Werkwijze uitnodigingen bij meervoudig onderhandse aanbestedingen voor Bouw & Infra werkzaamheden

Geldend van 30-05-2018 t/m heden

Intitulé

Werkwijze uitnodigingen bij meervoudig onderhandse aanbestedingen voor Bouw & Infra werkzaamheden

Inhoud

  • 1.

    Inleiding

  • 2.

    Systematiek

    • 2.1

      Doel

    • 2.2

      Groeslijstindeling

    • 2.3

      Wijze van aankondigen

    • 2.4

      Werkwijze lotingsprocedure

    • 2.5

      Uitnodigingsbeleid

    • 2.6

      Criteria voor toelating tot en verwijdering van de groslijst

    • 2.7

      Overige bepalingen/bijzondere situaties

  • 3.

    Dossiervorming

BIJLAGE OVERZICHT INDELING GROSLIJSTEN

  

1. Inleiding

Deze procedure regelt de selectie van gegadigden voor meervoudig onderhandse aanbestedingen van civieltechnische- en bouwkundige werken en daaraan gerelateerde diensten door de gemeente Kampen. Deze procedure ziet op de toepassing van een uniforme systematiek voor het hanteren van groslijsten. Deze hierna te noemen groslijstmethodiek wordt jaarlijks geëvalueerd.

 

Groslijsten zijn lijsten per categorie van type werkzaamheden, waarop ondernemingen staan, die dit type werk naar tevredenheid van de gemeente Kampen hebben uitgevoerd. De groslijsten worden door de gemeente vastgesteld en onderhouden. De groslijstsystematiek biedt kansen voor alle geïnteresseerde ondernemingen om een opdracht voor de gemeente uit te voeren en een positie op de groslijst te verkrijgen.

 

2. Systematiek

2.1 Doel

De belangrijkste doelstellingen van het werken met een groslijstensystematiek zijn gelijkheid en transparantie. Het uitnodigingsbeleid en de selectiefase bij onderhandse aanbestedingen is met deze systematiek transparanter en objectiever.

 

De systematiek gaat uit van differentiatie in specifieke opdrachtsoorten. Op deze wijze wordt voorkomen dat op één groslijst een (te) grote diversiteit aan ondernemingen ontstaat.

2.2 Groslijstindeling

In bijlage 1 treft u een overzicht aan van de categorie indeling van de groslijsten.

Voor de categorie indeling geldt dat wanneer werken een eenduidig specialistisch karakter hebben, de uitvraag wordt gedaan op specialistisch niveau. Wanneer werken of diensten zijn samengesteld uit meerdere specialisaties, dan wordt op basis van een eenduidige en transparante motivering de uitvraag of specialistisch of een bovenliggend categorieniveau gedaan.

2.3 Wijze van aankondigen

Iedere uitvraag waarbij gebruik wordt gemaakt van de groslijstsystematiek (meervoudig onderhands) wordt vooraf aangekondigd op de website van de gemeente Kampen. In de aankondiging wordt de aard en omvang van de opdracht geschetst, evenals de groslijstcategorie waarin de uitvraag is geplaatst. De gemeente kan ervoor kiezen wel/geen nadere selectie-eisen en/of competenties te stellen. Zowel ondernemingen die al op de groslijst staan, als andere ondernemingen dienen zich na publicatie van de uitvraag te melden als geïnteresseerde. Ondernemingen dienen zelf de aanbestedingssite van de gemeente Kampen in de gaten te houden.

De uiterste datum voor aanmelding zal per aankondiging worden vermeld op de website.

2.4 Werkwijze lotingsprocedure

Per uitvraag worden de geïnteresseerden onderverdeeld in een 4-tal lijsten, te weten: 1 (lotingsset Kampen), 2 (lotingsset Regio Zwolle), 3 (lotingsset overig) en 4 (lotingsset nieuw). Een geïnteresseerde moeten uiteraard wel op de groslijst staan. Voorbeeld: een nieuwe partij uit Kampen komt eerst in de lotingsset 4.

