Verordening Rekencommissie 2015

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  commissie: de rekeningcommissie;

• 2.

  voorzitter: de voorzitter van de rekeningcommissie of diens vervanger;

• 3.

  secretaris: de secretaris van de rekeningcommissie of diens vervanger;

• 4.

  vergadering: de vergadering van de rekeningcommissie.

Artikel 2 Instelling

• 1.

  De Verenigde Vergadering stelt de rekeningcommissie in.

• 2.

  Het aantal leden van de commissie bedraagt ten hoogste acht.

Artikel 3 Taken

• 1.

  De commissie:

• a.

  is verantwoordelijk voor het voorbereiden van de bespreking(en) in de Verenigde Vergadering en de beoordeling door de Verenigde Vergadering van de jaarrekening;

• b.

  kan gevraagd of ongevraagd, rekening houdend met de bevoegdheden van de Verenigde Vergadering, de Verenigde Vergadering advies geven over in enig jaar gewenste aanvullingen op het programma van eisen ten aanzien van de accountantscontrole.

• c.

  wordt voorafgaand aan de controle op de jaarrekening door de accountant geïnformeerd over het controleplan. Naar aanleiding hiervan kan de commissie op onderwerpen de accountant vragen extra of aanvullend onderzoek te doen tijdens de reguliere controle:

• d.

  brengt jaarlijks op een nader te bepalen datum, in beginsel twee maanden na het uitbrengen van het accountantsrapport, aan de Verenigde Vergadering een schriftelijk verslag uit omtrent de bevindingen van het onderzoek. Het betreft hier een advies ten aanzien van de voorlopige vaststelling van de ontwerp jaarrekening over het voorafgaande jaar.

• e.

  kan de financiële verantwoordingsstukken van het Hoogheemraadschap van Delfland onderzoeken ten behoeve van een beoordeling door de Verenigde Vergadering van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door of namens het college van D&H gevoerde financiële beleid en beheer.

• f.

  ten behoeve van de Verenigde Vergadering kan zij zelfstandig een onafhankelijk onderzoek uitvoeren naar doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door of namens het College van D&H gevoerde financiële beleid en beheer. Het onderzoek kan intern dan wel extern plaatsvinden.

• 2.

  De commissie brengt de bevindingen en aanbevelingen bij het onderzoek over enig dienstjaar of zo nodig voor één of meerdere zaken tussentijds ter kennis van de Verenigde Vergadering:

  • -

    in een openbaar verslag

  • -

    op een andere wijze omtrent bepaalde aangelegenheden welker aard schade kan toebrengen aan Delfland, dit noodzakelijk maakt.

• 3.

  Het staat de commissie vrij de naar haar oordeel daarvoor in aanmerking komende zaken uitsluitend ter kennis van het college van D&H te brengen.

Artikel 4 Bevoegdheden van de commissie

• 1.

  Door of namens het college van D&H worden voor de onderzoeken naar het oordeel van de commissie benodigde stukken ter beschikking van de commissie gesteld.

• 2.

  De commissie is bevoegd inlichtingen te vragen aan het college van D&H of aan ambtenaren van het Hoogheemraadschap van Delfland.

• 3.

  Voor het verkrijgen van mondelinge inlichtingen kan de commissie de dijkgraaf, de portefeuillehouders of een ambtenaar van het Hoogheemraadschap van Delfland ter vergadering uitnodigen met aanduiding van het onderwerp. Zij geeft van de uitnodiging van een ambtenaar kennis aan het college van D&H.

Artikel 5 Benoeming leden

• 1.

  De partijen van de categorie als bedoeld in artikel 12, lid 2a van de Waterschapswet dragen zes leden voor ter benoeming in de commissie.

• 2.

  De categorie als bedoeld in artikel 12, lid 2 b, c en d dragen gezamenlijk twee leden voor.

• 3.

  Alleen in de Verenigde Vergadering zitting hebbende leden komen voor benoeming in aanmerking, met uitzondering van de voorzitter.

• 4.

  De Verenigde Vergadering kan, op voordracht van de commissie, een extern voorzitter benoemen.

• 5.

  De commissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter, die de voorzitter ingeval van verhindering of ontstentenis vervangt.

• 6.

  Indien geen extern voorzitter wordt benoemd, kiest de commissie uit haar midden een voorzitter.

Artikel 6 Voorzitter

De voorzitter is belast met:

• 1.

  het leiden van de vergadering;

• 2.

  het handhaven van de orde;

• 3.

  het doen naleven van deze verordening;

• 4.

  hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 7 Zittingsduur en vacatures

• 1.

  De leden van de commissie worden voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de Verenigde Vergadering benoemd.

• 2.

  De extern voorzitter wordt benoemd voor een periode van 5 jaar.

• 3.

  De Verenigde Vergadering kan een lid of de extern voorzitter, ontslaan op voorstel van de commissie.

• 4.

  Indien het lid, dat tevens plaatsvervangend voorzitter is ophoudt lid te zijn, vervalt ook zijn/haar plaatsvervangend voorzitterschap.

