Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Heemskerk houdende regels omtrent algemene subsidie Algemene subsidieverordening gemeente Heemskerk 2016

Ondertekening

Algemene en artikelsgewijze toelichting

In deze toelichting op de Heemskerkse Subsidieverordening 2016 worden eerst in algemene zin en vervolgens per artikel een aantal zaken en begrippen verduidelijkt. Daarbij wordt regelmatig verwezen naar de Algemene wet bestuursrecht (Awb), deze ligt ter grondslag aan deze subsidieverordening.

Algemene toelichting

Het subsidiebegrip

Om de subsidietitel uit de Awb op een juiste wijze toe te passen, is het van belang dat helder is wat er onder subsidie wordt verstaan. Subsidie is een materieel begrip en wordt omschreven in artikel 4:21, eerste lid Awb. Voldoet een geldverstrekking aan de daar genoemde voorwaarden, dan is het een subsidie, hoe ook genaamd.

Er is sprake van een subsidie als het gaat om geldverstrekkingen, die aan de volgende kenmerken voldoen:

• a.

  een aanspraak op financiële middelen;

• b.

  door bestuursorgaan verstrekt;

• c.

  met het oog op bepaalde activiteiten van aanvrager;

• d.

  anders dan als betaling voor het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

In de praktijk kan het voorkomen, dat er afwijkende termen worden gebruikt, zoals bijdrage, uitkering of vergoeding, terwijl het in feite een subsidie betreft. De gekozen benaming is voor de toepasselijkheid van de subsidietitel niet van belang, ze is gewoon van toepassing als aan de voorwaarden is voldaan.

• a.

  aanspraak op financiële middelen

Een subsidie is een aanspraak op geld. Dat kan zijn een gift, een geldlening onder zachte voorwaarden of een garantstelling.

Het leveren van goederen of diensten door de gemeente om niet of onder de kostprijs valt niet onder het subsidiebegrip van de Awb. Dit betekent, dat de zogenaamde ‘subsidies’ in natura (de niet-financiële verstrekkingen), zoals bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van gemeentelijke accommodaties voor sportbeoefening of het heffen van een toegangsprijs voor een gemeentelijk museum, die de kosten niet dekken, niet aan de begripsomschrijving voldoen en dus geen subsidie zijn.

• b.

  verstrekt door bestuursorgaan

Slechts wanneer de financiële middelen worden verstrekt door een bestuursorgaan in de zin van artikel 1:1 van de Awb kan er sprake zijn van een subsidie. Geld van particulieren, zoals fondsen, waarmee activiteiten van andere particulieren mogelijk worden gemaakt, vallen niet onder het subsidiebegrip. Uitzondering zijn de privaatrechtelijke partijen met een publieke taak

• c.

  met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager

Een subsidie wordt altijd verstrekt met een bepaald doel, voor bepaalde duidelijk omschreven activiteiten van de ontvanger. De bestedingsrichting van de middelen moet dus duidelijk zijn. De ontvanger krijgt geld voor een bepaald doel en mag dat geld dan ook alleen voor dat doel besteden. Is een financiële aanspraak niet gericht op het verrichten van bepaalde activiteiten, dan is er geen sprake van subsidie (bijv. sociale uitkeringen, schadevergoedingen).

• d.

  anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

Commerciële transacties vallen buiten het subsidiebegrip. Er is geen sprake van subsidie als de overheid een marktconforme vergoeding betaalt voor aangeschafte goederen of aan haar geleverde diensten. Onder betaling wordt verstaan het leveren van een tegenprestatie, die is afgestemd op de waarde van de verkregen goederen of diensten in het economische verkeer. Zo lijkt er in ieder geval sprake van een subsidie als de betaling minder dan de kostprijs bedraagt.

Daarbij moet wel worden bedacht dat subsidies die de werkelijke kosten van gesubsidieerde activiteiten geheel dekken ook regelmatig voorkomen (bijvoorbeeld de exploitatiesubsidies).

De beperking ‘aan het bestuursorgaan’ geleverde goederen of diensten is aangebracht omdat betalingen voor door de subsidieontvanger aan derden geleverde goederen en diensten wel een subsidie kan zijn. Denk bijvoorbeeld aan de door de regionale bureaus voor slachtofferzorg geleverde diensten en de vergoedingen voor rechtsbijstand aan rechtsbijstandverleners. De overheid heeft dan ook geen contractuele relatie met deze bureaus, maar een subsidierelatie.

Als een gemeente op grond van de publieke taak diensten aan derden levert en de gemeente schakelt hiervoor een bedrijf in, dan is de betaling voor de levering van deze diensten door dat bedrijf aan derden eveneens geen subsidie.

Subsidieverlening en commerciële transacties kunnen in de praktijk soms dicht tegen elkaar aan liggen. Voor de afgrenzing zijn de volgende factoren van belang:

• a.

  Anders dan bij levering van goederen en diensten, zijn bij subsidiëring veelal een of meer transacties tussen subsidieontvanger en derden, die (mede) uit de subsidie worden bekostigd. Als dergelijke transacties niet zijn aan te wijzen, is dat een belangrijke aanwijzing dat geen sprake is van een subsidie.

