Regeling vervallen per 01-01-2020

Instructie voor de griffier gemeente Krimpenerwaard

Geldend van 01-12-2017 t/m 31-12-2019 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2015

Intitulé

Instructie voor de griffier gemeente Krimpenerwaard

De raad van de gemeente Krimpenerwaard,

Gelet op artikel 107a Gemeentewet;

Besluit vast te stellen:

Instructie voor de griffier gemeente Krimpenerwaard

Artikel 1 Algemene ondersteuning

  • 1. De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning en advisering van de leden van de raad.

  • 2. De griffier draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad via de in de gemeente gebruikelijke kanalen de informatie krijgen die zij nodig hebben voor de uitoefening van het raadslidmaatschap.

  • 3. De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties, het stellen van (schriftelijke) vragen en dergelijke.

  • 4. De griffier voert de werkzaamheden uit die hem worden opgedragen in de overige gemeentelijke verordeningen en het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2015.

Artikel 2 Agendering

  • 1. De griffier ondersteunt de agendacommissie en de voorzitter bij het vaststellen van de (voorlopige) agenda van de raads- en commissievergaderingen.

  • 2. De griffier draagt zorg voor een jaarplanning van de raadsvergaderingen.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter en overige voorzitters

  • 1. De griffier ondersteunt de voorzitter van de raad bij een gedegen voorbereiding en een goed verloop van vergaderingen.

  • 2. De griffier ondersteunt de voorzitters van de commissies en andere gremia bij een goede voorbereiding en een goed verloop van vergaderingen.

Artikel 4 Secretariaat en verslaglegging

  • 1. De griffier draagt zorg voor het tijdig ter beschikking stellen van de voorlopige agenda’s, verslagen/besluitenlijsten en overige stukken aan raadsleden voor vergaderingen die onder verantwoordelijkheid van het presidium worden belegd.

  • 2. De griffier draagt zorg voor de verslaglegging van de raadsvergaderingen.

  • 3. De griffier registreert de ingediende moties en amendementen en de toezeggingen die door het college van B & W gedaan worden in de vergaderingen van de raad en ziet er op toe dat het college in bestuursrapportages over de afdoening hiervan rapporteert aan de raad.

  • 4. De griffier is secretaris van het presidium.

  • 5. De griffier draagt zorg voor het opstellen van een verslag van de bijeenkomsten van het presidium.

Artikel 5 Communicatie van en voor de raad

  • 1. De griffier is verantwoordelijk voor de externe communicatie van de raad.

  • 2. De griffier draagt zorg voor het verstrekken van informatie aan burgers van de gemeente Krimpenerwaard inzake de werkwijze van de raad en de mogelijkheden om contact te leggen met de raad.

  • 3. De griffier verleent ondersteuning aan inwoners en instellingen die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad.

Artikel 6 Afstemming

  • 1. De griffier voert periodiek overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

  • 2. De griffier voert periodiek overleg met de voorzitter(s) van de door de raad ingestelde commissies en overige gremia waar onder rekenkamer en auditcommissie.

  • 3. De griffier onderhoudt contacten met de (voorzitters van) de Auditcommissie en de Rekenkamer en overige door de raad ingestelde commissies.

Artikel 7 Activiteitenplan

De griffier ziet toe op een zorgvuldige uitvoering van de taken van de griffie zoals aangegeven in een activiteitenplan dat in overleg met de werkgeverscommissie van de griffier wordt vastgesteld.

Artikel 8 Bevoegd gezag

  • 1. De raad is het bevoegd gezag over de griffier en diens medewerkers en bepaalt zelf op welke wijze de griffier verantwoording aan hem aflegt. Nadere regels hierover worden gesteld in de verordening op de werkgeverscommissie griffie gemeente Krimpenerwaard.

  • 2. De griffier kan een of meer van zijn taken laten uitvoeren door personeel dat werkzaam is op de griffie. De griffier is verantwoordelijk voor alle door of namens hem verrichtte werkzaamheden.

Artikel 9 Vervanging griffier

De griffier draagt er zorg voor dat zijn vervanging tijdens verlof of afwezigheid vanwege andere redenen adequaat geregeld is en de raad daarover geïnformeerd wordt.

Artikel 10 Overig

  • 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie en de voorzitter van de raad. Indien noodzakelijk wordt over de uitslag van het overleg informatie verstrekt aan het presidium.

  • 2. Deze instructie treedt in werking op 2 januari 2015 en werkt terug tot en met 1 januari 2015.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 2 januari 2015,
de griffier, Drs. K.E. Driehuijs
de voorzitter,Mr. T.P.J. Bruinsma

Toelichting

Algemeen

Artikel 107a Gemeentewet schrijft voor dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier.

Voor de nieuwe gemeente Krimpenerwaard dient een instructie voor de griffier te worden vastgesteld. Bij het opstellen van een instructie is rekening gehouden met de wijze waarop de raad vorm heeft gegeven aan het besluitvormingsproces. Bij het opstellen van deze instructie is gebruik gemaakt van de modelverordening de VNG en van instructies van enkele andere gemeenten, zonder deze overigens te kopiëren.

