Werving en selectie

Werving en selectie

• -

  Inleiding

• -

  Functies binnen de gemeente

• -

  Het ontstaan van een vacature

• -

  Interne werving

• -

  Externe werving

• -

  Sollicitatieprocedure

• -

  Selectieprocedure

• -

  Briefselectie

• -

  Gesprekken

• -

  Bijzonder onderzoek

• -

  Referenties

• -

  Afronding

• -

  Competenties

• -

  Naam en vaststelling

• -

  Bijlage: Vragenlijst

Het is de ambitie van de gemeente Medemblik om kwalitatief goede dienstverlening aan de burgers te bieden. Om die ambitie te bereiken wil de gemeente Medemblik goed gekwalificeerd en gemotiveerd personeel aantrekken. Een zorgvuldige wijze van werven en selecteren van kandidaten, zorgt voor het aantrekken van de beste kandidaat en draagt daarmee bij aan de ambitie van de organisatie.

Het doel van een werving- en selectieprocedure is om de juiste persoon te vinden voor een open plek binnen de organisatie. Die juiste persoon kan zowel van binnen als van buiten de organisatie komen. Daarbij wordt rekening gehouden met eventuele (loopbaan-)wensen van de zittende medewerkers. In beide gevallen draait het om mensen en is het dus van belang zorgvuldig te handelen. Tegelijkertijd gaat het om de invulling van een vacature, waarbij we iemand zoeken die de kwaliteit van onze dienstverlening op het door ons gewenste peil kan houden. Ook in dat opzicht is zorgvuldigheid gewenst. Tenslotte hangt de wervingskracht van onze gemeente af van het imago als werkgever en dienstverlener. Dus ook in dat opzicht is de zorgvuldigheid een noodzaak.

Om de zorgvuldigheid in het proces te waarborgen is dit protocol opgesteld waarin de procedure van begin tot eind is uitgewerkt. Afwijking van dit protocol is niet mogelijk dan na voorafgaande instemming van de ondernemingsraad. In de bijlage is een lijst met mogelijke vragen opgenomen.

De gemeente kent een formatie die is vastgesteld door de gemeenteraad. In die vaststelling ligt besloten welke functies, qua taken en eisen, binnen de organisatie zijn en wat de omvang is van deze functies. De functies zijn opgenomen in het functieboek, dat bij P&O beschikbaar is. In elk geval jaarlijks bekijken de afdelingshoofden in hoeverre de formatie voor hun afdeling nog voldoet. Eventuele aanpassingen worden in het DTO (directieteam overleg) besproken en voorgelegd aan het college. De functies binnen de organisatie zijn beschreven en gewaardeerd, zodat bekend is wat de inhoud van de functie is, wat de omvang van de functie is, welke eisen aan de functie gesteld worden, en welke salariëring voor de functie van toepassing is. De afdeling P&O houdt deze gegevens bij en beschikt steeds over de actuele beschrijving.

Een vacature kan op meerdere manieren ontstaan. In de eerste plaats kan een vacature ontstaan door het vertrek van een van de medewerkers. De leidinggevende analyseert of het noodzakelijk is de vrijgekomen functie direct in te vullen of dat aanleiding bestaat om de inhoud of de omvang van de functie aan te passen, al dan niet in combinatie met andere functies. In het eerste geval besluit de sectormanager de vacature open te stellen mits dit binnen het vastgestelde budget valt. In het tweede geval bereidt de leidinggevende in samenwerking met P&O een voorstel richting de sectormanager voor. In dit voorstel worden ook de gevolgen meegenomen voor de omvang van de formatie en de salariëring van de functie(s), de verhoudingen binnen de organisatie, de gevolgen voor het totale personeelsbudget, en de wijze waarop de invulling van de wijziging zou moeten plaatsvinden (verschuivingen binnen het personeel, nieuwe vacatures, etc.). Dit voorstel wordt alleen in het DTO besproken als het voorstel buiten de vastgestelde budgettaire kaders valt. Vervolgens het voorstel voorgelegd aan het college ter vaststelling. Na vaststelling in het college kan de vacature opengesteld worden.

