Flankerend beleid

Flankerend beleid

De organisatie is voortdurend in beweging. Dat is niet zo vreemd: de omgeving waarin de organisatie functioneert, verandert ook steeds. Bovendien proberen we onszelf steeds verder te verbeteren. Veranderingen in de organisatie raken mensen. Soms worden veel medewerkers geraakt, soms maar één.

Het ‘Flankerend beleid’ dat hier uit de doeken wordt gedaan, heeft tot doel ervoor te zorgen dat de organisatie zo zorgvuldig mogelijk met dergelijke situaties omgaat. Het bevat de uitgangspunten, rechten, maar ook plichten van iedereen die bij een organisatieverandering betrokken is. Ook geeft dit beleid een overzicht van de te ondernemen stappen en activiteiten.

‘Personele frictie’

Het kan gebeuren dat de eisen die de organisatie stelt, niet meer aansluiten bij de medewerkers in dienst van die organisatie. We noemen dit ´personele frictie´. Dit kan ontstaan:

• 1

  Als de organisatie verandert, waardoor de werkzaamheden van beschikbare medewerkers niet meer aansluiten bij wat de organisatie nodig heeft; de werkzaamheden zullen dan wijzigen maar dit kan soms niet aansluiten bij de kwaliteiten van de zittende medewerkers.

• 2

  Als door veranderde omstandigheden bepaalde werkzaamheden (gedeeltelijk) vervallen (bijvoorbeeld door bezuiniging of door wijziging van rijksbeleid) en de werkzaamheden van betrokken medewerkers dus vervallen of wijzigen

Het oplossen van een situatie van ´personele frictie´ vraagt om een actieve inzet van zowel de leidinggevende als de medewerker. Als er sprake is van personele frictie vanuit een organisatieverandering is dit ´Flankerend beleid´ van toepassing. In de praktijk betekent dit dat een enkele medewerker wordt herplaatst of dat een reorganisatieprocedure wordt doorlopen waarbij (veel) medewerkers andere werkzaamheden krijgen. Er kan ook sprake zijn van personele frictie in geval van ongeschiktheid wegens ziekte. De medewerker kan het werk niet op dezelfde wijze als voorheen blijven voortzetten. In dat geval wordt een ander traject ingezet. Dit wordt uitgewerkt in het Reïntegratie beleid. Ook kan het zijn dat medewerkers niet meer goed functioneren. In zo’n situatie worden andere stappen doorlopen. Hier wordt dit dus niet behandeld.

Formele basis van het Flankerend beleid

In de arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Nieuwegein zijn waarborgen voor de medewerker opgenomen in geval van reorganisatie. Er staat bijvoorbeeld dat een medewerker alleen ontslag wegens reorganisatie kan krijgen op grond van een vooraf vastgesteld plan. Via dit flankerend beleid wordt uitgewerkt op welke wijze de gemeente Nieuwegein personele frictie uitwerkt in een plan waarover besluitvorming kan plaatsvinden.

Onderdelen

Het Flankerend beleid bestaat uit vier onderdelen:

• 1

  Een algemeen deel, waarin de uitgangspunten en de hoofdlijn van het Flankerend beleid uiteengezet worden. Dit deel is altijd van toepassing.

De volgende delen zijn van toepassing afhankelijk van de aard van de verandering.

• 2

  Een stappenplan voor de afhandeling van organisatieveranderingen voor individuele functies (bijvoorbeeld als gevolg van bezuiniging of gewijzigd beleid). Dit is van toepassing als een organisatieverandering slechts één functie of enkele functies betreft.

• 3

  Een stappenplan voor leidinggevenden, gericht op de voorbereidingen van reorganisatietrajecten. Dit stappenplan heeft tot doel ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk medewerkers worden herplaatst, met een minimum aan negatieve neveneffecten. Dit deel is alleen van toepassing als het een reorganisatie is in de zin van artikel 25 WOR.

• 4

  Een pakket van concrete flankerende maatregelen voor de medewerker, waaruit zijn individuele rechten en plichten en zijn individuele (rechts)positie blijken. Dit is van toepassing als er voor individuele medewerkers zaken geregeld moeten worden.

Ondersteuning door afdeling Personeel en Organisatie (P&O)

Medewerkers van de afdeling Personeel en Organisatie ondersteunen de leidinggevende bij het toepassen van de middelen van dit Flankerend beleid.

