Evenementennota 2005

INLEIDING

In Zeeuwsch-Vlaanderen wordt jaarlijks een groot aantal evenementen en festiviteiten georganiseerd. Met name in de zomermaanden is de evenementenkalender in deze regio overvol. Vrijwel elke stad of dorp kent zijn jaarlijkse feest, terwijl er ook nog talloze muziekhappenings, rommelmarkten, buurtfeesten, braderieën, sportevenementen, enz. worden georganiseerd. De meeste hiervan hebben een plaatselijk karakter, een aantal heeft echter een bovenlokale uitstraling.

Het forse aantal activiteiten duidt er op dat deze evenementen belangrijk worden gevonden. Ze trekken bezoekers aan en hebben dus een zekere economische betekenis, ze bevorderen het imago van de kern of de vereniging en, niet in het minst, ze zorgen voor saamhorigheid en levendigheid in het desbetreffende gebied. Ze hebben een zeker maatschappelijk belang en daarom vaak ook een groot draagvlak. In het algemeen kan dan ook worden gesteld dat deze festiviteiten een toegevoegde waarde hebben vanuit cultureel, economisch en sociaal-maatschappelijk oogpunt. Evenementen zijn in de eerste plaats dan ook gewoon léuk!

Maar evenementen kunnen ook voor overlast zorgen. Irritatie bij buurtbewoners omdat straten worden afgezet en parkeerplaatsen tijdelijk zijn opgeheven, en overlast in de vorm van vervuiling, vernielingen en vooral ook lawaai. Aan de gemeente is dan de taak om de belangen van evenement af te wegen tegen de belangen van het woongenot. Vanuit dat oogpunt is er reden om grenzen te stellen aan het aantal (overlast veroorzakende) evenementen.

De grote hoeveelheid evenementen in Zeeuwsch-Vlaanderen, zowel regionaal als per gemeente, vraagt waar mogelijk eveneens om ordening en afstemming. Met name als er in de regio enkele grotere publiekstrekkers in hetzelfde weekend plaatsvinden, wordt de politie voor problemen gesteld waar het de bedrijfsvoering betreft. Ook voor de organisaties zelf zou in een aantal gevallen een betere spreiding wenselijk zijn. Meerdere evenementen in hetzelfde weekend hebben namelijk veelal ook een negatieve invloed op het aantal bezoekers per festiviteit (concurrentie).

Naast de plaatselijke evenementen kent elke kern bovendien nog de lokale kermis. De laatste jaren wordt vooral in de kleinere kernen steeds minder invulling gegeven aan dit traditioneel volksvermaak. Om de kermissen nieuw leven in te blazen zou bezien kunnen worden of er een combinatie mogelijk is van een jaarlijks evenement met de kermis. Beide kunnen elkaar in principe versterken.

Hoe meer activiteiten, hoe meer administratieve beslommeringen. Zo worden bij de jaarlijks terugkerende, kleinere festiviteiten zowel aanvragers als de betrokken overheidsdiensten steeds weer geconfronteerd met een hoop papierwerk. De vraag werpt zich dan ook op of voor de kleinere standaardactiviteiten telkens weer een uitgebreide vergunningsprocedure moet worden gevolgd. Een verlichting van de administratieve lasten en waar mogelijk deregulering is vanuit efficiencyoogpunt en “klantgerichtheid” in dit kader een uitdrukkelijk streven.

In het vervolg van deze notitie worden de begrippen evenement, festiviteiten en activiteiten willekeurig door elkaar gebruikt. Bedoeld is in alle gevallen echter “het geheel van activiteiten, dat plaatsvindt bij een voor het publiek toegankelijke gebeurtenis zoals een feest, braderie, of andere bijeenkomst tot ontspanning of vermaak, zoals een vertoning, voorstelling of herdenking “ .

1. DOELSTELLING EN WETTELIJK KADER

§ 1.1 Doelstelling

Deze nota beoogt in te gaan op de hiervoor geschetste problemen die thans worden ervaren en een beleidskader te scheppen voor het weloverwogen beoordelen van evenementen.

In deze nota wordt een verduidelijking en verdieping weergegeven van de wijze waarop met festiviteiten, evenementen e.d. wordt omgegaan. Het evenementenbeleid beoogt vooral samenhang en afstemming te bewerkstelligen in de integrale benadering van evenementen.

Integrale benadering betekent dat de gemeente maatregelen vanuit diverse disciplines op elkaar afstemt en in hun onderlinge samenhang bekijkt. Het beleid moet belanghebbenden duidelijk maken wat “de spelregels” zijn.

Hierbij worden de volgende doelstellingen nagestreefd:

• a.

  openbare orde en veiligheid: het beperken van de overlast en het bevorderen van de veiligheid van het evenement;

• b.

  het bevorderen van de kwaliteit van evenementen;

• c.

  (de)reguleren van evenementen;

• d.

  positieve uitwerking op het imago van de gemeente;

• e.

  eenduidigheid bij de afhandeling van evenementaanvragen voor wat betreft de eigen gemeente maar ook op Zeeuws-Vlaams niveau;

• f.

  klantgericht, klantvriendelijk en efficiënt aanvragen afhandelen;

• g.

  afstemming en ordening op Zeeuws-Vlaamse schaal.

§ 1.2 Strekking

Deze nota is van toepassing op evenementen en festiviteiten in de openlucht, inclusief tenten. Ook geldt dit beleid voor evenementen in gebouwen die normaliter niet voor dat doel bestemd zijn (landbouwschuren, bedrijfshallen e.d.). Hierbij dient te worden aangetekend dat het criterium steeds moet zijn dat het evenement “voor het publiek toegankelijk“ moet zijn. Dit kan in sommige gevallen discussie opleveren. Indien een zogenaamd “besloten feest” wordt georganiseerd, waarbij voor de toegang of het deelnemen aan de bijeenkomst, dan wel voor het aldaar gebruiken van drink- en/of eetwaren moet worden betaald, raakt het de publieke toegankelijkheid. In dergelijke gevallen is er geen sprake meer van een besloten karakter en dient rekening te worden gehouden met het bepaalde in deze nota.

