Richtlijnen voor taken voortvloeiende uit het contante geldverkeer

De taak bestaat uit het in ontvangst nemen van en het bewaren van de hem/haar toevertrouwde kasgelden.

De functionaris is gemachtigd tot het verrichten van betalingen en/of het ontvangen van gelden.

Alle ontvangsten en uitgaven dienen onder doorlopende nummering direct te worden geadministreerd.

Frequent moet de kas worden opgemaakt, waarvan de periodiciteit in de bijlage van deze verordening is aangegeven.

Indien de huidige richtlijnen en/of procedures niet meer voldoen, of indien er geldstromen buiten de huidige kassen en/of bankrekeningen ontstaan of opgeheven worden, dient de kashouder dit op te nemen met de afdeling Beleid & Advies van de dienst Organisatie en Ondersteuning.

Iedere kas is gebonden aan een maximum saldo limiet, waarvoor wordt verwezen naar de bijlage behorende bij deze richtlijn.

Door opname of afstorting op de rekening van de gemeente bij de bank of bij de afdeling Front-Office wordt het saldo binnen de gestelde limieten gehouden.

De in de kas aanwezige gelden moeten in ieder geval worden afgedragen, zodra het in de bijlage genoemde maximumbedrag dreigt te worden overschreden.

Eventueel wordt een voorschot verstrekt, waarvan de grootte is aangegeven in de bijlage behorende bij deze verordening.

De kas is uitsluitend bestemd voor het verrichten van uitgaven van ten hoogste € 250 per keer.

Uitbetalingen mogen alleen worden verricht tegen in ontvangstneming van een adequaat bewijsstuk en worden direct schriftelijk vastgelegd.

Binnen vijf werkdagen na afloop van iedere periode wordt een rekening en verantwoording van de in dat tijdvak gedane betalingen verzonden naar de unit Administratieve Dienstverlening van de dienst Organisatie en Ondersteuning.

De rekening en verantwoording bevat tenminste het bedrag en de aard van de uitgaven, alsmede de begrotingsposten waarop de uitgaven dienen te worden verantwoord.

Inning van de kasontvangsten geschiedt tegen afgifte van deugdelijke bewijzen.

Storting van de gelden op de bankrekening van de gemeente of bij de afdeling Front-Office geschiedt in ieder geval daags na afloop van de periode of na overschrijding van het maximale bedrag (voor zover redelijk is in verband met de veiligheid).

Binnen vijf werkdagen na afloop van iedere periode wordt een rekening en verantwoording van de in dat tijdvak ontvangen bedragen verzonden naar de unit Administratieve Dienstverlening van de dienst Organisatie en Ondersteuning.

De rekening en verantwoording bevat tenminste het bedrag en de aard van de inkomsten, alsmede de begrotingsposten waarop de inkomsten dienen te worden verantwoord.

Elke kashouder, die is belast met het innen van ontvangsten, mag een bedrag aan wisselgeld in kas houden, waarvan de grootte is aangegeven in de bijlage behorende bij deze richtlijn.

Deze richtlijnen treden in werking op 1 januari 2012

Deze richtlijnen treden in de plaats van de geactualiseerde richtlijnen voor het functioneren van kashouders vastgesteld op 26 mei 2009

Burgemeester en wethouders van Heerenveen,

de secretaris, de burgemeester,