• 5.

  Indien een tussentijdse vacature ontstaat beslist de Verenigde Vergadering zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan, conform artikel 5.

Artikel 8 Ambtelijk secretaris

• 1.

  De commissie wordt voor het verrichten van secretariaatswerk bijgestaan door een door het college van dijkgraaf en hoogheemraden – gehoord de commissie - aan te wijzen secretaris en plaatsvervangend secretaris.

• 2.

  De secretaris ondersteunt de commissie bij de uitvoering van haar werkzaamheden en is opdrachtnemer voor intern onderzoek door de commissie.

• 3.

  De secretaris woont de vergaderingen van de commissie bij voor zover niet anders door de commissie wordt aangegeven.

• 4.

  De secretaris is met betrekking tot zijn werkzaamheden als zodanig uitsluitend verantwoording schuldig aan de commissie.

Artikel 9 Vergaderfrequentie

De commissie vergadert zo dikwijls er zaken aan de orde zijn waarover zij op grond van artikel 3 adviseert, overlegt of de bespreking voorbereidt.

Artikel 10 Vergaderingen

• 1.

  De vergaderingen van de commissie vinden in beslotenheid plaats. Leden van de Verenigde Vergadering mogen de vergaderingen bijwonen.

• 2.

  De voorzitter is bevoegd externen uit te nodigen tot het bijwonen van een vergadering, voor het verstrekken van inlichtingen, toelichtingen of adviezen.

• 3.

  De voorzitter bepaalt de concept agenda van een vergadering. De commissie stelt aan het begin van een vergadering de agenda vast. De leden kunnen tot twee weken voor de vergadering onderwerpen ter bespreking in de commissie aanreiken.

Artikel 11 Onderwerpselectie en onderzoeksopzet

• 1.

  De Rekeningcommissie stelt periodiek een onderzoeksagenda op en stemt deze af met de Verenigde Vergadering.

• 2.

  De commissie stelt de onderzoeksopzet vast en werkt het onderzoeksonderwerp uit in een probleemstelling en voert het onderzoek uit.

• 3.

  De commissie overlegt, voorafgaand aan de uitvoering van een onderzoek, met de secretaris-directeur over de benodigde inzet en medewerking van ambtenaren.

Artikel 12 Werkwijze

• 1.

  De commissie kan een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vaststellen. Zij zendt het reglement en de eventuele latere wijzigingen hierop na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de Verenigde Vergadering. Het reglement mag niet strijdig zijn met hetgeen in deze verordening is geregeld.

• 2.

  De besluiten van de commissie worden bij meerderheid van stemmen genomen.

• 3.

  Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

• 4.

  De vaststelling van het openbare verslag van de commissie genoemd in artikel; 3 eerste lid sub b, geschiedt eerst dan, indien de meerderheid van de leden, hetzij ter vergadering, hetzij schriftelijk, haar mening omtrent het ontwerpverslag kenbaar heeft gemaakt.

• 5.

  Het bepaalde in de vorige leden sluit niet uit, dat een minderheidsstandpunt ter kennis van de Verenigde Vergadering kan worden gebracht.

Artikel 13 Quorum

Indien tijdens een vergadering van de commissie minder dan twee leden plus de voorzitter zijn opgekomen, wordt de vergadering niet gehouden en belegt de voorzitter een nieuwe vergadering, met een tussentijd van ten minste 24 uur. Deze vergadering vindt doorgang, ook als niet aan het vereiste van meer dan twee leden wordt voldaan.

Artikel 14 Geheimhouding

• 1.

  De commissie kan omtrent de inhoud van stukken die aan haar worden voorgelegd, geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door allen die van de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.

• 2.

  De geheimhouding kan eveneens worden opgelegd door het college van D&H ten aanzien van stukken die zij aan de commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt door allen die van de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het college van D&H haar opheft.

• 3.

  De commissie kan geheimhouding opleggen omtrent het in de commissie behandelde. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.

Artikel 15 Verslaglegging

Van een vergadering van de commissie wordt een beknopt verslag gemaakt dat uitsluitend in de commissie wordt verspreid. Het verslag wordt ter vaststelling opgenomen op de concept agenda voor de eerstkomende vergadering van de commissie.

Artikel 16 Rapportage

• 1.

  De commissie legt haar advies of de overleg- dan wel besprekingsresultaten vast in een rapportage. De rapportage wordt ter kennis van de Verenigde Vergadering gebracht.

• 2.

  De van de commissie uitgaande stukken worden door of namens de voorzitter getekend. Het advies, vermeld in artikel 3.1 d), wordt ondertekend door de voorzitter, nadat het verslag door de leden is vastgesteld.

Artikel 17 Slotbepalingen

• 1.

  Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening ten aanzien van de werkwijze van de commissie opgenomen bepalingen en in gevallen dienaangaande waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

• 2.

  Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening rekeningcommissie 2015.

• 3.

  Deze verordening treedt in werking op de datum van vaststelling