Mede gelet op de bepalingen in de Algemene Plaatselijke Verordening is het bepaalde in deze nota uitdrukkelijk niet van toepassing op bioscoopvoorstellingen, warenmarkten, kansspelen en betogingen.

Evenmin richt deze nota zich op festiviteiten in (horeca-)inrichtingen/gebouwen. De regels die in dit verband overlast of hinder voorkomen zijn opgenomen in de Wet milieubeheer respectievelijk het “Besluit horeca-, sport- en recreatie-inrichtingen milieubeheer”. Kermissen en circussen vallen eveneens buiten de strekking van deze nota.

§ 1.3 Juridisch Kader

Voor het organiseren van een feest of evenement is in de eerste plaats een vergunning van de burgemeester vereist op grond van de APV. Daarnaast zijn er nog enkele wettelijke en beleidskaders waarmee rekening moet worden gehouden:

• -

  De Drank- en Horecawet (ontheffing verstrekking alcoholische dranken);

• -

  Zondagswet (bij activiteiten op zondag);

• -

  Wegenverkeerswet (bij afsluiting wegen);

• -

  Winkeltijdenverordening (winkelopenstelling buiten de reguliere tijden);

• -

  Brandbeveiligingsverordening (bijv. bij festiviteiten in tenten).

Waar mogelijk zullen vergunningen of ontheffingen zoveel mogelijk worden geïntegreerd in de evenementenvergunning, zodat kan worden volstaan met één document.

De Algemene Plaatselijke Verordening (APV) stelt regels omtrent evenementen en festiviteiten.

Artikel 2.1.4.1 regelt feesten, wedstrijden en muziekuitvoeringen op of aan de weg. In artikel 2.2.2 zijn bepalingen opgenomen over evenementen. In de praktijk is overigens niet altijd even duidelijk welk artikel voor een bepaalde activiteit van toepassing is.

Op grond van de huidige APV-tekst is er voor elk evenement en voor elke festiviteit, ongeacht de omvang, nog een vergunning vereist. Zoals hierboven echter is aangegeven, is één van de doelstellingen van het nieuwe beleid om de administratieve lasten voor zowel de organiserende initiatiefnemers als voor het ambtelijk apparaat te verlichten. Juist de kleinere, minder belastende activiteiten zouden in dit verband met een minder omslachtige procedure moeten kunnen worden afgedaan. Omdat deze categorie nauwelijks hinder of overlast oplevert, wordt het niet nodig geacht om hieraan (in kwantitatieve zin) veel beperkingen te stellen; een terughoudende positie van de gemeente vormt hierbij geen bezwaar.

Met het indienen van een melding in plaats van een aanvraag voor een vergunning, kunnen de administratieve handelingen flink worden gereduceerd (deregulering). De melder kan met één handeling volstaan. Het indienen van een melding houdt overigens niet in dat voor het houden van de activiteit vervolgens geen beperkingen of regels gelden. In het daarop volgende “bewijs van ontvangst” zal de gemeente een aantal algemene standaardvoorwaarden meesturen Indien blijkt dat men zich niet houdt aan de beperkingen/voorschriften die aan de meldingsplichtige activiteit zijn verbonden, zal voor een volgende editie ofwel het vergunningvereiste van toepassing worden, ofwel geen toestemming meer worden verleend.

Voor de middelgrote en grote evenementen blijft toezicht en maatwerk van de gemeente vereist. Hiervoor blijft dan ook een vergunning benodigd.

Deze administratieve scheiding (een melding bij kleinere activiteiten, een vergunning voor grotere festiviteiten) vergt een aanpassing van de desbetreffende artikelen van de APV. In bijlage 1 is een voorstel voor een aangepaste tekst van de APV-bepalingen weergegeven. Dit nieuwe artikel beoogt tevens de huidige artikelen 2.1.4.1 en 2.2.2 te vervangen. Hiermee wordt dan tegelijkertijd de onduidelijkheid over de reikwijdte van beide bepalingen opgeheven.

§ 1.4 Rechtsbescherming derden-belanghebbenden.

Meldingsplichtige activiteiten.

De niet-belastende festiviteiten worden via een melding ter kennis gebracht van het gemeentebestuur. Omdat hieraan standaardvoorschriften zijn verbonden, is het vanuit dit oogpunt niet noodzakelijk om aan het begin van het jaar al inzicht te hebben in de datum en plaats van de activiteit. Wel is het belangrijk voor het opstellen van een Evenementenkalender dat het enige tijd van tevoren duidelijk is wanneer en waar er welke activiteiten op het programma staan. Het ligt in de bedoeling om voor elk kwartaal een geactualiseerde (lokale) Evenementenkalender te publiceren. Meldingsplichtige activiteiten zullen tenminste vier weken voor het desbetreffende evenement moeten zijn ingediend.

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) dient een besluit te worden bekend gemaakt voordat het in werking treedt. Meldingen als hiervoor bedoeld vallen echter niet onder de categorie “besluiten”. Dit impliceert vervolgens dat tegen een ingediende melding geen bezwaar- of beroepsmogelijkheid openstaat. Belanghebbenden die zich eventueel niet met de desbetreffende activiteit kunnen verenigen, kunnen wel een verzoek indienen om handhavend op te treden. De beslissing van het bevoegd gezag hierop staat vervolgens wel weer open voor bezwaar- en beroep.

Overigens wijst zoals hiervoor al vermeld de praktijk uit dat de kleinere (meldingsplichtige) festiviteiten nauwelijks of geen aanleiding geven tot klachten.

Wanneer misbruik wordt gemaakt van het meldingssysteem of als in strijd wordt gehandeld met de daaraan verbonden voorschriften, kan dit leiden tot een vergunningsplicht bij een volgende editie of een verbod tot het houden van de activiteit.

Vergunningsplichtige activiteiten

Deze activiteiten kunnen een belasting vormen voor de (woon-)omgeving en hiervoor is dan ook ruim vooraf inzicht nodig in locatie, tijd en programma. Zowel de gemeente, de politie, de brandweer als eventueel de GHOR moeten voldoende gelegenheid hebben om invulling te geven aan hun vergunningverlenende of adviserende taak. Bij de operationele diensten zal bovendien ruim vooraf een planning moeten kunnen worden gemaakt indien er bij het evenement behoefte of reden is aan/voor personele inzet.

