Kaderstellende nota 'Naar een duurzaam evenementenbeleid Meierijstad 2019-2022'

1.1 Aanleiding

De gemeente Meierijstad is per 1 januari 2017 ontstaan uit een samenvoeging van drie gemeenten: Schijndel, Sint-Oedenrode en Veghel. Deze fusie betekent dat op vele beleidsterreinen het beleid moet worden geharmoniseerd voor 1 januari 2019. Zo ook voor het evenementenbeleid.

Vertrekpunt zijn de drie documenten waarin het evenementenbeleid van de voormalige gemeenten is beschreven:

• •

  Evenementennotitie Gemeente Schijndel 2015.

• •

  ‘Bruisend Rooi’, Kader- en uitvoeringsnotitie evenementenbeleid 2014.

• •

  Evenementenbeleid 2016 ‘Evenementen Veghel maakt er werk van’.

Naast harmonisatie wordt in het nieuwe evenementenbeleid ook actualisering van relevante (landelijke) wetgeving meegenomen zoals de AMvB(1) ‘Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’ (Besluit BGBOP), die lokale brandveiligheidsverordeningen vervangt.

Bij evenementen zijn naast de gemeente vele partijen betrokken als organisatoren, hulpdiensten als politie en brandweer en omwonenden. Bij de harmonisatieopgave voor het nieuwe evenementenbeleid gaat het er om duidelijk te maken wat wel en niet kan, hoe we zaken aanpakken en wat ieders rol en verantwoordelijkheid hierbij is. Alle relevante procedures, voorschriften en afspraken worden gebundeld zodat het proces rondom vergunningverlening soepel verloopt en evenementen veilig en goed verlopen. Ook de facilitering van evenementen door onze gemeente is een belangrijk harmonisatiethema. Denk aan levering van diensten als dranghekken, bebording, maar ook aan de leges en subsidies, die voor evenementen worden gevraagd.

Maar voordat in de harmonisatieopgave wordt gedoken is het van belang eerst na te gaan wat we als Meierijstad met evenementen willen (uitstralen). Zo blijkt uit de ‘Visie recreatie en toerisme Meierijstad’ (november 2018) dat evenementen van groot economisch belang zijn en volop kansen bieden.

Daarom is gekozen het nieuwe evenementenbeleid op te splitsen in twee delen:

• •

  Deel I: een kaderstellende nota met onder andere een visie op evenementen.

• •

  Deel II: een uitvoeringsnota met procedures en afspraken over evenementen.

De visie en kaderstellende thema’s worden besproken in en vastgesteld door de gemeenteraad. De uitvoeringsnota vloeit uit deze kadernota voort en geeft een veelheid aan gedetailleerde informatie. Deze nota wordt vastgesteld door het college van B&W.

(1) Algemene Maatregel van Bestuur

1.2 Werkwijze

Het evenementenbeleid raakt vele andere beleidsterreinen van onze gemeente (denk onder andere aan sport, kunst en cultuur, economie, citymarketing, duurzaamheid, verkeer, veiligheid, handhaving, ruimtelijke ordening, financiën). Deze terreinen zijn bij de totstandkoming van het nieuwe beleid betrokken. Ook is een uitgebreid participatietraject doorlopen met externe belanghebbenden:

• •

  Brancheorganisaties Koninklijk Horeca Nederland, centrummanagement, VVV, platform toerisme en recreatie.

• •

  Evenementenorganisatoren en aanverwante organisaties.

• •

  Wijk- en dorpsraden.

• •

  Organisaties op gebied van toegankelijkheid, Seniorenraad, Adviesraad Sociaal Domein.

• •

  Organisaties op het gebied van duurzaamheid en fairtrade.

• •

  Omwonenden/inwoners.

• •

  Hulpdiensten.

1.3 Begrippenlijst

In deze kadernota komen diverse begrippen de orde. De meest relevante zijn hieronder samengevat.

• a.

  Evenement: evenement als bedoeld in artikel 2:24 van de APV: Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak.

• b.

  Aanwijzingsbesluit: gemeentelijk besluit over vergunningsvrije evenementen met algemene regels in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid, het milieu en de spreiding van gelijksoortige evenementen over het jaar en het grondgebied van de gemeente.

• c.

  Regionale evenementenkalender: jaarkalender met (grotere) evenementen voor veiligheidsregio, mede op basis waarvan inzet politie en hulpdiensten wordt bepaald.

• d.

  Evenement met muziekondersteuning: evenement waar de muziek ondersteunend is aan het (ander) basisconcept van het evenement.

• e.

  Muziekevenement: evenement waar de uitvoering van (live)-muziek (inclusief dj’s) het basisconcept van het evenement is.

• f.

  Openbare inrichting: een hotel, restaurant, pension, café, cafetaria, snackbar, discotheek, buurthuis of clubhuis; elke andere voor het publiek toegankelijke, besloten ruimte waarin bedrijfsmatig of in een omvang alsof zij bedrijfsmatig was, logies wordt verstrekt, dranken worden geschonken, of rookwaren of spijzen voor directe consumptie worden verstrekt of bereid.

• g.

  Terras: een buiten de besloten ruimte van de openbare inrichting liggend maar wel behorend tot de inrichting deel, waar sta- of zitgelegenheid kan worden geboden en waar tegen vergoeding dranken kunnen worden geschonken of spijzen voor directe consumptie kunnen worden bereid of verstrekt.

• h.

  Straat- of buurtfeest: feest dat direct met en door bewoners van een straat of buurt wordt georganiseerd op een openbare plaats. Veelal vinden de activiteiten plaats op de openbare weg die daartoe tijdelijk aan het verkeer onttrokken moet worden.

• i.

  Volksfeesten: traditioneel feest dat door het (gehele) volk wordt gevierd zoals kermissen, carnavalsoptochten, Sinterklaasintocht, vieringen en herdenkingen (Koningsdag, 4 en 5 mei, lokale bevrijdingsdagen).

• j.

  Jeugd- en jongerenevenementen: aan school gerelateerde evenementen (in basis- en voortgezet onderwijs) en algemeen op kinderen en jongeren gerichte evenementen op het gebied van sport, beweging, gezondheid.

• k.

  Festival: (grootschalig) evenement van geïnteresseerden over een bepaald onderwerp.

• l.

  Beeldbepalend evenement: evenement dat aansluit op de (kern)waarden van gemeente Meierijstad.

• m.

  GHOR: Geneeskundige HulpverleningsOrganisatie in de Regio.

• n.

  ODBN: OmgevingsDienst Brabant Noord.

2.1 Soort evenementen

Een evenement is elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak (2) .

Hiervan hebben we er nogal wat in Meierijstad. In 2017 zijn er 431 evenementen vergund of gemeld. Dat is gemiddeld meer dan 8 per week gedurende het gehele jaar! De variatie tussen evenementen is zeer groot. Er vallen volksfeesten onder als Carnaval(soptochten) en de kermissen, enkele beeldbepalende festivals zoals Paaspop, 7th Sunday/Harmony of Hardcore en Fabriek Magnifique, maar de bulk bestaat uit de zeer vele kleinschalige evenementen. Denk aan sport- en culturele evenementen, straatfeesten, kindervakantieweken etc.

Ook wat betreft locaties is de diversiteit groot. Er zijn (centraal) gelegen locaties waar meerdere evenementen plaatsvinden (zoals op de markten in Schijndel, Sint-Oedenrode en Veghel). We kennen parkeerterreinen die ook fungeren als evenemententerreinen (zoals De Steeg en de Neul). Maar vaak vindt het evenement plaats in een verblijfsgebied (bijv. een park), is er een speciaal terrein in het buitengebied geschikt (gemaakt) of blijft de locatie beperkt tot de afsluiting van een weg in een wijk.

De evenementen richten zich op de lokale bevolking maar met name bij de grotere, beeldbepalende evenementen komen er ook regionale tot internationale bezoekers. Evenementen variëren ook nog in lengte (aantal dagen), met of zonder toegangsprijs, éénmalig of terugkerend, al dan niet gesubsidieerd et cetera. Kortom de variatie tussen evenementen is groot.

Relevant voor het evenementenbeleid vinden we het onderscheid in enerzijds commerciële en niet-commerciële evenementen en anderzijds in het soort evenement. Een commercieel evenement is een evenement met een bedrijfsmatige opzet gericht op het realiseren van een financieel batig resultaat van de organisator of de deelnemers. Voorbeelden zijn circussen, kermissen, theaterproducties, concerten, festivals (als Paaspop en 7th Sunday), jaarmarkten. De overige evenementen zijn niet-commercieel. Dit is de overgrote meerderheid van evenementen in Meierijstad.

