Instructie voor de griffier

Artikel 1:1

In deze instructie wordt verstaan onder:

griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier;

werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

presidium: een door de raad ingesteld overleg bestaande uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters ten behoeve van onder andere het voorbereiden van de agenda’s van de raad (en de raadscommissies);

Artikel 2:1

• 1.

  De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan;

• 2.

  De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

LEIDINGGEVEN EN MANAGEMENT

Artikel 2:2

• 1.

  De griffier is eindverantwoordelijk functionaris.

• 2.

  De griffier geeft niet hiërarchisch maar functioneel leiding aan een griffie-medewerkster .

• 3.

  De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

• 4.

  De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

BESTUURLIJK EN AMBTELIJK OVERLEG

Artikel 2:3

• 1.

  De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.

• 2.

  De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.

• 3.

  De griffier en de secretaris en het MT hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de jaaragenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

• 4.

  De griffier overlegt, door tussenkomst van de auditcommissie, met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

• 5.

  De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

PRESIDIUM/SENIORENCONVENT

Artikel 2:4

De griffier ondersteunt het presidium en het seniorenconvent bij de zijn werkzaamheden.

BESTUURLIJKE BESLUITVORMING

Artikel 2:5

• 1.

  De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

• 2.

  De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

• 3.

  De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

• 4.

  De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.

• 5.

  De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

ONDERZOEK

Artikel 2:6

• 1.

  De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel 81oa van de Gemeentewet.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

• 3.

  De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

COMMUNICATIE EN VOORLICHTING

Artikel 2:7

• 1.

  De griffier adviseert de raad over de communicatie van de raad.

• 2.

  De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

• 3.

  De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht.

• 4.

  De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van een

informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

VERHINDERING EN VERVANGING

Artikel 3:1

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 3:2

Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Korendijk’

Artikel 3:3

Deze instructie treedt in werking een dag na bekendmaking van deze instructie onder intrekking van de ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Korendijk” zoals vastgesteld door de raad op 12 september 2006.

Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 13 maart 2012.

de griffier, de voorzitter,

A.Goslings R.W.J. Melissant-Briene