Beleidsregel verwerking (inname, onderzoek en teruggave) brondocumenten

Artikel 1 Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  brondocumenten: documenten, zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht. Naast Nederlandse reisdocumenten, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid van de Paspoortwet, gaat het om Nederlandse identiteitskaarten, verblijfsdocumenten en rijbewijzen en om buitenlandse paspoorten en identiteitsbewijzen;

• b.

  documenten betreffende de burgerlijke staat: een door enig bevoegd gezag afgegeven document, houdende gegevens over de burgerlijke staat, zoals bedoeld in artikel 2.8 Wet basisregistratie personen;

• c.

  Wet BRP: Wet basisregistratie personen;

• d.

  BRP: de basisregistratie personen;

• e.

  ingezetene: de ingeschrevene, die zijn adres heeft in een gemeente in Nederland, en op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;

• f.

  college: het college van burgemeester en wethouders van Hellendoorn;

• g.

  legalisatiecirculaire: de ‘Circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen, alsmede de toepassing van DNA-onderzoek in een aantal gevallen waarin bewijsstukken ontbreken’, Staatscourant 2015, nr. 46341.

Artikel 2 Overleggen brondocumenten

• 1.

  In de volgende gevallen dienen brondocumenten te worden overgelegd:

  • a.

    indien een persoon zich wenst te (her)vestigen in Hellendoorn en daartoe conform artikel 2.38 Wet BRP dient te worden ingeschreven in de BRP. In ieder geval dient een geldig legitimatiebewijs (volgens artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht) te worden overgelegd. Daarnaast dienen te worden overgelegd de door of namens het college verzochte documenten die nodig zijn voor een juiste en volledige registratie in de BRP;

  • b.

    indien zich ten aanzien van een ingezetene, buiten Nederland, een wijziging heeft voorgedaan in zijn burgerlijke staat en/of nationaliteit. De ingezetene legt zo spoedig mogelijk brondocumenten over welke nodig zijn voor opname of wijziging van zijn gegevens in de BRP;

  • c.

    indien door of namens het college wordt verzocht om overlegging van brondocumenten, welke nodig worden geacht voor een juiste bijhouding van gegevens over de burgerlijke staat en/of nationaliteit van de ingezetene;

  • d.

    indien door of namens het college wordt verzocht om overlegging van brondocumenten, welke nodig worden geacht voor het aangaan van een huwelijk of geregistreerd partnerschap in de gemeente Hellendoorn.

• 2.

  De op grond van het eerste lid over te leggen buitenlandse brondocumenten dienen, daar waar dit wordt vereist op grond van de legalisatiecirculaire, te zijn gelegaliseerd.

• 3.

  De op grond van het eerste lid over te leggen brondocumenten dienen te zijn opgesteld in de Nederlandse, Duitse, Engelse of Franse taal. Wordt naast het brondocument een vertaling ervan in één van bedoelde talen overgelegd, dan dient ook de vertaling, daar waar dat wordt vereist op grond van de legalisatiecirculaire, te zijn gelegaliseerd.

• 4.

  Indien hierom door of namens het college wordt verzocht, dient een door een in Nederland beëdigde vertaler opgestelde Nederlandse vertaling van het brondocument te worden overgelegd.

Artikel 3 Onderzoek brondocumenten

• 1.

  Onderzoek van identiteitsvaststellende documenten vindt plaats bij overlegging hiervan. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van een paspoortscanner of andere controle-apparatuur. Is er twijfel over de echtheid van een document of bestaat het vermoeden dat degene die het document overlegt niet de rechtmatige houder ervan is (look-a-like), dan zal nader onderzoek worden uitgevoerd. Waar nodig zal tijdens het nader onderzoek een beroep worden gedaan op de expertise van derden. Worden geen onregelmatigheden geconstateerd dan wordt het document terstond teruggegeven aan betrokkene.

• 2.

  Wordt een buitenlands document betreffende de burgerlijke staat overgelegd, dan zal dit worden ingehouden en onderzocht. Betrokkene ontvangt hiervan een bewijs. Het document wordt gecontroleerd op vorm, echtheid en inhoud waarbij gebruik kan worden gemaakt van controle-apparatuur. Waar nodig zal tijdens het onderzoek een beroep worden gedaan op de expertise van derden. Indien er twijfel bestaat ten aanzien van de juistheid van de inhoud van het document kan een verificatieonderzoek worden opgestart. Worden geen onregelmatigheden geconstateerd dan wordt het document teruggegeven aan betrokkene.

Artikel 4 Aangifte bij ontdekking valse of vervalste documenten

Indien na onderzoek van een brondocument wordt geconstateerd dat mogelijk sprake is van een vals of vervalst document, dan wel van look-a-like fraude, zal hiervan door of namens het college aangifte worden gedaan bij de politie, waarbij het onderzochte document ter inbeslagname zal worden overhandigd.

Artikel 5 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag, volgend op die van haar bekendmaking.

Artikel 6 Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel verwerking (inname, onderzoek en teruggave) brondocumenten.

Burgemeester en Wethouders van Hellendoorn,

de secretaris, de burgemeester,