Deel 1 Flankerend beleid, uitgangspunten en hoofdlijn

Inhoudsopgave

• 1. Wanneer en voor wie is het Flankerend beleid van toepassing?

• 2. Hoe wordt het Flankerend beleid vastgesteld?

• 3. Algemene uitgangspunten bij organisatieverandering

• 4. Vaststellen type organisatieverandering

• 5. Medezeggenschap

  • 5.1 Commissie voor Georganiseerd Overleg (GO)

  • 5.2 Ondernemingsraad (OR)

  • 5.3 Medewerkers

• 6. Besluitvormingstraject in grote lijn

1 Wanneer en voor wie is het Flankerend beleid van toepassing?

Het Flankerend beleid is van toepassing als er sprake is van personele frictie (zie eerder). Het Flankerend beleid is van toepassing op alle ambtenaren zoals gedefinieerd in de arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Nieuwegein.Afhankelijk van de aard en de mate van de personele frictie wordt in overleg met de betrokken directeur de noodzakelijke actie bepaald.

2. Hoe wordt het Flankerend beleid vastgesteld?

De commissie voor het Georganiseerd Overleg (Het GO) wordt betrokken bij de vaststelling van de uitgangspunten van het Flankerend beleid. Vaststelling door het college vindt plaats nadat daarover overeenstemming met het GO is bereikt. Jaarlijks zal in de maand maart in het GO gesproken worden over onderhoud van het Flankerend beleid. Het vastgestelde Flankerend beleid is voor onbeperkte tijd van toepassing.

Indien in een specifiek reorganisatietraject een directeur een nadere of andere invulling wil geven aan het stappenplan voor reorganisatie (deel 3 van dit beleid) kan een apart voorstel met een eventueel beperkte werkingsduur worden vastgelegd. Een voorstel hiertoe wordt ter instemming voorgelegd aan het GO.

3. Algemene uitgangspunten bij organisatieverandering

Bij organisatieveranderingen hanteert de gemeente een aantal uitgangspunten:

• 1

  De werkgever neemt verantwoordelijkheid in het realiseren van en aanbieden van werk aan medewerkers. Van medewerkers wordt een inspanning verwacht door het verrichten van werkzaamheden. Tevens wordt van de medewerker verwacht dat hij meewerkt bij het zoeken van ander werk binnen de organisatie, als de functie van die medewerker vervalt, of als de functie zodanig is gewijzigd dat de medewerker niet meer past op de functie.’

• 2

  De directeur is verantwoordelijk voor organisatieveranderingen binnen zijn sector. Indien het een sectoroverstijgende organisatieverandering betreft, is de gemeentesecretaris verantwoordelijk. Daar, waar sectordirecteur staat, dient in geval van sectoroverstijgende organisatieveranderingen gemeentesecretaris te worden gelezen.

• 3

  De gemeente Nieuwegein wil zorgvuldig omgaan met veranderingen voor personen. Diverse middelen en instrumenten uit het Flankerend beleid worden ingezet om tot een goede oplossing te komen.

• 4

  Bij organisatieveranderingen streeft de organisatie ernaar dat zoveel mogelijk medewerkers geplaatst kunnen worden in de nieuwe situatie, met een minimum aan negatieve neveneffecten. Daarbij probeert de organisatie medewerkers op functies te plaatsen die zo goed mogelijk passen bij de medewerker.

• 5

  Als een taak op een andere plek in de organisatie wordt neergelegd, gaat de medewerker mee met de taak naar het andere organisatieonderdeel (‘mens volgt taak’).

• 6

  Aan het eind van een plaatsingsprocedure kan een plaatsingsplan pas worden vastgesteld als vaststaat dat het maximaal haalbare aantal medewerkers herplaatst kan worden. Voor medewerkers die niet direct binnen de organisatie kunnen worden geplaatst, gaat deel 2 van het Flankerend beleid in werking.

• 7

  De gemeente Nieuwegein wil verandering goed documenteren. Dit documenteren is bedoeld om mutaties te monitoren en tevens om de veranderingen goed te onderbouwen.

4. Vaststellen type / omvang organisatieverandering

Als er sprake is van een organisatieverandering wordt allereerst de aard en omvang van de verandering in grote lijn bepaald. De keuze of het een kleine of grote organisatieverandering betreft wordt in het directieteam vastgesteld. De OR krijgt van de bestuurder informatie hierover als vooraankondiging van de organisatieverandering.

