Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies ter voorbereiding van de vergaderingen van de raad der gemeente Kerkrade inclusief bijlage

1. Rekening houdende met het door de raad vastgesteld vergaderschema zoals nader aangegeven in artikel 9, eerste lid van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, stelt de het presidium een vergaderschema van de raadscommissie vast.

2. Hiervoor wordt door het presidium, zoveel als mogelijk een vaste dag, een vaste plaats en een vast tijdstip van aanvang vastgesteld.

3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en/of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met het presidium, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie.

1. Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt het presidium de ontwerp-agenda van de vergadering vast.

2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter van de commissie na het verzenden van de schriftelijke oproeping zoals nader aangeduid in artikel 8, na overleg met de voorzitter van het presidium tot uiterlijk 48 uur vóór aanvang van een vergadering, een aanvullende ontwerp-agenda opstellen en vaststellen.

3. Bij aanvang van een vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een commissielid of de voorzitter, kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

4. Wanneer de raadscommissie een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging voorbereid acht, kan hij het onderwerp verwijzen naar een andere raadscommissie of aan het college nadere inlichtingen of advies vragen.

5. Op verzoek van een commissielid of op voorstel van de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

1. De voorzitter zendt tenminste zes dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, tijdstip en plaats van vergadering.

2. De schriftelijke oproep bevat de agenda van de vergadering van de raadscommissie.

3. De agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de stukken waarop geheimhouding berust, ten aanzien waarvan artikel 25, tweede lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden beschikbaar gesteld.

4. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 7, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde ontwerp-voorstellen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur vóór aanvang van de vergadering aan de leden beschikbaar gesteld.

1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of ontwerp-voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder ter inzage gelegd. De voorzitter maakt van de ter inzage legging melding in de openbare kennisgeving bedoeld in artikel 10. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

2. Originele stukken worden behandeld conform de 'Archiefverordening Kerkrade 1997'.

3. Indien voor stukken op grond van het van overeenkomstige toepassing verklaarde artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de commissiegriffier en verleent de commissiegriffier de raads-/commissieleden inzage.

1. De vergadering wordt door aankondiging in een van gemeentewege uitgegeven blad of een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad èn door plaatsing op de gemeentelijke internetsite ter openbare kennis gebracht.

2. De openbare kennisgeving vermeldt:

a. de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

b. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien.

1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter dag en uur van de volgende vergadering. Artikel 20, leden twee en drie, van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing.

1. Na de opening van de vergadering zoals bedoeld in artikel 12 van dit reglement, kunnen de aanwezigen ofwel het woord voeren over op de agenda vermelde onderwerpen, ofwel van gedachten wisselen met de raadscommissie over op de agenda vermelde onderwerpen, met uitzondering van de agendapunten betreffende het doen van keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.

2. Degenen die bij de aanvang van de vergadering het woord willen voeren, melden dit vóór aanvang van de vergadering bij de griffie. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

3. Degenen die bij de aanvang van de vergadering met de raadscommissie van gedachten wensen te wisselen, dienen het voornemen hiertoe tenminste drie werkdagen vóór aanvang van de vergadering bij de griffie bekend te hebben gemaakt. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

4. De totaal beschikbare spreektijd voor beide in de vorige leden omschreven wijzen van spreekrecht samen, bedraagt 30 minuten, waarbij per aangemelde spreker een maximum spreektijd geldt van:

- 5 minuten voor degene die het woord willen voeren zoals bedoeld in het tweede lid;

- 10 minuten voor degene die met de commissie van gedachten wenst te wisselen zoals bedoeld in het derde lid.

5. Overstijgt de spreektijd van de aangemelde sprekers samen, de totaal beschikbare spreektijd van 30 minuten zoals omschreven in het vorige lid, dan wordt de beschikbare spreektijd evenredig over hen verdeeld.

6. Bij de openbare kennisgeving als bedoeld in artikel 10 van dit reglement, worden tevens vermeld de mogelijkheden tot het uitoefenen van het spreekrecht als omschreven in dit artikel.

1. De ontwerp-notulen van de voorgaande vergadering worden, zo mogelijk, aan de leden beschikbaar gesteld gelijktijdig met de schriftelijke oproep. De ontwerp-notulen worden op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

2. Bij het begin van de vergadering worden, zoveel als mogelijk, de notulen van de vorige vergadering vastgesteld.

3. De leden, de voorzitter en de commissiegriffier alsmede de anderen die deelgenomen hebben aan de vergadering c.q. het woord hebben gevoerd, hebben het recht, een voorstel tot verandering aan de raadscommissie te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd is. Een voorstel tot verandering dient voor het vaststellen van de notulen bij de commissiegriffier te worden ingediend. Bij de vaststelling van de notulen, beslist de raadscommissie of met het voorstel tot aanpassing c.q. wijziging zoals hiervoor omschreven, rekening zal worden gehouden.