Iedere onderneming die zich aanmeldt, maakt kans via een loting. Het uitgangspunt bij loting is dat het staan op een groslijst een voordeel is. De eerste ronde worden de lokale ondernemingen binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Kampen geloot vanuit lotingsset lokaal gemeente Kampen, de tweede ronde de lotingsset met  ondernemingen uit de Regio Zwolle, de derde ronde de overige ondernemingen op de groslijst en in de laatste ronde de lotingsset met de nieuwkomers.

Het restant met de niet ingelote ondernemingen in de set lokaal Kampen wordt gevoegd bij de bedrijven in de lotingsset Regio Zwolle. Vervolgens wordt het restant gevoegd bij de bedrijven in de lotingsset overig. Vervolgens wordt het restant weer gevoegd bij de lotingsset nieuw. Hiermee is geborgd dat de lotingskans voor lokale ondernemingen, die op de groslijst staan, het grootst is. De overige ondernemingen op de groslijst (niet lokaal) hebben weer een grotere kans om ingeloot te worden dan nieuwe ondernemingen.

De doelstelling van het stimuleren van de lokale economie is het bijdragen aan een sterke economische regio. Criterium hiervoor is de vestigingsplaats van de onderneming of dependance (niet zijnde een postbus). Voor wat betreft de eerste lotingsset geldt een onderneming als lokaal als het binnen de gemeentegrenzen van Kampen gevestigd is. Voor wat betreft de tweede lotingsset wordt aangesloten bij de Regio Zwolle, zoals opgenomen in het vigerende inkoopbeleid.

Uitgangspunt is dat er vanuit de lokale groslijst in principe meer ondernemingen worden ingeloot dan vanuit de andere aanmeldingen. Echter in een situatie dat het aantal aanmeldingen lokaal Kampen/Regio Zwolle laag is of ongeschikt kan de aanbestedende dienst besluiten van dit uitgangspunt af te wijken.

Na afloop van iedere aanbesteding wordt het proces-verbaal van loting en het proces-verbaal van aanbesteding per mail verstrekt aan alle voor die betreffende aanbesteding aangemelde ondernemingen.

Controle aanmelding

Vóór loting wordt de aanmelding beoordeeld op geschiktheid. Na loting wordt aan de ingelote ondernemingen het bestek/de offerteaanvraag toegestuurd. Echter niet eerder dan nadat beoordeeld is, op basis van eventueel opgevraagde bewijsmiddelen, in hoeverre de ingelote ondernemingen voldoen aan de gestelde minimale eisen en/of competenties.

2.5 Uitnodigingenbeleid

Het lotingsschema dat gehanteerd wordt is afhankelijk van de verwachte aanneemsom (huidige beleidsregel) en het aantal ondernemingen dat wordt uitgenodigd. Binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Kampen wordt volgens onderstaand schema invulling gegeven aan het aantal uit te nodigen ondernemingen en het lotingsschema.

Aantal uitnodigingen per staffel bij Werken

Drempelbedrag Laagste Prijs/LCC

Drempelbedrag

Beste PKV GWW

Drempelbedrag

Beste PKV Utiliteitsbouw

Aantal uitnodigingen

125.000 – 250.000

125.000 – 500.000

125.000 – 1.000.000

3

250.000 – 500.000

500.000 – 1.000.000

1.000.000 - 2.500.000

4

500.000 – 3.000.000

1.000.000 – 3.000.000

2.500.000 – 3.000.000

5

Er wordt binnen opdrachten voor Werken voor wat betreft het aantal uit te nodigen ondernemingen gelet op de omvang van de opdracht (waarde), de aard van de opdracht (GWW of Utiliteitsbouw) en de te hanteren gunningsmethodiek (Laagste Prijs, Life Cycle Costs of Beste Prijs-Kwaliteitsverhouding). Bij bovenstaande staffel en aantal uit te nodigen ondernemingen wordt het onderstaande lotingsschema gehanteerd.

