Archiefverordening Kerkrade 2020

Geldend van 05-06-2020 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2020

Intitulé

Archiefverordening Kerkrade 2020

Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

  • 2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 2. Taken gemeentearchivaris

  • 1. De gemeentearchivaris brengt tweejaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

  • 2. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad tweejaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

a. het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid;

b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en

c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

De gemeentearchivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.

Artikel 5. Intrekking oude verordening

De Archiefverordening Kerkrade 2016 wordt ingetrokken per datum inwerkingtreding van de Archiefverordening Kerkrade 2020.

Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. De Archiefverordening Kerkrade 2020 treedt in werking per 01 januari 2020.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Kerkrade 2020.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van de gemeente Kerkrade op 27 mei 2020.

De voorzitter van de raad, De griffier,

dr. T.P. Dassen-Housen. mr.drs. D.G.M.G. Franssen.

Toelichting

Algemeen

De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke

overheidsorganen alsmede de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt

zonder openbaar lichaam en/of die taken in mandaat uitvoeren, bij burgemeester en wethouders, zie

artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet in samenhang met artikel 1, onderdeel b.

Artikel 30 van de Archiefwet bevat bovendien de opdracht voor de gemeenteraad om een verordening

vast te stellen, die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld, overeenkomstig waarvan

burgemeester en wethouders deze zorgplicht moeten uitvoeren. Uiteraard tevens met inachtneming

van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor

stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht

en de Gemeentewet.

Verder bevat artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet een opdracht aan de gemeenteraad om bij

verordening regels te stellen ten aanzien van het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of

krachtens Archiefwet door de gemeentearchivaris ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden

die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Aspecten die al in deze hogere regelgeving zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit

het oogpunt van goede regelgeving niet herhaald in deze verordening. Ook bevat deze verordening

geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders

zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid

is toebedeeld). Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te

wijzen (volgt al uit artikel 31 van de Archiefwet) en de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van

de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door burgemeester en wethouders toe te

passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling).

Definities

Deze verordening bevat geen definities, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste

plaats voor die termen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’). Deze

gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Ten aanzien van andere

definities geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden

(zoals ‘gemeentearchivaris’), dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven de voorkeur

heeft (zoals ‘wet’) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk gedereguleerde

verordening (zoals ‘beheerder’).

Voor de goede orde, het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken dat het

slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het geval, zoals ook blijkt uit een

nauwkeurige lezing van het begrip. Onder archiefbescheiden wordt overeenkomstig artikel 1, onder c,

van de Archiefwet verstaan:

1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar

hun aard bestemd daaronder te berusten;

2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt

door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van

instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen

om daar te berusten;

4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de

onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van

de Archiefwet zijn vervaardigd.

Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook om digitale archiefbescheiden waaronder databases,

websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de

praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt

gesproken of geschreven. Naar verwachting zal de term ‘informatie’ in de nieuwe archiefwet (die in

2021 wordt verwacht) worden opgenomen ter vervanging van de gedateerde omschrijving

‘archiefbescheiden’.

Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1 – wordt hieronder

verstaan de (kader stellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen,

bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op

een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk

voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze

archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’

van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de

beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter

beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.

Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering

mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk

verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van

cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.

De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele

uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die

uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit

afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De

tarieven die hiervoor in rekening worden gebracht zijn opgenomen in de gemeentelijke

legesverordening en tarievennota.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.

Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders

Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van burgemeester en wethouders.

Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling

voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De

Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor burgemeester en wethouders om ervoor zorg te

dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen

kwaliteitssysteem.

Eerste lid

Dit onderdeel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt

geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld,

beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

Tweede lid

De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het

gemeentelijk informatiebeleid in den brede. Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor

archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als

informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en

persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.

Artikel 2. Taken gemeentearchivaris

Uit de Archiefwet volgt dat als er een gediplomeerde gemeentearchivaris is aangewezen, deze de

gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de

archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de

archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde

(artikel 32, eerste en tweede lid, van de Archiefwet). Als er geen gediplomeerde gemeentearchivaris is

aangewezen, dan volgt uit de Archiefwet dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het

beheer van de archiefbewaarplaats (zie artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet).

Het eerste lid regelt de verplichting voor de gemeentearchivaris om periodiek verslag uit te brengen

aan burgemeester en wethouders over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van de

gemeentelijke organen [en particulieren] die zijn overgebracht naar [respectievelijk opgenomen in] de

archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de

gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kunnen

burgemeester en wethouders (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter

uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.

Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een

raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld (een kapstok voor

structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze mede tot doel de versterking van het

horizontale toezicht door de gemeenteraad op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden

conform de Archiefwet. Het verslag wordt door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel

3 ter beschikking gesteld aan de gemeenteraad.

Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte

archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de gemeentearchivaris en de feitelijk beheerders

van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over

de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.

Op grond van het tweede lid kan de gemeentearchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies

uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de

daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van de

gemeentelijke organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel

gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde

voorzieningen te treffen.

Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad tweejaarlijks over de uitoefening van hun

zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

a) het verslag van de gemeentearchivaris (of de verslagen, als de verslaglegging neerslag krijgt in

meerdere, afzonderlijke verslagen), b) de op verzoek of eigen initiatief van de gemeentearchivaris aan

hen uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging

betrekking heeft) en c) een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden

te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan

van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan zullen deze

meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de

gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke

zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en

financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.

De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde

staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden,

waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om

systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde

artikel 124h. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan

artikel 124h – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenten niet

worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk

wordt aangesloten bij de gegevens die burgemeester en wethouders in het kader van hun horizontale

verantwoording aan de gemeenteraden aanbieden.

Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

Veel particulieren, zoals personen, families, bedrijven, verenigingen, geloofsgenootschappen,

particuliere instellingen en stichtingen, hebben bescheiden (documenten, foto’s, prenten e.d.) met

belangrijke historische waarde. Deze kunnen een goede aanvulling zijn voor de collectie van het

gemeentearchief en kunnen daarmee een bredere kijk geven op het beeld van de maatschappij. Tevens

kunnen bescheiden van particulieren een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere

gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn (zogenoemde ‘hotspots’). Als bescheiden van

particulieren deze waarde hebben en opname naar oordeel van de gemeentearchivaris gewenst is,

kunnen ze op grond van dit artikel worden opgenomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats.

De eigenaar van de bescheiden bepaalt de vorm van overdracht aan de gemeente (schenking, bruikleen of

inbewaringgeving). Afspraken over o.a. de openbaarheid kunnen worden vastgelegd in een

overeenkomst tussen de eigenaar en de beheerder van de archiefbewaarplaats (artikel 16 van de

Archiefwet). Voor het beheer van deze archiefbescheiden dienen voldoende middelen beschikbaar te

worden gesteld door burgemeester en wethouders binnen de begrotingskaders gesteld door de raad.

Dit met uitzondering van archiefbescheiden die in bewaring zijn gegeven en waarvan is

overeengekomen dat het beheer daarvan door de eigenaar wordt vergoed.