Als soort evenementen worden onderscheiden: volksfeesten, jeugd- en jongerenevenementen, festivals en overige evenementen.

Bovengenoemd onderscheid in commerciële en niet-commerciële en soorten evenementen leidt tot een volgende matrix.

Bovenstaande indeling in evenementen komt verder terug in de wijze van dienstverlening en facilitering door de gemeente (hoofdstuk 8).

Evenementen zijn ook te verdelen naar risicoprofielen:

• •

  Kleinschalige evenementen tot 150 personen met geen/zeer laag risico, die kunnen volstaan met een melding (en zijn opgenomen in het jaarlijks vast te stellen aanwijzingenbesluit).

• •

  Categorie A. Laag risico-evenement.

• •

  Categorie B. Gemiddeld risico-evenement.

• •

  Categorie C. Hoog risico-evenement.

Van de 431 evenementen in 2017 zijn er 155 vergund en konden dus 276 volstaan met een melding. Van de vergunde evenementen ging het om 23 B- en 5 C-evenementen. Dit zijn de meest bekende en beeldbepalende evenementen van Meierijstad, die door de omvang meer risico’s kennen. Maar het overgrote deel van alle evenementen kent dus een laag tot zeer laag risico.

(2) Algemene Plaatselijke Verordening (APV)Art 2.24

(3) Officiële vieringen dus niet evenementen/feesten die op Koningsdag door derden worden georganiseerd

2.2 Belang van evenementen

Alle evenementen tezamen zijn van groot belang voor onze gemeente.

Economische spin-off

Het organiseren van evenementen gebeurt door vrijwilligers maar ook door beroepskrachten en levert derhalve (directe) werkgelegenheid op. Jaarlijks trekken de evenementen veel lokale, regionale en (inter)nationale bezoekers. Deze bezoekers doen tijdens deze evenementen diverse bestedingen in Meierijstad. Dit levert inkomsten en (indirecte) werkgelegenheid op voor het lokale bedrijfsleven.

In het kader van het nieuwe recreatief-toeristisch beleid is de economische impact van evenementen in beeld gebracht (4). Het blijkt dat evenementen een essentieel onderdeel van recreatie en toerisme in Meierijstad zijn. Zo zorgen evenementen voor maar liefst 48% van alle dagtoeristische bestedingen en voor 50% van de daarmee samenhangende werkgelegenheid. Als ook de economische impact van verblijfsrecreatie wordt meegenomen, zorgen evenementen nog altijd voor 38% van alle bestedingen in recreatie en toerisme in Meierijstad (in 2016).

Effect op het imago

Evenementen dragen bij aan de naamsbekendheid en het imago van de gemeente onder eigen bevolking en bezoekers. Dat geldt met name voor de eerder genoemde beeldbepalende evenementen. Ook op het gebied van citymarketing bieden evenementen bij uitstek mogelijkheden om de gemeente verder op de kaart te zetten. Grotere, terugkerende evenementen dragen bij aan ‘stadtrots’.

Versterking van de recreatief-toeristische samenhang

Evenementen kunnen verbindende schakels vormen tussen afzonderlijke voorzieningen. Tijdens evenementen worden bezoekers uitgenodigd ook andere aspecten (denk aan winkelen, horeca, sport- en culturele voorzieningen) te bekijken. Evenementen kunnen daarmee ook leiden tot herhalingsbezoeken aan de gemeente.

Vergroten van de (culturele) burgerparticipatie

Evenementen creëren een laagdrempelig aanbod van (culturele) activiteiten en daarmee zorgen ze voor ontspanning voor inwoners en bezoekers. Voor grote lagen van de bevolking is het mogelijk om - vaak in de eigen leefomgeving- een (cultureel) evenement te bezoeken en hieraan deel te nemen. De inhoudelijke programmering wordt veelal afgestemd op de interesse van de inwoners.

Vergroting leefbaarheid in kernen

Evenementen dragen bij aan de leefbaarheid van kernen. Inwoners met uiteenlopende achtergronden ontmoeten elkaar en dit bevordert de samenhang en sociale cohesie in kernen.

Vrijwilligers

Vaak is een inzet van vele vrijwilligers bij evenementen onontbeerlijk. Zonder deze inzet kan het overgrote deel van de 431 evenementen geen doorgang vinden. Inwoners stoppen tijd en energie in evenementen, leren elkaar beter kennen. Deze inzet leidt tot nieuwe contacten, geeft veel voldoening en levert vaardigheden en ervaring op.

Maar evenementen hebben ook minder positieve effecten. Zo zorgt de groei van met name meerdaagse en muziekevenementen voor (geluids)overlast voor de direct omwonenden. Evenementen kennen ook gezondheidsrisico’s. Naast gehoorschade gaat het bij sommige festivals om het gebruik van drugs en overmatig gebruik van alcoholhoudende dranken. Er kunnen zich ongelukken voordoen bij evenementen. Veiligheid is in toenemende mate een belangrijk issue. Dit geldt voor brandveiligheid, maar ook voor onveilige situaties als ordeverstoringen, vechtpartijen, hygiënevraagstukken.

(4) Visie recreatie en toerisme Meierijstad, ZKA, november 2018

2.3 Trends

Met het oog op een visie op evenementen is het goed kennis te nemen van enkele relevante trends.

Beleving

Een belangrijke trend is dat er tijdens evenementen steeds meer te beleven moet zijn. Bezoekers kunnen en willen meer participeren in een evenement; niet alleen eten kopen tijdens een foodtruck-festival, maar ook aan een kookwedstrijd meedoen. Een gevarieerd muziekaanbod, aangevuld met (theater)acts. Sportevenementen die avontuurlijker worden, zoals cityruns en obstacle-runs.

Locatie

De locatie van een evenement wordt steeds belangrijker. De plek is niet het doel op zich, het gaat erom om belevenissen te creëren. Evenementen zijn vooral gericht op het faciliteren van ontmoetingen in de meest brede zin. In een tijd van verdergaande individualisering is er behoefte om elkaar te spreken, tegen het lijf te lopen.

Locaties in spannende en bijzondere omgevingen zijn in trek zoals leegstaande fabrieken, parkeergarages, kantoorgebouwen, braakliggende terreinen. Historische binnensteden dienen als decor voor sportevenementen. Groene en natuurlijke omgevingen leveren een bijdrage aan een afwisselend aanbod tijdens een festival.

Verlenging duur

We zien ook een verlenging van de duur van evenementen. Niet alleen door side-events die als opwarmers worden gehouden, maar ook door after-movies wordt de tijd verlengd dat bezoekers het evenement kunnen beleven. Festivals zijn ook in toenemende mate meerdaags.

Technische ontwikkelingen

Vanzelfsprekend ontkomen evenementen niet aan de toenemende rol van technologie. Denk aan gebruik van nieuwe communicatiemogelijkheden via smartphones, apps en wearables (accessoires en kleding met een apparaat dat met een computer kan worden verbonden zoals smart watches, fittness trackers, augment reality wearables en sensoren). Zeker voor de jongere generaties zijn dit aantrekkelijke gadgets. Aandachtspunt is de privacy. Er zijn ook voor organisatoren nieuwe technieken beschikbaar om geluid te produceren en te sturen en om visuele effecten te realiseren. Inzet van drones, van ‘virtual reality’ en van sociale media voor, tijdens en na een evenement zijn daar voorbeelden van.

Concurrentie, kwaliteit en vernieuwing

Er is nog steeds een toename van het aantal evenementen in Nederland. Deze toename zal door de onderlinge concurrentie een positief effect hebben op de kwaliteit ervan en op de inhoudelijke ontwikkeling. De huidige bezoekers hebben zoveel te kiezen dat ze ook kieskeuriger zijn geworden. Professionele organisatoren moeten zich daardoor meer en meer onderscheiden ten opzichte van hun concurrenten, en dat heeft ook effect op de niet-commerciële organisatoren.

Bijna alle evenementen kennen een eindige levensduur. Zelfs tradities als carnaval worden geconfronteerd met de noodzaak tot actualisatie en vernieuwing. Aanpassing op basis van maatschappelijke trends en eisen vanuit veiligheidsperspectief zijn onontkoombaar en doen een groot beroep op die evenementen die door (vooral) vrijwilligers georganiseerd worden.