• b.

  Bij een commerciële transactie moet het door de overheid verstrekte bedrag niet alleen de kosten van de activiteiten dekken, zoal bij subsidie, maar ook een zekere winstmarge.

Gevolgen

Om diverse redenen is het relevant om helder te hebben of het al dan niet een subsidie betreft.

• 1.

  Zo zullen ondernemers over de door aan hen gedane betalingen voor geleverde diensten BTW verschuldigd zijn, terwijl zij over aan hen verstrekte subsidies in beginsel geen BTW hoeven af te dragen.

• 2.

  Mocht er zich een geschil voordoen, dan kan men in het geval van subsidieverstrekking naar de bestuursrechter stappen, terwijl men zich bij een opdracht moet wenden tot de civiele rechter.

• 3.

  Bij Beleidsgestuurde Contractfinanciering (BCF) wordt vaak gekozen voor een subsidie, waaraan een contract (uitvoeringsovereenkomst) verbonden is. Ook daar is het van belang dat het karakter van de grondslag van de verbintenis, namelijk de subsidierelatie, niet uit het oog wordt verloren.

• 4.

  Tenslotte kan een overheid te maken krijgen met aanbestedingsregels (bij een opdracht) of wellicht staatssteun (bij subsidie).

Uitgezonderde en aangewezen beleidsterreinen en onderwerpen

In het tweede tot en met het vierde lid van artikel 4:21 Awb wordt vervolgens aangegeven welke beleidsterreinen en onderwerpen zijn uitgezonderd van de subsidietitel van de Awb en welke juist worden aangewezen.

Uitgezonderd zijn:

• ●

  Fiscale faciliteiten

• ●

  Uitkeringen aan doelgroepen zoals uitkeringen of toeslagen op grond van Sociale zekerheidswetgeving, financiële tegemoetkomingen als studiefinanciering en huurtoeslag.

Aangewezen zijn:

• ●

  Bekostiging van het onderwijs en onderzoek.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Er is in de definities een onderscheid gemaakt tussen twee vormen van subsidie: de jaarlijkse subsidie en de eenmalige subsidie

De jaarlijkse subsidie wordt bij voorkeur voor meerdere jaren verleend en heeft veelal betrekking op voortdurende activiteiten van een instelling.

In deze verordening is bepaald dat deze voor een periode van ten hoogste vier jaren wordt verstrekt. Na het verstrijken van die periode kan uiteraard opnieuw worden besloten een jaarlijkse subsidie te verstrekken.

Als deze subsidie voor langer dan drie jaar aan een instelling wordt verstrekt voor de uitvoering van dezelfde activiteit(en), ontstaat er een subsidierelatie, zoals beschreven in artikel 4:51 van de Awb en dient bij weigering van de subsidie voor een nieuw tijdvak een redelijke termijn in acht te worden genomen. Na schriftelijke kennismaking bedraagt deze termijn 6 tot 12 maanden. Op deze manier hebben de organisaties genoeg tijd om te reageren en zich voor te bereiden.

Eenmalige subsidies zijn subsidies die voor een eenmalige activiteit of een activiteit, waarvoor het college slechts voor een van te voren bepaalde tijd van maximaal 4 jaar subsidie wil verlenen. Eenmalige subsidies hebben een looptijd, afhankelijk van de duur van het project en kunnen onder omstandigheden dus een looptijd hebben van langer dan een jaar. Deze subsidie kenmerkt zich door een begin- en einddatum.

De subsidies zijn in drie categorieën verdeeld, te weten:

• 1.

  subsidies tot 10.000 euro

• 2.

  subsidies van 10.000 tot 50.000 euro

• 3.

  subsidies vanaf 50.000 euro

De verschillen tussen deze categorieën worden gekenmerkt door de indieningsvereisten bij aanvraag tot verlening en vaststelling van de subsidie en de manier van verantwoording van de subsidie. Het doel hiervan is om uiteindelijk tijd en geld te besparen, voor zowel de aanvrager als de gemeente.

Belangrijke gedachte is dat er wordt uitgegaan van het vertrouwen in de aanvrager, dit komt met name tot uiting in de subsidies tot 10.000 euro. De ontvanger heeft de ruimte om de besteding van deze subsidie in principe vrij in te vullen binnen de doelen en activiteiten. Er hoeft achteraf geen verantwoording te worden afgelegd aan de gemeente. Wel behoudt de gemeente het recht om steekproefsgewijs controle uit te voeren. Het vertrouwen komt met name tot uiting in de meldingsplicht die is opgelegd aan de subsidieontvanger in artikel 14.

