Controleverordening Gemeente Leiderdorp 2013

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.accountant:

een door de raad benoemde:

− registeraccountant, of

− accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeldin artikel 36, lid 3 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten, of

− organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belastmet de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

b.accountantscontrole:

de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de, door deraad benoemde, accountant van:

− het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte ensamenstelling van het vermogen,

− het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties,

− het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij ofkrachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186Gemeentewet,

− de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of dezeeen getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken,

− onrechtmatigheden in de jaarrekening,waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op

grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, in acht worden genomen.

c.rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole:het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en devastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluitaccountantscontrole gemeenten.

d.deelverantwoording:een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording vaneen afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording

onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

e.normenkader voor de accountantscontrole:het normenkader voor de accountantscontrole geeft nadere aanwijzingen aan de accountant over

de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij tehanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2 Gemeentewet, wordtopgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountantgeschiedt voor een periode van maximaal vijf jaar.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen, deselectiecriteria, gunningscriteria en per gunningscriterium de weging vast.

• 4.

  De raad stelt voor de uitvoering van de accountantscontrole jaarlijks het normenkader voor deaccountantscontrole vast. Dit normenkader vormt de basis voor het verrichten van deaccountantscontrole.

• 5.

  In het normenkader voor de accountantscontrole zijn onder meer opgenomen de bij de controle tehanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties en een overzicht van de in de

• rechtmatigheidscontrole te betrekken externe en interne wet- en regelgeving.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldendeinterne en externe wetgeving.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen,nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,

• berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekendeinformatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslagvan bevindingen voor 15 juni aan de raad. Het college draagt er daarbij zorg voor dat debehandeling in de raadscommissie voor deze datum kan plaatsvinden.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening inde raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordtterstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop deaccountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorendewerkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit tevoeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaandekennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek(afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) de raad, (eenvertegenwoordiger van) de rekenkamer, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris ende concerncontroller.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  1De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en hetinzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij

  inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat deaccountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft

  tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen enverklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Hetcollege draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountantalle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormenet- enover de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheeren over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren vanspecifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en dedoeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding

  komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekkenopdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringenvolgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van derechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere

  dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Socialeverzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deelvan deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoorde opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit inhet belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van eengoedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrifthiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant overde door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijkbelang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijngecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller enhet hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door deaccountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken tereageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag vanbevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle

Artikel 8. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2013.

• 2.

  De “Controleverordening gemeente Leiderdorp 2004”, wordt met ingang van 1 januari 2013ingetrokken met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de controle van dejaarrekeningen tot en met het verslagjaar 2012.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening gemeente Leiderdorp 2013”.