4. De notulen moeten inhouden:

a. de namen van de voorzitter, de commissiegriffier, de ter vergadering aanwezige leden en anderen die het woord hebben gevoerd alsmede de namen van de leden die afwezig waren;

b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

c. per agendapunt een samenvatting van de bevindingen van de commissie en het advies van de commissie hetgeen minimaal inhoudt of de commissie het voorliggend ontwerpbesluit ter overweging en besluitvorming aan de raad wenst voor te leggen en in welke vorm: als 'Akkoordstuk' of als 'Bespreekstuk';

e. een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die 'voor' of 'tegen' stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich van stemming hebben onthouden. De bepalingen van artikel 28, eerste lid van de Gemeentewet zijn zoveel als mogelijk van overeenkomstige toepassing;

f. bij het desbetreffend agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 15 is toegestaan deel te nemen aan de vergadering c.q. het woord te voeren.

5. De notulen worden opgesteld onder de zorg van de commissiegriffier.

1. Onverminderd het bepaalde in artikel 13 van dit reglement, kunnen de voorzitter van de raad, de burgemeester, de wethouder, de secretaris, de griffier en anderen dan de in de raadscommissie aanwezige leden, deelnemen aan de vergadering c.q. het woord voeren.

2. Het presidium kan tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering de burgemeester, één of meer wethouders dan wel anderen dan leden van de commissie uitnodigen om in de vergadering aanwezig te zijn en deel te nemen aan de beraadslaging.

1. De leden spreken vanaf hun plaats en richten zich tot de voorzitter.

2. Anderen die aan de vergadering deelnemen, spreken vanaf een aan hen aangewezen plaats en richten zich tot de voorzitter.

1. Bij aanvang van de vergadering wordt de spreekvolgorde door het lot bepaald.

2. Een lid voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

3. De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd wanneer een lid het woord vraagt over de orde van de vergadering.

4. Een voorstel van orde kan door de voorzitter of een lid worden gedaan. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

1. Het spreken over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

3. Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde of het spreken over een persoonlijk feit.

1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij

a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2. Indien een lid of een in artikel 15 bedoeld persoon, die het woord voert, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien het desbetreffende lid of een in artikel 15 bedoeld persoon, die het woord voert, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en -indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord- de vergadering sluiten.

1. De voorzitter vraagt of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat de bevindingen ten aanzien van het geagendeerde onderwerp, zoals omschreven in artikel 2, tweede lid van dit reglement, zonder hoofdelijke stemming zijn vastgesteld.

2. In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening in de notulen vragen dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich van stemming te hebben onthouden.

3. Indien door een of meer leden stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling.

4. De voorzitter of de commissiegriffier roept, bij hoofdelijke stemming, de leden bij naam op, hun stem uit te brengen.

5. Bij hoofdelijke stemming is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, verplicht zijn stem uit te brengen.

6. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mede, met vermelding van het aantal 'voor' en 'tegen' uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.

1. Wanneer bij het doen van een keuze, voordracht of aanbeveling van personen het voorstel is beperkt tot één persoon voor elk te vervullen vacature, wordt geen stemming gehouden tenzij één van de leden dit verlangt.

1. Wanneer een stemming over personen voor het doen van een ontwerp-voordracht of -aanbeveling;of het opstellen van een ontwerp-voordracht of ontwerp-aanbeveling moet plaatshebben, benoemt de voorzitter twee leden tot stembureau.

2. Ieder ter vergadering aanwezig commissielid dat zich niet overeenkomstig de Gemeentewet van stemming moet onthouden, is verplicht een stembriefje in te leveren. De stembriefjes dienen identiek te zijn.

3. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De vergadering kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.

4. Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.

5. Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid overeenkomstig in artikel 30 van de Gemeentewet worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden die geen behoorlijk stembriefje hebben ingeleverd.

Onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan:

- een blanco ingevuld stembriefje;

- een ondertekend stembriefje;

- een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft;

- een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen;

- een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.

6. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raadscommissie, op voorstel van de voorzitter.

7. Onder de zorg van de commissiegriffier worden de stembriefjes onmiddellijk na vaststelling van de uitslag vernietigd.

1. Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.

2. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussen stemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.

3. Indien bij tussen stemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot. Daartoe is de procedure zoals neergelegd in artikel 31 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad van overeenkomstige toepassing.