximum heeft uw raad besloten op 11 april 2001.

In de vaste kostenvergoeding zit ook een component telefoonkosten. Indien de gemeente voor zakelijk gebruik een mobiele telefoon aan een wethouder beschikbaar stelt, moet er een korting worden toegepast op de vaste onkostenvergoeding om te voorkomen dat er voor dezelfde zakelijke telefoonkosten zowel in natura (mobiele telefoon in bruikleen) als in geld (via de vaste onkostenvergoeding) worden vergoed. Dit is geregeld in artikel 12, derde lid. Voor alle wethouders aan wie de gemeente een mobiele telefoon beschikbaar heeft gesteld geldt dezelfde korting. Zie voor een specifieke toelichting op de terbeschikkingstelling van een mobiele telefoon en de inhouding op de onkostenvergoeding de toelichting bij artikel 21.

Artikel 13 Reiskosten

Ingevolge artikel 13 worden zakelijke reiskosten, indien gemaakt met het openbaar vervoer of met een (trein)taxi, volledig vergoed (mits in redelijkheid gemaakt) en indien gemaakt met eigen middelen van vervoer volgens de regeling in artikel 4, onderdeel b, van de Regeling Rechtspositie Wethouders. De vergoedingen in deze regelingen in principe het zelfde zijn als de in de Reisregeling binnenland opgenomen vergoedingen.

Voor wethouders is in artikel 13, tweede lid, een belastingvrije vergoeding opgenomen voor woon-werkverkeer geregeld overeenkomstig de bepalingen bij en krachtens het Rechtspositiebesluit wethouders en de Regeling Rechtspositie Wethouders. Het recht op deze vergoeding bestaat gedurende de periode waarin de wethouder de tijd heeft zich te vestigen in de gemeente. Het gebruik van openbaar vervoer wordt volledig vergoed en voor het gebruik van de eigen auto wordt een vergoeding toegekend zoals bepaald in het Rechtspositiebesluit wethouders en de Regeling Rechtspositie Wethouders.

Artikel 14 Dienstauto

Als onderdeel van de bedrijfsvoering kan de gemeente een dienstauto met of zonder chauffeur voor zakelijk gebruik beschikbaar stellen aan wethouders. De dienstauto kan ook worden gebruikt voor de vervulling van een qualitate qua-nevenfunctie. De eventueel uit hoofde van die nevenfunctie ontvangen vergoeding van reiskosten ter zake wordt in dat geval in de gemeentelijke kas gestort. De dienstauto is niet beschikbaar voor privégebruik.

Artikel 16 Buitenlandse dienstreis

Bij buitenlandse reizen in het gemeentelijk belang kunnen de wethouders de in redelijkheid gemaakte werkelijke reis- en verblijfkosten worden vergoed. De tarieven in het voor het rijkspersoneel geldende Reisbesluit buitenland zijn daarbij richtsnoer. In de Gedragscode bestuurders zijn nadere gedragsregels vastgesteld. Daarbij gaat het om expliciete besluitvorming in het college en over uitnodigingen daartoe op kosten van derden. Maar ook om bijvoorbeeld het meereizen van de partner en de klasse waarin wordt gereisd.

Voor degenen die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economisch verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikel 18 Cursussen en congressen

Zoals hierboven al aangegeven is deze voorziening in de bedrijfsvoering gebracht en komen de kosten rechtstreeks voor rekening van de gemeente. Zij zijn in verband hiermee uit de vaste kostenvergoeding gehaald. Een onderscheid is gemaakt tussen cursussen, congressen e.d. die door of vanwege de gemeente in het gemeentelijk belang zijn georganiseerd en cursussen, congressen e.d. waaraan de individuele wethouder in verband met de uitoefening van zijn ambt deelneemt. In dat laatste geval zijn er aanvullende voorwaarden gesteld (inhoudelijke informatie over de cursus of het congres en een kostenspecificatie).

