Regeling vervallen per 31-12-2021

Privacybeleid Molenlanden (gemeenten Giessenlanden en Molenwaard) 2018 – 2020

Geldend van 12-06-2018 t/m 30-12-2021 met terugwerkende kracht vanaf 22-05-2018

Intitulé

Privacybeleid Molenlanden (gemeenten Giessenlanden en Molenwaard) 2018 – 2020

De colleges van Giessenlanden en Molenwaard, ieder binnen de eigen bevoegdheid,

besluiten

het Privacybeleid Molenlanden 2018-2020 vast te stellen, in lijn met de voorschriften uit de Algemene

Verordening Gegevensbescherming;

1 Inleiding

Binnen de gemeenten Giessenlanden en Molenwaard wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van inwoners, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld bij de inwoners voor het goed uitvoeren van de gemeentelijke wettelijke taken. De inwoner moet erop kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. Iedereen heeft het recht op correcte, veilige en betrouwbare informatieverwerking.

Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen hoge eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. De gemeente is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen te nemen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

Het bestuur en het management spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy. De gemeenten Giessenlanden en Molenwaard geven met dit beleid duidelijk aan dat en hoe zij de privacy zullen waarborgen, beschermen en handhaven.

Dit privacybeleid is van toepassing op de gehele organisatie, en dus alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van de gemeenten Giessenlanden en Molenwaard. Het is in lijn met het algemene beleid van beide gemeenten en de relevante lokale, regionale, nationale en Europese wet- en regelgeving.

1.1 Reikwijdte en afbakening

Het privacybeleid is van toepassing op alle taken en processen waar de gemeente verantwoordelijk voor is. Het heeft betrekking op de persoonsgegevens van personen van wie de gemeenten Giessenlanden (tot 1 januari 2019), Molenwaard (tot 1 januari 2019) en Molenlanden gegevens verwerken (of laten verwerken). Onder persoonsgegevens verstaan we alle informatie die direct of indirect herleidbaar is tot een identificeerbaar natuurlijk persoon.

Er is al snel sprake van het verwerken van persoonsgegevens. Het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorsturen, verspreiden, combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens valt allemaal onder het verwerken van persoonsgegevens. Verdere definities met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zijn opgenomen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming .

1.2 Reikwijdte

Het privacybeleid is van toepassing op:

  • Alle processen waarbinnen persoonsgegevens worden verwerkt,

  • Informatiesystemen die de gemeente gebruikt waarin persoonsgegevens worden verwerkt,

  • Alle ruimten en devices die door gemeenteambtenaren worden gebruikt waar(op) persoonsgegevens worden verwerkt,

  • Alle digitale en analoge documenten binnen de gemeente.

1.3 Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens

De gemeente is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

  • Wet bescherming persoonsgegevens, vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming

  • Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming

  • Sectorwetten die iets zeggen over gegevensbescherming (WMO, Jeugdwet, BRP)

Informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Informatiebeveiliging is een randvoorwaarde voor de borging van privacy bij de verwerking van persoonsgegevens. In het Informatiebeveiligingsbeleid en informatiebeveiligingsplan van de gemeenten Giessenlanden en Molenwaard zijn maatregelen opgenomen om de gegevens te beschermen.

2 Privacybeleid

De gemeente gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. Iedereen werkzaam binnen de organisaties is verantwoordelijk voor het verantwoord omgaan met persoonsgegevens en het waarborgen van de privacyrechten van personen. Het is belangrijk om persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant te verwerken.

2.1 Uitgangspunten

De gemeente houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Degene van wie de persoonsgegevens zijn is daarbij vooraf in duidelijke en eenvoudige taal geïnformeerd dat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel. De gemeente gebruikt alleen correcte gegevens.

Grondslag en doelbinding

De gemeente zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt door medewerkers, mits zij daarvoor gemandateerd zijn en het noodzakelijk is voor:

  • uitoefening van publieke taken;

  • nakoming van wettelijke plichten;

  • vrijwaring van vitale belangen voor de betrokkene(n);

  • totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst waarbij een betrokkene partij is;

  • behartiging van een gerechtvaardigd belang van gemeente Molenwaard en/of Giessenlanden of een derde aan wie gegevens worden verstrekt, tenzij het recht op de bescherming van persoonsgegevens prevaleert;

  • toestemming van betrokkene.

Dataminimalisatie

De gemeente verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. De gemeente streeft naar minimale persoonsgegevensverwerking. Waar mogelijk worden dus minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de gemeentelijke taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid

De gemeente gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt de gemeente voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen waarbij sprake is van verwerking van persoonsgegevens, maakt de gemeente afspraken (verwerkersovereenkomsten) over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. De gemeente controleert deze afspraken.

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken inwoner zoveel mogelijk beperkt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel.

Rechten van betrokkenen

De gemeente honoreert alle rechten van betrokkenen. De rechten van betrokkenen met betrekking tot hun persoonsgegevens zijn:

  • Het recht om persoonsgegevens over te dragen.

  • Het recht om 'vergeten' te worden.

  • Recht op inzage. Dat is het recht van mensen om de persoonsgegevens die de gemeente van hen verwerkt in te zien.

  • Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonsgegevens die de gemeente verwerkt te corrigeren.

  • Recht op beperking van verwerking. Het recht om minder gegevens te laten verwerken.

  • Het recht op een menselijke beschouwing in processen van geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel het recht op een menselijke blik bij besluiten.

  • Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het naleven van deze uitgangspunten.

Dit privacybeleid treedt in werking na vaststelling door beide colleges van burgemeester en wethouders. Het beleid wordt in ieder geval iedere drie jaar geëvalueerd en voor zover nodig eerder, en indien nodig herzien. De geldende versie van dit beleid is te vinden op www.wetten.overheid.nl.

Ondertekening

Vastgesteld door de colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten Giessenlanden en Molenwaard op 22 mei 2018.

Secretaris gemeente Molenwaard,

B.J. Nootenboom CMC

Burgemeester gemeente Molenwaard,

D.R. van der Borg