Daarnaast is het in het kader van de (regionale) afstemming en het opstellen van de Evenementenkalender eveneens noodzakelijk om tijdig te beschikken over de benodigde gegevens. Vóór 1 december van het jaar dat voorafgaat aan het kalenderjaar waarin het bewuste evenement zal worden gehouden, dient in elk geval een kennisgeving te worden gedaan van de datum en het (globale) programma van het desbetreffende evenement. De feitelijke vergunningaanvraag dient ten minste acht weken tevoren te worden ingediend. Zodra de Evenementenkalender is gepubliceerd, kunnen belanghebbenden reageren op de (vergunningplichtige) activiteiten. Hiermee wordt voldaan aan het Awv-vereiste om voor het afgeven van een beschikking alle relevante informatie te vergaren. Personen die van deze gelegenheid gebruik maken zullen vervolgens nauw bij de verdere vergunningprocedure worden betrokken.

2. UITGANGSPUNTEN

Om de hiervoor geformuleerde doelstellingen te bereiken dienen daarop toegesneden uitgangspunten te worden geformuleerd.

§ 2.1 Indeling in categorieën

Het ene evenement is het andere niet. Een rommelmarkt van de plaatselijke muziekvereniging heeft een andere impact dan een popfestival in een kern.

Evenementen verschillen ook naar de benodigde voorbereiding c.q. advisering bij gemeentelijke en operationele diensten. Uiteraard is er ook een onderscheid in overlasteffecten naar de omgeving.

Op dit moment is het nog zo dat voor elk evenement, groot of klein, een vergunning op grond van de APV is vereist. Aan de vergunningverlening gaat in veel gevallen een uniforme voorbereidingsprocedure vooraf (advisering door diverse gemeentelijke afdelingen, politie, brandweer). Deze relatief uitgebreide, formele advisering staat niet altijd in verhouding tot de aard en de grootte van het evenement. Met name bij de (jaarlijks terugkerende) kleinere activiteiten zou efficiënter en sneller tot het gewenste resultaat kunnen worden gekomen. Dit levert voordelen op voor zowel de aanvrager als voor de gemeentelijke organisatie. Er is dan ook aanleiding om evenementen onder te verdelen in categorieën. De uitstralingseffecten naar de omgeving zijn de basis voor de volgende indeling:

Indien een evenement wordt aangevraagd waarbij niet duidelijk is onder welk van bovengenoemde categorieën dit valt, is het oordeel van de burgemeester bepalend.

§ 2.2 Vergunning of melding.

Binnen de huidige regelgeving is nog voor elk evenement een vergunning nodig.

Met name waar het kleinere, regelmatig terugkerende, geen overlast veroorzakende activiteiten betreft en waarvoor standaardvoorschriften toereikend zijn, is een vergunningprocedure een relatief zwaar middel. In deze gevallen kan door middel van een kennisgevings- of meldingsstelsel met minder inspanningen (voor zowel aanvrager als gemeente) hetzelfde effect worden bereikt. Een dergelijk systeem past bovendien prima in het streven naar deregulering.

Het indienen van een melding betekent echter niet dat vervolgens zonder enig voorschrift het evenement kan worden gehouden. Afhankelijk van de aard van de activiteit zullen steeds (algemene) grenzen worden gesteld. De ontvangst van het (gebruiks-)vriendelijke meldingsformulier zal worden bevestigd door een daartoe gemandateerde ambtenaar, waarbij tevens wordt medegedeeld welke standaardvoorschriften van toepassing zijn. Deze handelwijze is vergelijkbaar met het systeem van de Wet milieubeheer. Ook daar is het vergunningvereiste voor weinig belastende inrichtingen vervangen door een meldingsplicht. Voordat dit systeem kan worden ingevoerd is echter een aanpassing nodig van de APV (zie bijlage 1).

Voor de belastende evenementen is veelal gericht toezicht en een meer uitgebreide toetsing nodig. Er kunnen bij evenementen in deze categorie immers nadelige effecten optreden waarbij de overheid zich geen terughoudende positie kan veroorloven. Voor middelgrote en grote evenementen blijft het vergunningenstelsel daarom het meest geschikte instrument en is maatwerk mogelijk.

§ 2.3 Maximumstelsel

De volgende aspecten dienen bij de beoordeling van een evenement te worden betrokken:

• a.

  de openbare orde;

• b.

  het voorkomen of beperken van overlast;

• c.

  de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen;

• d.

  de zedelijkheid of (volks-)gezondheid;

• e.

  gevolgen voor het milieu.

Zoals hiervoor is vermeld veroorzaken de kleinere evenementen nauwelijks of geen overlast. Bij deze activiteiten staat het gezelligheidsaspect en de kleinschaligheid voorop. Vooropgesteld dat deze festiviteiten zich afspelen binnen de criteria die hiervoor in paragraaf 2.1. zijn omschreven (hetgeen periodiek zal worden getoetst), is er geen aanleiding om grenzen te stellen aan het aantal.

De overige evenementen zullen doorgaans in meer of mindere mate overlast veroorzaken, hetzij voor omwonenden, hetzij uit verkeerstechnisch oogpunt dan wel om andere redenen. Van belang is hierbij vooral de locatie en de aard van het evenement. Een muziekevenement middenin een kern in de late avond, levert doorgaans meer problemen op dan bijvoorbeeld een braderie overdag. De ervaring leert dat vooral het geluidsaspect in de avond- en nachtperiode de meeste aanleiding geeft tot problemen en klachten van omwonenden. Het bevoegd gezag kan, na belangenafweging, tot de conclusie komen dat, gezien het maatschappelijk of cultureel belang van het evenement, omwonenden – voor dit specifieke geval – de hinder dienen te accepteren.Om een acceptabel woon- en leefklimaat te waarborgen dienen evenwel grenzen te worden gesteld, zowel aan het aantal “belastende” evenementen als aan het geluidsniveau dat daarbij wordt geproduceerd.