De bedoelde cursussen en congressen hebben een zakelijk karakter en zijn aan te merken als beroepskosten waarvan de vergoeding c.q. verstrekking van loonbelasting is vrijgesteld. Voor wethouders de niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen verstrekkingen naar de waarde in het economisch verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikelen 19 en 20 Computer en internetaansluiting

Voor de uitoefening van het ambt van wethouder wordt op aanvraag om niet een computer dan wel laptop met bijbehorende apparatuur en software in bruikleen beschikbaar gesteld. Bijbehorende apparatuur is apparatuur die is bestemd om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. Voorbeelden hiervan zijn een een dockstation, een printer, toetsenbord en muis. De nadere voorwaarden zijn geregeld in de bruikleenovereenkomst die de wethouder met de gemeente sluit. Het model van die overeenkomst is door het college vastgesteld.

De grondslag voor deze faciliteit is te vinden in de rechtspositiebesluiten voor wethouders. Sinds 2005 kan een computer met bijbehorende apparatuur en software alleen onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld indien deze geheel of nagenoeg geheel zakelijk wordt gebruikt. Er wordt van uitgegaan dat wethouders de computer niet geheel of nagenoeg geheel zakelijk zullen gebruiken. Dat betekent dat zowel de vergoeding, de verstrekking als de terbeschikkingstelling van computerapparatuur en de daaraan gekoppelde tegemoetkoming kan worden belast. In verband hiermee kan er er gedurende de afschrijvingsperiode van drie jaar voor de door de gemeente beschikbaar gestelde computer een fiscale bijtelling plaats vinden van 30% van de waarde in het economisch verkeer op het moment van eerste ingebruikneming. Na het derde jaar wordt de waarde op nihil gesteld. Geregeld is dat de gemeente in zo’n geval op aanvraag 30% van de aanschafprijs vergoedt gedurende de drie jaar dat i.v.m. het beschikbaar stellen van de computer belasting is verschuldigd. Deze vergoeding is overigens belast. Indien een computer tijdens het kalenderjaar wordt verstrekt geldt in het eerste en vierde kalenderjaar een vergoeding naar evenredigheid van het aantal kalendermaanden waarin de computer beschikbaar is gesteld.

In artikel 20 is geregeld dat de internetaansluiting binnen de belastingvrije mogelijkheden voor rekening van de gemeente komt. Daarbij is uitgegaan van een meer dan bijkomstig zakelijk gebruik, maar minder dan geheel of nagenoeg geheel zakelijk gebruik van de computer. Bij vergoeding of verstrekking van een internetaansluiting via ISDN, ADSL of kabel komt op basis van fiscale regels een bedrag van € 19,59 (2003) voor rekening van de wethouder. Alleen het bedrag daarboven kan onbelast worden vergoed. Voor wethouders die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikel 22 Mobiele telefoon

Als onderdeel van de bedrijfsvoering kan de wethouder voor overwegend zakelijk gebruik (90% of meer) belastingvrij een mobiele telefoon als 2e telefoon om niet ter beschikking worden gesteld. De abonnementskosten en de (zakelijke) gesprekskosten komen dan voor rekening van de gemeente. De nadere voorwaarden zijn geregeld in de bruikleenovereenkomst die de wethouder met de gemeente sluit. Het model van die overeenkomst is door het college vastgesteld.

In de toelichting op artikel 12 is al ingegaan op de korting op de vaste kostenvergoeding bij beschikbaarstelling van een mobiele telefoon.

Artikel 23 Spaarloonregeling/levensloopregeling

Een wethouder is een werknemer en kan dientengevolge gebruik maken van de spaarloonregeling dan wel de levensloopregeling. wanneer de wethouder gebruik maakt van de gemeentelijke levensloopregeling is het niet toegestaan een levensloopbijdrage ten laste van de gemeente te verstrekken. De opbouw van de levensloopvoorziening mag uitsluitend ten laste van de wethouderswedde plaatsvinden. Aangezien wethouders geen verlof kennen, is het slechts mogelijk dat de opgebouwde voorziening bij de beëindiging van het wethouderschap wordt meegenomen naar een volgende werkgever of dat uitbetaling ineens plaatsvindt.