Er zijn twee mogelijkheden:

• 1

  De organisatieverandering is gericht op enkele functies, (en valt niet onder artikel 25 lid 1 onder e van de WOR)

Indien het een kleine aanpassing van de organisatie betreft, die niet valt onder artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden, wordt de organisatorische aanpassing vastgelegd conform deel 2 van Flankerend beleid. Het is mogelijk de organisatieverandering te regelen door het nemen van één of enkele individuele besluiten, die elkaar niet beïnvloeden. Vervolgens wordt de individuele rechtspositie van de medewerker bepaald aan de hand van het pakket van concrete beschermende maatregelen op individueel niveau. Die zijn te vinden in deel 4. De verandering wordt op individueel niveau doorgevoerd. De medewerker van wie de functie wordt opgeheven, en die niet direct kan worden geplaatst in een andere functie, wordt herplaatsingskandidaat. Het Flankerend beleid gericht op de individuele medewerker (deel 2 van het Flankerend beleid) is dan van toepassing.

• 2

  Het is een grotere organisatieverandering

Als het een organisatieverandering is als bedoeld in artikel 25 lid 1 onder e van de wet op de ondernemingsraden dient de betrokken directeur of gemeentesecretaris (bij sectoroverstijgende veranderingen) het reorganisatietraject in te richten zoals beschreven in het stappenplan (deel 3 Flankerend beleid). Vervolgens wordt de individuele rechtspositie van de medewerker bepaald aan de hand van het pakket van concrete beschermende maatregelen op individueel niveau. Die zijn te vinden in deel 4.

Indien de OR het niet eens is met de keuze voor de aard van de organisatieverandering (keuze 1 of 2) kan ze dit aangeven in de overlegvergadering.

5. Medezeggenschap

5.1 Commissie voor Georganiseerd Overleg (GO)

De commissie voor het georganiseerd overleg, kortweg GO, is het overleg waarin vertegenwoordigers zitten van de verschillende vakbonden. Zij overleggen met de wethouder P&O. De bevoegdheden van het georganiseerd overleg wijken af van die van de Ondernemingsraad (OR). Op het Huisnet staat hier meer over vermeld. Wat is de rol van het GO bij het Flankerend beleid:

• -

  Het GO is betrokken bij de vaststelling van het Flankerend beleid (instemming) (zie ook paragraaf 2)

• -

  Het GO heeft instemmingsrecht op een andere invulling van het Flankerend beleid dan is afgesproken

• -

  Het GO ontvangt vastgestelde ontwikkelplannen en uitwerkingsplannen ter informatie.

• -

  Het GO heeft zitting in de plaatsingscommissie(s).

5.2 Ondernemingsraad (OR)

In de Ondernemingsraad (OR) zitten vertegenwoordigers van het personeel. Zij overleggen met de gemeentesecretaris. Wat is de rol van de OR bij het Flankerend beleid:

• -

  Informatie en adviesrecht over het voornemen tot organisatieverandering De OR wordt geïnformeerd over het voornemen tot organisatieverandering (en op welke wijze deze verder wordt behandeld (volgens deel 2 of deel 3 van dit beleid)). De OR kan dan eventueel advies uitbrengen.

  Bij (grotere) reorganisaties wordt een ontwikkelplan opgesteld. De OR ontvangt dit plan nadat het college het ontwikkelplan heeft vastgesteld. Indien de OR bedenkingen heeft bij het ontwikkelplan kan de OR deze bespreken met de gemeentesecretaris. De OR kan eventueel een advies uitbrengen.

  De directeur legt verder vast hoe en wanneer hij de ondernemingsraad bij de organisatieverandering wil betrekken. Daarbij liggen de hier beschreven rechten van de OR uiteraard vast.

• -

  Adviesrecht deel A, B en C uitwerkingsplan (bij artikel 25 lid 1 onder e organisatieverandering)Na voorlopige vaststelling van het uitwerkingsplan door het college, wordt dit voorgelegd aan de OR. De OR heeft formeel het recht advies uit te brengen over het organisatieplan (deel A van het uitwerkingsplan) en implementatieplan (deel B van het uitwerkingsplan). Deel C van het uitwerkingsplan (flankerende maatregelen) vereist bepaalde keuzes. Deze keuzes worden voorgelegd aan de Ondernemingsraad.