Lotingschema Werken[1]

Aantal uitnodigingen

Groslijst Lokaal Kampen

Groslijst Regio Zwolle

Groslijst overig

Nieuw

3

1

1

1[2]

4

1

1

1

1

5

2

1

1

1

[1] Mits er voldoende geschikte aanmelders zijn binnen de betreffende groslijst. Daarnaast zal het aantal uit te loten partijen en het lotingsschema, na aanmelding afgestemd worden op de het minimaal aantal uit te nodigen lokale/regionale en nieuwe partijen volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

[2] In het geval van het lotingsschema voor 3 uit te nodigen partijen wordt geen onderscheid gemaakt tussen de groslijst ‘Overig’ en ‘Nieuw. Gelet op het beperkte aantal te versturen uitnodigingen, worden deze twee lotingslijsten samengevoegd.

Lotingschema Diensten[3] (onderhoudsdiensten voor GWW en Bouw)

Verwachte aanneemsom

Aantal uitnodigingen

Groslijst Lokaal Kampen

Groslijst Regio Zwolle

Groslijst overig

Nieuw

50.000 – 100.000

 

3

1

1

1[4]

 

Zie noot 3.

4

1

1

1

1

100.000 – 200.000

 

4

1

1

1

1

Zie noot 3.

5

2

1

1

1

[3] Mits er voldoende geschikte aanmelders zijn binnen de betreffende groslijst.

[4] Zie noot 3.

Uitgangspunt is dat het staan op een groslijst ondernemingen een voordeel biedt. Beschreven lotingsschema’s borgen dit uitgangspunt.

Wildcard

Voor gefaseerde of repeterende opdrachten die direct verband met elkaar houden (zoals bouwrijp maken in meerdere fases of onderhouds- of raamcontracten).[5] kan de gemeente Kampen besluiten een extra ‘wildcard’ toe te kennen aan een onderneming. Deze wildcard houdt in dat de betreffende onderneming rechtstreeks een uitnodiging krijgt om een offerte uit te brengen en niet mee hoeft te doen aan de loting. De wildcard wordt alleen toegekend aan de onderneming welke de vorige fase naar tevredenheid van de gemeente Kampen heeft uitgevoerd. In het geval toekenning van een wildcard betekent dit dat een extra uitnodiging wordt verstuurd, in aanvulling op de hierboven opgenomen lotingsschema’s[6].

[5] Van een gefaseerde opdracht is sprake als één uitvoeringsproject is opgedeeld in meerdere opeenvolgende of overlappende fasen of wanneer het repeterende opdrachten betreft. Voorbeelden hiervan zijn bouwrijp maken in verschillende fases en onderhouds- of raamcontracten.

[6] Voorbeeld: in het geval er volgens het schema 3 uitnodigingen worden verstuurd en de gemeente kent een extra wildcard toe, dan betekent dat dat er in totaal 4 uitnodigingen worden verstuurd: 1 rechtstreekse uitnodiging d.m.v. een wildcard, de overige 3 conform het lotingsschema zoals hierboven weergegeven.

2.6 Criteria voor toelating tot en verwijdering van de groslijst

Initiële samenstelling groslijst

De initiële samenstelling van de groslijst is gebaseerd op de ervaringen van gemeente Kampen met ondernemingen, evaluaties en de omzetinfo uit het financiële systeem. Uitgangspunt bij het opstellen van de lijsten is dat onderneming het werk ook daadwerkelijk in opdracht van de gemeente Kampen en naar tevredenheid heeft uitgevoerd. Een soortgelijk werk bij een andere opdrachtgever is geen reden om in de initiële groslijst van Kampen opgenomen te worden[7].

[7] Indien een partij zich aanmeldt voor een opdracht en aan kan tonen dat ze op de groslijst zou moeten staan, maar nog niet op de groslijst staat, dan wordt deze partij alsnog toegevoegd aan de groslijst.

Toelating tot de groslijst

Uitgangspunt is dat een onderneming alleen op de groslijst kan komen als deze een opdracht voor de gemeente Kampen heeft uitgevoerd. Uiteraard moet deze opdracht naar tevredenheid van de gemeente Kampen zijn uitgevoerd.