Een vacature kan ook ontstaan door nieuwe taken die op de gemeente afkomen en waarvoor uitbreiding van de organisatie nodig is, doordat vanwege bijvoorbeeld samenwerking met andere gemeenten uitbreiding van de formatie noodzakelijk is, of doordat taken die voorheen werden uitbesteed nu door de eigen organisatie gedaan gaan worden. Ook in dat geval wordt samen met de leidinggevende en P&O een voorstel voorbereid en besproken in het DTO, waarna het wordt voorgelegd aan het college.

In de twee laatste situaties, waarin een vacature ontstaat door een wijziging in de organisatie, heeft ook de ondernemingraad een adviserende rol. Niet in het proces van werving en selectie, maar wel in het voortraject.

Wanneer het besluit is genomen om een vacature open te stellen, maakt P&O in samenspraak met de leidinggevende een planning voor de werving en selectieprocedure. In deze procedure worden de te ondernemen stappen genoemd, data vastgelegd voor de selectie en de gesprekken, de samenstelling van de selectiecommissie. Aan de hand van de functiebeschrijving stelt P&O de advertentietekst op, uitgaande van het vaste stramien en stijl voor de advertenties.

Wanneer een vacature is opengesteld, wordt dit in eerste instantie intern gedaan. De eigen medewerkers hebben als eerste gedurende 1 week de gelegenheid om te reageren. Onder eigen medewerkers wordt in dit geval verstaan de medewerkers met een tijdelijke of vaste aanstelling. Vervolgens wordt de vacature gedurende 1 week opengesteld voor tijdelijke medewerkers ingehuurd via een uitzendbureau of gedetacheerd, de vrijwillige medewerkers van de brandweer en oproepkrachten. Als er reacties komen, wordt met elke interne kandidaat een gesprek gevoerd door de leidinggevende en een medewerker van P&O.

Mocht blijken dat een of meerdere interne kandidaten niet geschikt zijn voor de functie, wordt met hen in elk geval verder gesproken in het kader van hun persoonlijke ontwikkelingsplan over wat hun ambitie is en wat zij daarvoor nog moeten ontwikkelen. Mocht geen van de interne kandidaten geschikt zijn, of er geen reacties van interne kandidaten komen, wordt de vacature extern opengesteld.

Wanneer een vacature extern opengesteld wordt, zorgt P&O voor de plaatsing van de advertentie. Deze verschijnt in elk geval op de internetsite van de gemeente en afhankelijk van het type functie wordt een keuze gemaakt uit andere internetsites en/of de verschillende dag-, week- en vakbladen. De reactie termijn bij de externe werving bedraagt 10 tot 14 dagen. In de vakantieperiode kan voor een langere termijn gekozen worden, maar werving buiten de vakantieperiodes om heeft de voorkeur.De begeleiding van de procedure is in handen van P&O. In bijzondere gevallen zou gebruik gemaakt kunnen worden van een werving- en selectiebureau. Detacherings- en uitzendbureaus komen in beeld wanneer er tijdelijk extra menskracht nodig is. In de normale procedure wordt geen gebruikt gemaakt van tussenpersonen, maar vindt er rechtstreeks contact plaats tussen de gemeente en de kandidaat.Voor het verstrekken van informatie over de vacature en de procedure wordt altijd de leidinggevende en de medewerker van P&O genoemd in de advertentie. Daarnaast is het mogelijk via de website van de gemeente extra informatie te geven over de functie. Hiernaar wordt dan ook in de advertentie verwezen.

Sollicitanten kunnen reageren via een brief of de email. De brieven, met op de envelop de melding sollicitatie, gaan naar de afdeling P&O. Ook de email gaat rechtstreeks naar de afdeling P&O. P&O verzamelt de binnengekomen sollicitaties en maakt zonodig een eerste selectie op basis van de objectieve criteria, zoals opleidingseisen en ervaring. De selectie van de sollicitanten wordt voorgelegd aan de selectiecommissie.De sollicitanten krijgen een ontvangstbevestiging met daarin een korte planning van de procedure.

