Regeling vervallen per 25-01-2020

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Heemskerk houdende regels omtrent controleprotocol Controleprotocol 2015

Geldend van 06-02-2015 t/m 24-01-2020

Intitulé

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Heemskerk houdende regels omtrent controleprotocol Controleprotocol 2015

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

1.1 Inleiding

Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole is het aan de raad om een aantal zaken nader te regelen. Dit vindt op hoofdlijnen in dit Controleprotocol plaats. Object van controle is de Jaarrekening 2014 en de daaropvolgende jaren van de gemeente Heemskerk en daarmede tevens het financieel beheer, zoals uitgeoefend door of namens het college van de gemeente Heemskerk.

1.2 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de Jaarrekening 2014 en de daaropvolgende jaren van de gemeente Heemskerk.

1.3 Wettelijk kader

Artikel 213 Gemeentewet schrijft voor dat de raad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de raad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn (het zogenaamde normenkader).

De raad heeft een controleverordening ex art 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Heemskerk vastgesteld. Met dit meerjarig controleprotocol stelt de raad nadere aanwijzingen voor de accountant vast die specifiek van toepassing zijn met ingang van het controlejaar 2014. Meerjarig om te voorkomen dat jaarlijks een gelijkluidend protocol moet worden vastgesteld.

Het is niet mogelijk het te hanteren normenkader voor meerdere jaren vast te leggen, aangezien elk jaar de wet- en regelgeving wijzigt en in het normenkader deze wijzigingen moeten worden verwerkt. Het normenkader wordt derhalve jaarlijks apart aan de raad en de accountant aangeboden.

De raad hoeft dit normenkader niet expliciet vast te stellen, maar kan het kader ook bevestigen door het voor kennisgeving aan te nemen. Doel van het versturen is dat de raad zich bewust is van welke verordeningen wel en welke niet zijn meegenomen in de accountantscontrole, met andere woorden de raad heeft de mogelijkheid gehad het overzicht aan te vullen.

Hoofdstuk 2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Zoals in art 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een verklaring met een oordeel over:

  • -

    getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

  • -

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen);

  • -

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

  • -

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens Algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten);

  • -

    de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens Algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten), de regelgeving van de Nederlandse beroepsorganisatie voor accountants (NBA) en (richtinggevende) adviezen van de commissie voor het Besluit begroting en verantwoording (commissie BBV) alsmede bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”.

Hoofdstuk 3 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie.

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en (al dan niet) statische deelwaarnemingen en extrapolaties.

3.1 Goedkeuringstolerantie

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.

De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

In het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De raad mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring.

Voor het vaststellen van de goedkeuringstolerantie wordt uitgegaan van de landelijk aanvaarde normen zoals neergelegd in de BAPG; te weten:

Tabel

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement op grond van de BAPG.

3.2 Rapporteringstolerantie

De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie (BAPG). Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Hiermee wordt bereikt dat niet slechts de fouten en bevindingen worden gerapporteerd die direct gevolgen hebben voor de strekking van de accountantsverklaring, maar ook 'kleinere' fouten en onzekerheden. Overigens zal de accountant vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie de kleinere fouten c.a. vaak toch al wel onder de aandacht brengen en indien relevant op basis daarvan aanbevelingen doen, bijvoorbeeld ter verbetering van de bedrijfsvoering.

De rapportagetolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 80%, van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag zoals € 100.000. De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt.

De rapporteringstolerantie wordt door de raad vastgesteld, met inachtneming van bovengenoemde minimumeisen. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

Voor de rapporteringtolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid groter dan € 75.000 rapporteert, die hij in het kader van de uitvoering van de accountantscontrole signaleert.

Single Audit en Single Information (SiSA)

De doelstelling van SiSA is het verminderen van verantwoordings- en controlelasten voor gemeenten en provincies.

Via een aparte bijlage bij de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over een nader bepaald aantal specifieke uitkeringen. In het kader van de SiSA zijn door het ministerie van BZK de volgende rapporteringstoleranties voorgeschreven ten aanzien van de geconstateerde fouten bij deze specifieke uitkeringen:

Omvang specifieke uitkering

Rapporteringstolerantie

< € 125.000

€ 12.500

> € 125.000 en < € 1 miljoen

10% van de specifieke uitkering

> € 1 miljoen

€ 125.000

In zijn verslag van bevindingen neemt de accountant per specifieke uitkering fouten en onzekerheden op, boven deze financiële grenzen, voor zover die niet door de medeoverheid zijn of kunnen worden gecorrigeerd.

