Verordening klachtenprocedure Ongewenste Omgangsvormen.

Geldend van 25-04-1998 t/m heden

Intitulé

Verordening klachtenprocedure Ongewenste Omgangsvormen.

De raad der gemeente Maassluis;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 29 maart 1996, bijl. nr. 4.7; 

besluit: 

vast te stellen de navolgende verordening:klachtenprocedure Ongewenste Omgangsvormen.

Hoofdstuk I

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. ambtenaar: de ambtenaar/werknemer in de zin van de Gemeentelijke Arbeidsvoorwaar­den Regeling van de gemeente Maassluis.De verordening dient ook van toepassing te zijn op anderszins aan de gemeente verbonden personeel.b. ongewenste omgangsvormen:Hetgeen hierover is vastgelegd in artikel 1 van de Grondwet zoals; ongewenst gedrag, verbaal, fysiek of non-verbaal, dat opzettelijk of ongewild tot gevolg heeft dat:a. een onaangename, intimiderende of vijandige werksituatie ontstaaten/ofb. een verstoring van arbeidsprestaties optreedt bij degene die het gedrag ondergaat;c. commissie:de klachtencommissie ongewenste omgangsvormen;d. de vertrouwenspersoon:de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen of diens plaatsvervanger;e. klachten:een door een ambtenaar/werknemer tegen één of meerdere ambtenaren ingediende klacht op grond van ongewenste omgangsvormen op de werkplek;f. klager:degene die de klacht indient;g. aangeklaagde:degene over wiens gedrag een klacht is ingediend.

Hoofdstuk II De Klachtencommisie

Artikel 2

Bij de gemeente Maassluis wordt een klachtencommissie ongewenste omgangsvormen ingesteld en wordt tevens een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen aangewezen.

Artikel 3 Samenstelling

  • 1 a. een vertegenwoordiger vanuit of namens het Managementteam of een door hem/haar aan te wijzen plaatsvervanger;b. een deskundige met kennis van emotionele aspecten van ongewenste omgangsvormen;c. een in overleg met de werknemersvertegenwoordiging van de commissie voor het G.O. en gehoord de MC/OR aan te wijzen ambtenaar.

  • 2 de in lid 1 onder b. en c. genoemde leden alsmede voor elk van hen een plaatsvervanger worden benoemd door het college van B&W.

  • 3 Zowel vrouwen als mannen zullen zitting nemen in de commissie.

  • 4 Als secretaris treedt op een, op voordracht van de leden van de commissie, door het college van B&W aangewezen ambtenaar.

  • 5 De behandeling van klachten geschiedt in besloten vergadering van de voltallige commissie.

Artikel 4 Taak

De commissie heeft tot taak:a. het onderzoeken van klachten;b. het adviseren aan het college van B&W inzake de met betrekking tot de klacht te nemen maatregelen;c. het informeren van zowel klager als aangeklaagde van het verloop van de procedure.

Artikel 5 Bevoegdheid

De commissie heeft de bevoegdheid tot:a. het horen van getuigen en anderen die inlichtingen kunnen verschaffen omtrent omstandigheden waaronder de ongewenste omgangsvormen hebben plaatsgevonden;b. het horen van de vertrouwenspersoon;c. het raadplegen van andere terzake deskundigen;d. het verkrijgen van overige informatie die de commissie van belang acht voor de oordeelsvorming.

Artikel 6 Secretaris

De secretaris bereidt in overleg met de voorzitter de vergaderingen van de commissie voor, verzorgt de uitnodigingen voor de vergaderingen en de verslaglegging, registreert de klachten, houdt een overzicht bij van de aard en het aantal van de behandelde lachten, houdt terzake een vertrouwe­lijk archief bij en verricht voorts al die werkzaamheden, die nodig zijn om de commissie goed te laten functioneren. De secretaris concipieert in overleg met de voorzitter de adviezen aan het college van B&W. De secretaris kan aan de besprekingen deelnemen, doch heeft geen stemrecht.

Hoofdstuk III De vertrouwenspersoon

Artikel 7

Het college van B&W wijst op voorstel van het stafbureau Personeel en Organisatie een ambtenaar als vertrouwenspersoon aan alsmede een plaatsver­vanger. Deze dient te beschikken over specifieke kennis en vaardigheden om medewerkers op deskundige wijze bij te staan, te informeren en te advise­ren.Hij/zij maakt geen deel uit van de klachtencommissie.

Artikel 8 Taak

De vertrouwenspersoon heeft tot taak:a. het aanhoren van hetgeen is voorgevallen;b. het omgaan met de daarbij optredende emoties;c. de klager wijzen op de mogelijkheden om verdere actie te ondernemen;d. het desgevraagd begeleiden en ondersteunen van de klager;e. het doorverwijzen naar externe deskundigen als verdere opvang noodzakelijk is;f. het informeren van het hoofd van dienst over de klacht;g. het administreren van klachten;h. het adviseren zowel gevraagd als ongevraagd aan de organisatie;i. het verzorgen van voorlichting in verband met preventie;j. de objectiviteit te garanderen.

Artikel 9

De vertrouwenspersoon kan de klager bijstaan bij de behandeling van de klacht door de commissie.