Artikel 1 Algemene ondersteuning

In dit artikel wordt de griffier gepositioneerd als de eerste adviseur van de gemeenteraad. Het gaat dus niet alleen om secretariële ondersteuning, maar ook om inhoudelijke ondersteuning zoals bedoeld in lid 3. In lid 2 wordt geregeld dat de griffier een belangrijke rol speelt in de informatievoorziening naar de raad toe. De griffier kan hierbij ten behoeve van de raad optreden als intermediair tussen de raad enerzijds en het college en de burgemeester anderzijds. In diverse andere verordeningen worden taken aan de griffier toebedeeld. In lid 4 wordt daar kortheidshalve naar verwezen. Hierbij kan o.a. gedacht worden aan bepalingen uit onder andere het Reglement van Orde voor de raad, de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, de verordening op de werkgeverscommissie en de verordening op het onderzoeksrecht van de raad (artikel 155a Gemeentewet).

Artikel 2 Agendering

In artikel 19 Gemeentewet wordt nog steeds gesproken over de burgemeester die de oproeping voor de raad verzendt. In de meeste gemeenten wordt inmiddels gewerkt met een presidium die zich bezig houdt met de agendering voor de bijeenkomsten van de raad.

Het is vanzelfsprekend dat de griffier deze commissie ondersteunt.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter en overige voorzitters

Artikel 107 b Gemeentewet schrijft voor dat de griffier in de vergaderingen van de raad aanwezig is. De griffier of een van zijn vervangers treedt daarnaast ook op tijdens andere vergaderingen als ambtelijk ondersteuner van de voorzitter. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan het optreden als griffier bij de integrale raadsvergadering.

Artikel 4 Secretariaat en verslaglegging

De griffier voert het secretariaat voor de door de raad ingestelde commissies en is verantwoordelijk voor de verslaglegging. De griffier draagt zorg voor het opstellen van een toezeggingenlijst. Het gaat hierbij om toezeggingen die tijdens een raadsvergadering door het college aan de raad worden gedaan. Er wordt hier niet gesproken over toezeggingen tijdens de integrale raadsvergadering. Deze worden niet op een toezeggingenlijst geplaatst, omdat de afdoening daarvan in de regel voor de eerstvolgende raadsvergadering plaatsvindt.

Artikel 5 Communicatie van en voor de raad

De raad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is van belang dat inwoners ook worden geïnformeerd omtrent hetgeen zich in en rondom de raad afspeelt. De griffier draagt hier zorg voor, bijvoorbeeld door het schrijven van een beknopt publieksvriendelijk verslag voor in de krant, door het publiceren van raadsagenda’s en raadsvoorstellen op internet e.d. Communicatie door de griffier vindt altijd plaats namens de gehele raad. Burgers en instellingen kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt informatie over de werkwijze van de raad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie.

Artikel 6 Afstemming

De griffier ondersteunt de gemeenteraad onder meer door afstemmingsoverleggen te voeren met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Met de voorzitters van de integrale raadsvergadering onderhoudt de griffier ook contacten. Met de (voorzitters van) de Auditcommissie en de rekenkamercommissie onderhoudt de griffier eveneens contacten.

Artikel 7 Activiteitenplan

De griffier is in grote mate volgend ten opzichte van de raad. Desondanks zijn er wel bepaalde specifieke trajecten die nader kunnen worden omschreven in een activiteitenplan. In een activiteitenplan kunnen zaken worden opgenomen als de gemeenteraadsverkiezingen, de uitrol van bepaalde projecten e.d.

De griffier stelt het activiteitenplan vast, dit is het spoorboekje van de griffie voor een bepaald jaar, vergelijkbaar met een afdelingsplan.

Het ligt voor de hand dat het activiteitenplan voor de vaststelling wordt besproken met de werkgeverscommissie en het presidium. De werkgeverscommissie treedt namens de raad op als werkgever (opdrachtgever) voor de griffier.

Artikel 8 Bevoegd gezag

De Gemeentewet bepaalt in artikel 107 dat de raad de griffier benoemt enontslaat. Ten aanzien van het personeel op de griffie is in artikel 107e lid 2 bepaald dat de raad bevoegd is de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen en te ontslaan. De gemeenteraad is dus het bevoegd gezag. In de verordening op de werkgeverscommissie Griffier worden nadere regels gesteld over de wijze waarop de griffier verantwoording aflegt aan de raad. Hierin is ook een mandaatregeling voor de griffier opgenomen. De personeelsleden van de griffie leggen aldus verantwoording af aan de griffier en de griffier aan de werkgevers-commissie.

Artikel 9 Afwezigheid griffier

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 10 Overig

In dit artikel wordt geregeld op welke wijze om dient te worden gegaan met onvoorziene situaties. In de regel vindt er overleg plaats met de werkgeverscommissie Griffier en de burgemeester als voorzitter van de raad. Zonodig worden de fractievoorzitters en/of de agendacommissie vervolgens geïnformeerd.