Artikel 2. Reikwijdte verordening

De indeling van de programmabegroting en ziet ar als volgt uit:

1 Programma Bestuurlijk domein

1.1 Bestuur, participatie en samenwerking

1.2 Dienstverlening

1.3 Economische zaken

1.4 Veiligheid, vergunnen en handhaven

2 Programma Sociaal domein

2.1 Welzijn en zorg nieuwe stijl

2.2 Vrijwillige inzet en mantelzorg

2.3 Sport, cultuur en recreatie

2.4 Individuele maatschappelijke ondersteuning

2.5 Gespecialiseerde jeugdhulp en passend onderwijs

2.6 Werk en inkomen

3 Programma Fysiek domein

3.1 Ruimte

3.2 Bereikbaarheid

3.3 Milieu en duurzaamheid

Artikel 3. Bevoegdheid college

Het college besluit ingevolge het eerste lid binnen de daarvoor door de raad vastgestelde kaders, zoals neergelegd in de gemeentebegroting, deze subsidieverordening en eventuele beleidsregels. Bepaald is dat het college daarbij de gemeentebegroting en subsidieplafonds in acht neemt. Dit betekent dat het college geen subsidies kan verlenen, die niet stroken met de door de raad vastgestelde algemene regels. Met ‘besluiten over het verstrekken van subsidies’ in plaats van ‘verlenen van subsidies’ wordt beoogd de bevoegdheid te besluiten over het gehele subsidieproces, dus ook het bevoorschotten, lager vaststellen, terugvorderen en dergelijke.

Door de veelheid en verscheidenheid van subsidiemogelijkheden is uiteraard niet te vermijden, dat op onderdelen nadere regels noodzakelijk zijn. Die verscheidenheid onderbrengen in de verordening komt de overzichtelijkheid niet ten goede. Gekozen is het college in lid 2 de bevoegdheid te geven om dit in nadere regels op te nemen.

In het derde lid is de bevoegdheid van het college geregeld om voorwaarden aan de subsidie te verbinden. In beginsel is in afdeling 4.2.4 Awb zeer uitvoerig en nauwgezet bepaald welke verplichtingen onder welke voorwaarden bij een subsidieverlening kunnen worden opgelegd en kunnen alle toegestane verplichtingen in beginsel bij subsidieverlening of subsidiewijziging worden opgelegd.

In lid 4 wordt het college de bevoegdheid gegeven om af te wijken van verplichtingen voortkomend uit deze verordening in geval van subsidies die samen met andere gemeenten of overheden worden verstrekt, bijvoorbeeld in het kader van regionale samenwerking of aan bovenlokale organisaties. Dit biedt de mogelijkheid om met andere gemeenten of overheden werkbare afspraken te maken omtrent het zgn. penvoerderschap en het van toepassing verklaren van de subsidieverordening van de penvoerende gemeente. Ook hiermee wordt een reductie van administratieve lasten beoogd, voor zowel de gemeente als de subsidieontvanger.

Artikel 4. Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

De raad stelt de begroting vast op hoofdlijnen (programma’s) en vervolgens stelt het college per programma of programmaonderdeel de subsidieplafonds vast.

Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt vóórdat de periode waarop het betrekking heeft ingaat. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbaar is. Maar vooral van belang is, dat subsidieaanvragen zonder nadere motivering worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond bereikt is. Indien het voor subsidie beschikbare bedrag enkel op de begroting vermeld staat en de gemeente deze bedragen niet als zijnde subsidieplafonds heeft gepubliceerd, kan de gemeente subsidieaanvragen niet ongemoti­veerd weigeren wegens het bereiken van het plafond.

In lid 3 is bepaald dat het college nadere regels kan opstellen omtrent de wijze van verdeling van de beschikbare middelen. Er zijn twee mogelijkheden:

• 1.

  De meest eenvoudige vorm is een verdeelmechanisme op volgorde van binnenkomst, “wie het eerst komt, het eerst maalt”, waarbij aanvragen in volgorde van ontvangst van de volledige aanvraag worden behandeld. Het college verdeelt het beschikbare bedrag in volgorde van ontvangst van de complete aanvragen. Wanneer de aanvrager krachtens artikel 4:5 van de Awb de gelegenheid heeft gehad de aanvraag aan te vullen, geldt als datum van ontvangst van de aanvraag de dag, waarop de aanvulling is ontvangen door de gemeente.

• 2.

   Een andere vorm is een tendersysteem, waarbij het beschikbare budget wordt verdeeld over de complete aanvragen door middel van een onderlinge vergelijking van de aanvragen en dat de beste aanvragen voor subsidie in aanmerking komen.

Van belang bij dit systeem is dat helder is voor de aanvrager op basis van welke criteria de aanvragen worden getoetst en in rangorde worden gezet. De criteria, waaraan een aanvraag wordt getoetst, zijn zoveel mogelijk eenduidig. Het college zal de criteria in nadere regels uitwerken. Deze criteria dienen bij het publiceren van de subsidieplafonds bekend te worden gemaakt, niet later.

Als de gemeentebegroting nog niet is vastgesteld en er formeel dus nog geen financiële ruimte door de raad beschikbaar is gesteld, wordt subsidie slechts verleend onder de voorwaarde dat de raad daarvoor geld beschikbaar zal stellen, het zogenoemde begrotingsvoorbehoud.