• -

  Adviesrecht plaatsingsplan

• -

  Adviesrecht rapportage organisatieverandering (bij organisatieveranderingen gericht op enkele functies) In het geval er organisatieveranderingen en/of bezuinigingen aan de orde zijn die consequenties hebben voor de formatie wordt de rapportage hiervan ter advisering voorgelegd aan de Ondernemingsraad. De rapportage bestaat uit verschillende onderdelen:

  • o

    functie-overzicht (ter advisering)

  • o

    uitwerking organisatieaanpassingen (ter advisering)

  • o

    personeelsmigratieplan (ter advisering)

• -

  Ideeën over aanpassing van Flankerend beleidIndien de Ondernemingsraad tijdens een reorganisatie bepaalde aspecten van Flankerend beleid zou willen aanpassen, maar die voor de lopende reorganisatie geen keuze-element behelzen, dan worden die aspecten tijdens de reorganisatie niet besproken. Deze punten worden ingebracht bij het GO die ze in de jaarlijkse onderhoudsronde van dit beleid aan de orde kan brengen (zie ook paragraaf 2).

5.3 Hoe worden de medewerkers betrokken?

Medewerkers worden betrokken bij organisatieveranderingen die hen raken.

Voor kleinere organisatieaanpassingen geldt dat in overleg met betrokkenen bepaald wordt wat de betrokkenheid kan zijn.

Bij grotere organisatieveranderingen neemt de directeur in het ontwikkelplan, in het projectplan en in het uitwerkingsplan een communicatieparagraaf op, waarin hij vastlegt op welke wijze en wanneer hij de medewerkers bij het tot stand brengen van het reorganisatietraject betrekt.

6. Het besluitvormingstraject bij organisatieveranderingen in grote lijn

Deel 2 Het stappenplan bij organisatieverandering op niveau van individuele functies

Inhoudsopgave

• 1. Inleiding

• 2. Stappen in de uitwerking van de organisatieaanpassing

  • 2.1 Vaststelling verandering

  • 2.2 Uitwerking organisatieaanpassing

    • 2.2.1 Organisatieaanpassingen

    • 2.2.2 Personele veranderingen en rechtspositionele zaken

    2.3 Implementatie

• 3. Communicatie

1. Inleiding

Deel 2 behandelt een stappenplan voor afhandeling van organisatieveranderingen waarbij slechts één of enkele functies betrokken zijn. Er kunnen diverse redenen zijn waarom er kleine organisatieaanpassingen plaatsvinden. Dit kan doordat taken verdwijnen en anders gepositioneerd worden, rijksbijdrages eindigen en dergelijke. Een formatieve taakstelling wordt verwerkt in de begroting. Alle organisatie-aanpassingen moeten voor het personeel op een zorgvuldige wijze worden behandeld. Dit vraagt om het goed documenteren van kwantitatieve en kwalitatieve informatie. Dit documenteren is dan bedoeld om mutaties te monitoren en tevens om de veranderingen te onderbouwen en de rechtspositionele aspecten voor betrokken medewerkers op een goede manier af te wikkelen.

Dit deel van Flankerend beleid beoogt helder te maken welke stappen gezet moeten worden zodat de organisatieverandering op het niveau van individuele functies (en medewerkers) op zorgvuldige wijze wordt gerealiseerd.

2. Stappen in de uitwerking van de organisatieaanpassing

2.1 Vaststelling verandering / taakstelling

De eerste stap is vaststellen of er een financiële taakstelling is. Dan kan dit worden verwerkt in de begroting. Op het moment dat dit wordt vastgesteld is daarmee ook kwantitatief bepaald wat de taakstelling is. Indien er geen taakstelling is wordt bijna direct de tweede stap gezet.

De tweede stap direct daarop volgend is vaststellen welke organisatorische aanpassingen nodig dan wel gewenst zijn (in grote lijn) en/of hoe de taakstelling vertaald kan worden naar functies. De uitkomst van deze inventarisatie wordt als vooraankondiging ter advisering aan de OR gestuurd.

2.2 Uitwerking

De invulling van de organisatieaanpassing en/of taakstelling dient uitgewerkt te worden op een aantal aspecten:

• -

  Organisatieaanpassingen (welke taken vervallen, moeten taken op andere plekken worden neergelegd etc.)

