Regeling vervallen per 21-12-2010

Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2007

Geldend van 01-08-2007 t/m 20-12-2010

Intitulé

Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2007

Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2007

Artikel 1 : Begripsbepalingen

  • In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a. Hoogheemraadschap: Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier;

  • b. Archiefwet: de Archiefwet 1995;

  • c. Archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995;

  • d. Archiefverordening: de Archiefverordening Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2005;

  • e. Regeling archivering e-mail: de Regeling archivering e-mail Hollands Noorderkwartier 2003;

  • f. Elektronisch bestuurlijk verkeer: uitwisseling van formele e-mailberichten zoals bedoeld in afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • g. E-mailberichten: berichten die op elektronische wijze tussen computers worden uitgewisseld. De verzendinformatie en het (de) aan het bericht toegevoegde elektronische document(en) vormen integraal het elektronische postbericht;

  • h. Formele e-mailberichten: e-mailberichten waarvoor geldt dat deze:

    • •

      nodig zijn voor de bedrijfsvoering, of

    • •

      nodig zijn voor het afleggen van verantwoording en/of voor bewijs, of

    • •

      uit andere hoofde als archiefbescheiden in de zin van Archiefwet en derhalve als

    • •

      registratiewaardig kunnen worden aangemerkt.

  • i. E-formulier: een gestandaardiseerd formulier zoals vermeld op een website;

  • j. E-mailfaciliteiten: communicatiemogelijkheden door middel van daartoe aangewezen programmatuur via elektronische postbussen die aanwezig zijn binnen de technische infrastructuur van het hoogheemraadschap;

  • k. Disclaimer: een standaardclausule onder een e-mailbericht.

  • l. DigiD: De Digitale Identiteit voor burgers en bedrijven ter verificatie van identiteit en handtekening beheerd door GBO.Overheid.

Artikel 2 : Toestaan elektronisch bestuurlijk verkeer

In afwijking van artikel 4, eerste lid van de Regeling archivering e-mail kunnen de aangeboden e-mailfaciliteiten worden gebruikt voor het verzenden en ontvangen van formele e-mailberichten voor zover deze betrekking hebben op de indiening en afhandeling van elektronisch ingediende bezwaarschriften onder de voorwaarden vermeld in deze regeling.

Artikel 3 : Het ontvangen van e-mailberichten

  • 1. Een elektronisch ingediend bezwaarschrift wordt alleen geaccepteerd als het via de internetsite van het hoogheemraadschap (www.hhnk.nl) is ingediend middels het daarop geplaatste eformulier en het daartoe aangewezen e-mailadres.

  • 2. Elektronisch bezwaar maken kan alleen tegen de volgende besluiten:

    • a.

      een beslissing op een aanvraag van een keurontheffing;

    • b.

      een bestuursdwangbeschikking (uitgezonderd schouwaanschrijvingen);

    • c.

      een dwangsombeschikking;

    • d.

      een verkeersbesluit.

  • 3. Het in het eerste lid genoemde elektronisch ingediende e-formulier dient door de indiener te zijn geauthentificeerd middels DigiD.

  • 4. Zowel het e-mailbericht waarmee het e-formulier wordt ingediend als de e-mailberichten die gedurende de bezwaarprocedure worden ontvangen, worden gearchiveerd conform de regels in de Archiefverordening en de Regeling archivering e-mail, voorzover het formele emailberichten betreffen.

  • 5. De e-mailberichten van bezwaarmaker die door het hoogheemraadschap worden ontvangen gedurende de bezwaarprocedure kunnen worden geweigerd als de aanvaarding daarvan tot een onevenredige belasting voor het hoogheemraadschap zou leiden, dan wel als de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid van het bericht onvoldoende is gewaarborgd, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt.

  • 6. Op het moment dat de beslissing op het bezwaarschrift is verzonden aan bezwaarmaker eindigt de elektronische procedure. De e-mailberichten betrekking hebbende op de bezwaarprocedure die daarna binnenkomen worden niet meer geaccepteerd.

  • 7. In het geval een binnengekomen e-mailbericht op grond van een van de voorgaande leden niet wordt geaccepteerd, wordt de afzender daarvan onverwijld in kennis gesteld.

