Afwegingskader voor de verzoeken tot plaatsing op de evenementenkalender bij samenvallende en concurrerende evenementen

Leeuwarden, 20 juli 2018

De burgemeester van Leeuwarden,

Ferd. J.M. Crone

Afwegingskader voor de verzoeken tot plaatsing op de evenementenkalender bij samenvallende en concurrerende evenementen

• I.

  Als evenementen samenvallen of concurreren, wordt er ten behoeve van de evenementenkalender een keuze gemaakt op basis van het afwegingskader genoemd in IV.

• II.

  Definities:

  Samenvallende verzoeken: Verzoeken tot plaatsing op de evenementenkalender die geheel of gedeeltelijk betrekking hebben op dezelfde locatie, datum en tijd.

  Concurrerende verzoeken: Verzoeken tot plaatsing op de evenementenkalender die elkaar op zodanige wijze (negatief) beïnvloeden, dat de betreffende evenementen niet tegelijkertijd op dezelfde locatie of in elkaars nabijheid kunnen plaatsvinden.

• III.

  Een organisator kan er in bepaalde gevallen voor kiezen om zijn “terugkerende evenement” voor maximaal drie aansluitende jaren aan te melden in plaats van voor één jaar. Dit kan voor organisatoren duidelijkheid en zekerheid bieden om onder andere gemakkelijker financiële verplichtingen aan te kunnen gaan. Voorwaarde hiervoor is dat het evenement een subsidie of andersoortige geldelijke ondersteuning van de gemeente Leeuwarden ontvangt.

• IV.

  Met de informatie uit het verzoek tot plaatsing op de evenementenkalender wordt het afwegingskader gestart waarbij de onderdelen het kader, de inhoudelijke toets en de technische toets worden uitgevoerd.

• V.

  Enkele belangrijke aspecten van de scoringsmethodiek:

  • a.

    Het is een hulpmiddel om tot een gedegen afweging te komen;

  • b.

    Het draagt bij aan bestuurlijk gedragen keuzes die worden vastgelegd in een afwegingskader;

  • c.

    Het is nadrukkelijk geen wetenschappelijk of objectieve methode;

  • d.

    De scores die worden berekend, zijn gebaseerd op praktijkervaringen en kunnen subjectief zijn. De scores worden toegekend met gegevens uit de praktijk.  Daar waar deze ontbreken, wordt gewerkt op basis van expert judgement van de gemeente.

Kader

• 1.

  Geschiktheid van de locatie

Grootschalige evenementen zijn niet voor elke locatie geschikt.

De kaders worden voor het nieuwe evenementenbeleid vastgelegd in locatieprofielen.

Voor de aanmeldingen 2019 wordt gekeken naar het aantal bezoekers en de beschikbare capaciteit van een locatie.

• 2.

  Beschikbaarheid geluidsontheffingen

Per locatie is een maximum aantal geluidsontheffingen beschikbaar. Dit is afhankelijk van de hoogte van het geluidsniveau en de tijdstippen waarop geluid wordt geproduceerd. Het vigerende geluidsbeleid geeft aan hoeveel geluidsontheffingen er beschikbaar zijn per locatie en welke geluidsniveaus meetellen in het aantal beschikbare geluidsontheffingen.

Inhoudelijke toets

Er is een aantal inhoudelijke toetsingscriteria opgesteld aan de hand waarvan een “score” aan ieder aangemeld evenement kan worden toegekend. Organisatoren die een evenement aanmelden, zullen bij de meeste van deze factoren moeten motiveren hoe het betreffende onderdeel op hun aanmelding van toepassing is; de overige factoren worden zelfstandig getoetst.

Indien er meer aanmeldingen worden ingediend dan voor een bepaalde periode en/of locatie geplaatst kunnen worden op de Evenementenkalender, dan zullen alleen de evenementen met de hoogste scores voor plaatsing in aanmerking komen. De overige aanmeldingen kunnen op een reservelijst worden geplaatst.

Waarderingsschaal

De onderwerpen die dit jaar meetellen in de toetsing van de aanmeldingen krijgen een waardering 1 t/m 5, waarbij 1 helemaal niet van toepassing is en een 5 100% van toepassing is.

Per onderwerp dat meetelt, worden punten toegekend. Het evenement met het meeste aantal punten wordt voor die locatie geplaatst.

Als er evenementen voor een locatie hetzelfde aantal punten behalen, wordt er geloot.

Inhoudelijke toetsingscriteria

• 1.

  Ervaring met organisator

Ervaring met een organisator en ervaring met het evenement wordt meegewogen, waarbij rekening wordt gehouden met:

• -

  Termijn gehaald met indienen van aanvragen

• -

  Kwaliteit van draaiboeken

• -

  Samenwerking tussen gemeente en organisator

• -

  Naleven van voorschriften

• -

  Ook wordt meegewogen of de eerdere aangemelde of aangevraagde evenementen van de organisator altijd door zijn gegaan.