Artikel 5. Bij aanvraag in te dienen gegevens

Ingevolge artikel 4:29 Awb begint het subsidieproces met een aanvraag. Wat een aanvraag is en aan welke eisen deze moet voldoen staat in afdeling 4.1.1. van de Awb.

In het eerste lid is bepaald dat een aanvraag voor subsidie electronisch dient te worden gedaan via een aanvraagprocedure op de website van de gemeente. Door het gebruik van deze standaardprocedure, waaraan ook legitimatie via DigiD is gekoppeld, wordt in ieder geval de rechtszekerheid bevorderd. De electronisch ingediende aanvraag wordt direct geregistreerd in het gemeentelijk systeem voor documentatie en werkprocessen. Voor de aanvrager is meteen duidelijk welke documenten hij dient te overleggen. Het digitale aanvraagformulier bevat slechts die vragen, die strikt noodzakelijk zijn voor de behandeling van een aanvraag, dus zo eenvoudig mogelijk.

Het uitsluitend electronisch via de gemeente-site kunnen indienen van subsidieaanvragen betekent wel dat op andere wijze ingediende aanvragen, bijvoorbeeld per brief of email, door het college buiten behandeling kunnen worden gelaten.

In het tweede lid is bepaald welke gegevens de aanvrager dient te overleggen bij zijn subsidieaan­vraag. Zoals in lid 4 is bepaald is het college bevoegd om ook andere dan, of slechts enkele van, de in het tweede en derde lid genoemde gegevens te verlangen, indien die voor het nemen van een beslissing op de aanvraag noodzakelijk, respectievelijk voldoende, zijn.

In artikel 5, lid 2, sub d, wordt verwezen naar de systematiek van subsidieverlening en verrekening bij jaarlijks (per boekjaar) verstrekte subsidies conform artikel 4:72 Awb. Een dergelijke verplichting dient in de beschikking tot subsidieverlening te worden opgenomen. Inzage in de financiële reserve van een instelling is slechts aan de orde voor de beoordeling van een jaarlijkse subsidieaanvraag van een grote instelling met overeenkomstige subsidiebehoefte (subsidie vanaf 10.000 euro).

In artikel 5, lid 3, worden meer formele eisen gesteld aan instellingen, die voor de eerste maal subsidie aanvragen.

Artikel 6. Aanvraagtermijn

Hier worden de termijnen genoemd, waarbinnen aanvragen voor subsidie dienen te zijn ingediend bij het college. Echter, jaarlijkse subsidie tot 50.000 euro worden voor meerdere jaren toegekend. Subsidie tot 10.000 euro worden voor vier jaar en subsidies van 10.000 tot 50.000 euro voor twee jaar toegekend. Dit betekent dat het voor deze subsidies dus niet nodig is om jaarlijks een subsidieaanvraag in te dienen. Via tussentijdse rapportage kan de gemeente op de hoogte worden gesteld van de resultaten die zijn behaald.

Bij een eenmalige subsidie dient de aanvraag ruim van te voren maar uiterlijk acht weken voorafgaand aan de activiteit ingediend te worden.

Artikel 7. Beslistermijn

In dit artikel worden de termijnen gegeven, waarbinnen het college gehouden is te beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen op een aanvraag om subsidie.

Met de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen bestaat het risico dat bestuursorganen, die zich niet aan de door zichzelf gestelde termijnen houden, met een dwangsom kunnen worden geconfronteerd. Van belang is dus dat de aanvragen binnen de daarvoor gestelde termijn worden afgehandeld. Onder strikte voorwaarden kan de beslistermijn opgeschort worden.

Artikel 8. Weigeringgronden

Op grond van de Awb kan de subsidie geweigerd worden indien:

• ●

  door verstrekking van de subsidie het subsidieplafond wordt overschreden;

• ●

  de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden;

• ●

  de aanvrager niet zal voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;

• ●

  de aanvrager niet op een behoorlijke wijze rekening en verantwoording zal afleggen omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn.

• ●

  de aanvrager in het kader van de aanvraag onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van deze gegevens tot een onjuiste beschikking op de aanvraag zou hebben geleid; of

• ●

  de aanvrager failliet is verklaard of aan hem surseance van betaling is verleend of ten aanzien van hem de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard, dan wel een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend.

Naast deze wettelijke weigeringsgronden is bij lid 1, onder a, toegevoegd dat subsidieaanvragen in ieder geval worden geweigerd als deze tot strijdigheid leiden met Europese verdragen en richtlijnen, onder andere op het gebied van staatssteun en ‘markt en overheid’.

Voorts zijn in dit artikel nadere, op de gemeentelijke praktijk toegesneden, gronden opgenomen. Waarbij wordt aangetekend dat het rechtstreeks inroepen van deze gronden ter weigering van een subsidieaanvraag in bezwaar en beroep tot discussie kan leiden. Om deze discussie te voorkomen is het raadzaam om de subsidie te weigeren wegens de verwachting, dat de activiteiten onvoldoende gericht zijn op de beleidsdoelen.