Artikel 4 : Het verzenden van e-mailberichten

  • 1. E-mailberichten die gedurende de bezwaarprocedure worden verstuurd, worden gearchiveerd conform de regels in de Archiefverordening en de Regeling archivering e-mail, voorzover het formele e-mailberichten betreffen.

  • 2. Correspondentie ten aanzien van een elektronisch ingediend bezwaarschrift wordt door het hoogheemraadschap zoveel mogelijk elektronisch gevoerd, tenzij bezwaarmaker op het eformulier heeft aangegeven de conventionele weg te willen volgen.

  • 3. In het geval met de verzonden e-mailberichten formele, tot de bezwaarprocedure behorende stukken worden meegezonden, worden deze voorzien van een gescande handtekening en verzonden in PDF-formaat.

Artikel 5 : Afwijkende disclaimer

  • 1. Alle e-mailberichten die in het kader van de behandeling van een elektronisch bezwaarschrift worden verzonden aan een adres dat buiten het hoogheemraadschap is gelegen, zijn voorzien van een disclaimer.

  • 2. De in het eerste lid genoemde disclaimer wijkt af van de disclaimer zoals bedoeld in artikel 4 van de Regeling archivering e-mail.

Artikel 6 : Inwerkingtreding en citeertitel

Deze regeling treedt in werking op 1 augustus 2007 en kan worden aangehaald als ‘Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer HHNK 2007’.

Algemene toelichting

Het doel van deze regeling is het vastleggen welk elektronisch bestuurlijk verkeer het hoogheemraadschap toestaat en onder welke voorwaarden.

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer in werking getreden (Staatsblad 2004, nr. 214). Deze wet strekt ertoe in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) regels op te nemen voor het elektronisch verkeer van en naar bestuursorganen. De regels zijn opgenomen in afdeling 2.3 van de Awb.

De wet dwingt bestuursorganen niet om van de elektronische weg gebruik te maken, maar biedt de randvoorwaarden waaraan een bestuursorgaan moet voldoen als het voor een bepaald onderwerp voor de elektronische weg kiest.

Tot op heden heeft het hoogheemraadschap het elektronisch bestuurlijk verkeer uitgesloten.

Op 18 april 2006 heeft de voorzitter van de Unie van Waterschappen namens alle waterschappen de verklaring ‘Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronisch overheid’ ondertekend. Daarmee hebben de waterschappen zich onder andere verplicht tot het aansluiten op bijvoorbeeld DigiD en de realisering van elektronische afhandeling van een aantal transacties bij de overheid. De bezwaarprocedure is een van deze transacties.

Om aan het streven van de Unie van Waterschappen vorm te geven, wordt bij het hoogheemraadschap een start gemaakt met het mogelijk maken van het elektronisch indienen van bezwaarschriften via de eigen internetsite.

Om het elektronisch indienen van bezwaarschriften in goede banen te leiden dienen enkele regels te worden vastgelegd. Deze regeling geeft aan wat wordt toegestaan en onder welke voorwaarden.

Het ontvangen en versturen van formele e-mailberichten wordt met deze regeling slechts beperkt toegestaan. In het geval in de toekomst de elektronische dienstverlening van het hoogheemraadschap wordt uitgebreid, dient deze regeling te worden aangepast of vervangen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 : Begripsbepalingen

  • Sub h: formele e-mailberichten.

  • Berichten zijn in de praktijk als formeel aan te merken wanneer deze deel uitmaken van een werkproces. Meer in het bijzonder is dat het geval wanneer:

  • a. het aannemelijk is dat het document nodig is voor het afleggen van verantwoording, namelijk wanneer het de neerslag betreft van:

    • •

      formele handelingen (beschikkingen etc.);

    • •

      bestuurlijke of ambtelijke standpuntbepaling;

    • •

      contracten, intentieverklaringen en andere overeenkomsten;

    • •

      stappen in wettelijk vastgestelde procedures;

    • •

      formele stukken van overlegorganen;

  • b. planningen, voortgangsrapportages etc. bewaring is voorgeschreven bij wet;

  • c. het ambtelijke correspondentie met derden betreft.