Het volgende criterium wordt gehanteerd voor toelating:

  • -

    Een nieuwkomer kan worden toegelaten tot de groslijst van een categorie als hij voor de desbetreffende categorie naar tevredenheid van de gemeente Kampen een opdracht heeft uitgevoerd (ook enkelvoudig onderhands, Nationaal of Europees), mits uitgevoerd binnen de betreffende hoofdcategorie. Dit kan bijvoorbeeld:

  • -

    Via de uitnodigingsmethode als “nieuwe” aannemer met goede referenties;

  • -

    Via een enkelvoudig onderhands gegunde opdracht (tot 50.000 Euro voor diensten en 125.000 Euro voor werken);

  • -

    Via een door een Nationale of Europese procedure gegunde opdracht.

 

Op de groslijst blijven

Een bedrijf verdient een plek op een groslijst als ze over een lange periode goede resultaten heeft geleverd bij de gemeente Kampen. Een incidenteel mindere prestatie zal normaliter niet direct leiden tot verwijdering van de groslijst. Een slechte prestatie of wettelijke overtreding/delict tijdens het werk wordt gezien als argument om van de groslijst te worden verwijderd.

  

Verwijdering van de groslijst

  • 1.

    Indien een onderneming gedurende een periode van 4 jaar[8] geen opdrachten voor de gemeente heeft uitgevoerd. 

  • 2.

    Indien een onderneming binnen een periode van 4 jaar twee opdrachten niet naar tevredenheid heeft uitgevoerd. Indien sprake is van het ‘niet naar tevredenheid uitvoeren’, krijgt een onderneming altijd eerst een waarschuwing.[9]

  • 3.

    Indien een onderneming is ingeloot voor een aanbesteding, maar geen inschrijving doet, kan dit voor de gemeente aanleiding zijn om een onderneming te verwijderen van de groslijst. Dit ter uitsluitende beoordeling van de gemeente. Randvoorwaarde hierbij is wel dat een onderneming te allen tijde binnen 2 dagen na het bekend worden van de bestekseisen richting de gemeente kan aangeven niet te willen inschrijven, zonder dat dit enige consequentie heeft voor de positie op de groslijst.

  • 4.

    Het contract tussen de gemeente en de onderneming is ontbonden vanwege wanprestatie of vanwege wettelijke overtredingen/delicten.

 

[8] Hiertoe wordt tweemaal jaarlijks (ieder half jaar) gekeken welke ondernemingen gedurende deze periode geen opdrachten hebben uitgevoerd. Het ijkpunt voor de meting is het tijdstip van uitvoeren van deze toets. De eerste evaluatie zal plaatsvinden rond 1 januari 2019.

[9] Hieronder wordt ook verstaan dat er door de onderneming algemeen ontoelaatbaar gedrag is vertoond binnen of buiten een opdrachten.

De verwijdering van de Groslijst wordt schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt aan de betreffende leverancier.

 

De onderneming die op grond van het hiervoor onder 1 t/m 3 genoemde van de groslijst is verwijderd, kan na verwijdering zich wel weer aanmelden voor nieuwe opdrachten, echter wordt deze onderneming dan als nieuwe onderneming beschouwd.

 

In het geval van verwijdering als genoemd onder sub 4 geldt: verwijdering van alle groslijsten. Daarnaast geldt dat de onderneming voor een periode van minimaal twee jaar niet in aanmerking komt voor opdrachten van de gemeente Kampen.

 

Na deze periode wordt de onderneming als nieuwe onderneming gezien. Er is geen sprake van automatische terugkeer op de groslijst.

 

Mogelijkheid tot terugtrekken na loting

In aanvulling op het hiervoor onder criterium 2 bepaalde ten aanzien van verwijdering van de groslijst geldt dat:

  • -

    Binnen twee werkdagen na versturen

  • -

    Gemeente Kampen nodigt in principe de reserve op de lotingslijst alsnog uit om een aanbieding te doen, waarbij voldaan wordt aan de wettelijk gestelde termijnen.

  • -

    We gaan er van uit dat terugtrekken incidenten zijn. Mocht dit niet het geval zijn dan wordt de werkwijze geëvalueerd en aangepast.