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht dient bij het weigeren van subsidie op gronden genoemd in artikel 4:35 de subsidieontvanger eerst gehoord te worden. Bij de weigeringsgronden genoemd in deze verordening is horen van de subsidieontvanger niet verplicht maar het verdient aanbeveling om de subsidieontvanger toch te horen alvorens te weigeren. Dit kan ook telefonisch.

Artikel 9. Wet Bibob

Een bijzondere weigeringgrond is opgenomen in artikel 9, eerste lid. Het betreft het geval dat de aanvrager van een subsidie de toets van de Wet Bibob niet kan doorstaan. Deze regeling is noodzakelijk om de Wet Bibob te kunnen toepassen. De ingrijpende bevoegdheden van de Wet Bibob in de privacy van instellingen en personen vereist dat voor instellingen en personen voorzien is dat de gemeente eventueel van die bevoegdheid gebruik kan maken.

De Wet Bibob is bedoeld als aanvulling op bestaande instrumenten, die het college reeds ter beschikking heeft. Het college zal bij ieder beleidsdoel, dat het wil subsidiëren, zich de vraag moeten stellen of er enig risico is op het faciliteren van strafbare feiten en of die risico’s niet voldoende worden ondervangen met de bestaande toetsing van aanvragen. Het is niet mogelijk te bepalen dat de Wet Bibob generiek op alle subsidies wordt toegepast. Het college dient zelf een afweging te maken in welke situatie toepassing zinvol is. Voordat tot toepassing op een gemeentelijke subsidieregeling kan worden overgegaan, dient daarvoor toestemming te zijn verkregen van de minister van Justitie en minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 10. Verlening van de subsidie en uitvoeringsovereenkomst

In de subsidiebeschikking dient altijd expliciet te worden aangegeven voor welke activiteit of activiteiten de subsidie wordt verstrekt. In het eerste lid is de mogelijkheid opgenomen om daarbij te verwijzen naar de in de aanvraag opgenomen activiteiten, doch alleen als deze volledig en precies zoals omschreven in de aanvraag, voor subsidie in aanmerking komen.

Ingevolge het tweede lid geeft het college al in het besluit tot verlening van de subsidie aan op welke wijze de verantwoording van de ontvangen subsidies dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat degene, aan wie de subsidie is toegekend, van meet af aan duidelijk is aan welke voorwaarden en administratieve eisen hij dient te voldoen.

 In het derde lid is geregeld dat het college de subsidieontvanger verplichtingen kan opleggen. Bij veel, veelal kleinere subsidies zal het stellen van verplichtingen bij de toekenning niet noodzakelijk zijn. In die gevallen kan het college daarvan eenvoudig afzien. In gevallen, dat het college van oordeel is dat redelijkerwijs nadere verplichtingen dienen te worden gesteld, zal dit veelal op de subsidieontvanger en de door hem te ondernemen activiteiten toegesneden verplichtingen zijn. Deze verplichtingen zullen in een bij de beschikking verstrekte bijlage worden opgenomen.

De mogelijkheid om aan de subsidieverlening een uitvoeringsovereenkomst te verbinden, is in de Awb opgenomen. De uitvoeringsovereenkomst biedt de gemeente de mogelijkheid om de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten door de subsidieontvanger in rechte af te dwingen. Daarnaast biedt de uitvoeringsovereenkomst de mogelijkheid om nadere afspraken, bijvoorbeeld op het gebied van te realiseren prestaties en te bereiken resultaten, tussentijdse evaluatie, specifieke uitvoeringsvoorwaarden e.d. wederzijds vast te leggen. Weliswaar kunnen dergelijke zaken opgenomen worden in de subsidiebeschikking, al dan niet in een aparte bijlage. Maar met een uitvoeringsovereenkomst wordt het gezamenlijke c.q. wederzijdse karakter van dergelijke nadere afspraken benadrukt.

Een uitvoeringsovereenkomst moet geen doublure zijn van een beschikking. Essentiële elementen van de subsidieverhouding moeten in de beschikking staan, zoals een aanduiding van de activiteiten, eventuele verplichtingen, het subsidiebedrag of de berekeningswijze ervan. Denkbaar is dat deze elementen in de beschikking in meer algemene zin worden aangeduid en in de overeenkomst verder worden uitgewerkt.

Artikel 11. Termijn verlening subsidie

In dit artikel is bepaald dat subsidie voor een periode van ten hoogste vier jaren wordt verstrekt. De termijn is afhankelijk van de hoogte van het jaarlijkse subsidiebedrag:

• ●

  subsidie tot 10.000 euro voor vier jaar;

• ●

  subsidie van 10.000 tot 50.000 euro voor twee jaar;

• ●

  subsidie vanaf 50.000 euro jaarlijks.