• -

  Personele veranderingen en rechtspositionele zaken

De kaders waarbinnen gewerkt moet worden zijn:

• -

  Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Nieuwegein (ontslag / re-integratie wegens reorganisatie)

• -

  Flankerend beleid

Deze kaders geven aan wat vastgelegd moet worden en in welke rangorde ontslag c.q. vermindering van uren kan worden toegekend.

2.2.1 Organisatieaanpassingen

Bij organisatieaanpassingen die betrekking hebben op (delen van) een organisatie-onderdeel wordt gedocumenteerd wat de veranderingen in de organisatie zijn. Per aanpassing / taakstelling wordt in beeld gebracht:

• -

  Uitgangssituatie

• -

  Welke taken vervallen, welke taken worden herbelegd. Welke andere wijzigingen vloeien daar eventueel uit voort

• -

  Migratietabel

• -

  Aanpassing organisatieschema’s

• -

  Financiële consequenties

Dit wordt vastgesteld in het directieteam en ter informatie aan het college gestuurd. De rapportage organisatieverandering wordt vervolgens ter advisering voorgelegd aan de OR.

NB. Bij bezuinigingen verdient het de voorkeur om rapportage van functies te bundelen; In ieder geval per sector. Indien mogelijk vindt concernbreed een rapportage plaats.

2.2.2 Personele veranderingen en rechtspositionele zaken

Na vaststelling van de migraties dient de uitwerking plaats te vinden op persoonsniveau. Dit is een personeelmigratieplan. Welke personele verschuivingen plaatsvinden staat hierin weergegeven. Er wordt in beeld gebracht wat de migratie voor individuele personen betekent. Tevens zijn daarbij de spelregels uit de arbeidsvoorwaardenregeling Nieuwegein: re-integratie / ontslag wegens reorganisatie aan de orde. Op welke gronden keuzes worden gemaakt dient hierbij goed vastgesteld te worden. Tevens zijn de flankerende maatregelen voor individuele medewerkers van toepassing. Formeel vindt de afweging plaats volgens de arbeidsvoorwaardenregeling. De medewerkers worden geplaatst, worden herplaatsingkandidaat of er volgt ontslag (afhankelijk van de keuzes met betrekking tot werkgelegenheid).

De gemeentesecretaris stelt het personeelsmigratieplan vast. Dit plan wordt ter advisering voorgelegd aan de OR.

2.3 Implementatie

Afhandeling rechtspositionele zaken conform deel 4.

3. Communicatie

OR

In de overlegvergadering dient de vooraankondiging met de taakstellingen en bijbehorende functies ter advisering voorgelegd te worden. Dit is een functie-overzicht. Later ontvangt de OR tevens de uitwerking en argumentatie erbij. Tevens kan bij bespreking van het overzicht afgesproken worden op welke momenten de OR rapportages over de uitwerking hiervan krijgt.

Medewerkers

Na bespreking met de OR worden de medewerkers die de betreffende functies bekleden ingelicht door het afdelingshoofd en de P&O adviseur. In dit gesprek komen de planning en individuele rechtspositie aan de orde. Vervolgens kan in een info plus en eventueel mondeling hier aandacht aan besteed worden op centraal niveau. Daarnaast ondersteunend in werkoverleggen en dergelijke. Hierbij moet ook nadrukkelijk aandacht besteed worden aan de planning zodat bekend is wanneer er meer duidelijkheid komt.

Deel 3 Het stappenplan bij reorganisaties

Inhoudsopgave

• 1. Inleiding

• 2. Ontwikkelplan

• 3. Projectplan

  • 3.1 Projectorganisatie

  • 3.2 Communicatieparagraaf

  • 3.3 Vacaturebeleid

  • 3.4 Behoud van werkgelegenheid

  • 3.5 Plan van aanpak en veranderstrategie

  • 3.6 Flankerende maatregelen reguliere taken

• 4. Uitwerkingsplan

  • 4.1 Organisatieplan (deel A uitwerkingsplan)

  • 4.2 Implementatieplan (deel B uitwerkingsplan)

    • 4.2.1 Projectorganisatie implementatiefase

    • 4.2.2 Vacaturebeleid in implementatiefase

    • 4.2.3 Plaatsingscommissie en plaatsingsprocedure

    • 4.2.4 Overige stappen in het veranderingsproces

    • 4.2.5 Planning en communicatie

    • 4.2.6 Werkingsduur

  • 4.3 Flankerende maatregelen (deel C uitwerkingsplan)