In de planning van P&O is de samenstelling van de selectiecommissie al opgenomen. Standaard is de samenstelling: leidinggevende, collega, adviseur P&O. Er kan gekozen worden om een tweede collega van de afdeling op te nemen in de selectiecommissie. In het geval van de vacature van een leidinggevende is de samenstelling: gemeentesecretaris/sectormanager, collega leidinggevende, medewerker van de afdeling, adviseur P&O. Voor een tweede gesprek kan een andere collega gevraagd worden, of de commissie aangevuld worden bij de zwaardere beleids- of leidinggevende functies met de portefeuillehouder als vierde commissielid. De voorzitter van de selectiecommissie is de direct leidinggevende. De procedurele en administratieve bewaking is in handen van P&O.

De selectiecommissie kan uit de binnengekomen sollicitaties 4 of 5 kandidaten kiezen om een eerste gesprek mee te voeren. De selectie vindt plaats op basis van profiel, opleiding en ervaring, voor zover dat nog niet is gedaan in een voorselectie door P&O. De briefselectie vindt zo mogelijk ruim een week voor het geplande gesprek plaats. De geselecteerde kandidaten worden schriftelijk of telefonisch uitgenodigd. In de uitnodiging wordt ook melding gemaakt van de samenstelling van de selectiecommissie (naam en functie).

In het eerste gesprek wordt door de selectiecommissie zo goed mogelijk een beeld gevormd van de persoon en de capaciteiten van de kandidaat. Hiervoor kunnen vragen gebruikt worden zoals opgenomen in de bijlage bij deze notitie. Het doel van het gesprek is te ontdekken of de kandidaat in staat is de functie uit te oefenen, op een manier die door de gemeente gewenst wordt, en of de persoon binnen de organisatie als geheel en de afdeling in het bijzonder past. De leden van de selectiecommissie vellen elk hun eigen oordeel. Na afloop van de gesprekken vindt een evaluatie plaats, waarin elk lid van de commissie zijn oordeel geeft over elk van de kandidaten. Aan de hand van profiel, ervaring en opleiding trekt de commissie de conclusie of er eventueel met 1 of meerdere kandidaten een vervolggesprek gehouden wordt.Of de leidinggevende, of de adviseur P&O belt de kandidaten na afloop van de evaluatie met de mededeling of zij wel of niet door gaan voor de tweede ronde. Aan de kandidaten die niet doorgaan, wordt in het kort uitgelegd waarom de keus niet op hen is gevallen.In het tweede gesprek wordt dieper ingezoomd op de vragen die er na aanleiding van het eerste gesprek zijn blijven staan of zijn opgeroepen. Als de samenstelling van de selectiecommissie bij het tweede gesprek anders is, dan bij het eerste gesprek, worden de leden vanuit het eerste gesprek ook betrokken bij de eindevaluatie. In de eindevaluatie wordt gekozen met welke kandidaat de gemeente in zee gaat. Deze kandidaat wordt uitgenodigd voor een derde afrondend gesprek over de arbeidsvoorwaarden. Dit gesprek wordt door de adviseur P&O gevoerd en deze stemt dit af met de leidinggevende. De andere kandidaat krijgt na het tweede gesprek een telefoontje met een korte toelichting waarom hij het niet is geworden.

Desgewenst wordt gekozen om over te gaan tot een assessment. Dit onderzoek is uitsluitend bedoeld ter ondersteuning van het ontstane beeld uit de gesprekken en ter verheldering van de vragen, die zijn overgebleven na de gesprekken. Mogelijk komen uit het onderzoek wel aandachtspunten voor de verdere ontwikkeling van de kandidaat naar voren. Een onderzoek wordt alleen gestart wanneer de selectiecommissie in beginsel positief is over de kandidatuur van de sollicitant, maar nog vragen heeft over hoe de kandidaat zich zal opstellen in bepaalde situaties of hoe de kandidaat zich nog kan ontwikkelen, welke potentie bezit hij. Het onderzoek moet antwoord geven op deze vragen en daarmee de selectiecommissie ondersteunen in het maken van een keuze.

