Controleprotocol Rijnland

1.1 Algemeen

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de verenigde vergadering nadere aanwijzigen geven voor de accountantscontrole. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de jaarlijkse accountantscontrole dient de verenigde vergadering onder andere vast te stellen wat de reikwijdte van het rechtmatigheidstraject is en de rol van de accountant. Deze aspecten worden in hoofdlijnen in dit controleprotocol geregeld.

Dit protocol is van toepassing op de controle vanaf de jaarrekening 2009 van het hoogheemraadschap van Rijnland.

1.2  Doelstelling

Het doel van dit controleprotocol is om aan de accountant nadere aanwijzingen te geven over:

• •

  de reikwijdte van de accountantscontrole;

• •

  de daarvoor geldende normstellingen;

• •

  de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

De verenigde vergadering kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen.

1.3  Wettelijk kader

De Waterschapswet (artikel 109, lid 2) schrijft voor dat de verenigde vergadering één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor:

• •

  de controle van de in artikel 103 van de Waterschapswet bedoelde jaarrekening;

• •

  het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring;

• •

  het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In de verordening ex artikel 109, lid 1 van de Waterschapswet zijn regels vastgelegd voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van hoogheemraadschap van Rijnland . In dit controleprotocol stelt de verenigde vergadering nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn vanaf het controlejaar 2009.

2.1 Algemene uitgangspunten

De controle van de jaarrekening wordt uitgevoerd door de accountant, die door de verenigde vergadering is benoemd. De accountantscontrole is gericht op het afgeven van een oordeel over:

• •

  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• •

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder verordeningen van de verenigde vergadering van het hoogheemraadschap);

• •

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• •

  het in overeenstemming zijn van de opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 98a Waterschapswet (zie Besluit Begroting en Verantwoording Waterschappen);

• •

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

2.2  Overige wettelijke bepalingen

Voor zover van toepassing zullen bij de controle de nadere regels van het Besluit Accountantscontrole Waterschappen (BAW), de Kadernota Platform Rechtmatigheid en de richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

3.1 Goedkeuringstoleranties

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

In het hierna opgenomen schema zijn de voorgestelde goedkeuringstoleranties opgenomen. Deze komen overeen met het wettelijk minimum.

Op basis van de begroting 2008 van het hoogheemraadschap betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 1,54 miljoen en een totaal van onzekerheden van circa € 4,62 miljoen de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.

3.2  Rapporteringtoleranties

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.

Voor de rapporteringstolerantie stelt het verenigde vergadering als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid ≥ € 100.000 rapporteert.

4.1 Rechtmatigheidscriteria

De accountant dient negen rechtmatigheidscriteria mee te nemen in zijn controle op de vraag of de financiële beheershandelingen voldoen aan de van toepassing zijnde wettelijke regelingen. Het betreft de volgende criteria:

1. calculatiecriterium

2. valuteringscriterium

3. adresseringscriterium

4. volledigheidscriterium

5. aanvaardbaarheidscriterium

6. leveringscriterium

7. begrotingscriterium

8. voorwaardencriterium

9. misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de eerste zes van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt voorgesteld om alleen aandacht te besteden aan de volgende rechtmatigheidscriteria:

• •

  begrotingscriterium; passen de lasten, baten en balansmutaties binnen de door het verenigde vergadering vastgestelde begrotingskaders;

• •

  voorwaardencriterium; wordt aan de voorwaarden uit de wet- en regelgeving voldaan;

• •

  misbruik- en oneigenlijk gebruikcriterium; wordt geen misbruik en oneigenlijk gebruik van financiële mogelijkheden gemaakt.

4.2  Voorwaardencriterium

Ten aanzien van het voorwaardencriterium kan nog een nadere keus worden gemaakt. Dit criterium ziet toe op de mate waarin lasten, baten en balansmutatie gebaseerd zijn op handelingen die voldoen aan in wet- en regelgeving gestelde voorwaarden. Zeven aspecten kunnen hierbij in ogenschouw worden genomen.

• a.

  Omschrijving doelgroep;

• b.

  Heffings- en declaratiegrondslag;

• c.

  Normbedragen;

• d.

  Bevoegdheden;

• e.

  Voeren van een administratie;

• f.

  Verkrijgen van bewijsstukken;

• g.

  Aan te houden termijnen.