Indien een organisator niet eerder een evenement in de gemeente Leeuwarden heeft georganiseerd, wordt navraag gedaan bij gemeenten waar de organisator eerder evenementen heeft georganiseerd.

• 2.

  Originaliteit

Originaliteit van evenementen heeft te maken met verschillende onderwerpen:

• -

  Type evenement (bijvoorbeeld sportevenement, muziekevenement, voorstelling, etc.)

• -

  Invulling van het evenement (welke activiteiten vinden er plaats)

• -

  Programmering

• -

  Uniek evenement binnen de gemeente

Beoordeling van de originaliteit is een beoordeling van een specifiek evenement.

• 3.

  Variatie

De gemeente Leeuwarden vindt het belangrijk dat er gedurende alle seizoenen een gevarieerd evenementenaanbod is en er voor elke doelgroep een aanbod is. Daarbij is spreiding van evenementen belangrijk (zowel in seizoenen als in locaties), bijvoorbeeld geen drie dance-evenementen op dezelfde locatie binnen drie maanden. Het gaat dus om variatie in tijd, plaats, en doelgroep.

Bij de beoordeling van het element variatie wordt een specifiek evenement beoordeeld in relatie tot andere aangemelde evenementen.

• 4.

  Omgevingsbewustzijn

De gemeente Leeuwarden vindt het belangrijk dat evenementen zowel draagvlak bij ondernemers, omwonenden als bezoekers heeft. Dit is afhankelijk van verschillende factoren: de locatie, de duur, de geluidsniveaus, de grootte van het evenement, kunnen de doelgroepen voordeel of nadeel ervaren bij een evenement.

Door met ondernemers samen te werken of het gesprek aan te gaan bij bijvoorbeeld wegafsluitingen kan het draagvlak vergroot worden. Door met de omgeving te communiceren, hen te betrekken bij het evenement (bijvoorbeeld als vrijwilliger), het aanbieden van (kortings)kaarten voor het evenement, etc. kan het draagvlak naar de omwonenden vergroot worden. Programmering, type evenement, activiteiten tijdens een evenement en uitstraling van een evenement leiden tot het krijgen van draagvlak onder de bezoekers. Om continuïteit van een evenement te creëren, moet de organisator de bezoekers/ deelnemers aan zich binden.

• 5.

  Economische spin off

Evenementen kunnen een bijdrage leveren aan de lokale economie. Dit is tweeledig:

• 1.

  Bezoekers en deelnemers aan een evenement zorgen voor bestedingen in de stad. Dit geldt tevens voor een grotere besteding bij lokale ondernemers. De hoogte van de besteding is afhankelijk van onder andere het bezoekersprofiel, het bezoekersaantal, weersomstandigheden, tijdstip, en locatie van het evenement.

• 2.

  Materialen en menskracht kunnen lokaal benaderd, ingehuurd of ingekocht worden.

Evenementen die kunnen voldoen aan bovengenoemde onderdelen, krijgen op dit onderdeel een hogere waardering.

• 6.

  Speerpunten uit het evenementenbeleid en culturele verrijking

  (Dit criterium zal voor het vaststellen van de evenementenkalender 2019 nog niet getoetst worden, na vaststelling evenementenbeleid zal voor het vaststellen evenementenkalender 2020 dit criterium wel meetellen)

Evenementen dragen bij aan de positionering van de gemeente Leeuwarden als evenementenstad. Bovenregionale of zelfs landelijke bekendheid van evenementen zijn goed voor het imago van de gemeente en zijn daarom bij uitstek een middel om ons als gemeente te profileren. Denk bijvoorbeeld aan Serious Request, The Passion en de titel Culturele Hoofdstad van Europa.

Om onze positie in de top van evenementen steden te handhaven en te versterken, stelt de gemeente Leeuwarden zich actiever op om nieuwe spraakmakende evenementen die passen binnen de in het beleid genoemde ambitie, naar de gemeente Leeuwarden te halen. Tegelijkertijd geeft de gemeente Leeuwarden steun en voorrang aan de bestaande evenementen in de stad die ondersteunend zijn aan het merk Leeuwarden, en welke bijdragen aan de culturele verrijking en het artistieke klimaat van de regio.

Sommige evenementen komen in aanmerking voor een (gemeentelijke) subsidie. Subsidies worden slechts verstrekt aan evenementen die een bepaalde culturele verrijking bieden voor de gemeente Leeuwarden. Daarom kan een subsidieverstrekking een indicator zijn voor een evenement dat cultureel-inhoudelijk hoger gewaardeerd wordt, bijvoorbeeld of aantoonbaar leidt tot economische spin off danwel past binnen beleidsdoelstellingen.

• 7.