Evenementen kunnen één of meerdere dagen duren. In verband met het overlastaspect is dan ook niet zozeer het aantal evenementen van belang, maar wel het aantal dagen dat in een kern “muziekevenementen” mogen plaatsvinden. Eveneens om grenzen te stellen aan de overlast voor omwonenden of voor het openbare verkeer, dienen grenzen te worden gesteld aan de frequentie van het aantal (vergunningplichtige) evenementen binnen een kern.

• a.

  een evenement duurt maximaal drie dagen aaneengesloten (carnaval uitgezonderd);

• b.

  per locatie mag slechts tweemaal per jaar een evenement gehouden worden dat langer duurt dan 1 dag;

c op evenementenlocaties die zich bevinden temidden van een woonomgeving, zal tussen twee opeenvolgende (vergunningplichtige) evenementen een periode van minimaal drie weken moeten worden aangehouden. Dit geldt met name voor nieuwe evenementen. In bestaande situaties waar niet aan deze richtlijn wordt voldaan en dit niet heeft geleid tot klachten, zal afwijking van deze frequentie vooralsnog worden gedoogd.

In de navolgende tabel is per kern het toegestane aantal evenementen weergegeven, waar sprake is van muziek in de avond- en/of nachtperiode (na 21.00 uur). Uitgangspunt is het aantal “vaste” evenementen/feesten dat nu jaarlijks in de buitenlucht, tent of een schuur/loods wordt gehouden.

* carnavalsdagen uitgezonderd

De bovengenoemde aantallen passen binnen de evenementenprogramma’s van de afgelopen jaren. Bij het verlenen van de benodigde vergunningen/ontheffingen wordt voorrang gegeven aan de vaste, traditionele evenementen die uiteraard wel tijdig moeten worden aangemeld. Als geen tijdige aanmelding plaatsvindt, is er in beginsel ruimte voor een nieuw evenement in die kern, mits het totale aantal niet wordt overschreden.

In bijzondere gevallen kan de burgemeester afwijken van de hierboven genoemde maxima. Dit kan in beginsel alleen als naar het oordeel van de burgemeester de toegevoegde waarde van het evenement groter is dan de te verwachten overlast.

3. REGIONALE EN LOKALE AFSTEMMING

Een tijdig overzicht van de op stapel staande festiviteiten en evenementen maakt het mogelijk inzicht te krijgen in de activiteiten voor een bepaalde periode. Deze vroegtijdige inventarisatie is om twee redenen belangrijk.

§ 3.1 Openbare orde en veiligheid

Allereerst kunnen grootschalige, bovenlokale evenementen die in Zeeuwsch-Vlaanderen op hetzelfde tijdstip plaatsvinden, problemen opleveren voor de inzet van de politie. Het gaat dan met name om evenementen waarbij de openbare orde en veiligheid in het gedrang kunnen komen.

De meeste evenementen worden georganiseerd in de zomermaanden en juist in deze periode wordt dan een relatief groot beroep gedaan op politieambtenaren. Om die reden is het ten behoeve van de politionele bedrijfsvoering noodzakelijk dat men tijdig kennis kan nemen van het evenementenprogramma. Aanmelding vóór 1 december van evenementen in het daaropvolgende jaar is om deze reden dan ook wenselijk.

Het kan voorkomen dat er in een bepaald weekend meerdere evenementen zijn gepland waardoor een voldoende inzet van de politie onder druk komt te staan. Indien zich deze ongewenste samenloop voordoet kan door de vroegtijdige aanmelding tijdig op deze situatie worden geanticipeerd. Er zal in dergelijke gevallen contact worden gelegd met de desbetreffende organisaties om in onderling overleg een passende oplossing te zoeken.

Overigens vindt de inzet van politie bij evenementen niet automatisch en vanzelfsprekend plaats. Ook de organisatie heeft hierbij een inspanningsverplichting. De politie wordt bij evenementen alleen ingezet als de organisator van het evenement alle aspecten rond veiligheid goed heeft geregeld. De inzet van de politie moet in redelijke verhouding staan tot het evenement. In situaties waarin niet aan de veiligheidsvoorwaarden is voldaan dan wel de politie-inzet onevenredig hoog is, laat de burgemeester het evenement geen doorgang vinden. Door gebruik te maken van particuliere beveiligers / verkeersregelaars etc. kan de organisator de inzet van politie mogelijk beperken.

§ 3.2 Regionaal Evenementen Overleg

Een andere reden om in een tijdig stadium inzicht te krijgen in de regionale festiviteitenkalender, is in het belang van de evenementen zelf. Het welslagen van een activiteit is namelijk gebaat met voldoende publiek belangstelling. Een aantal soortgelijke festiviteiten binnen dezelfde periode, in dezelfde regio, zal een negatieve invloed hebben op de bezoekersaantallen. “Vele varkens maken de spoeling dun“ is een gezegde dat hier van toepassing is. Ook vanuit dit oogpunt is dus enige spreiding wenselijk.

Het is daarom aan te bevelen om ook in dit kader vergunningplichtige evenementen in enig jaar vóór 1 december van het daaraan voorafgaande jaar aan te laten melden.

Zodra de drie gemeenten in Zeeuwsch-Vlaanderen de meldingen hebben ontvangen, zullen de programma’s worden besproken in een nog in te stellen Regionaal Evenementen Overleg (REO). Het REO zal bestaan uit vertegenwoordigers van gemeenten en politie en zal gewoonlijk eenmaal per jaar bijeenkomen. Daarbij zal het REO vervolgens vaststellen of zich ongewenste samenloop van evenementen voordoet. Indien dit het geval is, zal nader overleg volgen met de desbetreffende organisaties. Het REO kan in die zin zorgen voor afstemming en spreiding en vervolgens overgaan tot de samenstelling van een Regionale Evenementen Kalender. Een dergelijk overzicht ontbreekt op dit moment in Zeeuwsch-Vlaanderen en zou ook vanuit promotioneel oogpunt waardevol kunnen zijn.