Bereikbaarheid

De bereikbaarheid van eventlocaties in de kernen kan met de aantrekkende economie steeds meer een thema worden. Ook verregaande milieumaatregelen kunnen de bereikbaarheid nog eens extra onder druk zetten. Dat geldt zowel voor toeleveranciers als voor bezoekers.

Veiligheid

Veiligheid is in toenemende mate een belangrijk thema. Dit geldt voor brandveiligheid, maar ook voor onveilige situaties, ongelukken en daarmee de kans op reputatieschade. De druk op hulpdiensten groeit. In toenemende mate werken gemeenten regionaal samen (binnen veiligheidsregio’s) om tot afstemming te komen wat betreft de capaciteitsinzet van de hulpdiensten en de ontwikkeling van gezamenlijk beleid ten aanzien van drugs bij evenementen.

Gezondheid

De schadelijke gevolgen van geluidsoverlast op het menselijk lichaam krijgen meer aandacht. Ook alcohol- en drugsgebruik tijdens festivals hebben gezondheidsaspecten. Er is een nog steeds groeiende belangstelling voor meer verantwoord eten (lokaal, streekproducten, biologisch, fairtrade, minder fastfood). Bewegen en sporten dragen bij aan een gezond lichaam en gezonde geest.

Milieu

Evenementen worden steeds duurzamer. Bewust gebruik van energie, beperken en scheiden van afval, hergebruik van materialen, en voorkomen van voedselverspilling zijn maatregelen die in toenemende mate door organisatoren worden getroffen. Ook het gebruikmaken van evenementen die op dezelfde locatie plaatsvinden kan hieronder worden geschaard. Het heeft niet alleen een gunstig effect op de kosten die organisatoren moeten maken, maar ook op de belasting van milieu en omgeving (minder op- en afbouwhinder, minder transportbewegingen e.d.).

Merk

Een andere trend is dat evenementen zich steeds meer ontwikkelen tot een merk. De programmering van artiesten wordt ondergeschikt gemaakt aan de naamsbekendheid van het evenement zelf.

Marketing

Evenementen worden steeds meer een onderdeel van (strategische) marketing. Bedrijven sponsoren evenementen en gebruiken evenementen om hun producten/diensten aan te prijzen of hun naamsbekendheid te verhogen. Aan grote sportevenementen worden steeds vaker merknamen gekoppeld. Ook worden evenementen ingezet voor citymarketing.

Vrijwilligers

Evenementen staan onder druk door gebrek aan vrijwilligers en toenemende eisen aan veiligheid. Er moet meer een beroep op betaalde krachten worden gedaan. Dit werkt kostenverhogend en soms zelfs tot het einde van het evenement.

De genoemde trends geven de uitdagingen aan waar we voor staan. Het aanbod aan evenementen en de mobiliteit van de bezoekers zijn zo groot dat een evenement zich moet blijven onderscheiden. Om als Meierijstad aantrekkelijk te blijven als een gemeente met veel en aansprekende evenementen zullen we dus ook organisatoren van evenementen ruimte moeten geven om hun kwaliteit en aantrekkingskracht te onderhouden en te verhogen. Aan de andere kant is het duidelijk dat gezondheid en milieu belangrijke aandachtspunten zijn in het nieuwe beleid.

3.1 Waarom een evenementenbeleid?

Waarom zetten we als Meierijstad in op een evenementenbeleid? Primair natuurlijk omdat er voor een ordelijk en veilig verloop van zoveel evenementen regels en afspraken nodig zijn.

Maar evenementen kunnen ook bij uitstek bijdragen aan doelstellingen op vele beleidsterreinen van de gemeente. Een analyse van het coalitieakkoord “Mijlpalen van Meierijstad 2017-2022” laat dit overduidelijk zien. In de eerste zin van het coalitieakkoord komen evenementen al in beeld:

In het coalitieakkoord worden de ambities en voorgenomen acties van alle relevante beleidsterreinen beschreven. Hieronder wordt aangegeven op welke wijze evenementen hierbij een rol (kunnen) spelen.

Tot slot zijn in het coalitieakkoord “Mijlpalen van Meierijstad 2017-2022” ook leidende thema’s benoemd voor alle beleidsterreinen te weten: participatie, leefbaarheid, innovatie, duurzaamheid en gezondheid. Deze thema’s zijn ook op het evenementenbeleid van toepassing:

• •

  Participatie: maximale betrokkenheid van belanghebbenden bij de totstandkoming van het nieuwe evenementenbeleid;

• •

  Leefbaarheid: evenementen dragen positief bij aan dit thema;

• •

  Innovatie: evenementen zullen ook moeten vernieuwen om aantrekkelijk te blijven. Dat geldt voor traditionele volksfeesten als kermissen en carnaval alsook voor de aansprekende festivals in Meierijstad. Ook innovatie in handhaving van bijvoorbeeld geluid biedt mogelijkheden;

• •

  Duurzaamheid: ook evenementen mogen worden aangesproken op een verdere verduurzaming;

• •

  Gezondheid: evenementen kunnen bijdragen aan een betere en gezondere leefstijl (meer bewegen, betere voeding, vermindering alcohol- en drugsgebruik) en aan een gezondere leefomgeving (minder geluidsoverlast).

De conclusie is dat evenementen zoveel raakvlakken hebben met de ambities en concrete actiepunten die wij als Meierijstad voorstaan, dat een visie hierop geen wens maar een noodzaak is.

3.2 Visie

Gelet op het belang van evenementen zelf en de bijdrage van evenementen aan diverse beleidsdoelen op andere terreinen willen we in Meierijstad evenementen de ruimte bieden. Meierijstad is gebaat bij mooie evenementen die zich richten op de eigen inwoners en bezoekers van buiten. Dat geldt voor (doorgroei van) de huidige evenementen, maar ook voor nieuwe evenementen, zeker als ze aansluiten op de energie en (kern)waarden in de gemeente.

Ook willen we dat evenementen veilig zijn en voldoende aandacht schenken aan gezondheid en de leefomgeving.

En tot slot willen we graag dat evenementen betaalbaar blijven zowel voor de bezoekers als ook voor de organisatoren. Dat geldt met name voor de zeer vele niet-commerciële evenementen. Primair is het zaak van organisatoren dat ze zich blijven vernieuwen en zorgdragen voor de financiering. Het is belangrijk voor Meierijstad dat deze evenementen overeind blijven. Uiteraard geldt voor alle evenementen dat ze moeten passen binnen de kaders van het nieuwe evenementenbeleid. De gemeente is soepel waar het kan maar streng als het moet.

Bovenstaande visie laat zich vertalen in een duurzaam evenementenbeleid. Meierijstad zet in op een evenwicht tussen de factoren People, Planet en Profit zoals weergegeven in onderstaand schema.

De doelstelling van het nieuwe duurzame evenementenbeleid in Meierijstad laat zich als volgt omschrijven: Het bevorderen van evenementen door het klantvriendelijker, toegankelijker en duidelijker maken van procedures en het streven naar het juiste evenwicht tussen gezelligheid en feestelijkheden aan de ene kant en het bewaken van de openbare orde, het beperken van de overlast en het bewaken van de leefbaarheid aan de andere kant.

3.3 Hoe gaan we het evenementenbeleid vormgeven?

Evenementen worden gedragen door de organisatoren. Of het om professionals gaat of om vrijwilligers, zij bedenken het concept en zorgen voor de uitvoering.

Een goed evenementenbeleid betekent dan ook primair:

• •

  Zorgen voor heldere procedures, afspraken en voorschriften. Tijdens het participatietraject is met name door de organisatoren, maar ook door de dorps- en wijkraden aangegeven dat er grote behoefte is aan een transparant traject. De uitvoeringsnota van het nieuwe evenementenbeleid omvat dan ook een uitgebreide beschrijving.

• •

  Faciliteren van organisatoren. Uit het participatietraject kwam ook naar voren dat de wijze waarop dit gebeurde in de drie voormalige gemeenten erg uiteenliep en dat harmonisatie gewenst is. Daarnaast geven organisatoren aan dat het al dan niet in rekening brengen van kosten voor de facilitering door de gemeente effect kan hebben op de haalbaarheid en continuïteit van evenementen.