 

2.7 Overige bepalingen/bijzondere situaties

In het geval van bijzondere situaties, dit ter beoordeling van de gemeente Kampen, behoudt de gemeente zich het recht voor af te wijken van deze groslijstsystematiek. Een afwijking kan betrekking hebben op:

  • -

    Afwijking van de procedure: Dit is een procedure via de eenheidsmanager. Voor deze variant geldt een gedegen onderbouwing en motivatie die wordt vastgelegd.

  • -

    Afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, bijvoorbeeld door te kiezen voor een enkelvoudig onderhandse procedure i.p.v. meervoudig onderhands: dit kan slechts indien dit juridisch mogelijk is en goed onderbouwd is. Dit is een procedure via de eenheidsmanager en directie.

  • -

    Afwijking in geval van gezamenlijke aanbesteding met één of meerdere andere aanbestedende diensten. In deze gevallen zal per gezamenlijke aanbesteding een afweging gemaakt worden hoe om te gaan met het uitnodigingen van ondernemingen.[10]

[10] Bijvoorbeeld door het uitnodigingenbeleid van één van de samenwerkende opdrachtgevers te volgen of door de groslijstmethodieken (deels) samen te voegen.

Voor deze situaties geldt dat besluitvorming op directie en/of hoger management niveau plaatsvindt, waarmee geborgd wordt dat het afwijkingsinstrument geen regel wordt.

Deze groslijstmethodiek zal periodiek worden geëvalueerd. Indien daar aanleiding toe is (bijv. als gevolg van de werking van de systematiek of als gevolg van gewijzigd inkoop- en aanbestedingsbeleid of wetgeving) kan de groslijstsystematiek worden gewijzigd.

 

3. Dossiervorming 

 

Het aanbestedingsteam van de gemeente legt alle, voor de procedure relevante, informatie vast. De volgende gegevens worden geregistreerd:

  • 1.

    Onderneming die het werk gegund heeft gekregen;

  • 2.

    Aard van het werk (soort werk) en binnen welke groslijst dit valt;

  • 3.

    Gevolgde procedure (enkelvoudig/ meervoudig);

  • 4.

    Aantal aanmeldingen en inschrijvingen;

  • 5.

    Namen van de aangemelde ondernemingen;

  • 6.

    Aantal keren dat een ingelote onderneming ‘gepast’ heeft;

  • 7.

    Uitslag van de loting en de aanbesteding.

 

Bovenstaande informatie wordt uitsluitend gebruikt in het kader van deze Kampense uitnodigingensystematiek.

Versie 1.0 datum 25 april 2018

Ondertekening

Burgemeester en wethouders van de gemeente Kampen,

J.F. Goedegebure,

secretaris

drs. mr. B. Koelewijn

burgemeester

Bijlage 1 OVERZICHT INDELING GROSLIJSTEN

Indeling van werkzaamheden in de werksfeer

Rankschikking bedrijven op Hoofdproductgroep en geeft per bedrijf aan voor welke specialisaties het bedrijf in aanmerking komt

Hoofdproductgroep

specialisaties

Infra-werkzaamheden

Asfalt

Bouwrijpmaken

Beton

Riool beton

Riool PVC

Straatwerk <150.000

Straatwerk >150.000

Werktuigbouwkundige en elektronische installaties

Openbare verlichting

Bewegwijzering

Verkeersregel-installaties (VRI’S)

Werktuigbouw (bovenbouw van kunstwerken)

Bruggen, sluizen en gebouwen

P-automaten en bewegwijzering

(Riool) gemalen

Kunstwerken en waterbouw e.d.

Staal

Beton

Hout

Beschoeiing

Waterbouw

Betonreparatie

Baggerwerk

Cultuurtechnisch en kunstgras

Rioolwerkzaam-heden

Cultuurtechnisch grondwerk

Natuurtechnisch grondwerk

Natuur sportvelden

Kunstgras sportvelden

 

 

Groenvoorzieningen

Aanleg 

Onderhoud 

Reconstructies 

Faunavoorzieningen 

 

 

 

Sloopwerkzaamheden/Sanering

Gebouwen

Asbest

Grondsanering

 

 

 

 

Gebouwen

Bouw

 

 

 

 

 

 

Diversen

Kabels en leidingen

Markering

Rioolrenovatie

Rioolreiniging en inspectie