In geval van meerjarige subsidies eindigt de termijn voor subsidieverlening altijd in het jaar na de gemeenteraadsverkiezingen. Dat betekent dat de subsidies, afhankelijk van wanneer deze aangevraagd en verleend worden, een minder lange looptijd dan 2 respectievelijk 4 jaar kunnen krijgen. De reden hiervoor is dat na de verkiezingen de nieuwe raad en het nieuwe college de ruimte moeten hebben om nieuwe beleidsdoelen en -prioriteiten te stellen. Om dat adequaat te kunnen vertalen naar de subsidieverlening, moet de gemeente niet vastzitten zitten aan langlopende subsidieverplichtingen. Dit laat overigens onverlet dat de gemeente is gehouden aan het bepaalde in artikel 4:51 van de Awb, hetgeen betekent dat bij weigering of substantiële verlaging van de subsidie voor een nieuw tijdvak een redelijke termijn in acht dient te worden genomen.

Artikel 12. Betaling en bevoorschotting

Voorschotten worden automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens het bevoorschottings-regime, zoals opgenomen in dit artikel is opgenomen. De wijze van bevoorschotten wordt opgenomen in de verleningsbeschikking. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvra(a)g(en) voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven te overleggen.

De subsidieontvanger is volgens artikel 14 verplicht te melden indien er omstandigheden zijn die van invloed zijn op de hoogte van het verleende bedrag. Er kan vervolgens, indien nodig, door een wijziging van de verleningsbeschikking het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten aangepast worden.

Artikel 13. Tussentijdse rapportage 

In het kader van het terugdringen van de administratieve lasten is ervoor gekozen aan verstrekte subsidies, hoger dan 10.000 euro, de mogelijkheid te verbinden om jaarlijks een tussentijdse verantwoording te vragen in de vorm van een voortgangsrapportage. Het college moet vooraf bepalen welke vereisten worden gesteld aan de tussentijdse, inhoudelijke en financiële verantwoording. Het ligt voor de hand dat dit regime in ieder geval lichter is dan het regime wat is opgesteld voor de eindverantwoording.

Artikel 14. Meldingsplicht

De meldingsplicht is bedoeld als tegenhanger van het geven van meer vertrouwen in de vorm van onder andere: het niet standaard verantwoording afleggen bij subsidies tot 10.000 euro, het vragen van minder tussenrapportages en automatische bevoorschotting.

De subsidieontvanger is verplicht tijdig (zonder nodeloos tijdsverloop) te melden bij de gemeente als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten.

Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 Awb alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het hele subsidiebedrag, kan in zo'n geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening.

Artikel 15. Overige verplichtingen van de subsidieontvanger

In artikel 15 zijn de overige verplichtingen van de ontvanger van de subsidie opgenomen, als ook de plicht belangrijke wijzigingen te melden aan het college.

Verantwoording en vaststelling van de subsidie (artikel 16, 17 en 18)

In het kader van de administratieve lastenverlichting is gekozen voor een vereenvoudigd systeem van vaststelling van subsidies. Hierbij dient als uitgangspunt dat de verantwoordingslasten in verhouding moeten zijn met de hoogte van het subsidiebedrag.

De verantwoording- en vaststellingssystematiek ziet er in grote lijnen als volgt uit:

• ●

  eenmalige subsidies tot € 10.000: vaststelling gelijktijdig met subsidieverlening (dus in beginsel geen verantwoordingsplicht);

• ●

  eenmalige subsidies van € 10.000 en hoger: subsidievaststelling - op aanvraag - middels een inhoudelijk en financieel verslag;

• ●

  jaarlijkse subsidies tot 10.000 euro: jaarlijkse - ambtshalve - vaststelling (dus in beginsel geen verantwoordingsplicht);

• ●

  jaarlijkse subsidies van 10.000 tot 50.000 euro: jaarlijkse subsidievaststelling - op aanvraag - middels een inhoudelijke en financieel jaarverslag;

• ●

  jaarlijkse subsidies vanaf 50.000 euro: jaarlijkse subsidievaststelling - op aanvraag - middels een inhoudelijk en financieel jaarverslag, alsmede accountantsverklaring.

Artikel 16. Verantwoording en vaststelling jaarlijkse subsidies tot 10.000 euro en eenmalige subsidies

Kenmerkend voor jaarlijkse en eenmalige subsidies tot 10.000 euro is dat een vast bedrag (lump sum) wordt verstrekt en dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard verantwoording hoeft af te leggen aan de gemeente. De subsidieontvanger hoeft geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. De vaststelling wordt jaarlijks ambtshalve gedaan.

Er kunnen - steekproefsgewijze - controles plaatsvinden. Controle is onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie en risicoafweging van de subsidieverstrekker. Het opstellen van zogenaamde risicoprofielen kan hierbij als hulpmiddel dienen. Controle kan in bijzondere gevallen, zoals fraude, leiden tot terugvordering.

In de subsidiebeschikking wordt altijd een datum opgenomen wanneer de activiteit wordt geacht te zijn verricht of voltooid.

Artikel 17. Verantwoording subsidies vanaf 10.000 euro

In dit artikel is aangegeven op welke wijze de subsidieontvanger de aan hem verleende subsidie aan het college dient te verantwoorden. Ingevolge artikel 10, tweede lid, wordt de wijze van verantwoording al bij het besluit tot verlening van de subsidie aan de ontvanger bekend gemaakt.