Referenties worden alleen ingewonnen na overleg met de kandidaat. De referenties hebben ten doel te verifiëren of het beeld dat is ontstaan uit de gesprekken, klopt met het beeld dat anderen uit de huidige of eerdere werkomgeving van de kandidaat hebben. Mogelijk komen uit het gesprek met de referent ook nog aandachtspunten voor de verdere ontwikkeling van de kandidaat naar voren. De referenties worden ingewonnen door de leidinggevende of de medewerker P&O.

Nadat de procedure is afgerond en de selectiecommissie een keus heeft gemaakt, wordt een afrondend gesprek gevoerd over de arbeidsvoorwaarden. Naar aanleiding van dit gesprek stelt de adviseur P&O een voorstel op voor de gemeentesecretaris, met een korte schets van de procedure en een motivatie van de keuze van de selectiecommissie. Als de aanstelling heeft plaatsgevonden, krijgen de overige sollicitanten een korte brief dat de procedure is afgerond en dat er een benoeming in de vacature heeft plaatsgevonden.

Aan sollicitanten die zijn opgeroepen voor een gesprek wordt gevraagd of zij reiskosten hebben gemaakt. Als dit het geval is worden deze vergoed op basis van openbaar vervoer.

Tenslotte is de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid (NVP) van toepassing. De gemeente Medemblik onderzoekt schriftelijke klachten van sollicitanten, waarna de sollicitant binnen een maand schriftelijk en gemotiveerd wordt geïnformeerd over de bevindingen.

Voor een aantal functies is een competentieprofiel opgesteld. Deze worden uitdrukkelijk genoemd in de procedure.

Dit protocol kan worden aangehaald als Werving en selectie gemeente Medemblik 2011. Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Medemblik op 1 januari 2011.

Mogelijk vragen tijdens een sollicitatiegesprek, alle vragen zijn toepasbaar voor elke functie, mits de vraag en het antwoord in de goede organisatorische context wordt geplaatst. Belangrijk is daarom de vragen in eigen bewoordingen te stellen en aan te sluiten bij de kandidaat en de functie. Belangrijk is ook om de kandidaat te laten vertellen.

Algemeen inleidend:

• -

  Waarom solliciteert u naar deze functie, wat trekt u aan in deze functie?

• -

  Waarom solliciteert u naar een functie in onze gemeente?

• -

  Hoe heeft u zich georiënteerd op onze gemeente en wat is uw beeld?

• -

  Wat boeit u in de (lokale) overheid?

Persoonlijkheid:

• -

  Wat zijn uw sterke, en wat uw minder sterke kanten?

• -

  Wat zijn uw hobby’s?

• -

  Waar bent u supertrots op?

• -

  Waar loopt u echt warm voor, wat boeit u mateloos (zowel in prive als in werk)?

• -

  Waar hebt u een hekel aan (zowel prive als in werk)?

• -

  Wilt u dat afspraken worden vastgelegd of is een woord een woord?

• -

  De aanhouder wint is een gezegde. In welke situaties kunt u dat van uzelf zeggen?

• -

  Kunt u zich een situatie herinneren, dat u zich bediende van een leugentje om bestwil?

• -

  Kunt u zichzelf in een paar zinnen beschrijven?

• -

  Hoe zouden anderen u beschrijven?

• -

  Hoe kan ik zien dat u boos bent?

• -

  Als u iets aan uzelf zou kunnen veranderen/verbeteren, wat zou dat dan zijn?

• -

  U hebt natuurlijk een hele ontwikkeling doorgemaakt, u bent wellicht dingen anders gaan zien of doen; waarin vindt u zichzelf veranderd?

• -

  Welke betekenis heeft werk in uw leven?

• -

  Krijgt u wel een feed-back in uw werk en hoe gaat u daarmee om?

• -

  Op welke wijze en hoe vaak geeft u zelf feed-back aan anderen?

• -

  Wat vindt u het mooiste vakantieland?

Motivatie/ ervaring:

• -

  Welke vaardigheden denk u nodig te hebben voor deze functie?

• -

  Elke baan heeft leuke en minder leuke kanten; hoe ziet u dat in deze functie?