  Themagebonden

  (Dit criterium zal voor het vaststellen van de evenementenkalender 2019 nog niet getoetst worden, na vasts telling evenementenbeleid zal voor het vaststellen evenementenkalender 2020 dit criterium wel meetellen)

Biedt het evenement kansen voor een mengeling van verschillende activiteiten en type evenementen of een bredere themagerichte benadering? Sommige evenementen kunnen elkaar versterken, andere staan los van elkaar of werken tegen elkaar in. Evenementen waarop dit positief van toepassing is, hebben een streepje voor.

• 8.

  Duurzaamheid

  (Dit criterium zal voor het vaststellen van de evenementenkalender 2019 nog niet getoetst worden, na vasts telling evenementenbeleid zal voor het vaststellen evenementenkalender 2020 dit criterium wel meetellen)

Evenementen kunnen duurzaam worden georganiseerd, bijvoorbeeld door:

• -

  Materialen: statiegeldsysteem met bekers (afvalvermindering)

• -

  Vervoer: promoten en faciliteren van fiets- en OV-vervoer

• -

  Digitale tickets: bezoekers hoeven geen tickets meer af te drukken

• -

  Stroomvoorziening: gebruik van groene stroom

• -

  Voedsel: verkoop van biologisch voedsel

Evenementen die kunnen voldoen aan bovengenoemde onderdelen, krijgen op dit onderdeel een hogere waardering.

Technische toets

• 1.

  Openbare Orde & Veiligheid

Bij grootschalige evenementen vindt er inzet plaats van zowel de gemeentelijke als de hulpdiensten. Bij het vaststelling van de evenementenkalender wordt er gekeken of er inzet gemeentelijke- als de hulpdiensten vereist is en zo ja, of dit ook mogelijk is. Indien er bijvoorbeeld meerdere C-evenementen gelijktijdig in de provincie plaatsvinden, moet worden beoordeeld of er dan voldoende medewerkers van de hulpdiensten beschikbaar zijn waarmee de veiligheid kan worden geborgd.

• 2.

  Aanwezigheid van markten

Markten in de gemeente hebben een vaste dag en een vaste locatie. Dit is vastgelegd in het jaarlijks vastgestelde Instellingsbesluit locaties markten. Als een evenementenorganisator een verzoek tot plaatsing op de evenementenkalender heeft ingediend voor een locatie op een marktdag, moet beoordeeld worden of de markt verplaatst kan worden. Voor verplaatsingen moet de noodzaak daarvan goed gemotiveerd worden, bijvoorbeeld vanwege een evenement van bovenregionaal belang. Als een evenement hier niet aan voldoet, wordt de markt niet verplaatst.

• 3.

  Locatieprofielen

  (Dit criterium zal voor het vaststellen van de evenementenkalender 2019 nog niet getoetst worden, na vasts telling evenementenbeleid zal voor het vaststellen evenementenkalender 2020 dit criterium wel meetellen)

Voor een aantal locaties wordt binnen het nieuwe evenementenbeleid locatieprofielen ontwikkeld, waarbij onder andere de grootte van de locatie, richtlijn maximum aantal bezoekers, type geluid, ligging, fysieke kenmerken en eventuele obstakels worden vermeld.

Doordat deze kaders duidelijk worden omschreven in een locatieprofiel, is helder welke evenementen wel en niet geschikt worden bevonden voor een bepaalde locatie.

Beheersmaatregelen

Het is van belang dat aangemelde en op de Evenementenkalender geplaatste evenementen ook daadwerkelijk doorgang kunnen en zullen vinden. Ook is het van belang dat hetgeen wat op de kalender is geplaatst, ook correspondeert met het uiteindelijke evenement dat plaatsvindt. Voorts wenst de gemeente grip te houden op de vergunningaanvraagprocedure die volgt op de aanmelding.

Om deze belangen te borgen wordt ingezet op een aantal beheersmaatregelen.

• 1.

  Termijn indienen aanvraag

Evenementenvergunningen moeten uiterlijk 16 weken voorafgaand aan het evenement worden aangevraagd. Aanvraag moet plaatsvinden door middel van het aanvraagformulier met daarbij een draaiboek en eventueel bijlagen conform inhoud en indeling van ‘Criteria & Handleiding: Draaiboek voor evenementen’.

• 2.

  Uniformiteit tussen de aanmelding plaatsing evenementenkalender en de uiteindelijke vergunningsaanvraag

Zodra de organisatie een aanvraag om een evenementenvergunning heeft ingediend, wordt deze getoetst aan het evenement dat op de evenementenkalender is geplaatst. Hierbij wordt met name gekeken naar de invulling van het evenement, de data, de locatie. Bij meerdaagse evenementen wordt per dag beoordeeld of het programma hetzelfde is, als dat bij het verzoek tot plaatsing op de evenementenkalender is aangegeven.

Is er een verschil in bijvoorbeeld invulling van het evenement, datum of locatie, dan moet worden beoordeeld of het evenement met de gewijzigde gegevens toegestaan kan worden, of dat het op de nieuwe onderdelen moet worden geweigerd.