Verordening auditcommissie gemeente MilI en Sint Hubert 2011

Verordening auditcommissie gemeente MilI en Sint Hubert 2011

Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen

1.Er is een auditcommissie

2. In deze verordening wordt verstaan onder:

a. de commissie: de auditcommissie;

b. de raad: de gemeenteraad;

c. het college: het college van burgemeester en wethouders;

d. de accountant: de in de Controleverordening gemeente Mill en Sint Hubert bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

e. de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

f. het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

g. raadscommissielid: lid van een raadscommissie zoals bedoeld in artikel 1 van de verordening op de raadscommissies

Artikel 2: Doel

1.De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4, derde lid, van de Controleverordening gemeente Mill en Sint Hubert en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3.

2. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3: Taken en bevoegdheid

1.De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten worden in ieder geval begrepen:

a. de aansturing van de accountant vanuit de raad;

b. het voeren van periodiek overleg met de accountant over het dienstverleningsplan, de opdrachtbevestiging, het normenkader ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole, de reikwijdte van de accountantscontrole, de aard en periodiciteit van de rapportages en de controlebevindingen;

c. de jaarlijkse evaluatie met de accountant van de controle-uitvoering in relatie tot de controleovereenkomst;

d. de afstemming van de controle en onderzoeksactiviteiten die binnen de organisatie van de gemeente worden uitgevoerd;

e. het houden van toezicht op het proces van planning en controle, met onder andere de financiële verordening als toetsingskader;

f. het adviseren over en toezicht houden op een transparante verslaglegging over de betrouwbaarheid en relevantie van de informatievoorziening, het systeem van risicobeheersing en de opzet en werking van het auditinstrumentarium;

g. het adviseren aan de raad over de vaststelling van jaarverslag en jaarrekening met inachtneming van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen van de accountant.

3. De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4: Samenstelling en benoeming

1. De commissie bestaat uit raads- en/of raadscommissieleden,

2. Elke fractie draagt één lid en een plaatsvervangend lid voor de commissie voor.

3. Burgercommissieleden kunnen alleen als plaatsvervangend lid worden benoemd.

4. Raadsleden die niet als commissielid zijn benoemd hebben te allen tijde de mogelijkheid om de vergaderingen van de auditcommissie als toehoorder bij te wonen;

5. De raad benoemt de leden van de commissie en hun plaatsvervangers.

6. De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

7. De commissie heeft de accountant als vaste adviseur. De commissie kan andere externe adviseurs alsmede een vertegenwoordiging van de rekenkamercommissie verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

8. De commissie wordt bijgestaan door informanten uit het college en de controller welke op uitnodiging de vergadering bijwonen.

Artikel 5: Zittingsduur

1. De zittingsperiode van de (plaatsvervangende) leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad of de raadscommissie.

2. De raad kan een (plaatsvervangend) lid tussentijds ontslaan.

3. Een (plaatsvervangend) lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 6:Voorzitter

1. De commissie kiest uit haar leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

2. Een plaatsvervangend lid van de commissie kan niet als (plaatsvervangend) voorzitter worden gekozen.

3. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 7: Vergaderingen en verslaglegging

1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, in principe 2 maal per jaar, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

2. De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

3. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

6. Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college en de raadsleden.

Artikel 8: Informeren raad

De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9: Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van haar bekendmaking.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening auditcommissie gemeente Mili en Sint Hubert 2011”.