Budgethoudersregeling 2015

Artikel 1

De budgethouder is de functionaris aan wie op basis van het Besluit ondermandaten de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie.

Artikel 2

De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van Rijnland gesteld worden boven de belangen van de individuele organisatieonderdelen.

Artikel 3

De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven en de inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is. De grenzen voor de teken- en beschikkingsbevoegdheid voor nieuwe opdrachten en facturen staan vermeld in de tabellen bij artikel 8 resp. artikel 14. De verplichting dient te worden aangegaan volgens de regels van het door het hoogheemraadschap vastgestelde inkoopbeleid.

Artikel 4

De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van informatie ten behoeve van het opstellen van overzichten voor bestuur, directie, programmadirecteuren, productverantwoordelijken tactische doelen en overige belanghebbenden over de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget en gerealiseerde prestaties ten opzichte van de geplande.

Tevens is de budgethouder in samenspraak met de productverantwoordelijke tactisch doel verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens ten behoeve van de begroting en de meerjarenraming, het vertalen van die gegevens naar te leveren prestaties, het bepalen van het benodigde budget, de bewaking en de verantwoording van de besteding van het budget.

Artikel 5

Calamiteiten zijn uitgezonderd van deze regeling. In het Calamiteitenplan zijn de verantwoordelijkheden beschreven. De budgethouder dient achteraf zo spoedig mogelijk de ontstane overschrijding te compenseren.

1.4Exploitatiebegroting

Artikel 6

Per tactisch doel is door de desbetreffende manager s16 een productverantwoordelijke aangewezen die verantwoordelijk is voor de voortgang en het resultaat. De budgetbevoegdheid is onder gemandateerd naar alle proceseigenaren (managers s14/s15).

Artikel 7

De procesverantwoordelijke manager s14/s15 is budgethouder van de baten en lasten op de eigen afdeling tot de in de begroting aangegeven bedragen. Uitzonderingen hier op zijn de volgende kostensoorten:

*Per 1-1-2016

De doormandatering genoemd in artikel 8 is hier ook van toepassing.

Artikel 8

De managers s14/s15 kunnen financiële ondermandatering verlenen aan functionarissen binnen de eigen afdeling. In onderstaande tabel zijn de financiële bevoegdheden per functie en de maximale bedragen (inclusief BTW) nader gelimiteerd. De managers s14/s15 blijven altijd verantwoordelijk voor het beheer van het totaal van alle aan hen gemandateerde budgetten. De managers s16/s18 blijven integraal verantwoordelijk.

*door DT resp. managers s14/s15 worden functionarissen aangewezen met budgetbevoegdheid

Artikel 9

Voor de goedkeuring van declaraties van reis- en verblijfkosten geldt:

• -

  Voor declaraties van de hoogheemraden en de SAD is de dijkgraaf bevoegd;

• -

  Voor declaraties van de dijkgraaf is de loco-dijkgraaf bevoegd;

• -

  Voor declaraties van de loco-dijkgraaf, de overige bestuursleden, de managers s16 en de managers s14/s15 van de stafafdelingen is de SAD bevoegd;

• -

  Voor declaraties van de overige managers s14/s15 zijn de managers s16 bevoegd.

Artikel 10

Het aangaan van een meerjarencontract door een ondergemandateerde van een manager s14/s15 is alleen toegestaan voor een periode van minder dan 5 jaar. Voor contracten met een looptijd van 5 jaar en langer is de manager s14/s15 bevoegd. Voor beiden geldt dat dit moet passen binnen het toegewezen budget en het maximale bedrag van de ondermandatering.

Artikel 11

Overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per afdeling per kostensoort behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per afdeling of per object niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven.

• a.

  Binnen afdeling of tussen objecten: Overschrijdingen van beïnvloedbare kostensoorten kunnen zonder budgettaire regeling binnen een afdeling of tussen objecten gecompenseerd worden. Hierbij dienen de kosten binnen dezelfde taak gecompenseerd te worden. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties.

• b.

  Afdelingsoverschrijdend: Af- en overschrijven tussen verschillende kostensoorten is toegestaan binnen dezelfde taak. Voor de posten, die niet door de budgethouders kunnen worden beïnvloed, mag geen budgettaire regeling worden getroffen via het daartoe bestemde formulier. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties.

