Reglement elektronisch berichtenverkeer Gemeente Leiden 2011

Toelichting

1.         Algemeen

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv wordt geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht op te nemen. Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden.

De gemeente Leiden heeft geregeld dat het met ingang van 1 april 2005 mogelijk is om email te gebruiken voor “zakelijke e-mailadressen”. Daar zijn voor de relaties van de gemeente Leiden geen nadere eisen aan gesteld. Wel zijn er eisen gesteld aan de manier waarop de gemeente met dit soort adressen omgaat (toetsingskader email 2009).

De reden voor het vernieuwen van dit reglement  is de noodzaak om het elektronisch berichtenverkeer beter beheersbaar te maken door:

- het in gebruik nemen van meer en nieuwe webformulieren;

- het gelijktijdig beperken van het aantal zakelijke e-mail adressen.

Daarnaast is het noodzakelijk het gebruik van de webformulieren en het beleid rond elektronische berichtenverkeer ‘juridisch af te dichten’. De rechtszekerheid van gemeente en burger (bedrijf, instelling) zijn niet gewaarborgd als de antwoorden van de gemeente op vragen om besluiten van de gemeente alleen elektronisch worden verzonden. Die hebben in de vorm van een word document of PDF zonder een handtekening met “PKI” weinig bewijskracht. Zowel voor de gemeente als voor de burger.

Dit reglement is een uitbreiding en een inperking ten opzichte van het besluit uit 2004.

De uitbreiding is dat nu webformulieren zijn opgenomen. De inperking is dat formele berichten (aanvragen voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies, vrijstellingen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) alleen kunnen worden verzonden met een webformulier onder gebruikmaking van DigiD en niet meer met de zakelijke e-mail adressen. Het is de bedoeling dat met dit reglement de dienstverlening en transparantie van de gemeente worden verbeterd. Daarnaast wordt zowel voor de gemeente als voor haar relaties de rechtszekerheid van de communicatie verbeterd.

De rechtszekerheid heeft nog nooit problemen opgeleverd, toch is het belangrijk problemen te voorkomen. Een aantal onderdelen van de gemeente handelt al in de geest van dit reglement en verstrekt een elektronisch afschrift naast de schriftelijke verstrekking van het besluit. Dit geldt bijvoorbeeld voor subsidieverstrekkingen.

2.         Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsbepalingen

Onder elektronische berichten worden verstaan berichten via e-mail en berichten die worden ingediend via een webformulier op de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer, zoals SMS berichten, zijn uitgesloten. Ook faxverkeer valt niet onder de werking van dit besluit. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax in de praktijk echter reeds aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending.

De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail.

Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag,

bezwaarschrift, klacht, zienswijze, een brief met een verzoek om informatie etc.

Bestuurlijke berichten worden nadrukkelijk genoemd om hen te onderscheiden van vragen om informatie. Aan vragen om informatie worden minder eisen gesteld. Met name wat betreft de schriftelijke verzending van het antwoord.

Artikel 2. Reikwijdte In dit artikel wordt aangegeven op welk soort berichten het reglement van toepassing is. De inhoud van dit artikel spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 3. Openstelling elektronische weg

Dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidvereiste uit artikel 2:15 uit

afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De (bestuursorganen van de) gemeente Leiden geven hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg.

Artikel 4. Nadere eisen aan het gebruik van de elektronische weg

Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een meer beheersbare situatie.

Bestuurlijke berichten (aanvragen voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies, vrijstellingen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) worden alleen in behandeling genomen wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.

Verder wordt onderscheid gemaakt tussen functionele berichten die archiefwaardig zijn en niet archiefwaardig zijn. Hier gaat het om berichten die minder gestructureerd zijn, bijvoorbeeld uitwisseling van informatie in een project met externe opdrachtnemers of vragen om informatie over een regeling of beleid.

Als dergelijke berichten archiefwaardig zijn moet de communicatie via een zakelijk emailadres verlopen. Zolang het informatievragen of dagelijkse communicatie in een project betreft die niet archiefwaardig is kan in plaats daarvan gebruik gemaakt worden van een persoonlijk gemeentelijk emailadres.

Artikel 5. Kenbaarheid bereikbaarheid elektronische weg Zowel voor het bestuursorgaan als voor de burger geldt dat zij niet tot de elektronische weg worden gedwongen. Het is dus van belang dat de burger kenbaar maakt dat hij langs die weg bereikbaar is. Wanneer een bestuursorgaan zich uit eigen beweging tot een betrokkene richt, dient het uitdrukkelijk te verifiëren of de geadresseerde langs elektronische weg bereikbaar is. Dit is in het eerste lid van dit artikel opgenomen. De kenbaarmaking kan in beginsel meer of minder uitdrukkelijk geschieden, maar voorlopig zal nog wel van uitdrukkelijke kenbaarmaking moeten worden uitgegaan. Daarbij zal ook moeten worden aangegeven voor welke vorm van elektronisch verkeer men openstaat. De enkele bekendheid van een e-mailadres is in de huidige situatie bijvoorbeeld niet zonder meer voldoende (op termijn zal de rechter dit wellicht wel kunnen aannemen). In het tweede lid van dit artikel is opgenomen dat het verzenden van een bestuurlijk bericht aan een bestuursorgaan door een burger, automatisch inhoudt dat de burger zelf ook langs elektronische weg bereikbaar is.

Artikel 6. Weigering van elektronische berichten

Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch

berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Leiden, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Dit geldt ook voor berichten die virussen bevatten of ‘spam’.

Verder stellen mailservers (wisselende) eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze maximale grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden.

Artikel 7. Bekendmaking reactie op elektronisch formeel bericht

Momenteel voldoet de digitale handtekening (DigiD) aan de betrouwbaarheidseisen die we stellen aan de nu aanwezige webformulieren. Naast de ondertekening met DigiD bestaat nog de ondertekening met “PKI” (Public Key Infrastructure). Dit is een veel zwaarder instrument voor het gebruik van elektronische handtekeningen dan DigiD. PKI is nu nog niet algemeen toepasbaar op de website of bij e-mail. Dit is pas het geval indien burgers gebruik kunnen maken van de elektronische Nederlandse Identiteits Kaart (eNik). Dat gaat nog een aantal jaren duren.

Als een relatie van de gemeente een beschikking alleen elektronisch ontvangt, bijvoorbeeld in PDF formaat, is de rechtszekerheid voor die relatie niet volledig gewaarborgd. De gemeente zou kunnen zeggen dat het document niet met die vorm en inhoud is verstuurd en is gemanipuleerd door de ontvanger. En dat kan natuurlijk ook daadwerkelijk het geval zijn. Er zijn nu drie manieren om die rechtszekerheid te waarborgen:

• 1.

  Elektronische ondertekening met PKI. Dit is een instrument dat nu nog niet algemeen kan worden ingezet.

• 2.

  Elektronische verzending van de reactie in de vorm vaneen “PDF”. Toch is manipulatie dan zeker nog mogelijk.

• 3.

  Ook ‘traditioneel’, schriftelijk versturen van de reactie.

Er is in het reglement vanwege de bovengenoemde beveiligingsredenen uit rechtszekerheidsoogpunt voor gekozen om schriftelijk te reageren, waarbij een afschrift wel digitaal naar de betrokkene zal worden verzonden. Artikel 8. Slotbepalingen De inhoud van dit artikel is duidelijk en behoeft geen nadere toelichting.