Besluit vervanging archiefbescheiden van de gemeente Lisse 2019

Geldend van 14-11-2019 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2017

Intitulé

Besluit vervanging archiefbescheiden van de gemeente Lisse 2019

Besluit tot vervanging van archiefbescheiden van de gemeente Lisse die gedateerd zijn na 31 december 2016 en vanaf 1 januari 2017 zijn opgenomen in het zaaksysteem Decos JOIN teneinde te worden gearchiveerd.

Het college van burgemeester en wethouders van Lisse, gelezen het advies van de archivaris van Lisse van 31 mei 2019 en

Gelet op:

  • -

    de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van andere regels omtrent vervanging;

  • -

    artikel 7 van de Archiefwet 1995

  • -

    artikel 6 van het Archiefbesluit.

Besluit:

Artikel 1

  • 1. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de geldende Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

  • 2. reproductie geschiedt op de wijze zoals beschreven in het bij dit besluit behorende Handboek Vervanging 2018 werkorganisatie HLTsamen.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit en werkt terug tot 1 januari 2017. Met dit besluit wordt het Besluit vervanging van archiefbescheiden van de gemeente Lisse 2014 ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden van de gemeente Lisse 2019.

Ondertekening

Lisse, 28 oktober 2019

Burgemeester en wethouders van Lisse

L. Spruit

Burgemeester

B. Marinussen

Secretaris

Toelichting

Dit vervangingsbesluit is van toepassing op de archiefbescheiden van de gemeente Lisse.

Vervangen worden alle analoge informatieobjecten die voldoen aan artikel 1 van de Archiefwet 1995; die in het Zaaksysteem Decos JOIN worden opgenomen en betrekking hebben op alle door of namens de gemeente ontvangen of opgemaakte documenten die, ingevolge de voor de gemeente geldende Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor zowel blijvende bewaring als voor vernietiging in aanmerking komen. Eventuele uitzonderingen staat beschreven in het Handboek Vervanging 2018 werkorganisatie HLTsamen (hierna: Handboek).

Vervanging is een logische stap van de gemeente om digitaal te werken en verantwoord digitaal te archiveren. Het sluit aan bij het besluit van het college van Lisse van 21 februari 2017over digitaal proces( zaak)gericht werken en het vervangen van documenten.

Op grond van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefverordening van Lisse 2013 is het college van burgemeester en wethouders de zorgdrager van het archief. De zorgdragen is op grond van artikel 7 Archiefwet 1995 bevoegd om een Vervangingsbesluit te nemen. Het Handboek maakt onderdeel uit van dit besluit alsmede een positief advies van de archivaris van de gemeente Lisse.

Bij het schrijven van het Handboek is gebruik gemaakt van de ondersteuning van Erfgoed Leiden en de expertise van IDMadvies. De Handreiking Vervanging Archiefbescheiden versie 2.0 van Archief2020 heeft als leidraad gediend bij het opstellen van het Handboek.

Het Handboek is als bijlage bij dit besluit gevoegd. In het Handboek (met bijlagen) is beschreven op welke manier vervanging plaatsvindt, welke archiefbescheiden uitgezonderd zijn van vervanging en welke voorwaarden aan vervanging worden gesteld. Het Handboek beschrijft ook wanneer aanpassing van het besluit plaatsvindt. Bij kleine wijzigingen volstaat aanpassing van een bijlage of een onderdeel van het Handboek. Bij grote wijzigingen, bijvoorbeeld aanschaf van een nieuw zaaksysteem, wordt een nieuw besluit aan het college voorgelegd.

Gemeenschappelijke regelingen

Al voor de inwerkingtreding van het Vervangingsbesluit waren de gemeenschappelijke regelingen Intergemeentelijke Sociale Dienst Bollenstreek (ISD), GR Belastingen Noordwijk en Omgevingsdienst West-Holland (ODWH) aangegaan en de taken uitbesteed, net als de archiefzorg en het –beheer van de archiefstukken. Om die reden vallen documenten van deze gemeenschappelijke regelingen niet onder het vervangingsbesluit van de gemeente Lisse.

Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden

Feitelijk vindt vervanging pas plaats op het moment van vernietiging van de originele analoge archiefbescheiden, dit is drie maanden na ontvangst en scannen van de stukken. Deze periode dient voor de kwaliteitscontroles en geeft een extra mogelijkheid om controle te doen op de intrinsieke waarde. De periode van drie maanden wordt verlengd bij geconstateerde gebreken van de scans en/of procedures.