Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Heumen 2019

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Heumen 2019

Paragraaf 1. Ambtelijke bijstand

Artikel 1. Verzoek om informatie

• 1.

  Een raadslid wendt zich tot de griffie of, in het geval het verzoek betrekking heeft op een raadsvoorstel of raadsmededeling tot de betreffende ambtenaar, met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

• 2.

  Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 3.

  De griffier of de ambtenaar aan wie een verzoek als bedoeld in het eerste lid is gedaan, informeert het betreffende afdelingshoofd en de betreffende portefeuillehouder over het gedane verzoek, tenzij sprake is van verzoek om geheimhouding zoals bedoeld in artikel 5.

• 4.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 5.

  De bijstand, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

• 6.

  Een verzoek om informatie wordt uiterlijk binnen 30 dagen of zoveel sneller als mogelijk beantwoord.

Artikel 2. Verlenen van ambtelijke bijstand

• 1.

  Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • c.

    het verzoek een onredelijk groot beslag legt op ambtelijke uren.

• 2.

  De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3.

  Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

• 4.

  De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

• 5.

  Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 3. Weigering verzoek ambtelijke bijstand

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

• 1.

  Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris;

• 2.

  Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Artikel 5. Geheimhouding

Een raadslid kan aan de secretaris aangegeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

Paragraaf 2. Fractieondersteuning

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

• 1.

  De fracties die vertegenwoordigd zijn in de raad ontvangen jaarlijks van de raad een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie;

• 2.

  In een verkiezingsjaar heeft iedere fractie recht op de financiële bijdrage naar rato tot aan de verkiezing en na de verkiezing.

• 3.

  De hoogte van de te verlenen bijdrage is gemaximaliseerd tot jaarlijks € 660 per fractie plus € 130 per fractielid.

• 4.

  De in het tweede lid genoemde bedragen worden elk jaar geïndexeerd met de prijsindex die in de gemeentelijke begroting wordt toegepast.

Artikel 7. Activiteiten waarvoor de financiële bijdrage bedoeld is

• 1.

  Fracties besteden de financiële bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;

• 2.

  De financiële bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • e.

    opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

Artikel 8. Gevolgen splitsen fractie

• 1.

  Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6, tweede lid, genoemde bedrag voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

Artikel 9. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

• 1.

  Elke fractie dient bij de griffier de facturen in of het declaratieformulier met bijbehorende facturen/bonnen.

• 2.

  De griffier zorgt dat de ingeleverde facturen en/of declaraties tijdig betaald worden.

• 3.

  De griffier overlegt jaarlijks, in januari aan het presidium een jaaroverzicht van de uitgaven van de verschillende fracties over het voorgaande jaar.

• 4.

  Na de controle door het presidium wordt de uit betaalde financiële bijdrage per fractie opgenomen in de jaarrekening.

Paragraaf 3 Slotbepalingen

Artikel 10. Inwerkingtreding en intrekking

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2019.

Artikel 11. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Heumen 2019.

Toelichting bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Heumen 2011 (artikel 33 Gemeentewet)

Artikel 1.

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffie of behandelend ambtenaar. Uitdrukkelijk dient te worden vermeld dat dit artikel niet ziet op politieke vragen. De wijze waarop dergelijke vragen kunnen worden gesteld is geregeld in artikel 38 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Heumen 2011. Het begrip document wordt in artikel 1 wordt gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college en de Verordening op de raadscommissies.

Artikel 2.

Er is gekozen om geen limiet te stellen aan de omvang van de ambtelijke bijstand in uren per raadslid. In de Heumense praktijk wordt er spaarzaam gebruik gemaakt van ambtelijke bijstand.

In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 3.

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4.

Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5.

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 6.

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte hiervan is gemaximaliseerd, dat betekent dat alleen op basis van een factuur dan wel declaratie het opgegeven bedrag vergoed wordt tot het maximum. Het maximum bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd.

Artikel 7.

Voorwaard is dat de financiële bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Er is een aantal doelen waarvoor de financiële bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de gelden verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Hiervoor is een aparte post op de begroting opgenomen. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten.

Artikelen 8.

Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Dit artikel is zo geformuleerd dat het zowel kan dienen voor fracties die bij de verkiezingen blijken te verdwijnen dan wel na de verkiezingen opkomen, maar het kan ook dienen om de mutaties in aantal op te vangen van de zittende fracties.

Artikel 9.

Met het uitgangspunt dat betalingen alleen gedaan worden op basis van facturen dan wel declaraties achteraf wordt geborgd dat er geen oneigenlijke betalingen worden gedaan.

Mocht er verschil van mening zijn over het al dan niet uitbetalen tussen de griffier en de fractie dan wordt het geschil voorgelegd aan het presidium. De griffier maakt een jaarverslag van de verstrekte betalingen en verstrekt deze aan het presidium. De accountant de uitbetaalde financiële bijdrage meeneemt bij de jaarrekening.

Artikel 10.

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 11.

Dit artikel behoeft geen toelichting.