§ 3.3 Gemeentelijke sturing

Ook op lokaal niveau kan het problematisch zijn indien meerdere festiviteiten in één weekend plaatsvinden. Dit kan moeilijkheden opleveren om verkeerstechnische, logistieke of andere redenen. Ook de organisaties zelf zijn er veelal mee gebaat indien er geen “concurrerende” activiteiten plaatsvinden op hetzelfde tijdstip. Er zal geprobeerd worden om in voorkomende gevallen sturing aan te brengen. Uiteraard is het in dergelijke gevallen ook weer van belang dat er een tijdig inzicht in de planning mogelijk is. Voor alle duidelijkheid: het samenvallen van evenementen op zich is geen weigeringsgrond. Afwijzing van een aanvraag kan enkel plaatsvinden op de in de APV genoemde gronden (openbare orde, overlast, verkeersveiligheid, zedelijkheid, gezondheid, milieu). Indien bij samenvallende evenementen één van deze criteria in het geding is, geldt het uitgangspunt dat een traditioneel evenement voor een nieuw evenement gaat. In andere gevallen geldt het principe van volgorde van binnenkomst van de aanvraag.

Met name voor de vergunningplichtige evenementen is een tijdige aanmelding in dit verband noodzakelijk. Ook hier is de datum van 1 december streefdatum. Indien problemen worden voorzien zal contact worden gelegd met de desbetreffende organisaties.

§ 3.4 Stroomschema

Na ontvangst van een verzoek en beoordeling in regionaal of lokaal verband, zal openbaar kennis worden gegeven van de activiteit via de Evenementenkalender.

Bekendmaking van de (lokale) evenementen kalender door middel van plaatsing in huis-aan-huis-bladen heeft behalve de publicitaire voordelen, ook invloed op de acceptatiegrens van overlast. Als omwonenden tijdig worden geïnformeerd en dus weten wat zij kunnen verwachten, ligt de tolerantiegrens nu eenmaal hoger dan wanneer men zich voor “verrassingen” ziet geplaatst.

Schematisch ziet het tijdspad voor het melden/aanvragen van evenementen en festiviteiten er als volgt uit:

4. GELUID

Geluidhinder is een veel voorkomend probleem bij het houden van evenementen en dit aspect levert dan ook doorgaans de meeste klachten op. Het gegeven dat dit onderdeel in grote mate bepalend is of er sprake is van een vergunningplichtig of meldingsplichtig evenement, geeft al een indicatie van het belang van dit voor festiviteiten wezenlijke element.

§ 4.1 Grenzen aan geluid

Enige overlast is echter inherent aan het houden van een evenement, hoewel er uiteraard grenzen zijn aan het acceptatievermogen van een omwonende. Aan de vergunningverlening zal een belangenafweging vooraf moeten gaan, waarbij in sommige gevallen omwonenden, gezien het maatschappelijk of cultureel belang van het evenement, de geluidhinder dienen te accepteren. De vraag is dan vervolgens hoeveel hinder in redelijkheid acceptabel is. Bij het bepalen van de “belastbaarheidsgrens“ zijn tevens van belang het aantal evenementen per jaar, het aantal dagen per evenement, de mate van geluidhinder en het sluitingstijdstip. Opgemerkt wordt overigens dat de hinderbeleving over het algemeen lager zal zijn, en de belastbaarheid hoger, indien omwonenden over een evenement tijdig en goed geïnformeerd zijn (en dus weten waar ze aan toe zijn). Normaliter wordt aan de organisator een voorschrift opgelegd waarin een dergelijke kennisgevingsplicht wordt opgelegd.

Het zonder meer afgeven van een vergunning voor het houden van een evenement waarbij harde muziek de boventoon voert op een locatie in de nabijheid van woningen is niet meer van deze tijd.

Muziek is een echter onmisbare component bij een evenement. De aard van de muziek die geproduceerd wordt, bepaalt in belangrijke mate ook het geluidsniveau. Onderstaand schema geeft een indicatie van de geluidbelasting.

Thans worden bij evenementenvergunningen de volgende geluidsvoorschriften opgenomen:

“Op vrijdag/zaterdag tot maximaal 01.00 uur en op zondag tot uiterlijk 00.00 uur mag het gemiddelde geluidsniveau het maximum van 75 dB(a) op de gevel van een nabijgelegen woning niet overschrijden.

De omwonenden / gebruikers van de nabijgelegen panden dient u schriftelijk op de hoogte te brengen van dit evenement. Daarbij moet u er nadrukkelijk op wijzen dat u de sluitingstijd van 01.00 uur, respectievelijk 00.00 uur in acht zult nemen.”

De norm van 75 dB(A) is gebaseerd op de “Nota evenementen met een luidruchtig karakter (uitgave Ministerie VROM, jan. 1996)”.

§ 4.2 Herziening geluidsnormen

De ervaringen tot nu toe leren dat de norm van 75 dB(A) niet voor elke gelegenheid toepasbaar c.q. realistisch is. Steeds meer wordt (live-)muziek de spil van een evenement en indien daarbij een maximaal niveau wordt toegestaan van 75 dB(A), leert de ervaring dat deze grenswaarde in het algemeen ontoereikend is om een versterkt muziekevenement goed tot zijn recht te laten komen. Steekproefsgewijze geluidsmetingen bij evenementen hebben tot nu toe uitgewezen dat de 75dB(A)-grens in vrijwel alle gevallen wordt overtreden, zonder dat dit leidt tot noemenswaardige klachten over geluidsoverlast. In zijn algemeenheid kan dan ook worden gesteld dat omwonenden in deze regio geneigd zijn om een bepaalde mate van overlast voor lief te nemen en enige hinder te accepteren of het zelfs niet als zodanig te ervaren. Dit zijn dan ook redenen om de geluidsvoorschriften te versoepelen en het gemiddelde maximale geluidsniveau op de woninggevel van derden voortaan vast te leggen op 85 dB(A). Dit houdt overigens niet in dat thans in gebruik zijnde evenementenlocaties voortaan in gebruik kunnen worden genomen voor elk willekeurig evenement.