• c.

  Ten aanzien van een aantal kostensoorten geldt dat hiermee niet budgettair geregeld kan worden. Deze worden hieronder limitatief opgesomd:

  • ·

    personele lasten;

  • ·

    slibverwerking incl. grondstoffen;

  • ·

    energie;

  • ·

    chemicaliën;

  • ·

    afschrijvingen;

  • ·

    rentebaten en –lasten.

Voor deze kostensoorten geldt dat ze niet of in beperkte mate door de budgethouder beïnvloed kunnen worden. Daarom mag hiermee niet tussen kostensoorten budget overgeboekt worden. Wel mag binnen een kostensoort tussen budgethouders worden overgeboekt.

Artikel 12

Onvoorziene uitgaven zijn uitgaven, waarvan de aard en/of omvang bij de vaststelling van de begroting niet kunnen worden voorzien. Voorstellen tot aanwending van de begrotingspost onvoorziene uitgaven tijdens een begrotingsjaar zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan het DT.

1.5Investeringsbegroting

Artikel 13

Op basis van de in de begroting opgenomen investeringsplannen wordt door de Verenigde Vergadering (VV) een krediet verstrekt om een geplande investering te kunnen uitvoeren. Met het oog op de kredietbewaking (uitgaven en inkomsten) dienen kredieten altijd bruto te worden aangevraagd en verstrekt. Dit wil zeggen dat subsidies en bijdragen van derden niet op voorhand van het krediet worden afgetrokken.

Artikel 14

De eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van de projecten, waarvoor de VV een investeringskrediet beschikbaar heeft gesteld, ligt bij de SAD. De SAD wijst een opdrachtgever aan en de opdrachtgever draagt de realisatie van de projecten op aan een projectmanager. De projectmanager kan financiële ondermandatering verlenen aan andere functionarissen. In onderstaande tabel zijn de financiële bevoegdheden per (IPM-)rol en de maximale bedragen (inclusief BTW) nader gelimiteerd:

*Voor projecten waarvoor nog geen opdrachtgever is aangewezen is de manager s14/s15 bevoegd.

**Voor projecten waarvoor deze IPM-rol nog niet is ingevoerd geldt de ondermandatering door de projectmanager niet.

Artikel 15

Per project worden de projectmanager en overige managers aangewezen in het projectcontract. Bij wijziging van één van deze functionarissen dient dit aangepast te worden in het projectcontract.

Artikel 16

De projectmanager (budgethouder van het investeringskrediet) is zowel kwalitatief als kwantitatief verantwoordelijk voor de realisatie van het project binnen het projectresultaat en het daarvoor vastgestelde projectbudget. De projectmanager is er verantwoordelijk voor dat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor het daaraan ten grondslag liggende project.

Artikel 17

Bij afwezigheid van de opdrachtgever worden de bij mandaat verleende bevoegdheden uitgeoefend door een andere opdrachtgever of een manager s16. Bij afwezigheid van de projectmanager is dat de opdrachtgever.

Artikel 18

De projectmanager is verantwoordelijk voor de bewaking van het totale krediet en dient zijn opdrachtgever te informeren over eventuele over- en onderschrijdingen. De opdrachtgever communiceert hierover – na overleg met de diverse betrokkenen - met de VV.

Artikel 19

In het geval dat een krediet dreigt te worden overschreden met meer dan 10%, of meer dan € 500.000, dient door de opdrachtgever een aanvullend investeringskrediet te worden aangevraagd bij de VV. Investeringsuitgaven worden niet gedaan, indien geen of onvoldoende krediet beschikbaar is.

In het geval dat een krediet dreigt te worden onderschreden met meer dan € 500.000, wordt door de opdrachtgever een voorstel tot begrotingswijziging aan de VV voorgelegd dat inhoudt een verlaging van het investeringskrediet met het onbenutte gedeelte. Indien de onderschrijding minder is dan € 500.000 wordt het ter beschikking gesteld van de opdrachtgever.