Hoofstuk IV Vergoedingen commissieleden

Artikel 25 Vergoeding voor het bijwonen van commissievergaderingen

In dit artikel is het presentiegeld voor leden van gemeentelijke commissies geregeld. Deze bepaling geldt niet voor raadsleden en wethouders die in de commissie zitten. Hun vergoeding is immers al geregeld in de rechtspositiebesluiten en elders in deze verordening. Uitgezonderd zijn verder onder meer ambtenaren en bestuurders die in die hoedanigheid in de commissie zitting hebben. Uitgezonderd zijn ten slotte vertegenwoordigers van belangengroepen e.d. tenzij hun lidmaatschap tevens in belangrijke mate het gemeentelijk belang dient. De hoogte van het presentiegeld wordt bij gemeentelijke verordening bepaald. Wel is in het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden het maximale bedrag aangegeven. Het bedrag van het presentiegeld is geïndexeerd. Het wordt jaarlijks per 1 januari herzien aan de hand van het indexcijfer CAO lonen overheid voor volwassenen, inclusief bijzondere beloningen. Hiervoor is in de gemeente geen nadere besluitvorming nodig, omdat het bedrag van het presentiegeld is gekoppeld aan het maximumbedrag dat de minister van BZK jaarlijks bijstelt. Het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden biedt de mogelijkheid om in de gemeentelijke verordening te regelen dat in bepaalde gevallen een hoger bedrag aan presentiegeld wordt toegekend dan het eerder genoemde maximumbedrag. Hiervoor is een regeling getroffen in het vierde lid.

Artikel 26 Lijst van commissies

Omdat het college zelf ook commissies in kan stellen en het voor de hand ligt de leden daarvan volgens dezelfde regels voor hun werkzaamheden hun onkosten te vergoeden, stellen wij voor dat u ons de bevoegdheid mandateert om gehoord de commissie Bestuur de lijst met commissies aan te passen indien een nieuwe commissie wordt ingesteld of een bestaande commissie juist wordt opgeheven. Dat laat uiteraard onverlet dat u als raad ook zelf de lijst kunt wijzigen als u een commissie instelt dan wel opheft.

Hoofdstuk V Vergoedingen aan de fracties

Artikel 27 Doel van de fractievergoeding

Op grond van de gemeentewet artikel 33 is geregeld dat gemeenten met betrekking tot de fractieondersteuning een verordening vaststellen. De verordening geldelijke voorzieningen fracties bevat regels ten aanzien van de besteding en verantwoording van de fractievergoeding.

Uitgangspunten voor de verordening zijn:

• 1.

  Deregulering van de besteding van de fractievergoeding, binnen het in de verordening genoemde kader. De fractievergoeding dient te worden aangewend ten behoeve van het functioneren van de fractie als geheel.

• 2.

  Openbare, snelle en zo transparant mogelijke verantwoording van de uitgaven, uitgaande van de eigen verantwoordelijkheid van de fracties.

• 3.

  Een eenvoudige verantwoordingsmethodiek, met helder inzicht in de uitgaven de fracties.

Er is met deze uitgangspunten niet gekozen voor vergaande en gedetailleerde regelgeving maar voor openbare, transparante en publieke verantwoording van de uitgaven van de gemeenteraad te Haarlem.

Artikel 28 Toegestane bestedingen

In deze toelichting wordt aangegeven waar het fractiebudget niet voor bestemd is. De rechtmatigheid van fractie-uitgaven is te allen tijde ter beoordeling aan de gemeenteraad.

Richtlijnen voor uitgaven waarvoor het fractiebudget niet bestemd is:

• -

  Uitgaven in strijd met landelijke en gemeentelijke wet- en regelgeving;

• -

  Giften;

• -

  Bijdragen aan politieke partijen;

• -

  Bijdragen aan campagnes (bij verkiezingen/referenda);

• -

  Uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge de verordening Rechtspositie raads- en commissieleden toekomen;

• -

  Betalingen aan bedrijven waarover raadsleden of commissieleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben;

• -

  Kosten voor kantoorruimte buiten het gemeentehuis;

• -

  Uitgaven die bij de gemeente Haarlem kunnen worden gedeclareerd of door de gemeente worden betaald en dus niet uit de fractievergoeding dienen te worden betaald.