De evenementenlocatie in relatie tot de aard van het evenement zal een belangrijk element vormen bij de afweging of al dan niet een vergunning wordt verleend. Een houseparty, techno-, dance- of hardrockevenement hoort bijvoorbeeld niet thuis temidden van een woonconcentratie gelet op het bronvermogen dat hierbij doorgaans wordt benut. Een popfestival nabij een woonomgeving zou onder bepaalde omstandigheden mogelijk kunnen zijn, mits aanvullende voorwaarden worden gesteld ten aanzien van de eindtijd van het optreden. Verder is bij de afweging ook van belang in hoeverre er sprake is van een traditioneel (maatschappelijk gedragen) evenement en de mate waarin de locatie al met overige festiviteiten is belast.

Concluderend kan worden gesteld dat geluidsoverlast afhankelijk is van:

• -

  de locatie van een evenement ten opzichte van de omwonenden;

• -

  het tijdstip (door de week eerder hinder dan in het weekend);

• -

  de soort muziek;

• -

  de eindtijd van de muziek;

• -

  de wijze waarop omwonenden hierover vooraf worden geïnformeerd;

• -

  de mate waarin een evenement is “ingeburgerd”.

Aan de behoefte die er in het algemeen blijkt te zijn aan evenementen met een luid muziekniveau kan, zoals hierboven is vermeld, tot bepaalde hoogte worden tegemoet gekomen. Een maximale waarde van 85 dB(A) op de huisgevels van derden geeft ruimte voor evenementen waarbij versterkte muziek de hoofdmoot vormt. Voor de hinderbeleving blijkt niet enkel het geluidsniveau van belang te zijn, maar ook de frequentie van een dergelijk evenement op dezelfde plek. De verruiming van de toegestane geluidswaarde kan evenwel ontoelaatbare overlast veroorzaken als evenementen frequent op dezelfde locatie plaatsvinden. Zowel voor organisaties als omwonenden verdient het daarom aanbeveling om het aantal evenementen per kern waarbij deze hogere geluidswaarde wordt toegestaan, te maximeren. Uitgangspunt hierbij is om circa 1/3 van het totaal aantal evenementendagen per kern voor deze “zwaardere” muziekfestiviteiten te bestemmen. Als “compensatie” voor de hiermee veroorzaakte extra overlast, zal de eindtijd van het evenement een half uur worden vervroegd.

De eindtijden voor een evenement zijn tot nu toe als volgt geregeld:

Zondag tot en met donderdag : 24.00 uur

Vrijdag, zaterdag en dagen voorafgaand aan een officiële feestdag : 01.00 uur

Deze eindtijden gelden thans zowel voor het ten gehore brengen van muziek als voor het evenement zelf.

Om een geleidelijk vertrek van de bezoekers mogelijk te maken is het aan te bevelen om een onderscheid te maken in de eindtijd van het geluid/muziek en de eindtijd van het evenement

(“cooling-down”). De eindtijd van het evenement houdt in dat op dat moment geen bezoekers meer aanwezig mogen zijn. Dit kan als volgt worden weergegeven:

Slechts indien de burgemeester hiertoe redenen aanwezig acht, kan hij van bovenstaande beleidslijn afwijken.

Om overlast voor omwonenden (geluid, verkeersproblemen, enz.) binnen de perken te houden is het wenselijk en noodzakelijk om het aantal vergunningplichtige evenementen te limiteren. In § 2.3 zijn de maxima per kern vermeld.

5. ALCOHOL BIJ EVENEMENTEN

Alcoholgebruik en festiviteiten gaan hand in hand. Indien alcoholverstrekking vanuit reguliere horeca-inrichtingen plaatsvindt, gelden er normaliter geen speciale regels. De horeca-exploitant zal dan namelijk in het bezit zijn van een Drank- en Horecavergunning en is op grond daarvan gerechtigd het verstrekken van alcoholische drank, met inachtneming van een aantal wettelijke voorwaarden.

Buiten een “vaste” inrichting is alcoholverstrekking gewoonlijk niet toegestaan.

§ 5.1 Alcohol bij tijdelijke locaties

De praktijk is echter dat festiviteiten nogal eens worden gehouden in een tijdelijke locatie (tent), een bouwwerk (schuur, bedrijfshal e.d.) of in de openlucht. De Drank- en Horecawet heeft met het oog op dergelijke situaties een ontheffingsmogelijkheid in het leven geroepen.

Op grond van artikel 35 van deze wet kan de burgemeester voor bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard toestemming (ontheffing) verlenen voor het verstrekken van zwak-alcoholische drank, mits voldaan wordt aan de volgende wettelijke eisen:

• a.

  verstrekking van zwak-alcoholische drank mag enkel plaats vinden onder toezicht van een persoon van 21 jaar of ouder;

• b.

  de ontheffingaanvrager moet in het bezit zijn van een ver klaring “sociale hygiëne”;

• c.

  de ontheffingaanvrager mag niet in enig opzicht van slecht levensgedrag zijn.

Bij de afweging of de ontheffing kan worden verleend, zal de burgemeester de aard van de gelegenheid in ogenschouw nemen. Indien de plaats van verstrekking hoofdzakelijk zal worden bezocht door jeugdige personen (een schoolfeest bijvoorbeeld), kan dit bijvoorbeeld tot een negatieve beslissing leiden. De aspecten die hierbij een rol spelen zijn de openbare orde, de veiligheid en de zedelijkheid. Indien de burgemeester tot de conclusie komt dat de ontheffing kan worden verleend, dan kunnen hieraan verder algemene en/of specifieke (op het evenement gerichte) voorschriften worden verbonden. Een algemeen voorschrift dat kan worden opgelegd, is dat alcoholverstrekking plaats mag vinden tot uiterlijk een kwartier vóór de eindtijd van het evenement. Op deze manier vindt een verdere “cooling-down” plaats en wordt een geleidelijk vertrek van bezoekers bevorderd.

Als specifieke voorwaarde kan het gebruik van kunststof glazen worden opgenomen. Bij grootschalige evenementen of festiviteiten die ter beoordeling van de burgemeester naar hun aard gevoelig kunnen zijn voor verstoring van de openbare orde of de veiligheid, zal verstrekking in glaswerk of blik niet worden toegestaan. Glaswerk bemoeilijkt eveneens de inzet van (specifieke) politiediensten zoals paarden, honden, bikers.

