Archiefverordening Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2009

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a. de wet: de Archiefwet 1995;

b. waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1 onder b, van de wet, voor zover behorende onder het waterschap;

c. de archiefbewaarplaats: de door het Algemeen Bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

d. de streekarchivaris: de streekarchivaris, hoofd van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard te Woerden, is de overeenkomstig artikel 37 van de wet de door het algemeen bestuur benoemde waterschapsarchivaris;

e. de beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

f. beheerseenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archief- bescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

1. De beheerder verstrekt aan de streekarchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

2. De streekarchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

De beheerder doet aan de streekarchivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:

a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;

c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.