In het derde lid is geregeld dat (evenals de subsidieaanvraag; zie artikel 5, lid 1) ook de aanvraag tot vaststelling van de subsidie uitsluitend electronisch kan plaatsvinden via het daarvoor beschikbare webformulier op de gemeentelijke website.

Het vierde lid bepaalt dat de subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Dit dient te geschieden middels een inhoudelijk - en financieel verslag waaruit blijkt dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht. Naar aanleiding van het inhoudelijk en / of financieel verslag kunnen er steekproefsgewijze controles plaatsvinden. Deze controles kunnen uit het volgende bestaan:

• -

  een periodiek overleg met / enquête bij de subsidie onvangende instelling of vereniging waarbij expliciete vragen aan de orde komen en de antwoorden worden vastgelegd. Het gaat er hierbij om of de dienstverlening door de instelling naar tevredenheid van de deelnemers en overeenkomstig de afspraken in de beschikking / uitvoeringsovereenkomst verloopt / is verlopen;

• -

  Door een extern bureau controles te laten uitvoeren op zowel de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de kwaliteit van de dienstverlening door de subsidie ontvangende instelling of vereniging.

Ingevolge het vijfde lid kan het college bepalen dat het voor de verantwoording daarvan andere of minder stukken en bewijzen verlangt dan gebruikelijk en uit hoofde van de gewone bedrijfsvoering van de subsidieontvanger al worden opgesteld.

In het zesde lid is bepaald dat bij jaarlijkse subsidies vanaf 50.000 euro een strenger regime van verantwoording wordt toegepast. De aanvraag tot vaststelling van een subsidie vanaf 50.000 euro bevat tevens een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop en een accountantsverklaring. De accountantsverklaring dient een weergave te zijn van het onderzoek door de accountant naar de getrouwheid en rechtmatigheid van het financieel verslag of de jaarrekening en een uitleg van de uitslag van zijn onderzoek.

Met de subsidieontvanger worden vooraf goede afspraken gemaakt over de wijze van verantwoorden en over de aspecten, die in de controle worden betrokken. Zo kan bij de verlening van de subsidie worden bepaald, dat de opdracht aan de accountant tevens strekt tot een onderzoek naar de naleving van verplichtingen die aan de subsidie verbonden zijn en de doelmatigheid van de bestedingen. In dat geval worden bij de verlening van de subsidie aanwijzingen gegeven over de reikwijdte en de intensiteit van de controle. De accountant legt de uitslag van dit onderzoek vast in een schriftelijke verklaring.

In het zevende lid is geregeld dat het college kan afzien van de verplichte accountantscontrole voor zover het gaat om subsidies niet hoger dan € 150.000. Aan een accountantscontrole zijn voor de subsidieontvanger hoge kosten verbonden. Vanuit het oogpunt van lastenverlichting wordt hier dus ruimte gecreëerd om uiting te geven aan het streven dat de verantwoordingslasten in verhouding moeten staan tot de hoogte van het subsidiebedrag. Indien de subsidieontvanger al langere tijd blijk geeft van een gezonde financiële huishouding en adequate jaarlijkse verantwoording van haar activiteiten en subsidie, zulks naar oordeel van het college, kan het college besluiten de verplichte accountantscontrole achterwege te laten. Dit dient dan wel te geschieden op verzoek van de subsidieontvanger, gelijktijdig in te dienen bij de jaarlijkse subsidieaanvraag. Bij honorering van het verzoek dient het college het vrijstellingsbesluit op te nemen in de subsidiebeschikking.

Artikel 18. Vaststelling jaarlijkse subsidie vanaf 10.000 euro

In dit artikel is geregeld binnen welke termijn het college besluit ter zake van de vaststelling van de jaarlijkse en eenmalige subsidies vanaf 10.000 euro.

Artikel 19. Reserves en voorzieningen

Het is een gesubsidieerde organisatie die een subsidie boven de € 10.000,- ontvangt, toegestaan om reserves en voorzieningen te vormen.

algemene- of egalisatiereserve

Gesubsidieerde organisaties kunnen een algemene- of egalisatiereserve te vormen om schommelingen in de exploitatie op te kunnen vangen. Reservevorming is toegestaan tot een maximum van 20 % van de jaarlijkse lasten van het desbetreffende subsidiejaar. De reservering wordt besteed binnen de doelstellingen van de instelling en uitsluitend voor direct met de gesubsidieerde activiteiten samenhangende uitgaven. De reserve wordt gevormd uit voordelige exploitatieresultaten. Nadelige exploitatieresultaten worden ten laste gebracht van de reserve.

Voor de duidelijkheid: Het is dus niet zo dat jaarlijks 20 % gereserveerd mag worden en er dus een reserve van de optelsom van steeds opnieuw 20 % per jaar kan ontstaan. Bedoeld is dat in enig jaar het saldo van de reserve op 31 december nooit hoger mag zijn dan 20 % van de jaarlasten.