Artikel 20

Meevallers (onderschrijdingen) kunnen alleen worden ingezet om financiële tegenvallers van andere delen van het betreffende project op te vangen en kunnen niet voor een ander project worden ingezet. Meevallers mogen niet gebruikt worden om extra voorzieningen binnen het project te realiseren of de invulling van het project aan te passen (scopewijziging). Dit moet altijd door de opdrachtgever aan de VV worden voorgelegd.

Artikel 21

Artikel 21

Zonder krediet is het na goedkeuring van D&H toegestaan voorbereidingskosten voor investeringen (conform de Nota vaste activabeleid) te maken tot maximaal € 50.000.

Artikel 22

De regeling is vastgesteld op 7 juli 2015 en treedt met ingang van de eerste dag na bekendmaking in werking en werkt terug tot 1 juli 2015.

• 2.

  De bevoegdheden

  2.1Exploitatie - bevoegdheden van de actoren

  De Verenigde Vergadering

  De VV heeft het hoogste recht in budgettair opzicht. Dit betekent:

  • ·

    Eens per jaar stelt zij de exploitatiebegroting voor het komende jaar vast;

  • ·

    Hiermee verleent zij D&H mandaat binnen de afgesproken kaders van de begroting.

  Het college van dijkgraaf en hoogheemraden

  ·D&H mandateert het van de VV verkregen mandaat alsmede de hierboven genoemde eigen bevoegdheden door aan de SAD.

  Ambtelijke organisatie

  • ·

    De managers s16 zijn integraal verantwoordelijk voor de bestuursprogramma’s, die onderverdeeld zijn in tactische doelen.

  • ·

    Per tactisch doel is door de desbetreffende manager s16 een productverantwoordelijke aangewezen die verantwoordelijk is voor de voortgang en het resultaat.

  • ·

    De SAD mandateert de bevoegdheid voor de door de VV en het college van D&H verleende budgetten in het Besluit ondermandaten rechtstreeks aan de proceseigenaren (managers s14/s15).

  • ·

    De managers s14/s15 kunnen hun bevoegdheden van de eigen afdeling ondermandateren.

  • 2.2Investeringen - bevoegdheden van de actoren

  De Verenigde Vergadering

  De VV heeft het hoogste recht in budgettair opzicht. Dit betekent:

  ·Voor investeringen die een bedrag van € 50.000 te boven gaan, verleent zij een krediet.

  Het college van dijkgraaf en hoogheemraden

  ·Voor investeringen kan door D&H worden toegestaan dat voorbereidingskosten worden gemaakt tot maximaal € 50.000. Over hogere bedragen gaat de VV.

  Ambtelijke organisatie

  • ·

    De managers s16 zijn integraal verantwoordelijk voor de investeringsomvang van de bestuursprogramma’s.

  • ·

    De SAD wijst een opdrachtgever aan.

  • ·

    In beginsel is de opdrachtgever budgethouder. Indien nog geen opdrachtgever is aangewezen is een manager s14/s15 uit hoofde van zijn lijnbevoegdheid de budgethouder. De opdrachtgever draagt de realisatie van de projecten op aan projectmanagers.

  • ·

    Projectmanagers krijgen de bevoegdheid over kredieten ondergemandateerd en zijn daarmee verantwoordelijk voor budgetbeheer.

• 3.

  Toelichting

Door het vaststellen van de begroting geeft de VV aan D&H de bevoegdheid de begroting uit te voeren binnen de daarvoor vastgestelde kaders (doelen, gekoppeld aan geld en personeel). De bedragen die in de loop van een jaar worden uitgegeven en ontvangen om de taken van Rijnland te kunnen uitvoeren, worden in de financiële administratie vastgelegd. Dat gebeurt ook met de bedragen die in de loop van het jaar door Rijnland worden ontvangen, zoals bijvoorbeeld de belastingopbrengsten en subsidies.

Bijsturen ten aanzien van de begroting kan twee keer per jaar via de Burap (bestuursrapportage) met eventueel een voorstel tot begrotingswijziging. In de Buraps wordt over zowel de lasten en de baten als de geleverde prestaties aan D&H en de VV gerapporteerd. Ambtelijk wordt de voortgang bewaakt door de aangewezen productverantwoordelijken tactische doelen.