§ 5.2 Tapinstallaties op terrassen

Het plaatsen van een tapinstallatie op terrassen bij horecabedrijven is toegestaan als dit terras op de Drank- en Horecavergunning als onderdeel van de inrichting is vermeld. Voor overige, buiten de inrichting gelegen terrassen is een tapinstallatie niet doorlopend gewenst. Bij bepaalde evenementen worden regelmatig tijdelijke terrassen in gebruik genomen, die in sommige gevallen sfeerverhogend kunnen zijn.

Omdat er in dergelijke gevallen echter wordt getapt buiten een vergunde inrichting, is een ontheffing op basis van artikel 35 van de Drank- en Horecawet nodig.

Bij de afwegingen of een dergelijke ontheffing wordt verleend zal, naast de wettelijke eisen, rekening worden gehouden met de volgende aspecten:

• -

  er moet sprake zijn van een evenement;

• -

  de aard van het evenement moet zich niet verzetten tegen het verstrekken van alcohol;

• -

  de (verkeers-)veiligheid mag door het terras niet in gevaar komen;

Indien deze toets positief uitvalt, dan zullen aan de ontheffing nadere voorschriften worden verbonden ten aanzien van de plaatsing van de tapinstallatie (vrije doorgang in- en uitgangen en nooduitgangen), sluitingstijd van de tapinstallatie, gebruik van (kunststof) glazen e.d.

6. VEILIGHEID EN VOLKSGEZONDHEID

Bij een evenement van enige omvang vergt de publieksveiligheid aandacht. De organisatie dient te beseffen dat de zorg voor het publiek integraal onderdeel is van zijn/haar verantwoordelijkheid en dat niet alleen de overheid met dit onderdeel bemoeienis heeft. Uiteraard is de omvang en de aard van het evenement bepalend voor het maatregelenpakket. De volgende onderdelen zijn van belang:

§ 6.1 Verkeersveiligheid

De organisator zal in zijn verzoek duidelijk moeten maken hoe men denkt om te gaan met de verkeersstroom waarbij een evenement enige omvang te maken heeft. Indien van toepassing zal aandacht moeten worden besteed aan de routering, bewegwijzering, parkeergelegenheid en toegangsmogelijkheden voor diensten als politie, brandweer en ambulance. Voor de aan- en afvoerroute van deze categorie voertuigen moet in elk geval steeds een obstakelvrije route beschikbaar zijn van minimaal 4 meter breed en 4,5 meter hoog.

Afhankelijk van de omvang van het evenement kan worden voorgeschreven dat de organisator dient te zorgen voor medewerkers die het parkeren in goede banen leiden.

Indien wegafzettingen nodig zijn, worden deze verzorgd door de gemeente, die bekend is met de voorgeschreven materialen en plaatsingswijze. De organisator zal overigens bij de gewenste verkeersmaatregelen rekening moeten houden met de bovenomschreven toegangsmogelijkheden voor hulpdiensten. Het wordt tevens tot zijn taak gerekend om de omwonenden die met de wegafzettingen worden geconfronteerd tijdig hiervan op de hoogte te stellen.

Straatmeubilair e.d. wordt in beginsel niet verplaatst voor evenementen. Slechts in uitzonderingsgevallen kan het noodzakelijk zijn om straatmeubilair te verwijderen hetgeen dan door de gemeente zal gebeuren. De kosten hiervan komen echter voor rekening van de organisator.

Bij activiteiten op de openbare weg waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en de weggebruikers geregeld moet worden, zijn verkeersregelaars vereist. De organisatie dient zelf voor verkeersregelaars te zorgen, die vooraf behoren te zijn geïnstrueerd door de politie. Verkeersregelaars worden aangesteld door of namens de burgemeester en treden onder verantwoordelijkheid en onmiddellijke leiding van de politie op.

§ 6.2 Veiligheid in/op evenementenlocatie

Bij tentfeesten en festiviteiten die plaatsvinden in schuren, loodsen e.d. zal veel aandacht worden besteed aan de brandveiligheid. De brandweer zal, zonodig in overleg met de organisator, de maatregelen voorschrijven die aan een gebruikstoestemming zullen worden verbonden. Blusapparatuur, noodverlichting en nooduitgangen zullen in elk geval hiervan onderdeel uitmaken, maar ook zullen eisen worden gesteld aan brand- en constructieve veiligheid van tijdelijke bouwwerken zoals bakkramen, barbecues, podia, en tribunes.

De organisator zal bij zijn verzoek aan moeten geven hoe hij met de mogelijke veiligheidsrisico’s omgaat en duidelijk moeten maken hoe bij calamiteiten zal worden gehandeld. Een ontruimings- of calamiteitenplan kan worden geëist door de gemeente.

Onderdelen van dit plan kunnen zijn ontruimingsacties, aanrijroute en doorgang op het evenemententerrein voor hulpdiensten, taakverdeling organisatie bij calamiteiten (verantwoordelijkheden / aansprakelijkheden), bezetting en locatie EHBO-post, etc.

Bij evenementen met een verhoogd risico op ongeregeldheden kan de voorwaarde worden gesteld dat er erkende beveiligingsfunctionarissen aanwezig dienen te zijn. Het bedrijf dat hiervoor zorg draagt zal moeten beschikken over een vergunning van de Minister van Justitie. De organisator zal aan moeten geven welk bedrijf en hoeveel beveiligers actief zullen zijn. Beveiligingsfunctionarissen zullen duidelijk als zodanig herkenbaar moeten zijn.

Een andere voorwaarde kan zijn dat uitsluitend gebruik mag worden gemaakt van kunststof glazen voor de drankverstrekking. Dit is met name afhankelijk van de aard van het evenement.

§ 6.3 VOLKSGEZONDHEID

Sommige evenementen of daarbij uitgevoerde programmaonderdelen, kunnen bedreigingen inhouden voor de gezondheid van deelnemers of bezoekers. Ook de (algemene) hygiëne kan onder druk komen te staan.

Afhankelijk van het aantal personen dat bij het evenement betrokken is en van de aard van de festiviteit, zullen eisen worden gesteld aan de hoeveelheid EHBO-personeel.