3.4 Wat gaan we concreet doen?

Het nieuwe evenementenbeleid bevat een groot aantal procedures, afspraken en voorschriften. Deze gaan we verwerken en vastleggen in een – door het College van B&W vast te stellen – uitvoeringsnota, die voortvloeit uit deze kadernota. Onderstaande zaken willen we gelet op de impact op de gemeentelijke organisatie of op de omgeving en financiële consequenties aan de Raad voorleggen in deze kaderstellende nota:

• 1.

  Aanvraagprocedure en besluitvormingsproces onder andere het aantal evenementen, locaties en duur van evenementen.

• 2.

  Geluidsnormen en begin- en eindtijden.

• 3.

  Participatie (inclusief de dialoog omwonenden).

• 4.

  Toezicht en handhaving.

• 5.

  Faciliteren van evenementen door de gemeente: leges, inzet gemeentewerf, verrekening nutsvoorzieningen, voorzieningenniveau op evenementen locaties, subsidies.

• 6.

  Duurzaamheid.

4.1 Definitie van evenement

In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) is in Art 2.24 een definitie van een evenement opgenomen. Een evenement is elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. De APV maakt wel enkele uitzonderingen die als volgt kunnen worden samengevat:

• •

  Activiteiten in een inrichting (denk aan bioscopen, theaters en inrichtingen in de zin van de Drank- en horecawet).

• •

  Reguliere sportwedstrijden met uitzondering van evenementen rondom vechtsporten.

• •

  Specifieke vormen van vermaak als weekmarkten, openbare manifestaties, ruilbeurzen (in daartoe bestemde locaties).

Onder een evenement wordt volgens de APV mede verstaan: een herdenkingsplechtigheid; een braderie; een optocht op de weg; een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg; een straatfeest of buurtbarbecue op één dag, een vechtsportwedstrijd of – gala.

4.2 Aanvraag

Zoals in paragraaf 2.1 al is aangegeven volstaat voor de meeste evenementen een melding bij de gemeente. Bij ongeveer 1/3 van alle evenementen is er een vergunning nodig.

Uit het participatietraject met alle belanghebbenden blijkt dat het traject van de aanvraag tot en met de vergunning verbetering behoeft:

• •

  Breed gedragen is de constatering dat de aanvraagformulieren voor verbetering vatbaar zijn met name omdat termen niet duidelijk zijn: wat is een veiligheidsplan; een calamiteitenplan; wat moet er wel en niet in een verkeersplan en dergelijke?

• •

  De hulpdiensten en medewerkers van onze gemeente hebben behoefte aan meer informatie en voldoende tijd om tot advisering en besluiten te komen.

• •

  Organisatoren willen graag een heldere liefst zo eenvoudig mogelijke procedure.

Een en ander heeft geleid tot de volgende keuzes:

• •

  De minimale termijn waarbinnen een organisator een melding kan doen wordt langer. De termijn voor een melding wordt verlengd van minimaal 10 werkdagen naar minimaal 15 dagen. Het beleid voor een aanvraag van een vergunning blijft gehandhaafd: minimaal 16 weken voor een zogenaamd C-evenement (grootschalig dan wel met verhoogd risicoprofiel) en minimaal 8 weken voor overige evenementen. Wij en de hulpdiensten hebben deze tijd hard nodig om verantwoorde afwegingen te maken en de ruimte te hebben voor onderling overleg en eventueel overleg met/aanvullende informatie van de organisator.

• •

  Meerjarige vergunningen in combinatie met jaarlijkse meldingen - zoals deze gebruikelijk waren in de voormalige gemeente Sint Oedenrode - zijn niet meer mogelijk. De ervaring leert dat er van jaar tot jaar toch (kleine) veranderingen worden doorgevoerd die niet gemeld worden. Ook blijven verplichte meldingen die horen bij een meerjarenvergunning, te vaak achterwege. Gevolg is dat wij en hulpdiensten onvoldoende op de hoogte zijn.

• •

  De aanvraagformulieren worden vernieuwd met heldere definities en toelichtingen. Bij het aanvraagformulier moeten enkele bijlagen meegestuurd worden te weten een situatieschets, plattegrond, veiligheidsplan en verkeersplan. De situatieschets en plattegrond zijn ook verplicht ten behoeve van een gebruiksmelding in het kader van de nieuwe AMvB ‘Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’. Met de evenementenvergunning wordt gelijktijdig ook deze gebruiksmelding beoordeeld(5) . Er worden ook enkele nieuwe zaken gevraagd zoals een ‘duurzaamheidsparagraaf’ en een vraag over de toegankelijkheid van het evenement.

• •

  Wij willen samen met de organisatoren ook werken aan de kwaliteit van de aanvragen door het beschikbaar stellen van locatieprofielen (plattegronden van de belangrijkste evenementenlocaties en de daar aanwezige voorzieningen).

• •

  De procedure vanaf een melding dan wel vergunningaanvraag tot en met afgifte van een vergunning wordt tegen het licht gehouden.

• •

  Alle aanvraagformulieren en onderliggende informatie om tot een goede melding of vergunningaanvraag te komen worden op de website van onze gemeente opgenomen.

Samenvattend is de conclusie dat we van organisatoren een meer planmatige aanpak vragen (tijdige aanvragen/meldingen met voldoende informatie) maar dat we de dienstverlening vanuit onze gemeente willen verbeteren met een heldere procedure, een goede website en locatieprofielen.

(5) Art 2.1 lid 3 van Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen

4.3 Locatiebeleid en duur van evenementen

Op dit moment vinden er op bepaalde locaties in Meierijstad meerdere evenementen plaats (zie onderstaand overzicht). Zij fungeren als ‘voorkeurslocaties voor evenementen’ en zijn soms wel en soms niet als zodanig expliciet in het bestemmingsplan vastgelegd.

Daarnaast worden er nog vele (kleinschalige) evenementen georganiseerd buiten deze genoemde locaties elders in onze gemeente.

Kenmerkend is de grote stabiliteit in evenementen. De meeste worden jaarlijks georganiseerd. Soms worden veranderingen doorgevoerd. Organisatoren vernieuwen evenementen met activiteiten of muziekkeuzes of ze willen hun evenementen verlengen. Daarnaast verdwijnen er ook evenementen en komen er nieuwe bij. De ervaring leert dat het - wat betreft nieuwe evenementen - gaat om enkele per jaar. Wij willen ruimte (blijven) bieden aan bestaande en nieuwe evenementen op de genoemde ‘evenementenlocaties’ of elders in de gemeente.

Belangrijke vraag is hoe we grip houden op het aantal en de duur van evenementen ter voorkoming van overlast en ter bescherming van de leefomgeving en omwonenden. Het locatiebeleid is dan ook een belangrijke harmonisatieopgave. In de voormalige gemeente Veghel was voor de locaties het aantal evenementen en de tijdsduur ervan begrensd tot een maximum. In Schijndel werd gewerkt met maximale aantal evenementendagen per locatie waarvan een deel geluidsintensieve dagen. En in Sint-Oedenrode was er voor de locaties geen maximum gesteld.

De combinatie van dynamiek van bestaande evenementen, de beperkte groei van nieuwe evenementen en de overlast/bescherming van de leefomgeving en omwonenden maakt dat wij kiezen voor maatwerkafwegingen. Er worden op voorhand geen maximale aantallen evenementen voor een locatie bepaald. Ook geen maximale aantallen muziekevenementen of een maximaal aantal dagen dat een meerdaags evenement mag duren.

Uitgangspunt is dat we de huidige evenementen en de locaties als vertrekpunt nemen. Voor uitbreiding van bestaande dan wel nieuwe evenementen hanteren we een locatiebeleid met de volgende algemene regels:

• 1.

  Er wordt onderscheid gemaakt in een evenement waarbij muziekgeluid het evenement ondersteunt en een evenement waar het om de muziek draait. In het kader van geluid (zie paragraaf 5.1) worden deze evenementen aangeduid als respectievelijk geluidsklasse 1 (evenement met muziekondersteuning) en geluidsklasse 2 (muziekevenement).

• 2.

  Tussen twee evenementen van geluidsklasse 2 op eenzelfde locatie moet minimaal twee weekenden ruimte zijn.

• 3.

  Na een weekend dat onderdeel is van een meerdaags evenement vindt er het weekend erna geen evenement plaats. Dit geldt zowel voor evenementen van geluidsklasse 1 als 2.

• 4.

  Elke maand is er minimaal 1 weekend geen evenement.

• 5.