Artikel 29 Hoogte en uitbetaling fractievergoeding

De fracties ontvangen de jaarlijks fractievergoeding in één voorschot (januari). Afrekening, dat wil zeggen verrekening van het verschil tussen de door gemeenteraad vastgestelde vergoeding en het ontvangen voorschot in enig kalenderjaar, vindt pas in het erop volgende kalenderjaar (op zijn vroegst in april) plaats. De gemeenteraad stelt immers vóór 1 april pas de hoogte van de fractievergoeding van het voorafgaande jaar vast. De fracties hebben op dat moment reeds de beschikking over het nieuwe voorschot (uitgekeerd in januari), zodat de noodzaak voor het aanhouden van reserves ontbreekt. Tevens wordt de definitieve fractievergoeding, zoals door de gemeenteraad vastgesteld, uitsluitend gebaseerd op uitgaven met bewijsstukken. Het bedrag van het ontvangen voorschot dat niet is uitgegeven óf niet met bewijsstukken is verantwoord, wordt vervolgens teruggevorderd.

De in lid 1 genoemde bedragen zijn de bedragen zoals deze gelden per 1 januari 2018 exclusief de nog te verwachten (rijks)indexeringen vanaf die datum.

Artikel 31 Uitgaven doen

Onder lid 2 van artikel 31 wordt gemeld dat elke uitgave ten laste van de fractievergoeding wordt verantwoord via de module Fractieverantwoording. De verantwoording van uitgaven vindt uitsluitend plaats met gebruikmaking van de module Fractieverantwoording. Hiervoor is het noodzakelijk dat er een bon of factuur van de uitgave beschikbaar is. Dit bewijsmiddel dient in de module te worden geüpload. Uitgaven waarvan de bewijsmiddelen niet via de module zijn aangemeld, maken geen deel uit van de verantwoording in het jaarverslag van de fractie en worden, na vaststelling van de verantwoording door de raad, teruggevorderd.

Bij iedere uitgave moet een bon of factuur gevraagd worden, die na de transactie zo spoedig mogelijk geadministreerd wordt via de module. Via de tablet of desktop wordt door de fractie:

• -

  Een melding van een uitgave gemaakt, voorzien van de relevante gegevens (uitgave type (personeelskosten, bureaukosten, etentjes, lief & leed, reis & verblijf, cursus/congres/ teambuilding, overig), datum en onderbouwing van de uitgave),

• -

  Een duidelijk leesbare foto of afbeelding van de bon/factuur gemaakt, via de ingebouwde optie in de module,

• -

  De oorspronkelijke bon bewaard voor de eigen administratie,

• -

  Het invoeren van de uitgave in de module bevestigd.

De module biedt de mogelijkheid om een overzicht van alle tot dan toe gedane uitgaven te genereren.

Ten aanzien van het verantwoorden van de personeelskosten voor fractiemedewerkers, volgt een specifieke instructie, afhankelijk van het type arbeidscontract of inhuur. Bij een fractiemedewerker in dienst van de fractie zou volstaan kunnen worden met het aan het einde van het jaar éénmalig uploaden van het (geanonimiseerde) arbeidscontract. Dit ter vervanging van de verantwoording van de maandelijkse betalingen, waarbij de NAW gegevens niet zichtbaar mogen zijn. In het geval er wordt ingehuurd via bijvoorbeeld een uitzendbureau of ZZP-constructie, kunnen de facturen worden geüpload.

Uitgaven dienen binnen het kwartaal waarin de uitgave is gedaan door de fractie te worden verantwoord. Teneinde te voldoen aan snelle en openbare verantwoording, worden alle door de fracties verantwoorde uitgaven per kwartaal gepubliceerd op de website van de gemeente Haarlem. Op het moment dat transacties worden gepubliceerd, kunnen derden bon en beschrijving inzien.

Aan het einde van het kalenderjaar wordt met behulp van de module door de fractie de stand op gemaakt. De module genereert een jaarverslag van alle uitgaven die zijn ingevoerd, toebedeeld naar de uitgavetypen. Het digitale jaarverslag wordt vervolgens aan de gemeenteraad ter vaststelling voorgelegd. De autorisatie (wie van de fractie kan uploaden, verantwoorden en publiceren) kan per fractie zelf worden ingesteld met een maximum van twee personen.