Verdere medische en hulpverlenende diensten zullen enkel bij omvangrijke of zeer specifieke evenementen worden voorgeschreven.

Bij zeer grootschalige activiteiten kan inzet van GHOR (Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen) vereist zijn. In overleg met de GGD zal dan de benodigde medische inzet nader worden bepaald.

Een punt van aandacht kan eveneens zijn de kans op legionella-besmetting. Dit kan optreden bij een watertemperatuur tussen de 20 en 55 graden in combinatie met een verneveling van dit water (douches, fonteinen, bubbelbaden e.d.). De organisator zal aan moeten geven of een dergelijk risico bij het evenement aanwezig is.

Een ander mogelijke bedreiging voor de gezondheid bij het evenement is de verstrekking van eet- en drinkwaren. De bereiding en behandeling hiervan zal moeten voldoen aan hetgeen bij of krachtens de Warenwet is gesteld. De organisatie dient zich ervan te vergewissen dat indien derden voor de verstrekking van drank- en/of etenswaren verantwoordelijk zijn, conform de regels werken.

Het toezicht hierop vindt plaats door de Voedsel en waren Autoriteit (voorheen: Keuringsdienst van Waren).

De organisatie zal ook zorg moeten dragen voor voldoende toiletvoorzieningen met een gelegenheid voor het handenwassen.

7. TOEZICHT EN HANDHAVING

Het sluitstuk van het evenementenbeleid is toezicht en handhaving. Om overlast tegen te gaan is vooral de handhaving van de eindtijden en openbare orde van belang. Het opstellen van de evenementenkalender en de in deze nota voorgestelde beleidsuitgangspunten bij de vergunningverlening zullen bijdragen aan een groter draagvlak voor het beleid en dus tot betere naleving en handhaafbaarheid van voorschriften. Daarnaast is de inzet van menskracht door politie en gemeente en andere instanties nodig voor handhaving. Wanneer geconstateerd wordt dat voorschriften van een vergunning worden overtreden kan daartegen op twee manieren worden opgetreden:

Bestuursrechtelijk

Bij (ernstige) overtreding van de voorschriften kan in principe bestuursdwang worden toegepast (op grond van artikel 125 Gemeentewet). Het bestuursorgaan kan dan een eind aan de overtreding maken. Omdat uitstel niet kan worden getolereerd, is een schriftelijke waarschuwing in dit geval niet nodig. Dergelijke evenementen zullen geëvalueerd worden.

Strafrechtelijk

Het overschrijden van een voorschrift van een vergunning op basis van de APV is ook strafbaar op basis van diezelfde APV. Wanneer de politie de indruk heeft dat door handhavend optreden de openbare orde in gevaar wordt gebracht (door bijvoorbeeld rellen), kan wel proces-verbaal worden opgemaakt maar afgezien worden van feitelijk handhaven van het overtreden voorschrift. Dit middel helpt dus niet om op dat moment de overtreding te beëindigen maar het werkt wel preventief voor de volgende keer. Het is dan wel noodzakelijk dat bij een dergelijk politieoptreden de politie of de handhavende instantie de gemeente schriftelijk informeert over zo een voorval. Afhankelijk van de overtreding en de hierdoor veroorzaakte inbreuk op de openbare orde zal door het bestuur worden beoordeeld of aan de organisatie in de toekomst opnieuw vergunning zal worden verleend.

Om een goede handhaving te kunnen realiseren is duidelijkheid vereist over de rolverdeling tussen de verschillende handhavende instanties. De volgende rolverdeling is van toepassing:

Politie: handhaving openbare orde, toezicht verkeersregelaars en beveiligingsorganisaties.

Afdeling Vergunningen: handhaving van geluidsnormen, eindtijden en toezicht en handhaving van de regels op het gebied van parkeren, milieu en afval, het signaleren van overtredingen.

Brandweer: controle van de brandveiligheid (gebruiksvergunning).

Voedsel en waren autoriteit:toezicht en handhaving Drank- en Horecawet, controleren en bevorderen naleving voorschriften eet- en drinkwaren, handhaving Besluit Veiligheid attractie- en speeltoestellen.

Per evenement wordt beoordeeld of, en zo ja, wie ter plaatse de situatie gaat beoordelen. De politie verleent zonodig ondersteuning aan de handhavende instanties.

Goed zichtbare, actieve en consistente handhaving van de nieuwe regels heeft een belangrijke signaalfunctie voor organisaties. Het verdient aanbeveling om afspraken tussen gemeente, politie en Openbaar Ministerie wat rolverdeling en sancties bij overtredingen betreft, vast te leggen in een “handhavingsarrangement”. Met betrokken partijen zal op korte termijn overleg volgen over de wijze waarop de handhavingsacties worden afgestemd.

8. EVALUATIE

Beleid maken en uitvoeren behoort een dynamisch proces te zijn.

De nieuwe systematiek die in deze nota ten aanzien van festiviteiten en evenementen wordt voorgesteld, heeft - met name wat de meldingsplichtige activiteiten betreft - een ingrijpende wijziging tot gevolg ten opzichte van het huidige beleid. De effecten van deze deregulering worden thans positief ingeschat: “klantvriendelijker” voor de organisatie en tijdbesparend voor de gemeente. Na enkele jaren zal worden bezien of de meldingsystematiek voor de kleinere evenementen gehandhaafd kan blijven.

Ook de voorgestelde regels op het gebied van eindtijden, het hogere geluidsniveau dat zal worden toegestaan en het maximum aantal evenementen per kern, betekenen een vrij rigoureuze verandering van hetgeen in de gemeente Hulst tot nu toe gebruikelijk is. De voordelen hiervan zijn inzichtelijkheid, herkenbaarheid en een duidelijk kader dat aangeeft binnen welke grenzen festiviteiten kunnen worden georganiseerd.

Ook ten aanzien van deze aspecten zal bij enkele jaren dienen te worden getoetst of de voorziene positieve werking hiervan inderdaad tot stand is gekomen.

Deelnemers aan de evaluatie zullen minimaal dezelfde partners zijn als zij die aan de totstandkoming van deze nota hebben meegewerkt.