  Op de regels 2 tot en met 4 kunnen uitzonderingen zijn. Denk aan incidentele evenementen rondom bijvoorbeeld een WK of EK van het Nederlands voetbalteam. Uitzonderingen worden ook toegestaan voor de bekende (jaarlijks) terugkerende evenementen, die gekoppeld zijn aan (feest)dagen en daarmee jaarlijks op andere data vallen. Ook is het mogelijk dat evenementen wisselen van/uitbreiden naar andere locaties. In beide gevallen kan er een probleem ontstaan met een ander (jaarlijks) terugkerend evenement. In al deze gevallen wordt er een compensatie gezocht vóór of ná de uitzonderingsperiode.

Bovenstaande algemene regels hebben we toegepast op de huidige evenementen en dan blijkt dat het aantal locaties waar het knelt minimaal is. We gaan in gesprek met de betreffende organisatoren om te kijken of we ook op deze locaties de opeenvolging van de evenementen kunnen laten voldoen aan de genoemde regels.

5.1 Geluidsnormen

Het geluidsniveau is één van de belangrijkste factoren die de overlast van evenementen bepaalt. Het is primair de taak van de organisator om zich te houden aan de geluidsnormen zoals deze in de vergunning zijn opgenomen en om geluidsoverlast voor de omgeving zoveel als mogelijk te beperken. Over het aspect geluid bij evenementen is advies ingewonnen bij de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN).

Voor het stellen van geluidgrenswaarden adviseert ODBN om aansluiting te zoeken bij het gestelde in de 'Nota evenementen met een luidruchtig karakter' van de Inspectie Milieuhygiëne Limburg’(6) . Hoewel het niet verplicht is om de notitie Limburg te hanteren, wordt deze wel vaak gebruikt door het bestuur en de gerechtelijke macht omdat het een vrij algemeen geaccepteerde objectieve norm is van wat onduldbare geluidshinder is.

In deze nota staat dat duldbaar moet worden geacht een geluidsbelasting binnen in de woning van maximaal 50 dB(A). Daarboven wordt het geluid waarschijnlijk onduldbaar. Als uitgegaan wordt van een gemiddelde geluidwering van gevels van 20 tot 25 dB dan leidt deze benadering tot een geluidbelasting op de gevel van een woning van 70 tot 75 dB(A).

Een getalswaarde in dB(A) geeft slecht beperkte informatie over het geluidniveau. De hinderbeleving van de omgeving door muziekgeluid wordt met alleen een dB(A)-waarde onvoldoende ondervangen. Een geluidbelasting van 70 dB(A) klassieke muziek wordt totaal anders beleefd dan een geluidbelasting van 70 dB(A) housemuziek. Dit heeft te maken met de hoeveelheid energie in de verschillende frequenties, het spectrum. En dan vooral van de lage frequenties, de bastonen. Juist de bastonen in de hedendaagse muziek zorgen voor de hinder naar de omgeving. Daarom wordt tegenwoordig naast de dB(A) waarde ook meer en meer aandacht besteed aan de dB(C)-waarde, waarmee de geluidsbelasting van bastonen wordt weergegeven. Een aanvaardbare norm in een dB(C) gewogen waarde geeft meer bescherming tegen hinder veroorzaakt door muziekgeluid. Er is echter geen regelgeving of richtlijn waarin een aanvaardbare norm voor dB(C) is gesteld op gevels van woning dan wel in woningen. Algemeen is aanvaard dat de norm voor dB(C) 15 dB hoger mag liggen dan de norm voor Db(A).

Gelet op het toegenomen geluid van bastonen zijn in het nieuwe beleid naast normen voor dB(A) ook normen voor dB(C) opgenomen. In de handhaving wordt nadrukkelijker dan voorheen ook naar de dB(C)-normen gekeken.

Voor het stellen van standaard geluidnormen wordt zoals al aangegeven in paragraaf 4.3 onderscheid gemaakt tussen:

• 1.

  een evenement waarbij muziekgeluid het evenement ondersteunt (geluidsklasse 1).

• 2.

  een evenement waar het om de muziek draait (geluidsklasse 2). Hieronder rekenen we ook de kermis. De combinatie van ondersteunende muziek bij de attracties en de veelheid aan optredens maken dat het in de beleving een muziekevenement is.

Er gelden de volgende geluidgrenswaarden.

1)De in de tabel genoemde waarden:

• •

  gelden op gevels van woningen en andere geluidgevoelige gebouwen.

• •

  is het equivalente geluidniveau gemeten over 3 minuten.

• •

  is het niveau zonder muziekgeluidcorrectie en meteocorrectie.

Op bovenstaande normen kennen Paaspop en 7th Sunday/Harmony of Hardcore een uitzondering. Gelet op het belang van deze evenementen (wat betreft schaal en aantrekkingskracht) en hun concurrentiepositie is een afwijkende norm mogelijk van maximaal 85 dB(A) en 100 dB(C).

De geluidsnormen liggen op een lager niveau dan voorheen. Ze sluiten aan op de algemene landelijke tendens naar vermindering van geluidsoverlast. Het past ook bij een duurzaam evenementenbeleid. Vraag is dan wat het effect van deze bijstelling heeft op (bestaande) evenementen. Door de ODBN zijn afgelopen jaren bij een beperkt aantal evenementen metingen uitgevoerd. Van veel locaties zijn zodoende geen meetgegevens bekend.

Uit de beschikbare metingen blijkt dat de meeste van de gemeten muziekevenementen een geluidbelasting op woningen veroorzaakt tussen 75 en 80 dB(A). Een enkel evenement veroorzaakt niet meer dan 70 dB(A). Maar er is ook een evenement gemeten met waarden tot 85 dB(A). Op de meeste locaties is een dB(C) waarde rond 95 dB(C) gemeten. Het verschil tussen het A-gewogen niveau en het C-gewogen niveau was overwegend circa 15 dB.

Bovenstaande betekent dat mogelijk enkele evenementen maatregelen moeten nemen om hun geluidniveaus te reduceren en te sturen. Denk daarbij onder andere aan:

• •

  Podia en speakers die in de meest gunstige richting opgesteld worden (van geluidgevoelige gebouwen af);

• •

  Speakers gericht zijn op het publiek.

• •

  speakers zo laag mogelijk hangen

• •

  (Cardioïde) Subwoofers laag bij de grond.

• •

  Maatregelen in techniek (affilteren).

• •

  Maatregelen in de overdracht (afscherming).

• •

  Afspraken met omwonenden (overeenkomst/compensatie).

De gemeente wil de organisatoren behulpzaam zijn door in samenwerking met ODBN relevante informatie hierover digitaal beschikbaar te stellen op de website van onze gemeente.

Komende jaren zullen we de afwijkende normen voor Paaspop en 7th Sunday/Harmony of Hardcore via geluidsmetingen monitoren en in overleg met de organisatoren bekijken of deze geluidsniveaus ook omlaag gebracht kunnen worden.

(6) https://www.infomil.nl/onderwerpen/geluid/regelgeving/lokale-regelgeving/vragen-en-antwoorden/faq-lokale/evenementen/

5.2 Geluidsmetingen

Duidelijk is dat er op dit moment binnen Meierijstad onvoldoende zicht is op het geluidsniveau bij evenementen. Daarom zullen de komende jaren waar nodig (muziek)evenementen gecontroleerd worden op geluid.

De wijze waarop dit qua kosten, expertise en menskracht het beste gedaan kan worden werken we het komende jaar uit.

Gewoonlijk worden metingen uitgevoerd door de ODBN. Welk evenement wordt gecontroleerd wordt door de gemeente bepaald. De metingen worden op voorhand bij de organisatoren gemeld. De ervaring leert dat daarmee al op voorhand het gesprek met de organisator plaatsvindt om te bezien hoe binnen de normen gebleven kan worden. Het is bij deze metingen niet gebruikelijk om tijdens het evenement te waarschuwen, te verzoeken om bijsturing of een sanctie op te leggen. De rapportage en evaluatie vindt achteraf plaats.

Daarnaast is het voornemen om in overleg met ODBN te bekijken of het mogelijk/zinvol is om op de belangrijkste locaties permanente meetsystemen te installeren. Ook onderzoeken we de optie om één of meerdere onbemande mobiele meetsystemen op te zetten, die voorafgaand aan het evenement kan worden geïnstalleerd. Voordeel van de permanente en onbemande meetsystemen is dat vanaf de installatie direct inzichtelijk is wat de geluidbelasting op het meetpunt is. Inzicht kan worden gegeven aan de organisatoren en relevante instanties als gemeente, de omgevingsdienst en politie.