Artikel 32 Verantwoording en afrekening

Artikel 32 lid 2

Bij de verantwoording wordt het kasstelsel gehanteerd. Dat wil zeggen, dat het jaarverslag uitsluitend betrekking heeft op alle baten en lasten in het betreffende kalenderjaar. De betaal- of boekingsdatum is hiervoor leidend.

Artikel 32 lid 5

Zie Artikel 29 van de Toelichting.

Artikel 32 lid 6

Op basis van de jaarverslagen van de fracties, legt de raadsgriffie een raadsvoorstel voor met per fractie één beslispunt: om de voorgestelde uitgaven goed te keuren en het betreffende jaarverslag vast te stellen. Het besluit kan worden geamendeerd, als er door een meerderheid van de gemeenteraad wordt geoordeeld dat een uitgave niet conform de verordening te verantwoorden is. Met het nemen van een -al dan niet geamendeerd- besluit per fractie, is de fractievergoeding definitief toegekend. Na vaststelling door de gemeenteraad, vindt door de raadsgriffie de verrekening plaats met de toegekende voorschotten over het betreffende jaar.

Artikel 33 Fractiesplitsing en fractiesamenvoeging

Uitgangspunt bij zowel fractiesplitsing als fractiesamenvoeging is dat dit uitsluitend budgetneutraal voor de Gemeente Haarlem kan geschieden. Met andere woorden, er zal in deze gevallen een herrekening plaatsvinden naar aantal betrokken zetels en het moment in het jaar waarop splitsing dan wel samenvoeging van kracht is. Deze herrekening blijft gedurende de gehele raadsperiode van kracht. Het is dus niet zo, dat bijvoorbeeld bij fractiesplitsing, zowel de oude als nieuw gevormde fractie beiden aanspraak kunnen maken op het volledige vaste bedrag waar elke fractie recht op heeft. Dit om fractiesplitsing om bijvoorbeeld financiële redenen te ontmoedigen.

Er is voor gekozen om de fracties zoals die ontstaan na de verkiezingen als uitgangspunt te nemen voor de verdeling van de fractievergoedingen. Als raadsleden uit een fractie stappen en een nieuwe fractie vormen heeft dat geen gevolgen voor de basisvergoeding van de bestaande fracties zoals genoemd in artikel 31 vierde lid en artikel 29 eerste lid sub a. De bestaande fracties houden hun basisvergoeding; alleen de vergoeding per fractielid wijzigt ten gevolge van het verminderen van het aantal leden van de fractie.

Het lid dat, of de leden die een nieuwe fractie vorm(t)(en) krijgt alleen een vergoeding op basis van artikel 31 vierde lid en 29 eerste lid onder b (de vergoeding per lid). De nieuw gevormde fractie heeft geen recht op de vaste vergoeding.

Artikel 35 Hardheidsclausule

Met de verordening en bijbehorende toelichting is geprobeerd eenduidige en heldere regels voor de besteding en verantwoording van de fractievergoeding op te stellen. Er kunnen zich situaties voordoen waarin de verordeningen niet of niet volledig voorziet. Tevens kunnen er interpretatieverschillen over de regelgeving optreden. In alle gevallen is besluitvorming hierover aan de gemeenteraad. Een dergelijk besluit wordt voorbereid door het presidium.

LIJST VAN COMMISSIES BEHORENDE BIJ DE VERORDENING GELDELIJKE VOORZIENINGEN RAADSLEDEN, WETHOUDERS, COMMISSIELEDEN EN FRACTIES

I. Beheerscommissies

vervallen

II. Adviescommissies

• 1.

  Adviescommissie voor Ruimtelijke Kwaliteit

• 2.

  Commissie duurzame sportvoorzieningen.

• 3.

  Klachtencommissie inspraak

• 4.

  Participatieraad

• 5.

  Commissie Cultuurstimuleringfonds

• 6.

  Klachtencommissie Ongewenste Omgangsvormen

• 7.

  Referendumcommissie

• 8.

  Adviescommissie(s) voor bezwaarschriften

• 9.

  9. Evaluatiecommissie op basis van artikel 17 van het Sociaal Statuut 2011 Gemeente Haarlem