• -

  Op welk aspect van uw huidige werk kijkt met het meest/minst voldoening terug en waarom?

• -

  Kunt u iets meer vertellen over uw huidige functie?

• -

  Wat is de leukste ervaring uit uw loopbaan tot nog toe?

Ontwikkeling/ oriëntatie

• -

  Welke ontwikkelingen ziet u op de gemeente afkomen (binnen het taakveld/de functie)?

• -

  Welke uitdagingen liggen er voor u in onze gemeente?

• -

  Hoe kijkt u aan tegen een mogelijke herindeling over een paar jaar?

• -

  Welke initiatieven hebt u ontwikkeld in uw huidige functie?

• -

  Waar ziet u zichzelf over 5 jaar werken?

Identificatie

• -

  Wat is naar uw mening een goede manager/beleidsmedewerker/bode/… (afhankelijk van de functie)?

• -

  Bent u als gemeentesecretaris lid van het college of hoofd van de organisatie?

• -

  Bent u als sectorhoofd eerste adviseur van de portefeuillehouder of gezicht van de sector of lid van het MT of …?

• -

  Wie is uw klant, en wat doet u om uw klant/de burger het naar de zin te maken?

• -

  Bent u een mensgericht of taakgericht, gaat u voor de mens of de inhoud?

• -

  Merkt u iets van een spanningsveld tussen wat het bestuur/management wil en wat de medewerkers willen en hoe gaat u daar mee om?

• -

  Hoe verbindt u het politieke willen met het ambtelijke kunnen?

• -

  Wat verstaat u onder integraal beleid?

• -

  Waaruit kunnen we opmaken dat u een politiek-bestuurlijke antenne hebt?

• -

  Over welke leiderschapskwaliteiten beschikt u, welke leiderschapsstijl hanteert u?

Werkwijze

• -

  Bent u iemand die structuur aanbrengt, pratend verbind, doet of filosofeert?

• -

  Vindt u procedures belangrijk?

• -

  Vindt u de cultuur of de structuur van de organisatie het belangrijkst?

• -

  Wijkt u snel af van uw plan of methode en kunt u daar een voorbeeld van geven?

• -

  Hoe gaat u om met personele problemen, wat doet u als u merkt dat collega’s niet goed in hun vel zitten?

• -

  Heeft u wel eens problemen gehad met andere collega’s?

• -

  Kunt u een voorbeeld geven van een situatie, waarin u een lastige beslissing moest nemen? Hoe ontstond de situatie, welke keuzes had u, wat heeft u gedaan om tot een oplossing te komen, wat was de afloop?

• -

  Bent u wel eens zaken tegengekomen in uw werk, die niet goed liepen? Wat heeft u gedaan om dat te verbeteren en hoe heeft u dat aangepakt?

• -

  Hoe ervaart u werken in een team, welke rol vervult u daarin, en kunt u daarvan een voorbeeld geven?

• -

  Wat doet u als iemand niet wil samenwerken in uw team?

• -

  Hoe verdeelt u uw aandacht over de sterke en de zwakke broeders en zusters in de organisatie?

• -

  Wat is volgens u de beste benadering om een impopulair standpunt te verkopen?

• -

  Hoe denkt u de verantwoordelijkheid van de medewerkers te vergroten?

Stress(bestendigheid)

• -

  Is er wel eens een periode geweest op uw werk, dat u meer werk moest doen dan u aankon? Zo ja, hoe heeft u dat opgelost?

• -

  Wat doet u als een discussie er fel aan toe gaat?

• -

  Wanneer of waardoor voelt u zich onder druk gezet?

• -

  Neemt u wel eens werk mee naar huis?

• -

  Wat moet er op het werk gebeuren wilt u er thuis nog over na blijven denken?

Afsluiting

• -

  Zijn er nog zaken, die belangrijk zijn voor ons om te weten?

• -

  Heeft u nog andere sollicitaties lopen?

• -

  We hebben meerdere sollicitanten voor deze functie, waarom moeten we u nemen?

• -

  Hoe heeft u het gesprek ervaren, heeft u voor ons nog feed-back?

• -

  Heeft u zelf nog vragen?