Archiefverordening van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard

De verenigde vergadering van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard;

gezien de voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van 26 september 2017;

gelet op de artikelen 35, eerste lid en 37, tweede lid van de Archiefwet 1995

b e s l u i t:

vast te stellen de Archiefverordening Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard 2018.

Artikel 1 Zorgplicht van het dagelijks bestuur

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van (de organen van) het waterschap.

2. Het dagelijks bestuur draagt hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het informatiebeleid van het waterschap en treft daartoe de nodige maatregelen.

 

Artikel 2 Taken van de waterschapsarchivaris

1. De waterschapsarchivaris brengt tweejaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van (de organen van) het waterschap die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2. De waterschapsarchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van (de organen van) het waterschap die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

 

Artikel 3 Verantwoording door het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur tweejaarlijks over de uitoefening van de aan hem opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van (de organen van) het waterschap. Het voegt daarbij in ieder geval:

a. de verslagen van de waterschapsarchivaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid;

b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de waterschapsarchivaris aan hem uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en

c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

 

Artikel 4 Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

De waterschapsarchivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van belang zijn voor de regionale waterstaatsgeschiedenis.

 

Artikel 5 Taken secretaris, als er geen gediplomeerde waterschapsarchivaris is benoemd

Als er geen waterschapsarchivaris is benoemd die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 37, eerste lid, van de Archiefwet 1995, dan wordt in de artikelen 2, eerste en twee lid, en 3, onder a en b, voor ‘de waterschapsarchivaris’ gelezen de secretaris van het waterschap, met dien verstande dat deze geen advies als bedoeld in artikel 2, tweede lid, aan zichzelf uit kan brengen.

 

Artikel 6 Intrekking oude verordening

De Archiefverordening HHSK 2005 wordt ingetrokken.

 

Artikel 7 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening HHSK 2018

 

Aldus besloten in de openbare vergadering van 27 juni 2018.

De verenigde vergadering voornoemd,

secretaris, voorzitter,

 

Memorie van toelichting

Algemeen

De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van waterschappen alsmede de gemeenschappelijke regelingen waaraan het waterschap deelneemt zonder openbaar lichaam en/of die taken in mandaat uitvoeren, bij het dagelijks bestuur (college van dijkgraaf en hoogheemraden), zie artikel 35, eerste lid, in samenhang met artikel 1, onderdeel b. Artikel 35 bevat bovendien de opdracht voor het algemeen bestuur (de Verenigde Vergadering) om een verordening vast te stellen, die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld, overeenkomstig waarvan het dagelijks bestuur deze zorgplicht moeten uitvoeren. Uiteraard tevens met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet.

Verder bevat artikel 37, tweede lid, van de Archiefwet een opdracht aan het algemeen bestuur om bij verordening regels te stellen ten aanzien van het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens Archiefwet door de waterschapsarchivaris ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Aspecten die al in deze ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het dagelijks bestuur zijn belegd (en ten aanzien waarvan het algemeen bestuur geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Dit betreft o.a. de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door het dagelijks bestuur toe te passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling).

Begrippen

Deze verordening bevat geen begripsbepalingen, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die begrippen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’). Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Ten aanzien van andere (in het verleden wel opgenomen) begrippen geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden (zoals ‘waterschapsarchivaris’), dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven de voorkeur heeft (zoals ‘wet’) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk gedereguleerde verordening (zoals ‘beheerder’).

Voor de goede orde, het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het geval, zoals ook blijkt uit een nauwkeurige lezing van het begrip. Onder archiefbescheiden wordt overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet verstaan:

1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

4°. reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd.

Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te

voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven.

Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 2 van deze verordening – wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.

Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent het waterschap haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.

De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Het waterschap brengt voor de reguliere aanvragen van normale proporties echter geen kosten in rekening.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.

Artikel 1. Zorgplicht dijkgraaf en hoogheemraden

Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van het dagelijks bestuur. Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het dagelijks bestuur om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Eerste lid

Dit onderdeel verplicht het dagelijks bestuur ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van het waterschap.

Tweede lid

De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt deel uit van het informatiebeleid van het waterschap in den brede. Het dagelijks bestuur dient de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.

Artikel 2. Taken waterschapsarchivaris

Het eerste lid regelt de verplichting voor de waterschapsarchivaris om periodiek verslag uit te brengen aan het dagelijks bestuur over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van het waterschap die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het waterschap die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kan het dagelijks bestuur (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hem opgedragen zorg.

Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag, geadopteerd door de Unie van Waterschappen). Uiteindelijk hebben deze mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht door het algemeen bestuur op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet. Het verslag wordt door het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan het algemeen bestuur.

Uit de Archiefwet volgt verder dat als er een gediplomeerde waterschapsarchivaris is benoemd, deze de archiefbewaarplaats van het waterschap beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de archiefbescheiden van het waterschap die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 37, eerste en tweede lid).

Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de waterschapsarchivaris en de feitelijk beheerders van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.

Op grond van het tweede lid kan de waterschapsarchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van het waterschap die (nog) niet daarheen zijn overgebracht.

Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.

Artikel 3. Verantwoording door het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur tweejaarlijks over de uitoefening van zijn zorgplicht voor de archiefbescheiden van het waterschap. Hij voegt daarbij in ieder geval: a) het verslag van de waterschapsarchivaris, b) de op verzoek of eigen initiatief van de waterschapsarchivaris aan hem uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft) en c) een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verboden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.

De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h.

Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

Het komt voor dat particulieren, zoals personen, families, verenigingen, particuliere instellingen en stichtingen bescheiden hebben (documenten, foto’s, e.d.) die van belang zijn voor de regionale waterstaatsgeschiedenis. Deze kunnen een goede aanvulling zijn voor het archief van het waterschap en kunnen daarmee een bredere kijk geven op het beeld van de maatschappij. Tevens kunnen bescheiden van particulieren een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn (zogenoemde ‘hotspots’). Als het dergelijke bescheiden betreft en opname naar oordeel van de waterschapsarchivaris gewenst is, kunnen ze worden opgenomen in de archiefbewaarplaats. De eigenaar van de bescheiden bepaalt de vorm van overdracht aan het waterschap (schenking, bruikleen of inbewaringgeving). Afspraken over o.a. de openbaarheid kunnen worden vastgelegd in een overeenkomst (artikel 16 van de Archiefwet).

Artikel 5. Taken secretaris, als er geen gediplomeerde waterschapsarchivaris is benoemd

Met opname van dit artikel wordt voorkomen dat de verordening aangepast moet worden als er op enig moment geen gediplomeerde archivaris meer is benoemd, of als deze juist op enig moment wel wordt benoemd.