De eerste drie aspecten worden samen ook wel recht, hoogte en duur genoemd. Het voorwaardencriterium veroorzaakt in belangrijke mate de grote inspanningen die nodig zijn om de rechtmatigheidscontrole in te voeren. Inperking van deze zeven aspecten levert dus ook een sterke beperking op van de te verrichten interne controle-inspanningen en verkleint de kans op een niet-goedkeurende accountantsverklaring sterk. Gelet hierop en gezien het feit dat het inmiddels bij gemeenten en provincies algemeen toegepaste praktijk is, wordt voorgesteld om bij de uitwerking van het voorwaardencriterium alleen de aspecten die betrekking hebben op hoogte, recht en duur in beschouwing te nemen.

4.3 Begrip rechtmatigheid

Rechtmatigheid is een breed begrip en omvat alle wettelijke kaders en regelgeving waaraan een waterschap zich moet houden. Op grond van de wet kan rechtmatigheid worden onderscheiden in financiële en niet-financiële rechtmatigheid.

De financiële rechtmatigheid heeft betrekking op baten, lasten en balansmutaties. Het gaat om gevolgen van financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan in de financiële administratie. De accountant komt in de accountantsverklaring tot een gekwantificeerd oordeel over de financiële rechtmatigheid.

De niet-financiële rechtmatigheid heeft betrekking op handelingen en beslissingen van niet-financiële aard. Het gaat bijvoorbeeld om de naleving van privacy, milieuomstandigheden en arbeidsomstandigheden. De accountant moet een intern systeem van risicoafweging beoordelen dat in relatie tot deze handelingen en beslissingen is opgezet. Deze beoordeling vindt nu ook al plaats. Daarom wordt voorgesteld alleen expliciete aandacht aan financiële rechtmatigheid te besteden.

5.1  Wet- en regelgeving

De wet biedt de mogelijkheid een deel van de regelgeving niet in het rechtmatigheids-vraagstuk te betrekken. Externe wet- en regelgeving en verordeningen van het verenigde vergadering, maken wettelijk gezien deel uit van de rechtmatigheidscontrole. Besluiten van het dagelijks bestuur die niet rechtstreeks voortkomen uit externe wet- en regelgeving of verordeningen van het verenigde vergadering, kunnen buiten de controle worden gehouden. Voorgesteld wordt genoemde besluiten van het college van d&h niet in het rechtmatigheidstraject op te nemen.

5.2  Accountantscontrole

De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op:

• •

  regelgeving conform het normenkader:

  -externe regelgeving;

  verordeningen van het verenigde vergadering;

  besluiten van het dagelijks bestuur die verplicht voortvloeien uit externe regelgeving of verordeningen van het verenigde vergadering.

• •

  de naleving van de volgende kaders:

  de begroting;

  de financiële verordening ex artikel 108 Waterschapswet;

  de controleverordening ex artikel 109 Waterschapswet.

Uitzondering hierop vormen aanbestedings- en subsidieregels en mandaat- en delegatiebepalingen voor zover van belang voor de getrouwheidscontrole door de accountant. Voorts kunnen interne regels wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van "hogere" besluiten, maar deze regels zijn op zich geen object van onderzoek.

Voor al deze regels geldt dat in het kader van de financiële rechtmatigheid de regels met financiële consequenties relevant zijn. Hiervoor zijn relevatie wet- en regelgeving, verordeningen en besluiten in een overzicht geplaatst. Dit overzicht wordt het normenkader genoemd. (zie bijlage 2)

5.3 Hardheidsclausule

Ondanks het feit dat het normenkader zorgvuldig is opgesteld is het onmogelijk te garanderen dat dit kader hiermee limitatief is. Dat betekent dat in die gevallen waarin de interne wet- en regelgeving zoals die is opgenomen in het normenkader niet voorziet, dan wel (interpretatie)ruimte laat, het college van d&h gemandateerd is om beslissingen te nemen. Wanneer het college van d&h van dit mandaat gebruik maakt legt het hierover verantwoording af in de rechtmatigheidsparagraaf in het jaarverslag.

6.1 Interim-controle

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het college van dijkgraaf en hoogheemraden.

6.2 Verslag van bevindingen

Overeenkomstig de Waterschapswet wordt naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole een verslag van bevindingen uitgebracht aan de verenigde vergadering. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in paragraaf 3.2 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door het waterschap gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

6.3  Accountantsverklaring

In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening Deze accountantsverklaring is bestemd voor de verenigde vergadering, zodat deze de door het college van dijkgraaf en h opgestelde jaarrekening kan vaststellen.