Hoofdstuk 4 Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria

Voor meer informatie over het begrip rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole bij gemeenten wordt verwezen naar onder meer de NBA en VNG (website) publicaties inzake rechtmatigheid en accountantscontrole. In het bijzonder is verder belangrijk de actuele ‘Kadernota rechtmatigheid’ van de commissie BBV.

In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen negen rechtmatigheidscriteria worden onderkend:

het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium, het begrotingscriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium en het voorwaardencriterium.

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria.

Ten behoeve van de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht aan de volgende rechtmatigheidscriteria moeten worden besteed:

  • 1.

    het begrotingscriterium;

  • 2.

    het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);

  • 3.

    het voorwaardencriterium.

De accountantscontrole is gericht op het door het college vastgestelde normenkader en het begrotingscriterium.

4.1 Het begrotingscriterium

Bij de rechtmatigheidcontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Bij het bepalen van de kaders die in acht moeten worden genomen voor de accountantscontrole worden de regels van de commissie BBV (Kadernota Rechtmatigheid) en BAPG aangehouden.

De accountant rapporteert in zijn rapport van bevindingen over het begrotingscriterium.

Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is, voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft, mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de raad zoals geregeld in de Gemeentewet. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de raad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen of respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad.

In de Financiële verordening is onder meer bepaald dat de raad met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma alsmede het overzicht algemene dekkingsmiddelen en de geraamde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves, autoriseert. Het college wordt dus op programmaniveau door de raad geautoriseerd.

Compensatie tussen programma’s onderling of dekking van een overschrijding via de algemene dekkingsmiddelen zal door de raad moeten worden goedgekeurd (budgetrecht).

In de jaarverslaglegging wordt gerapporteerd of en welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn aan de hand van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV.

Begin 2011 heeft de raad de volgende regels ten aanzien van begrotingsonderschrijdingen en begrotingsoverschrijdingen vastgesteld:

  • a.

    kostenonderschrijdingen per programma worden als rechtmatig beschouwd tenzij deze niet passen binnen het beleid,

  • b.

    aan (on)rechtmatige kostenoverschrijdingen die lager zijn dan € 50.000 per programma worden geen consequenties verbonden,

  • c.

    alle overige kostenonderschrijdingen en -overschrijdingen worden achteraf in de jaarrekening expliciet toegelicht.

De afwijkingen tussen de begroting en de werkelijke cijfers dienen te worden toegelicht en wel op een gestructureerde, overzichtelijk wijze met een redelijk abstractieniveau.

Begin 2012 heeft de raad vastgesteld dat een financiële afwijking in een programma als volgt wordt toegelicht:

  • a.

    over- en onderschrijdingen op zowel de lasten als de baten worden toegelicht;

  • b.

    wanneer de afwijking van een begrotingssaldo kleiner is dan € 25.000 en het aantoonbaar geen politiek-gevoelig onderwerp betreft, kan een toelichting achterwege blijven.

Wet- en regelgeving geven geen aanleiding om deze regels aan te laten passen en zijn hiermee herbevestigd.

4.2 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Net als bij de rijksoverheid, zullen ook gemeenten naar analogie van diezelfde rijksoverheid een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik moeten hebben. Voor de gemeente Heemskerk is dit beleid in hoofdlijnen vastgelegd in de Kadernota M&O-beleid.

Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert ten aanzien van een regeling, is er geen sprake van een verantwoord financieel beheer ten aanzien van die regeling. De accountant weet dan met zekerheid dat er een verhoogd risico ten aanzien van de rechtmatigheid bestaat en dat de met de betreffende regeling samenhangende posten in de jaarrekening niet voldoen aan de te stellen eisen. Op grond daarvan heeft de accountant een bedenking die veelal niet is te kwantificeren, maar die, afhankelijk van de relatieve omvang van de desbetreffende posten wel mede bepalend kan zijn voor de strekking van de af te geven verklaring.