Dergelijke nieuwe systemen zullen vergezeld gaan van een handhavingsprocotol met als doel om bij overschrijding van de geluidsnormen al tijdens een evenement tot bijsturing te komen. Dit vergt een goede samenwerking tussen de toezichthoudende en handhavende organisaties enerzijds en de organisator van evenementen anderzijds. Ook de wijze van het opleggen van sancties maakt onderdeel uit van dit protocol.

5.3 Begin- en eindtijden

Naast geluid zijn ook de eindtijden een belangrijk gegeven in het ervaren van overlast.

Voor beide typen evenementen (geluidsklassen 1 en 2) gelden dezelfde begin- en eindtijden. De eindtijden hebben zowel betrekking op het (muziek)geluid als ook het evenement zelf.

Bovenstaande tijden zijn maximale tijden. Vanzelfsprekend kan een evenement ook vroeger eindigen en kan een organisator met belanghebbenden hierover maatwerk afspraken maken.

Op bovenstaande begin- en eindtijden gelden voor meerdaagse en meerweekse evenementen de volgende afwijkingen:

• •

  Bij meerdaagse evenementen op dezelfde locatie moet er tussen de eindtijd van het (muziek)geluid van de ene dag en de begintijd van het (muziek)geluid van de volgende dag minimaal 12 uren zitten.

• •

  Voor speciale meerdaagse evenementen als carnaval en kermis kunnen op zondag tot en met woensdag afwijkende begin- en eindtijden worden toegestaan (is geregeld in de APV, de Algemene Plaatselijke Verordening).

• •

  Voor Paaspop geldt voor de zaterdagavond maatwerk. De eindtijd is 02.00 uur met de verplichting voor een afbouw van 01.00 uur naar maximaal 02.00 uur. Het evenement moet in dit uur qua omvang worden afgebouwd.

Een belangrijk aspect in het voorkomen/verminderen van overlast voor de leefomgeving en bewoners van nabijgelegen woningen en voor bedrijven is een goede communicatie. Uit een recent onderzoek van de Ombudsman wordt hier nog eens aandacht voor gevraagd (7).

(7) ‘Van een koude kermis thuiskomen, Wat mogen omwonenden van hun gemeente verwachten bij evenementen?’, 28 september 2017

De ombudsman presenteert in zijn rapport de 5 fases van de evenementencyclus. Wij gaan deze cyclus ook in Meierijstad zo goed mogelijk toepassen. Een eerste aanzet hiertoe is onderstaand beschreven:

• •

  Fase 1: Om bewoners te betrekken bij de totstandkoming van het nieuwe evenementenbeleid is in april 2018 een bijeenkomst voor direct omwonenden gehouden. Het concept van deze kaderstellende nota is actief naar de toen aanwezigen verspreid. Bij aanpassingen van het beleid in de toekomst zullen we bewoners wanneer relevant wederom betrekken.

• •

  Fase 2: We vragen organisatoren voortaan om bij de aanvraag aan te geven of en hoe de omwonenden en eventuele andere belanghebbenden op de hoogte zijn van het evenement dan wel zijn gekend. Wij brengen eventuele ontvangen klachten onder de aandacht van de organisator zodat ze hiermee bij de volgende aanvraag rekening kunnen houden. Daar waar sprake is van een nieuw evenement of een nieuwe locatie kan de organisator samen met de gemeente bespreken hoe hij het beste omwonenden kan betrekken, informeren en draagvlak kan creëren.

• •

  Fase 3: Wij zorgen voor een tijdige besluitvorming met vermelding hiervan in weekbladen en op relevante websites zodat belanghebbenden op de hoogte zijn en indien aan de orde ook bezwaar kunnen maken.

• •

  Fase 4: Voor wat betreft de communicatie bij de uitvoering van een evenement ligt de ‘bal’ primair bij de organisator. We vragen de organisator om hierover uiterlijk 10 dagen van tevoren een bewonersbrief te verspreiden met relevante informatie over data, op- en afbouw, tijden, verkeersmaatregelen, bereikbaarheid tijdens het evenement en dergelijke.

  In het kader van handhaving is er behoefte aan een goede procedure voor klachten en meldingen voor, tijdens en na een evenement. Wij nemen hierin het voortouw. Belangrijke punten zijn de bereikbaarheid van de gemeente tijdens een evenement, rollen en afstemming met andere hulpdiensten en toezichthoudende instanties en de mogelijkheden van ingrijpen en sancties.

• •

  Fase 5: De grote evenementen (zogenaamde C-evenementen) worden interdisciplinair geëvalueerd met alle betrokken organisaties en de organisator. Voor andere evenementen zal de evaluatie gebaseerd worden op ontvangen klachten en meldingen, meetgegevens van geluid, en dergelijke. Periodiek vindt evaluatie met politie en hulpdiensten plaats (mede op basis van de regionale evenementenkalender).

In het VTH-beleidsplan Meierijstad 2018-2022 (Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving) is aangegeven dat er meer aandacht zal gaan naar ruimte voor evenementen die op een veilige manier kunnen plaatsvinden met een beperkte overlast.

7.1 Toezicht

Bij het toezicht en handhaving op evenementen zijn naast de gemeentelijke toezichthouders en handhavers de volgende partijen betrokken: brandweer, politie, GHOR (Geneeskundige HulpverleningsOrganisatie in de Regio), ODBN. Voor een effectieve en efficiënte toezicht en handhaving is een goede afstemming en samenwerking tussen deze partijen noodzakelijk en moet het duidelijk zijn wie, wat, wanneer doet. Het toezicht op evenementen is gericht op het preventief handhaven. Waar nodig wordt ODBN ingeschakeld (alleen voor het meten van de geluidproductie van het evenement).

Het naleven van de voorschriften van een evenementenvergunning wordt in eerste aanleg aan de verantwoordelijkheid van de organisator overgelaten. Bij de zogenaamde ‘opbouw’ van het evenement wordt hierop al toegezien. Bij signalen of vermoedens van het niet na leven van de vergunningvoorschriften (bijvoorbeeld geluidsnormen dreigen te worden overschreden of eindtijden niet of onvoldoende worden nageleefd) is dat reden tot actie over te gaan in de vorm van een preventieve waarschuwing. Het toezicht tijdens het evenement zal dan daarop worden gefocust, bijvoorbeeld door het doen van geluidmetingen.

7.2 Multidisciplinaire schouw

Bij de evenementen kan voorafgaand een multidisciplinaire schouw plaatsvinden onder coördinatie van de gemeente (samen met politie, brandweer en GHOR). Het is gericht op het gezamenlijk constateren van veiligheidsrisico’s en bedoeld om veiligheidsrisico’s te voorkomen door hier nader afspraken over te maken.

7.3 Handhaving

De wettelijke basis voor een evenement is gelegd in de APV. Handhaving op basis van de APV kan zowel bestuursrechtelijk als strafrechtelijk worden opgepakt. De handhavingsstrategie zoals vastgelegd in het VTH-beleidsplan zal dan worden toegepast. Afhankelijk van de soort overtreding zal een gepaste maatregel worden opgelegd in de vorm van bestuursdwang, dwangsom, het intrekken van de vergunning ofwel het aanscherpen of niet meer afgeven van een vergunning voor een eventuele vervolg editie van het evenement.

7.4 Klachtenprocedure

Het is uiteraard mogelijk dat bij evenementen klachten ontstaan. Belangrijk is dat we als gemeente beschikken over een procedure. Richtlijnen zijn: helderheid waar burgers zich kunnen melden; afspraken over de follow up met alle betrokkenen (wie doet wat en is waarvoor verantwoordelijk); afspraken over wijze van vermindering/oplossing van klachten tijdens een evenement; helder en handhaafbaar sanctiebeleid bij in gebreke blijven; goede registratie van klachten, wat er met klachten gebeurt bij de beoordeling van nieuwe vergunningen en een goede communicatie naar klagers.

Op dit moment is er zowel in- als extern onduidelijkheid over de geschetste richtlijnen. Wij gaan met alle betrokkenen bekijken hoe deze procedure verbeterd en duidelijker kan worden.

Vele organisatoren doen voor de uitvoering van hun evenement een beroep op de gemeente. Denk aan materialen als dranghekken en borden, maar ook aan de aansluiting op voorzieningen voor water en elektra. In de mate van faciliteren zitten verschillen tussen de voormalige gemeenten. Maar ook binnen de voormalige gemeenten zijn er verschillen in facilitering tussen evenementen. Harmonisatie hiervan is daarom gewenst.

