Archiefverordening gemeente Het Hogeland 2019

Geldend van 03-04-2019 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2019

Intitulé

Archiefverordening gemeente Het Hogeland 2019

De raad van de gemeente Het Hogeland,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 8 januari 2019;

gelet op de artikelen 30 eerste lid en 32 tweede lid van de Archiefwet 1995;

besluit vast te stellen de archiefverordening gemeente Het Hogeland 2019.

Hoofdstuk I Definities

Artikel 1 Definities

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;

  • b.

    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • c.

    archiefruimte: de overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;

  • d.

    beheerder: degene die verantwoordelijk is voor het beheer van de archiefbescheiden van een gemeentelijk orgaan, een door of namens een gemeentelijk orgaan ingesteld organisatieonderdeel, alsmede een door of namens een gemeentelijk orgaan ingestelde (bestuurs)commissie;

  • e.

    college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Het Hogeland;

  • f.

    raad: de gemeenteraad van de gemeente Het Hogeland;

  • g.

    wet: de Archiefwet 1995.

Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden

Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit

  • 1.

    Het college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

  • 2.

    Ingeval gemeentelijke taken worden ondergebracht bij of uitbesteed aan een samenwerkingsverband draagt het college er zorg voor dat het betreffende samenwerkingsverband het beheer van de archiefbescheiden conform de wet inricht.

Artikel 3 Kwaliteitssysteem

Het college stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast, waarbij op basis van gestelde normen de kwaliteit van dat beheer wordt geaudit of gecontroleerd.

Artikel 4 Middelen

Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 5 Personeel

Het college draagt zorg voor de aanstelling of aanwijzing van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 6 Beheervoorschriften

Het college draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden

Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder, alsook bepaalt het college welke specifieke verantwoordelijkheden en rollen in de organisatie nodig zijn om het beheer van de archiefbescheiden te reguleren en regisseren.

Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden

Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de gemeentesecretaris.

Artikel 9 Archiefbewaarplaats

Het college wijst een archiefbewaarplaats aan.

Hoofdstuk III Verslaglegging door de gemeentesecretaris aan het college

Artikel 10 Verslag van de gemeentesecretaris aan het college over het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden

De gemeentesecretaris brengt jaarlijks aan het college verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 11 Verantwoording van de gemeentesecretaris aan het college over het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden

De gemeentesecretaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.

Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college aan de raad

Artikel 12 Verslag van het college aan de raad over het beheer

Het college brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de gemeentesecretaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 10 en 11.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 13 Intrekking

De Archiefverordening van de gemeente Bedum 1996 (datum inwerkingtreding 20-10-1996), de Archiefverordening 2013 gemeente De Marne (datum inwerkingtreding 06-12-2013), de Archiefverordening van de gemeente Winsum 2011 (datum inwerkingtreding 26-10-2011) en de Archiefverordening van de gemeente Eemsmond (datum inwerkingtreding 29-06-2007) worden ingetrokken.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2019.

Artikel 15 Naamgeving

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Het Hogeland 2019.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van Het Hogeland op 30 januari 2019

De voorzitter, Henk Jan Bolding

De griffier, Pieter Norder