Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heemskerk houdende regels omtrent budgethouders Budgethoudersregeling 2019

- De raad heeft op grond van de Gemeentewet het budgetrecht;

- Het college voert op grond van de Gemeentewet het budgetrecht uit;

- Het college mandateert de uitvoering van het budgetrecht aan de hoofdbudgethouder;

- De gelaagdheid in het budgethouderschap in de organisatie is als volgt:

• -

  de hoofdbudgethouder is de gemeentesecretaris. Hij is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen;

• -

  budgethouder. De domeinmanager is budgethouder. Hij is verantwoordelijk voor alle budgetten die vallen binnen zijn domein;

• -

  deelbudgethouder (teamleider), is verantwoordelijk voor alle budgetten die vallen binnen zijn team;

• -

  budgetbeheerder (medewerker); beheert een of meerdere budgetten namens de deelbudgethouder;

- De budgethouders, deelbudgethouders en budgetbeheerders worden vastgelegd in het financieel systeem (FMS.

1. De hoofdbudgethouder is aanspreekbaar door en verantwoording verschuldigd aan het college voor de besteding van de door het college gemandateerde budgetten alsmede de aangegane overeenkomsten met financiële verplichtingen.

2. De hoofdbudgethouder kan bij uitzondering van de bepalingen in deze regeling afwijken.

1. De budgethouder is aanspreekbaar door en verantwoording verschuldigd aan de hoofdbudgethouder voor de uitvoering van het vastgesteld beleid, voor de in dat kader overeengekomen prestaties en voor de aan hem toegewezen budgetten binnen zijn domein..

2. De budgethouder is bevoegd overeenkomsten met financiële verplichtingen aan te gaan met dien verstande dat voor het aangaan van overeenkomsten met financiële verplichtingen hoger dan € 250.000 vooraf toestemming van de hoofdbudgethouder is vereist. Indien een verplichting meerjarig is, dan geldt deze grens voor het meerjarige bedrag.

3. De in lid 2 genoemde toestemming wordt centraal geregistreerd.

1. De deelbudgethouder kan het beheer van aan hem toegewezen (delen van) budgetten laten uitvoeren door budgetbeheerders.

2. De deelbudgethouder is aanspreekbaar door en verantwoording verschuldigd aan de budgethouder voor de uitvoering van het vastgesteld beleid, voor de uitvoering van de in dat kader overeengekomen prestaties en voor de aan hem toegewezen budgetten.

3. De deelbudgethouder is bevoegd om binnen het daartoe geautoriseerde budget en gegeven mandaat overeenkomsten aan te gaan met dien verstande dat voor het aangaan van overeenkomsten met financiële verplichtingen hoger dan € 100.000 vooraf toestemming van de budgethouder is vereist. Indien de overeenkomst meerjarig is, dan geldt deze grens voor het meerjarige bedrag.

4. De in lid 2 genoemde toestemming wordt centraal geregistreerd.

1. Een budgetbeheerder is een door een deelbudgethouder aangewezen medewerker die onder verantwoordelijkheid van de deelbudgethouder taakonderdelen van een deelbudgethouder uitvoert.

2. Een budgetbeheerder is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten met financiële verplichtingen tot een bedrag van € 15.000

3. Voor bedragen hoger dan onder lid 2 genoemd is toestemming van de deelbudgethouder benodigd.

1. Alle in deze regeling opgenomen bepalingen voor het budgethouderschap zijn van overeenkomstige toepassing op de hoofd-, (deel)budgethouder(s), budgetbeheerders en bijzondere budgethouders alsmede op hun plaatsvervangers.

2. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer (deel)budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor een begrotingsonderdeel of project met bijbehorend budget.

3. Een (deel)budgethouder of budgetbeheerder mag de gemandateerde bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf of ten aanzien van hoger geplaatste functionarissen.

4. Per organisatieonderdeel en/of per (deel)budgethouder kunnen, voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels, aan de zelfstandige uitoefening van het (deel)budgethouderschap condities en beperkingen worden aangebracht door of onder goedkeuring van de hoofdbudgethouder.

5. Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder en/of (deel)budgethouders worden de verantwoordelijkheden en de gemandateerde (teken)bevoegdheden uitgeoefend door diens aangewezen plaatsvervanger. De plaatsvervanger van de deelbudgethouder dient te worden aangewezen door de budgethouder. Indien geen plaatsvervanger is aangewezen dan vindt vervanging plaats door het eerstvolgende hogere niveau.

6. Met het accepteren van het budgethouderschap door een (deel)budgethouder en budgetbeheerder nemen zij de verantwoordelijkheid op zich om al het mogelijke te doen om binnen het budget en afgesproken prestaties te blijven. Het is aan hun om aan te tonen dat hij deze verantwoordelijkheid heeft genomen.

1. Overeenkomsten mogen slechts worden aangegaan nadat de budgetverantwoordelijke (deel)budgethouder of budgetbeheerder heeft geconstateerd dat er ter zake een toereikend budget is

2. De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de overeenkomsten die door hem worden aangegaan, met inachtneming van te stellen eisen aan de administratieve organisatie/interne controle.

3. Bestedingen (alsook het aangaan van overeenkomsten) ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met akkoordbevinding van de aangewezen (deel)budgethouder.

4. De hoofdbudgethouder en (deel)budgethouders zorgen voor een bedrijfseconomische inzet van de ter beschikking gestelde middelen en leggen verantwoording af aan het naast hoger niveau omtrent de doelmatigheid van het gevoerde beheer. Zij spreken af onder welke voorwaarde, bandbreedte en omstandigheden zij rapporteren.

1. De (deel)budgethouders leggen, indien gewenst de op het taakveld, organisatieonderdeel en/of project betrekking hebbende verplichtingen vast conform de geldende richtlijnen voor de verplichtingenadministratie.

2. De (deel)budgethouders verstrekken organisatieonderdeel Planning, Control en Financiën alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie van de gemeente Heemskerk, de budget- en kredietbewaking, de tussentijdse rapportages (voor- en najaarsnota) en de (jaar)verslaglegging nodig zijn.