Daarnaast hebben we gekeken naar het beleid ten aanzien van leges en het voorzieningenniveau op sommige locaties waar veel evenementen plaatsvinden.

Voor de dienstverlening vanuit de gemeente wordt een onderscheid gemaakt in commerciële en niet-commerciële evenementen en in het soort evenement (zie ook paragraaf 2.1).

8.1 Gebruik materialen gemeente(werf)

De drie gemeentewerven in de gemeente Meierijstad hebben verschillende materialen beschikbaar voor evenementen.

De basisafspraak is dat commerciële evenementen de kosten voor materiaal, borden en afval zelf voor hun rekening moeten nemen. Hierop maken we twee uitzonderingen:

• •

  Van de kermis als commerciële evenement is bekend dat het in een aantal kernen niet kostendekkend kan worden georganiseerd. We vinden het een belangrijk volksfeest dat behoort bij het erfgoed van Meierijstad. Daarom wordt de dienstverlening aan kermissen gelijkgesteld met de niet-commerciële volksfeesten.

• •

  Commerciële jeugd- en jongerenevenementen die beeldbepalend zijn en waarmee Meierijstad zich op de kaart kan zetten, stellen we gelijk aan de niet-commerciële jeugd- en jongerenevenementen. Of iets beeldbepalend is, wordt vastgesteld in overleg met citymarketing (bijvoorbeeld een Nederlands kampioenschap BMX of dressuur).

In onderstaand schema is de dienstverlening van de gemeentewerf (GW) voor wat betreft het beschikbaar stellen van materialen weergegeven voor de niet-commerciële evenementen.

GW = gemeentewerf

Indien de vraag naar materialen en borden groter is dan beschikbaar dan overlegt de GW met de organisator(en) hoe dit op te lossen is. Indien de GW gevraagd wordt werkzaamheden te doen, die in bovenstaand schema door een organisator gedaan zou moeten worden, is dit bespreekbaar tegen nader te bepalen kosten (uurloon).

(8) In nood kan de gemeentewerf (GW) bijspringen tegen betaling.

(9) Fabriek Magnifique is een uitzondering. De omvang is te groot voor de dienstverlening van de gemeentewerf (GW). Dit festival regelt het materiaal zelf.

(10) Plaatsen en ophalen door de gemeentewerf (GW) kan ook tegen betaling.

(11) Uitzondering: bouwdorpen en kindervakantie-weken. Voor hen geldt beleid zoals bij Volksfeesten.

(12) Voor bouwdorpen en kindervakantieweken: gemeente besteedt afvoer van bouwsels uit en neemt kosten hiervan voor haar rekening.

(13) Speelt bij bouwdorpen.

(14) Deze borden maakt de gemeentewerf.

8.2 Nutsvoorzieningen

Bij nutsvoorzieningen in het evenementenbeleid gaat het om de toegang tot en het gebruik van elektra en water. Hierbij maken we geen onderscheid tussen commerciële en niet-commerciële en soorten evenementen. Wij zorgen dat bij een eventueel gebruik van gemeentelijke elektrakasten of waterputten, deze bij alle evenementen geopend worden. De basisafspraak is dat zowel commerciële als niet-commerciële evenementen het verbruik van elektra en water zelf betalen op basis van het - door de gemeente te meten - feitelijk verbruik.

Er zijn twee uitzonderingen. De gemeente neemt het verbruik van elektra en water voor haar rekening bij niet-commerciële volksfeesten en bij enkele specifieke jeugd- en jongerenevenementen te weten bouwdorpen/kindervakantieweken en de Nationale Buitenspeeldag (uiteraard voor zover er gebruik gemaakt wordt van gemeentelijke aansluitingen).

In onderstaand schema is de dienstverlening van de gemeentewerf (GW) ten aanzien van het omgaan met nutsvoorzieningen weergegeven.

GW= gemeentewerf

Water en stroom zijn essentiële voorzieningen van belang voor het kunnen organiseren van een evenement. We krijgen signalen dat op sommige locaties waar meerdere evenementen plaatsvinden, aansluitingen voor water en elektra niet of onvoldoende aanwezig zijn dan wel onvoldoende van capaciteit zijn. Dit is voor ons aanleiding om te inventariseren wat waar beschikbaar is (zie onderstaand schema). In deze inventarisatie nemen we tevens mee zaken als verlichting, afvalbakken en toegankelijkheid.

(15) Eventuele aggregaten zijn niet beschikbaar bij de gemeentewerf. Kosten: organisator

(16) Met uitzondering van bouwdorpen/kindervakantieweken en Nationale Buitenspeeldag. Kosten: gemeente

In 2019 zullen we een plan van aanpak maken met de behoeften/wensen van organisatoren en met de financiële consequenties en ter besluitvorming aan het bestuur voorleggen. De gemeente heeft de intentie om in elke kern minimaal een locatie met de benodigde voorzieningen in te richten, waarbij wel de afweging wordt gemaakt dat de omvang van de voorziening in relatie moeten staan tot het gebruik.

8.3 Promotie

De organisator is zelf verantwoordelijk voor de promotie van het evenement. Het plaatsen van eigen aankondigings- of reclameborden of spandoeken is niet toegestaan (Buitenreclamebeleid Meierijstad).

Binnen de gemeente Meierijstad kunnen organisatoren op verschillende wijze hun evenement promoten (17):

(17) Zie hiervoor Buitenreclamebeleid Meierijstad

• •

  Digitale evenementenborden of schuifborden langs uitvalswegen.

• •

  A0-reclame (driehoeksreclameborden of sandwichborden) via exploitant borden.

• •

  Buitenreclame via centrummanagement.

8.4 Promotionele evenementenkalender

Uit het participatietraject met belanghebbenden is overduidelijk de behoefte geconstateerd aan een evenementenkalender waarmee de organisatoren hun evenementen onder de aandacht van het publiek/de inwoners kunnen brengen. Op dit moment kunnen organisatoren hun evenementen melden bij de (drie) VVV’s die het op hun website zetten. Blijkbaar is de dienstverlening op dit vlak te versnipperd en onvoldoende. Samen met de VVV gaan we bekijken op welke wijze hier verbeteringen mogelijk zijn. Ook nemen we daarin middels een pilot mee de nut en noodzaak van vermelding van evenementen op de eigen gemeentelijke website.

8.5 Leges

Vele organisatoren van evenementen, waaronder met name ook dorps- en wijkraden geven aan dat het heffen van leges een grote drempel is voor organisatoren van niet-commerciële evenementen. Ditzelfde signaal geven ook de beleidsterreinen sport, kunst en cultuur af als het gaat om verenigingen en andere organisaties, die evenementen organiseren (in verband met de nota amateurkunsten). Soms is er sprake van een ‘rondpompen van gelden’ en worden de kosten van de leges via een (extra) subsidie gecompenseerd.

De wijze waarop we omgaan met de leges voor evenementen zal worden meegenomen in de nieuwe legesverordening.

8.6 Subsidies

Aanvragen voor financiële ondersteuning worden vanuit de inhoud bekeken. Dit betekent dat een aanvraag voor bijvoorbeeld een subsidie voor een sportevenement wordt beoordeeld door het beleidsterrein sport en zij dit verzoek ook in behandeling nemen. Budgetten, budgetbeheer en afwegingen liggen dus bij de vakinhoudelijke beleidsterreinen.

Met een visie om te komen tot een duurzaam evenementenbeleid is het logisch te kijken hoe dit aansluit op de algemene duurzaamheidsvisie van de gemeente Meierijstad. Ook evenementen moeten worden aangesproken op wat ze bij kunnen dragen aan de in dit beleid geformuleerde ambities voor een verdere verduurzaming.

Daarnaast vragen we in dit evenementenbeleid aandacht voor enkele specifieke duurzaamheidsonderwerpen, waarmee evenementen te maken hebben, waaronder gezondheidsrisico’s voor bezoekers.

9.1 Aansluiting op het duurzaamheidsbeleid Meierijstad

Gemeente Meierijstad heeft in 2018 een duurzaamheidsvisie opgesteld (18). Hierbij is een keuze gemaakt voor 3 duurzaamheidsthema’s. Voor elk thema zijn 4 ambities benoemd.

• 1.

  Energiek en verantwoord

Ambities:

• 1.