Indien bij een toereikend M&O-beleid, dat in voldoende mate is uitgevoerd, toch een belangrijke (materiële) onzekerheid, inherent aan de regeling, blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven. De accountant dient te overwegen of hij in zijn verklaring, naar zijn oordeel, een toelichtende paragraaf opneemt waarin hij de gebruikers van de verantwoording nog eens nadrukkelijk op de bestaande onzekerheid wijst.

Indien de onzekerheid van materieel belang ten gevolge van de M&O-problematiek niet toereikend in de toelichting op de jaarrekening is uiteengezet, dan heeft de accountant een bedenking tegen de jaarrekening en is een goedkeurend getrouwheidsoordeel niet toegestaan.

4.3 Het voorwaardencriterium

Besteding en inning van gelden door de gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wet- en regelgeving (Algemeen verbindende voorschriften van de Europese Unie, formele wetten, Algemene maatregelen van bestuur, wetten in materiële zin als Ministeriële regelingen, raadsbesluiten, verordeningen, richtlijnen, protocollen en dergelijke met een wettelijke grondslag en jurisprudentie).

De gestelde voorwaarden hebben over het algemeen betrekking op:

  • de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project;

  • de heffing- en/of declaratiegrondslag;

  • normbedragen;

  • de bevoegdheden;

  • het voeren van een administratie;

  • het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken;

  • aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d.;

  • recht, hoogte en duur.

De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen vaak volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving. Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige informele beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast.

In de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV wordt het voorwaardencriterium toegelicht op de onderwerpen subsidieafrekeningen en specifieke uitkeringen alsmede investeringen en contracten die meerjarige gevolgen hebben.

Hoofdstuk 5 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing

Bij het bepalen van de kaders die in acht moeten worden genomen voor de accountantscontrole worden de regels van de commissie BBV gevolgd.

Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door hogere overheden, de raad of het college vastgestelde regels betreft. Verder kunnen interne regels wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar deze regels zijn op zich geen object van onderzoek. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.

Het nomenkader dat, in verband met wijzigingen in wet- en regelgeving jaarlijks moet worden geactualiseerd, wordt jaarlijks separaat aan de gemeenteraad aangeboden.

Het normenkader omvat de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente Heemskerk zelf en is gericht op:

5.1 Externe regelgeving

De naleving van relevante wettelijke kaders, zoals de accountant die algemeen hanteert bij de beoordeling van de jaarrekening op rechtmatigheid. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.

Voorbeelden van deze externe wetgeving zijn:

  • Algemene verbindende voorschriften van de EU, zoals de Europese Aanbestedingsrichtlijnen;

  • Wet- en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen inzake specifieke uitkeringen en subsidies vanuit de EU, het Rijk en andere subsidieverstrekkende instanties;

  • Fiscale en sociale wet- en regelgeving die door gemeenten moeten worden nageleefd;

  • Overige algemene wet- en regelgeving, zoals Awb (i.v.m. subsidiebepalingen) en Bezoldigingswetten en -besluiten;

  • Gemeentewet;

  • Wetgeving en regelgeving die inrichtingsvereisten voorschrijven (voorbeeld Bbv);

  • Specifieke wet- en regelgeving ten behoeve van de eigen taakuitvoering.

Deze kaders worden opgenomen in een “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole” in de kolom “Wetgeving extern”, welke jaarlijks aan de raad wordt aangeboden.

5.2 Interne regelgeving

De naleving van de volgende kaders:

  • de begroting;

  • financiële verordening ex artikel 212 Gw;

  • de controleverordening ex artikel 213 Gw; en

  • de overige kaders zoals opgenomen in een “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole” in de kolom “Regelgeving intern”, welke jaarlijks aan de raad wordt aangeboden.

De overige kaders betreffen alle gemeentelijke verordeningen en besluiten met een kaderstellend karakter die door de aad zijn vastgesteld, voor zover deze bepalingen bevatten over directe financiële beheershandelingen.

Collegebesluiten vallen niet (standaard) onder de rechtmatigheidtoets, want deze voorschriften betreffen de relatie college – ambtenaren (en dus niet de relatie raad – college) met uitzondering van financiële beheershandelingen die een nadere uitwerking vormen van externe regelgeving of door de raad vastgestelde verordeningen vermits daarin ook is aangegeven dat een dergelijk collegebesluit moet worden genomen.