Exploitatiebegroting

De proceseigenaren (voorheen afdelingshoofden) zijn gemandateerd voor het afdelingsbudget zoals dat in de vastgestelde begroting is opgenomen. De hoogte van de ramingen (op kostensoortniveau) vormen de maximale bedragen waarover een afdeling kan beschikken. Het afdelingsbudget bevat, behalve de kosten, ook de baten en de uren.

Artikel 6: Productverantwoordelijke tactisch doel

Conform het WBP-5 is per bestuursprogramma een aantal tactische doelen bepaald. Ten behoeve van de voortgang en het resultaat is per tactisch doel een productverantwoordelijke aangewezen. Uit praktisch oogpunt is gekozen om de budgetbevoegdheid van de tactisch doel verantwoordelijke volledig door te mandateren aan de proceseigenaren (managers s14/s15) met daarbij de mogelijkheid om verder door te mandateren. De budgetbevoegdheid van de afdelingskosten (kosten personeel, opleiding e.d.) ligt primair ook bij de proceseigenaren (managers s14/s15).

Artikel 7: uitzonderingen exploitatiebudgetten

Voor een aantal kostensoorten geldt dat deze niet in de standaardregeling kunnen worden ondergebracht. Dit zijn de in artikel 7 bedoelde posten. In deze gevallen kan niet één budgethouder of de vaste budgethouder voor een object hiervoor verantwoordelijk worden gesteld omdat deze of alleen de hoeveelheid of alleen de prijs kan beïnvloeden of dat de werkzaamheden over verschillende afdelingen zijn verdeeld. Leveringscontracten worden namelijk centraal afgesloten. Om de bedrijfsvoering niet te belemmeren, is hiervoor een praktische oplossing gekozen door hiervoor één functionaris bevoegd te maken.

Artikel 11: budgettaire regeling

Overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Eerst dient afgewogen te worden of opname van de uitgave in de eerstvolgende begroting en besteding in een volgend jaar mogelijk is.

Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per afdeling per kostensoort behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per object of per afdeling niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven. Indien dan nog onvoldoende budgetruimte aanwezig blijkt te zijn en een (bestel)opdracht dringend noodzakelijk is, dient de besteller een aanvraag voor een budgettaire regeling op te stellen. Een aantal kostensoorten zijn uitgesloten.

Mocht een budgettaire regeling niet mogelijk zijn dan zal bij de Burap een voorstel tot begrotingswijzing moeten worden ingediend.

Artikel 12: beschikking onvoorzien

Indien geen compensatie binnen de exploitatiebegroting mogelijk is, dient een voorstel aan het DT ter goedkeuring te worden gericht om te mogen beschikken over de post “onvoorzien” in de begroting. Het moet hierbij gaan om uitgaven die voldoen aan de drie O’s (onvoorzienbaar, onvermijdbaar en onuitstelbaar).

Investeringsbegroting

Rijnland geeft jaarlijks aanzienlijke bedragen uit aan het bouwen van nieuwe en het ingrijpend aanpassen van bestaande werken en het aankopen van duurzame bedrijfsmiddelen.

Voor de daadwerkelijke uitvoering van een investeringsproject moet via D&H door de VV een investeringsbesluit worden genomen. Stemt de VV met het voorstel in, dan wordt daarmee tegelijkertijd het krediet beschikbaar gesteld om het voorstel te kunnen uitvoeren. In de Nota vaste activabeleid wordt beschreven voor welke activiteiten kredieten kunnen worden aangevraagd en over hoeveel jaren een krediet wordt afgeschreven. De uitgangspunten van ‘Projectmatig creëren” zijn leidend voor de opzet en uitvoering projecten van Rijnland.

De uit deze investeringskredieten voortvloeiende kapitaallasten (afschrijving en rente) komen ten laste van de exploitatiebegroting.

Verzamelkredieten

Sinds de Voorjaarsnota 2005 (tegenwoordig: meerjarenperspectief) besloot de VV om te gaan werken met verzamelkredieten. Er wordt gestreefd naar twee verzamelkredieten per jaar. Het verzamelkrediet wordt per programma aangevraagd en maakt onderscheid tussen voorbereidings-, uitvoerings- en aanvullende kredieten.