Algemene declaratieregeling

Artikel 1

Reis- en verblijfkosten

• 1.

  De medewerker, die in aanmerking wil komen voor vergoeding van door hem gemaakte reis- en verblijfkosten voor reizen in het belang van de dienst, dient deze kosten op een daarvoor bestemd declaratieformulier te vermelden en in te dienen bij zijn leidinggevende.

• 2.

  Bij het in eerste lid genoemde formulier dienen de originele rekeningen/bonnen te worden gevoegd met uitzondering van de declaraties die uitsluitend zien op het declareren van de gereden kilometers. Naast digitale verzending van het declaratieformulier moeten voornoemde betalingsbewijzen bij het uitgeprinte formulier worden gevoegd dat per post wordt ingezonden.

• 3.

  De declaratie moet uiterlijk binnen zes maanden, na de dag waarop de kosten zijn gemaakt, bij de leidinggevende zijn ingediend.

• 4.

  Als de declaratie op een later tijdstip als in het derde lid is vermeld wordt ingediend, vervalt het recht op vergoeding van de in dit artikel vermelde kosten.

Artikel 2

Studiekosten

• 1.

  De medewerker die in aanmerking komt voor vergoeding van door hem gemaakte kosten in verband met het volgen van een studie, dient deze kosten onderscheiden naar lesgelden, cursusmateriaal, reiskosten e.d., op het declaratieformulier te vermelden en in te dienen bij zijn leidinggevende.

• 2.

  Bij dit formulier dienen de originele rekeningen/bonnen en een kopie van het besluit, waarin de studiekostenvergoeding is toegekend, te worden gevoegd. Bij digitale verzending van het declaratieformulier moeten voornoemde stukken bij het uitgeprinte formulier worden gevoegd dat per post wordt ingezonden.

• 3.

  De medewerker die, vanwege de werkgever, verplicht is tot het volgen van een bijzondere vakopleiding, dient de in verband hiermee gemaakte kosten te declareren op de wijze zoals in het eerste en tweede lid van dit artikel vermeld.

• 4.

  Het gestelde in het derde en vierde lid van artikel 1, is eveneens van toepassing op de bepalingen als in dit artikel vermeld.

Artikel 3

Verhuiskosten

• 1.

  De aanvraag voor een tegemoetkoming in de verhuiskosten dient één maand voor de datum van verhuizing bij de leidinggevende te zijn ingediend.

• 2.

  De tegemoetkoming wordt slechts verleend indien de medewerker schriftelijk verklaard dat hij de vergoeding zal terugbetalen als aan hem, op zijn verzoek of ten gevolge van aan hem zelf te wijten feiten of omstandigheden binnen een periode van twee jaar na de verhuizing, ontslag wordt verleend.

• 3.

  De medewerker dient de uit de verhuizing voortvloeiende kosten, zoals genoemd in artikel 18:1:5, eerste lid, sub a, b en c, uiterlijk binnen een periode van zes maanden, na de dag waarop hij is verhuisd, bij zijn leidinggevende in te dienen, onder bijvoeging van originele betalingsbewijzen. Indien de declaratie voor de 22e van de maand bij de salarisadministratie is ontvangen, zal uitbetaling plaatsvinden bij de eerstvolgende salarisbetaling.

• 4.

  Als de declaratie op een later tijdstip, als in het derde lid is vermeld, wordt ingediend vervalt het recht op de in het derde lid genoemde vergoeding.

• 5.

  Desgewenst wordt het de medewerker toekomende bedrag voor alle andere direct uit de verhuizing voortvloeiende kosten, zoals bedoeld in artikel 18:1:5, eerste lid, sub c, van de CAR/UWO, zo spoedig mogelijk aan hem betaald.

• 6.

  Terugbetaling van de op grond van hetzelfde artikel ontvangen verhuiskostenvergoeding dient plaats te vinden, wanneer aan de medewerker op zijn verzoek of ten gevolge van aan hem te wijten feiten of omstandigheden binnen een periode van twee jaar na de verhuizing ontslag wordt verleend. Deze terugbetaling vindt plaats door verrekening met het netto-salaris.

• 7.

  Overgang zonder onderbreking naar één van de bij de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden deelnemende organisaties of onderdelen daarvan, wordt hierbij niet als ontslag in het kader van deze regeling beschouwd.

• 8.

  Onder onderdelen van de deelnemende organisaties als bedoeld in het zevende lid, worden in dit verband ook begrepen hun bedrijven of instellingen.

Artikel 4

Vergoeding van andere kosten

• 1.

  De medewerker die in aanmerking komt voor vergoeding van andere, niet in de vorige artikelen van deze regeling vermelde, kosten dient in alle gevallen bij het declareren hiervan uit te gaan van een uiterlijke declaratietermijn van zes maanden.

• 2.

  Bij het declareren van kosten op een later tijdstip dan binnen een periode van zes maanden, na de dag waarop de kosten zijn gemaakt, bestaat geen recht meer op vergoeding van deze kosten.

• 3.

  In het geval de vergoeding – op aanvraag – op een later tijdstip is toegekend, moet voor de termijn van zes maanden worden gelezen, binnen een periode van zes maanden na de dag waarop de vergoeding is toegekend.

Artikel 5

Kennelijk onbillijk

In individuele gevallen waarin deze regeling niet voorziet of de toepassing van deze regeling zou leiden tot een kennelijk onbillijke situatie voor een medewerker, kan door het bevoegd gezag afwijkend worden besloten.

Artikel 6

Overgangsrecht

• 1.

  De medewerker, waarvan het verzoek om vergoeding van de gemaakte kosten als bedoeld in deze regeling is geweigerd omdat hij niet binnen drie maanden nadat de kosten zijn ontstaan, zijn declaratie heeft ingediend, wordt in de gelegenheid gesteld, alsnog deze kosten te declareren.

• 2.

  Het gestelde in het eerste lid ziet op de kosten, die zijn gemaakt in de periode vanaf 1 januari 2013 tot en met een half jaar nadat deze regeling in werking is getreden.

Artikel 7

Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in per 1 juli 2013

• 2.

  Deze regeling is van toepassing voor de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht, de Gemeenschappelijke Drechtsteden, de Gemeenschappelijke regeling Publieke gezondheidszorg & Jeugd Regio Zuid-Holland Zuid en de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid.

• 3.

  Deze regeling kan worden aangehaald als Algemene declaratieregeling.

Aldus vastgesteld op 12 juli 2013

de secretaris, de burgemeester,

A.J.M. Martens J. Heijkoop