  In 2025 is 20% van het totale energieverbruik in Meierijstad duurzaam opgewekt.

• 2.

  In 2030 is bij de bedrijven in Meierijstad maatschappelijk verantwoord ondernemen de standaard.

• 3.

  In 2030 is in Meierijstad het energieverbruik bij bedrijven en in de gebouwde omgeving met 30% gereduceerd.

• 4.

  In 2030 is al het maatschappelijk vastgoed in Meierijstad voor zover mogelijk CO2-neutraal.

  • 2.

    Schoon en circulair

Ambities:

• 1.

  In 2030 is de leefomgeving in Meierijstad vrij van zwerfafval.

• 2.

  In 2050 bestaat in Meierijstad geen (rest)afval en verspilling meer. Alle materialen en gebouwen komen uit en keren terug in gezonde kringlopen.

• 3.

  In 2050 is de mobiliteit in Meierijstad innovatief en schoon. Vervoersbewegingen zijn zonder emissies en vrij van fossiele brandstof.

• 4.

  In 2050 is de bedrijvigheid in Meierijstad schoon en emissieloos.

  • 3.

    Klimaatbestendig en biodiversiteit

Ambities:

• 1.

  In 2030 is de groenindex van Meierijstad gestegen met 25% tot 0,5.

• 2.

  In 2050 is Meierijstad volledig klimaatbestendig (klimaatadaptatie, verdroging en hittestress).

• 3.

  In 2030 zorgen we dat bij alle activiteiten in Meierijstad de biodiversiteit per saldo minimaal gelijk blijft.

• 4.

  In 2030 zorgen we dat bij alle activiteiten in Meierijstad de bodem- en waterkwaliteit per saldo minimaal gelijk blijft.

We zetten ons in om tot een convenant te komen op het gebied van duurzaamheid met de organisatoren van (grotere) evenementen in Meierijstad. Met name bij de ambities 1 en 2 van thema 1 (Energiek en verantwoord) en ambities 1, 2 en 3 van thema 2. (Schoon en circulair) liggen aanknopingspunten.

Daarnaast willen we vanuit het evenementenbeleid al enkele concrete maatregelen benoemen die voor alle evenementen gelden. In onderstaande paragrafen gaan we daarop in.

(18) Duurzaamheidsvisie Meierijstad 2050 (en uitvoeringsprogramma 2018-2021)

9.2 Bomenbeleid

Bij evenementen kunnen activiteiten leiden tot beschadiging van bomen (stam, wortels en takken) zoals het rijden met zwaar materieel in de wortelzone, opslag van (zware) materialen, ontbreken van boombescherming etcetera. De gemeente Meierijstad heeft zich geconformeerd aan het Handboek Bomen van het Norminstituut Bomen (met name hoofdstuk 2 ‘Werken rond bomen’). Bij de vergunningverlening wordt hierover informatie verstrekt.

9.3 Afval

Evenementen in het publieke domein veroorzaken vaak een enorme hoeveelheid afval. De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor het voorkomen van milieutechnische schade. Dat betekent dat hij na afloop van het evenement het terrein schoon op moet leveren.

We zijn als gemeente bezig met zwerfafvalprojecten. Evenementen moeten voldoen aan het beleid ten aanzien van zwerfafval.

9.4 Gebruik plastic

Organisatoren van evenementen worden verplicht om duurzame en veilige materialen te gebruiken. Dit wordt als zodanig ook opgenomen in de vergunning. De invulling van deze verplichting is maatwerk. Zo wordt in verband met de veiligheid bij evenementen en het voorkomen van glasincidenten het gebruik van plastic bekers gestimuleerd. Bij grote evenementen kan het verplicht gesteld worden.

Tegelijkertijd moet uit oogpunt van duurzaamheid terughoudend om worden gegaan met plastic. Plastic wegwerpbekers worden na gebruik weggegooid, vertrapt en dergelijke. Dit leidt tot grote hoeveelheden afval. In bepaalde situaties worden organisatoren verplicht gebruik te maken van duurzame evenementenbekers, zoals polycarbonaat bekers, die hergebruikt kunnen worden.

9.5 Oplaten van ballonnen

Ballonnen staan in de top 10 van plastic afval. Om deze reden willen we voor evenementen een verbod hierop in de APV opnemen. Voor alle duidelijk, het gaat hier om allerlei verschijningsvormen. Denk aan herdenkingsballonnen, vuurballonnen, sfeerballonnen, gelukslampionnen en -ballonnen, wensballonnen, papierballonnen, etc. Het verbod geldt niet voor heteluchtballonnen.

We willen wel een mogelijkheid tot ontheffing opnemen voor speciale gebeurtenissen bijvoorbeeld voor nationale feestdagen.

9.6 Aggregaten

Sommige evenementen maken voor de stroomvoorziening gebruik van aggregaten met diesel als brandstof. Er zijn inmiddels ook andere mogelijkheden op de markt (bijv. op basis van mierenzuur). We gaan onderzoeken hoe we samen met organisatoren het gebruik van duurzame aggregaten kunnen bevorderen.

9.7 Vuurwerk

Het afsteken van vuurwerk bij evenementen mag conform het Vuurwerkbesluit alleen plaatsvinden als het gaat om professioneel vuurwerk, waarvoor een ontbrandingstoestemming nodig is (besluit van provincie met verklaring van geen bedenking door de gemeente). Er zijn in het participatietraject enkele signalen gekomen voor afschaffing van het afsteken van vuurwerk bij evenementen. We voeren geen algemeen vuurwerkverbod voor evenementen in. De winst voor milieu en dierenwelzijn is beperkt door het geringe aantal keren per jaar dat dit aan de orde is. Bij grote festivals is vuurwerk een belangrijk belevingselement (vaak ter afsluiting). Bij kleinere evenementen/festivals speelt dit niet (inzet professioneel vuurwerk is te duur).

9.8 Toegankelijkheid

In het kader van duurzaamheid bij evenementen wijzen we organisatoren op het belang van de volledige toegankelijkheid van alle evenementen voor mensen met een beperking. Door ratificatie van het VN-verdrag voor de rechten van de mens met een handicap betreft volledige toegankelijkheid inmiddels een verplichting voor organisatoren.

Voor de daarvoor te nemen maatregelen wordt hier verwezen naar de “Checklist toegankelijkheid evenementen”, die te vinden is op de website van de stichting Toegankelijk Meierijstad (STM) (www.toegankelijkmeierijstad.nl). We zullen deze checklist ook op de website van Meierijstad opnemen en meesturen als bijlage bij de vergunning. In het aanvraagformulier voor een vergunning zullen we specifiek vragen op welke wijze rekening is gehouden met toegankelijkheid.

9.9 Alcohol- en drugsmisbruik tegengaan

Bij veel evenementen kan het publiek zwakalcoholhoudende dranken kopen voor direct gebruik ter plaatse. Als het evenement niet plaatsvindt in een reguliere horeca-inrichting, die in het bezit is van een vergunning op grond van artikel 3 van de Drank- en horecawet, is hiervoor een ontheffing ingevolge artikel 35 van die wet nodig. Een organisator is verantwoordelijk voor het nemen van maatregelen voor een verantwoord alcoholgebruik.

In Meierijstad geldt net als in andere steden een zero tolerance beleid aangaande het gebruik van drugs bij evenementen. Drugs zijn niet toegestaan. In regionaal verband wordt in samenwerking met het Openbaar Ministerie gewerkt aan een nieuwe richtlijn voor drugsbeleid.

Bij carnaval hebben organisatoren in het carnavalsoptochtreglement opgenomen dat er geen alcohol op de deelnemende wagens gedronken mag worden, hetgeen een voorbeeld kan zijn voor andere evenementen.

In deze kaderstellende nota is beleid geformuleerd dat betrekking heeft op een grote diversiteit aan evenementen. Veruit de meeste hiervan passen hier binnen.Dat zal ook gelden voor de nog vast te stellen uitvoeringsnota. We zullen doorlopend monitoren en bekijken of hieruit aanpassing van het beleid nodig is.

Maar kenmerkend voor evenementen is ook dat niet alle mogelijke situaties zijn te voorzien. Onvermijdelijk zullen zich jaarlijks onvoorziene omstandigheden voordoen die het wellicht nodig maken af te wijken van het nieuwe beleid. We houden ons dan ook het recht voor om goed gemotiveerd af te wijken van het omschreven evenementenbeleid.