Hoofdstuk IV Procedure

Artikel 10 Indiening van de klacht

  • 1 Klachten kunnen uitsluitend schriftelijk worden ingediend bij de secretaris van de commissie onder vermelding van:a. een omschrijving van de ongewenste omgangsvormen;b. naam van de aangeklaagde(n);c. de terzake door klager ondernomen stappen en eventueel daarop betrekking hebbende schriftelijke stukken.

  • 2 Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.

  • 3 Klachten die worden ingediend langer dan één jaar nadat de (laatste) gebeurtenis waarop de klacht betrekking heeft plaatsvond, worden niet in behandeling genomen tenzij de commissie van mening is dat overschrijding van die termijn redelijkerwijs acceptabel is.

Artikel 11

De secretaris van de commissie zendt afschriften van de klacht alsmede van aan de commissie overgelegde stukken door aan de klager en de aangeklaagde. Het betreffende sectorhoofd wordt uitsluitend geïnformeerd met instemming van klager.

Artikel 12 Werkwijze

  • 1 De commissie neemt, door middel van hoor en wederhoor, kennis van de opvattingen van zowel de klager als de aangeklaagde.

  • 2 Zowel de klager als de aangeklaagde kunnen zich door een raadsman/raadsvrouw laten bijstaan. Inschakeling hiervan is geen verplich­ting. Eventuele kosten die verbonden zijn aan inschakeling van een raadsman/raadsvrouw kunnen niet ten laste gebracht worden van de gemeente.

  • 3 Van de hoorzittingen wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt niet vastgesteld dan nadat degene die gehoord is, het verslag voor accoord heeft getekend. Indien geen accoord over de verslaglegging kan worden bereikt, dan wordt het voor gezien getekend waarbij wordt aangegeven tegen welke onderdelen bezwaar bestaat.

  • 4 Zowel de klager als de aangeklaagde hebben recht op alle voor de klacht relevante informatie waarover de commissie beschikt.

Artikel 13 Onderzoek

  • 1 De commissie brengt zo spoedig mogelijk een advies uit aan het college van B en W.

  • 2 Als de commissie na ontvangst van de klacht binnen 8 weken niet tot een advies kan komen, kan de behandelingstermijn met maximaal 4 weken worden verlengd. De klager, de aangeklaagde en het betreffende hoofd van dienst krijgen hiervan schriftelijk bericht. Hierbij wordt het tijdstip vermeld waarop het advies vermoedelijk zal worden uitgebracht. Afschriften van het advies worden aan de klager en de aangeklaagde toegezonden alsmede aan het betreffende sectorhoofd.

  • 3 Wanneer, na ingesteld onderzoek, blijkt dat de klacht ongegrond is, zal de aangeklaagde ambtenaar/werknemer worden gerehabiliteerd en kan een sanctie worden opgelegd ten aanzien van de klager, wanneer deze moedwillig een onterechte klacht heeft ingediend.

Artikel 14

Binnen 4 weken na ontvangst van het advies van de commissie stelt het college van B en W zowel de klager als de aangeklaagde vertrouwelijk in kennis van het met redenen omkleed besluit dat naar aanleiding van het advies van de commissie is genomen. Het college van B en W informeert de commissie en het betreffende sector­hoofd.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 15

  • 1 Iedere ambtenaar/werknemer die op de hoogte is van feiten dan wel in het bezit is gekomen van schriftelijke stukken met betrekking tot de klacht is verplicht tot geheimhouding. Het niet voldoen aan de geheimhoudingsplicht resulteert in plichtsver­zuim in de zin van het bepaalde in hoofdstuk 16:1:1 van de Gemeentelij­ke Arbeidsvoorwaarden Regeling van de gemeente Maassluis. Voor anderszins aan de gemeente verbonden personeel is het bepaalde van het Burgerlijk Wetboek van toepassing.

  • 2 De op een ingediende klacht betrekking hebbende stukken zullen na ongegrond te zijn verklaard, in het kader van ministerieel voorschrift "Lijst voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeente-archieven" na 1 jaar worden vernietigd. Bij gegronde verklaringen worden deze stukken 5 jaar bewaard/gearchiveerd.

Artikel 16

Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat degene die, hetzij een klacht heeft ingediend in het kader van deze verordening, hetzij is opgetreden als vertrouwenspersoon, hetzij is opgetreden als lid van de commissie, daardoor niet wordt benadeeld in zijn positie als ambte­naar/werknemer.

Artikel 17

Eenmaal per jaar brengt de commissie aan het college van B en W verslag uit over het aantal behandelde klachten, de aard daarvan en de terzake door de commissie gegeven adviezen. Dit verslag wordt opgenomen in het sociaal jaarverslag van de gemeente Maassluis.

Artikel 18

Deze verordening kan worden aangehaald als de "Klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen" en treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 januari 1996.

 

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Maassluis,gehouden op 9 april 1996,

de secretaris, de voorzitter,

 

mr. A.J.T. Korthout drs. J. Sterkenburg-Versluis.

In deze verordening zijn de volgende wijzigingen verwerkt:1e wijziging vastgesteld op 7 april 1998, datum bekendmaking 9 april 1998, in werking getreden op 25 april 1998.