Verordening op de raadscommissie 2015

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  lid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• -

  voorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• -

  griffier: griffier van de raadscommissie of diens plaatsvervanger.

Artikel 2. Taken

De raadscommissie heeft de volgende taken:

• a.

  het voorbereiden van besluitvorming door de raad;

• b.

  het voeren van overleg met het college van burgemeester en wethouders of met de burgemeester;

• c.

  het voeren van overleg met burgers en vertegenwoordigers van instellingen

Artikel 3. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

• 1.

  alle raadsleden zijn lid van de raadscommissie met uitzondering van de commissievoorzitter.

• 2.

  elke fractie bepaalt zelf welke fractieleden bij een raadscommissie aanwezig zijn.

• 3.

  elke fractie kan een plaatsvervangend lid aanwijzen dat bij afwezigheid van een commissielid als vervanger optreedt. De fractievoorzitter meldt aan de griffier wie namens de fractie vaste vervanger is.

• 4.

  de voorzitter en diens plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd. Bij afwezigheid van beiden zit het langst zittende raadslid de vergadering voor.

Artikel 4. Zittingsduur en vacatures

• 1.

  De zittingsperiode van leden en de voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2.

  De raad kan de voorzitter ontslaan.

• 3.

  Leden en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 4.

  Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 5.

  Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van leden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 5. De griffier

• 1.

  de griffier is in elke commissievergadering aanwezig

• 2.

  de griffier wordt bij verhindering of afwezigheid vervangen door een door de raad daartoe aangewezen ambtenaar.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 6. Oproep en voorlopige agenda

• 1.

  De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.

• 2.

  Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 7, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 7. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

• 1.

  In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

• 2.

  Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de leden op verzoek inzage.

• 3.

  Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2.

  Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3.

  Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de leden op verzoek inzage.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in het regionale huis-aan-huisblad en op de website van de gemeente.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 10. Verslag

• 1.

  Het verslag van de vergadering wordt opgesteld onder de zorg van de griffier

• 2.

  Een verslag bevat in ieder geval:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de griffier, de namen van de ter vergadering aanwezige leden, met afzonderlijke vermelding van de leden die na de opening ter vergadering verschijnen of de vergadering voor de sluiting verlaten, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    een korte en zakelijke weergave van de conclusie en vermelding van de woordvoerders op volgorde van spreken;

  • d.

    bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 13 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3.

  Een conceptverslag worden gelijktijdig met de verzending aan de leden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

• 4.

  Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en de griffier.

• 5.

  Als verslagen elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 11. Spreekrecht burgers

• 1.

  Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn, niet zijnde:

  • a.

    een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat

  • b.

    benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen

  • c.

    een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Awb kan worden ingediend

• 2.

  Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen een redelijke termijn voor de aanvang van de vergadering aan de griffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

• 3.

  De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 4.

  De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 5.

  De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

• 6.

  Een burger die gebruik maakt van het recht om in te spreken kan bij hetzelfde onderwerp geen gebruik maken van het bepaalde in artikel 12.

Artikel 12. Deelname aan het debat door inwoners

• 1.

  Inwoners en vertegenwoordigers van organisaties worden in de gelegenheid gesteld om tijdens vergaderingen van de raadscommissie deel te nemen aan het debat over op de agenda vermelde onderwerpen van algemeen belang. Indien sprake is van een persoonlijk belang, is deelname niet mogelijk. In dat geval kan gebruik worden gemaakt van het spreekrecht

• 2.

  Het presidium besluit wanneer een onderwerp niet geschikt is voor een interactief debat.

• 3.

  Degene die van deze gelegenheid gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 48 uur voor de vergadering bij de griffier. Deelnemer vermeldt zijn naam, telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren

• 4.

  Deelnemers aan het debat dienen zich te houden aan de regels in deze verordening.

• 5.

  Degene die gebruik maakt van het recht om deel te nemen aan het debat kan bij hetzelfde onderwerp geen gebruik maken van het spreekrecht zoals bedoeld in artikel 11.

Artikel 13. Deelname aan de beraadslaging door anderen

De raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 14. Lijst van toezeggingen

• 1.

  De griffier actualiseert de lijst van toezeggingen, gedaan door het college tijdens de vergaderingen van raad en raadscommissie.

• 2.

  De lijst van toezeggingen wordt geagendeerd in de vergadering

• 3.

  De raadscommissie brengt wijzigingen aan in deze lijst

Artikel 15. Lopende zaken

• 1.

  Tijdens het agendapunt lopende zaken informeert het college de raadscommissie actief over actuele zaken

• 2.

  Per onderwerp is sprake van één ronde, tenzij de raadscommissie anders beslist

• 3.

  Ieder lid kan de raadscommissie verzoeken om een onderwerp waarover het college informeert te agenderen voor de volgende vergadering

Artikel 16. Vragenhalfuur

• 1.

  Tijdens de vergadering is er een vragenhalfuur, tenzij er bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend.

• 2.

  Een commissielid dat tijdens het vragenhalfuur vragen wil stellen, meldt zijn vraag ten minste 24 uur en ingeval van spoedeisende vragen 6 uur voor aanvang van de vergadering bij de griffier. Vragen die tussen 24 en 6 uur tevoren worden ingediend, mogen tijdens het vragenhalfuur gesteld worden vanwege het actualiteitsaspect, maar het is aan het college om de vraag op dat moment wel of niet te beantwoorden. Beantwoording dient in ieder geval plaats te vinden binnen 14 dagen na de vergadering.

• 3.

  De griffier zorgt dat de gestelde vragen ter kennis komen van de overige leden van de commissie en het college, uiterlijk bij aanvang van de vergadering.

• 4.

  De voorzitter kan na overleg met het presidium weigeren een onderwerp tijdens het vragenhalfuur aan de orde te stellen, als hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of als het onderwerp in de commissievergadering op diezelfde dag aan de orde komt.

• 5.

  De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenhalfuur aan de orde worden gesteld.

• 6.

  De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor het college en voor de overige leden van de commissie.

• 7.

  Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college te stellen en een toelichting daarop te geven.

• 8.

  Na beantwoording door het college krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

• 9.

  Vervolgens kan de voorzitter andere leden van de commissie het woord geven om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college vragen te stellen over hetzelfde onderwerp

• 10.

  Tijdens het vragenhalfuur worden geen interrupties toegelaten.

Artikel 17. Voorstellen van orde

Leden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 18. Advies; geen stemmingen

• 1.

  Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies. Dat geldt tevens voor de wijze van agenderen van de behandelde documenten op de raadsagenda.

• 2.

  In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemming over geheimhouding en over de orde.

Artikel 19. Aantal spreektermijnen

• 1.

  Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2.

  Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

• 3.

  Leden mogen in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4.

  Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 20. Handhaving orde en schorsing

• 1.

  De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

• 2.

  Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 3.

  Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4.

  Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 21. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 22. Verslag besloten vergadering

• 1.

  Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de griffier.

• 2.

  Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden. Indien het verslag ongewijzigd kan worden vastgesteld, kan dit in een openbare vergadering. Indien de besluitenlijst gewijzigd moet worden vastgesteld kan dit in een kort, besloten deel na een openbare vergadering.

• 3.

  De vastgestelde verslagen worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 23. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 24. Toehoorders en pers

• 1.

  Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2.

  Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3.

  De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

Artikel 25. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 26. Intrekken oude verordening

De verordening op de commissie 2012 wordt ingetrokken.

Artikel 27. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking 8 dagen na publicatie.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissie van de gemeente Kollumerland c.a. 2015.