Het bedrag waarmee het maximum van de reserve wordt overschreden wordt in mindering gebracht op de vast te stellen subsidie van het jaar waarin de overschrijding is ontstaan.

bestemmingsreserves en voorzieningen

Bestemmingsreserves zijn specifieke reserves, waaraan vooraf een bestemming is gegeven. Bijvoorbeeld: ten behoeve van inventaris (vervanging); groot-onderhoud eigen accommodatie, nieuwe investeringen, jubileum etc. Bestemmingsreserves kunnen worden gevormd uit positieve exploitatiesaldi.

Voorzieningen worden gevormd met het oog op toekomstige verplichtingen of nog niet bestede, van derden verkregen, middelen waarop een specifieke betalingsverplichting rust of moet worden terugbetaald. De hoogte van de voorziening moet corresponderen met de toekomstige verplichting. Voorzieningen zijn gericht op het kunnen voldoen van vooraf duidelijk kwantificeerbare verplichtingen en kunnen louter worden aangewend voor het doel waarvoor zij zijn ingesteld. Voorzieningen worden gevormd via een dotatie uit de exploitatie en dienen o.a. tot gelijkmatige verdeling van de lasten.

Het vormen van voorzieningen is een normaal aspect van de bedrijfsvoering en dient daarom onderdeel uit te maken van de begroting en rekening van de organisatie. Voorbeelden van voorzieningen zijn: Niet reguliere personele verplichtingen die sterk fluctueren (ziektevervanging, wachtgeldverplichting, reorganisatiekosten e.d.); belastingverplichtingen, te verwachten schadeclaims van derden, etc.

planmatige onderbouwing en toestemming van het college

Aan de hoogte van bestemmingsreserves en voorzieningen is geen maximum is gesteld. Maar de hoogte van reserves moet wel in redelijke relatie staan tot het totaal aan lasten van de instelling en de voorzieningen moeten een duidelijke relatie hebben met de te verwachten risico’s en uitgaven. Indien een organisatie met subsidie bestemmingsreserves of voorzieningen vormt dan wel in stand houdt moet bij de subsidieaanvraag of de aanvraag subsidievaststelling (afhankelijk van het moment van vorming) een plan worden toegevoegd. In dat plan staat minimaal opgenomen:

• ●

  welke bestemmingsreserves/voorzieningen, met welke oogmerken zijn of worden gevormd;

• ●

  nadere onderbouwing en de gewenste maximale omvang per bestemmingsreserve/voorziening;

• ●

  de verwachte of gerealiseerde storting en/of onttrekking uit iedere bestemmingsreserve/voorziening.

Het college kan daarnaast aanvullende gegevens verlangen. De vorming en instandhouding van bestemmingsreserves en voorzieningen behoeft de toestemming van het college. In ieder geval dienen reserves en voorzieningen te allen tijde toegelicht te worden in de financiële jaarstukken.

Artikel 20

In artikel 4:41 Awb is bepaald dat de subsidie-ontvanger in een aantal in deze wet genoemde gevallen een vergoeding verschuldigd is aan de gemeente, indien de subsidie bij de ontvanger heeft geleid tot vermogensvorming. Het komt voor dat een gesubsidieerde organisatie mede dankzij subsidiegelden bijvoorbeeld een pand in eigendom verkrijgt. Wanneer dat pand dan enkele jaren later wordt vervreemd, kan dat leiden tot een vermogenstoename bij de organisatie. In sommige gevallen is het dan redelijk dat dit vermogensvoordeel geheel of gedeeltelijk ten goede komt aan de gemeente, die immers door het verlenen van de subsidie de organisatie in staat heeft gesteld het pand te verkrijgen. Vergelijkbare situaties kunnen zich voordoen als met behulp van subsidiegelden bijvoorbeeld kostbare apparatuur is aangeschaft.

Het is echter niet redelijk - en ook niet doenlijk - om iedere toevallige vermogenstoename bij een subsidieontvanger ‘af te romen’. Daarom is de vergoedingsplicht aan een aantal beperkingen gebonden.

De vergoedingsplicht ontstaat vanzelfsprekend slechts indien er een causaal verband bestaat tussen de subsidieverlening en de vermogensvorming. Er moet een vermogenstoename hebben plaatsgevonden, waarvan vaststaat dat deze niet zou hebben plaatsgevonden indien de subsidie niet zou zijn verleend. De voorzienbaarheid van de vermogenstoename is daarbij niet van belang; het gaat juist om een vermogenstoename die met de subsidieverlening niet werd beoogd.

Artikel 21. Hardheidsclausule

In de hardheidsclausule is aangegeven op welke onderdelen van de regeling deze clausule niet van toepassing is. De te treffen voorziening, die niet in de verordening is voorzien, dient altijd binnen de doelstellingen van de subsidie te passen. De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen. Zodra de toepassing van een hardheidsclausule voor bepaalde gevallen voldoende is uitgekristalliseerd en daardoor en bestendig karakter heeft gekregen, dient dit beleid in de Algemene subsidieverordening of in beleidsregels te worden neergelegd.

Artikel 22-25

Geen nadere toelichting.