  • Wat zijn dan informele e-mailberichten? Alle berichten die niet als formeel dienen te worden aangemerkt. Meer in het bijzonder indien het bericht is te vergelijken met een telefoongesprek, waarin men iets vraagt of meedeelt, een zeer kortstondige betekenis hebben en na kennisname van de inhoud het belang vervalt en/of een privé-karakter heeft.

Artikel 2 : Toestaan elektronisch bestuurlijk verkeer

Dit artikel maakt voor formele e-mailberichten die worden verzonden met betrekking tot het elektronisch ingediende bezwaarschrift een uitzondering op artikel 4, eerste lid van de Regeling archivering e-mail, waarin wordt bepaald dat de door het hoogheemraadschap aangeboden emailfaciliteiten slechts zijn bedoeld voor berichten met een informeel karakter.

Deze regeling staat slechts beperkt elektronisch bestuurlijk verkeer toe. Vooralsnog mogen formele e-mailberichten alleen worden ontvangen en verzonden als deze betrekking hebben op de afhandeling van elektronisch ingediende bezwaarschriften. Voor overige e-mailberichten gelden de regels zoals die golden vóór deze regeling.

Artikel 3 : Het ontvangen van e-mailberichten

Artikel 3, eerste lid.

Het eerst lid van artikel 3 geeft aan dat elektronisch ingediende bezwaarschriften alleen worden geaccepteerd als die worden ingediend door middel van het e-formulier zoals dat op de website van het hoogheemraadschap is geplaatst.

Een elektronisch ingediend bezwaarschrift op een andere wijze dan door middel van het e-formulier wordt net als voorheen niet geaccepteerd door het hoogheemraadschap. Als voorbeeld kunnen worden genoemd een rechtstreeks e-mailbericht naar (een medewerker van) het hoogheemraadschap zonder het e-formulier, een sms-bericht, etcetera.

Artikel 3, tweede lid

Het elektronisch bezwaar maken wordt alleen toegestaan tegen een beperkt aantal besluiten.

Bezwaarschriften tegen bestuursdwangaanschrijvingen die in het kader van de schouwplicht worden verzonden zijn bijvoorbeeld uitgezonderd van de elektronische procedure.

Bezwaarschriften tegen andere besluiten dan in dit artikellid genoemd, zullen (nog steeds) via de conventionele weg moeten worden ingediend.

Artikel 3, derde lid

Artikel 2:16 van de Awb geeft aan dat aan het vereiste van ondertekening is voldaan door een elektronische handtekening, indien de methode die daarbij voor authenticatie is gebruikt voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en de inhoud van het elektronisch bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. DigiD wordt algemeen aanvaard als een voldoende betrouwbare authenticatie voor elektronische bezwaarschriften. Elektronisch ingediende bezwaarschriften die niet door de indiener zijn voorzien van DigiD worden niet geaccepteerd door het hoogheemraadschap.

Artikel 3, vierde lid

Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals vastgelegd in de Archiefwet en het Archiefbesluit dienen alle formele e-mailberichten die door het hoogheemraadschap worden ontvangen in het kader van de elektronische bezwaarprocedure te worden gearchiveerd conform de regels in de Archiefverordening en de Regeling archivering e-mail.

Artikel 3, vijfde lid

Artikel 2:15, tweede en derde lid van de Awb geeft aan op welke gronden een bestuursorgaan een elektronisch verzonden bericht kan weigeren.

Berichten die kunnen worden geweigerd zijn bijvoorbeeld e-mailberichten besmet met een virus, emailberichten met bijlagen die het netwerk teveel belasten, e-mailberichten met bijlagen die niet kunnen worden geopend met de bij het hoogheemraadschap in gebruik zijnde programmatuur, grote hoeveelheden e-mailberichten van dezelfde soort, etcetera.

Vooraf is moeilijk exact te bepalen wat wel en niet wordt geaccepteerd. Daarom zijn de regels hieromtrent uit de Awb integraal in deze regeling overgenomen. In de praktijk moet blijken wat wel en niet wordt geaccepteerd. De beoordeling hiervan ligt bij het hoogheemraadschap.