Kaderstellende collegebesluiten (betrekking hebbend op financiële beheershandelingen) kunnen verplicht zijn gesteld door hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. Indien in deze regelgeving de verplichting tot het opstellen en nemen van een besluit is opgenomen, zal de accountant alleen onderzoeken of dit besluit ook daadwerkelijk door het college is vastgesteld. Indien ook eisen aan het collegebesluit zijn opgenomen wordt ook (alleen) gecontroleerd of het collegebesluit die bepalingen bevat.

Begin 2011 heeft uw raad besloten dat de accountant alleen de bepalingen inzake recht, hoogte en duur van de interne regelgeving met financiële beheershandelingen controleert.

Wet- en regelgeving geven geen aanleiding om deze regels aan te laten passen en zijn hiermee herbevestigd.

Het delegatiebesluit en het mandaatbesluit van de gemeente zijn ook belangrijke collegebesluiten voor het financieel beheer, maar worden alleen gebruikt bij de accountantscontrole gericht op getrouwheid.

5.3 Single information single audit (SiSA)

Ingaande 2007 is het principe van Single information single audit ingevoerd voor bijna alle specifieke uitkeringen van het rijk.

Voor SiSA verantwoordingen gelden veelal specifieke toetsingsvoorwaarden. Voor zover deze deel uitmaken van de gemeenterekening zijn ook de bepalingen zoals vermeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol van toepassing.

In de Circulaire SiSa van het Ministerie van BZK is nadere regelgeving verstrekt over de wijze van verantwoorden over specifieke uitkeringen.

Hoofdstuk 6 Rapportages accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

6.1 Interim-controle

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd in:

  • a.

    een managementletter, die aan het college wordt verstrekt en

  • b.

    een boardletter, die aan zowel de audit-commissie als de raad wordt verstrekt.

6.2 Verslag van bevindingen

Na het afsluiten van het boekjaar voert de accountant de jaarrekeningcontrole uit. De resultaten van deze controle legt de accountant vast in het verslag van bevindingen, overeenkomstig de Gemeentewet.

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt.

Dit verslag van bevindingen wordt aan de raad uitgebracht en in afschrift aan het college en wordt integraal aangeboden als onderdeel van de jaarverslaglegging.

6.3 Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie zoals genoemd in dit controleprotocol, overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

6.4 Controleverklaring

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen en wordt integraal aangeboden als onderdeel van de jaarverslaglegging.

Hoofdstuk 7 Communicatie en periodiek overleg

In de controleverordening is bepaald dat “ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller.”

In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportages kunnen de, in de volgende communicatiematrix weergegeven, contacten tussen de accountant, het bestuur en het management van toepassing zijn. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren.

Overlegvorm

Aantal per jaar

Toelichting

Auditcommissie

2 à 3

De raad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de auditcommissie zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht. Wellicht kan dit worden gecombineerd met het pre-audit gesprek dat ambtelijk wordt gevoerd. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijdse worden teruggekoppeld naar de auditcommissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het concept en definitief rapport van bevindingen) worden besproken in de auditcommissie.

Gemeentesecretaris/ controller

2 à 3

De gemeentesecretaris en/of de controller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten:

pre-audit gesprek;de bespreking van de (concept) managementletter (interim-controle);de bespreking van het (concept) rapport van bevindingen ( jaarrekeningcontrole).

Bureaus

PM

In het kader van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole kan nader overleg van toepassing zijn met de bureauhoofden en andere verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.

Portefeuillehouder financiën

3

Pre-auditgesprek, bespreking bevindingen interim-controle en de jaarrekeningcontrole bespreekt de accountant met de portefeuillehouder financiën. Naar behoefte kunnen er meer gesprekken gepland worden.

College, raad raadscommissie

PM

Op verzoek zal de accountant een toelichting geven in de vergaderingen van het college, de raad of een raadscommissie.

Hoofdstuk 8 Slotbepalingen

8.1 Intrekking

Het Controleprotocol 2008 wordt ingetrokken op de dag van inwerkintreding van het Controleprotocol 2015.

8.2 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op eerste dag na de datum van bekendmaking. Het controleprotocol is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2014 en de daaropvolgende jaren.

8.3 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Controleprotocol 2015

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente
Heemskerk in zijn openbare vergadering van
29 januari 2015
de raad voornoemd,
de griffier, de voorzitter,