Artikel 3, zesde lid

Dit artikellid bepaalt dat de elektronische procedure eindigt op het moment dat de beslissing op het bezwaarschrift is verzonden aan bezwaarmaker. Formeel zou het zo zijn dat een e-mailbericht van bezwaarmaker in reactie op de gemailde beslissing op bezwaar als beroepschrift dient te worden doorgestuurd naar de bestuursrechter. Echter, het elektronisch bestuurlijk verkeer voor beroepszaken is nog niet ingevoerd. Dit zou daarom in de praktijk tot praktische en formele problemen kunnen leiden.

In het e-mailbericht waarin het hoogheemraadschap de beslissing op bezwaar toezendt aan bezwaarmaker wordt duidelijk aangegeven dat de elektronische bezwaarprocedure met het toesturen van de beslissing op bezwaar is beëindigd.

Artikel 3, zevende lid

Dit artikellid is een uitwerking van artikel 2:15 van de Awb dat aangeeft dat een weigering van een bericht zo spoedig mogelijk aan de afzender wordt meegedeeld.

Artikel 4 : Het verzenden van e-mailberichten

Artikel 4, eerste lid

Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals vastgelegd in de Archiefwet en het Archiefbesluit dienen alle formele e-mailberichten die door het hoogheemraadschap worden verzonden in het kader van de elektronische bezwaarprocedure te worden gearchiveerd conform de regels in de Archiefverordening en de Regeling archivering e-mail.

Artikel 4, tweede lid

De bezwaarmaker kan op het standaard e-formulier aangeven of hij antwoord wil ontvangen via de elektronische of conventionele weg. Als de bezwaarmaker aangeeft via de elektronische weg antwoord te willen hebben, wordt de correspondentie met de bezwaarmaker tijdens de bezwaarprocedure zoveel mogelijk langs de elektronische weg gevoerd. Geeft de bezwaarmaker aan antwoord te willen hebben per post, dan volgt het elektronisch ingediende bezwaarschrift verder de conventionele procedure op schrift.

Artikel 4, derde lid

Op grond van artikel 2:14, derde lid van de Awb geschiedt het elektronisch verzenden van een bericht door een bestuursorgaan op een voldoende betrouwbare en vertrouwelijke manier, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt.

Gedurende de elektronische bezwaarprocedure zullen enkele formele stukken naar bezwaarmaker worden gemaild. Deze zullen dus voldoende betrouwbaar en vertrouwelijk elektronisch moeten worden verzonden.

Een gescande handtekening geldt in het bestuursrecht als een voldoende betrouwbare ondertekening. Stukken die moeten worden voorzien van een gescande handtekening alvorens ze aan bezwaarmaker worden gemaild, zijn in ieder geval de reactie van het hoogheemraadschap op het bezwaarschrift, het advies en hoorverslag van de Adviescommissie bezwaren en de beslissing op het bezwaarschrift van het college van dijkgraaf en hoogheemraden.

De authenticiteit van de hiervoor vermelde stukken dient ook te worden gewaarborgd. Er moet worden voorkomen dat de stukken eenvoudig kunnen worden gemanipuleerd. Om die reden worden de betreffende documenten omgezet in PDF-formaat alvorens ze aan bezwaarmaker worden gemaild.

Artikel 5 : Afwijkende disclaimer

Op grond van artikel 4, tweede lid van de Regeling archivering e-mail zijn alle e-mailberichten die worden verzonden aan een adres dat buiten het hoogheemraadschap is gelegen, voorzien van een disclaimer. In de toelichting op dat artikel staat welke disclaimer het betreft. In deze disclaimer staat vermeld dat aan de inhoud van het bericht geen rechten kunnen worden ontleend. In het kader van de elektronische bezwaarprocedure kunnen uiteraard in veel gevallen wel rechten worden ontleend aan de berichten van het hoogheemraadschap. De e-mailberichten die in het kader van de elektronische bezwaarprocedure worden verzonden dienen dus te worden voorzien van een afwijkende disclaimer.

Gekozen is voor de volgende tekst:

Indien dit bericht niet voor u bestemd is verzoeken wij u dit aan de afzender te melden en het originele bericht te vernietigen. U mag dit bericht niet verder verspreiden. Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van dit bericht.

Deze tekst zal geautomatiseerd worden verbonden aan elk e-mailbericht dat wordt verzonden in het kader van de elektronische bezwaarprocedure.