    • 4.3.1 Middelen om maximale plaatsing te realiseren

    • 4.3.2 Flankerende maatregelen individuele medewerkers

  • 4.4 Financiële paragraaf

  • 4.5 Samenvattend

• 5. Uitvoeren implementatieplan

• 6. Communicatie

• Bijlage 1 Behoud van werkgelegenheid

• Bijlage 2 Termijnen planning van een reorganisatie

• Bijlage 3 Planningsmatrix

1. Inleiding

Dit deel behandelt de stappen bij een organisatieverandering in de zin van artikel 25 lid 1 onder e WOR. In geval van twijfel of het een organisatieverandering is in de zin van artikel 25 lid 1 onder e WOR wordt in overleg met de OR bepaald of het volledige stappenplan voor organisatieveranderingen wordt doorlopen of niet. Schematisch:

In dit deel van het Flankerend beleid wordt aangegeven welke stappen moeten worden genomen, aan welke eisen de bijbehorende documenten moeten voldoen en welke aandachtspunten er zijn.

2. Ontwikkelplan

Wanneer een voornemen tot organisatieverandering bestaat, stelt de directeur of gemeentesecretaris (bij sectoroverstijgende veranderingen) een ontwikkelplan op. Dit is minimaal als volgt opgebouwd:

• -

  Inleiding

• -

  Beschrijving van de doelstelling van de organisatieverandering

• -

  Reden en aard van de organisatieverandering

• -

  Omvang verandering en een globaal overzicht van de personele consequenties

• -

  Eventuele bijzonderheden bij toepassing Flankerend beleid (waaronder welke delen van toepassing zijn of niet)

• -

  Vervolgstappen

Voor het ontwikkelplan is een format beschikbaar bij de afdeling P&O.

Het ontwikkelplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan B&W. Hierna gaat het ter informatie naar OR en GO. De OR heeft de mogelijkheid een pre-advies uit te brengen en meldt aan de bestuurder of ze daar gebruik van maakt.

3. Projectplan

Indien er een uitwerkingsplan opgesteld gaat worden wordt daarvóór een projectplan opgesteld. Het projectplan geeft aan op welke wijze de uitwerkingsfase ingericht en uitgevoerd wordt. Het betreft de stappen ter voorbereiding van het uitwerkingsplan en de stappen ter begeleiding van het organisatieveranderingstraject. Voor het projectplan is een format beschikbaar bij de afdeling P&O. Hieronder wordt kort weergegeven wat omschreven dient te worden.

3.1 Projectorganisatie

In het projectplan wordt vastgelegd met welke projectorganisatie gewerkt gaat worden en waarom voor die projectstructuur wordt gekozen. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een stuurgroep ondersteund door een of meerdere projectgroepen. Tevens wordt benoemd wat de rol en bijdrage is van betrokkenen. Bij de samenstelling van de groepen wordt getracht een zo goed mogelijk draagvlak te creëren.

3.2 Communicatieparagraaf

In het projectplan legt de directeur vast hoe en wanneer hij de betrokken medewerkers bij de organisatieverandering betrekt. Ook wordt aangegeven op welke wijze de inspraak van medewerkers geregeld wordt en wanneer de OR in het traject betrokken wordt. Zie ook paragraaf 6 over communicatie.

3.3 Vacaturebeleid

In het projectplan legt de directeur vast hoe gedurende het reorganisatietraject met vacatures wordt omgegaan. Dat kan op verschillende manieren:

• -

  Geen bijzonderheden, vacature-invulling volgens reguliere procedure

• -

  Algehele vacaturestop, gedurende het traject wordt tijdelijk niet tot invulling van vacatures overgegaan, dan na verkregen toestemming van de gemeentesecretaris bij sectoroverstijgende reorganisaties en na toestemming van de sectordirecteur bij sector-reorganisaties

• -

  Selectieve vacaturestop, bepaalde vacatures worden tijdelijk van invulling uitgesloten. Indien besloten wordt tot invulling van een vacature dan geschiedt dat in overleg met de OR

3.4 Behoud van werkgelegenheid

In geval van organisatieverandering kan de gemeente in verschillende mate uitspraken doen over (het behoud van) de werkgelegenheid van de medewerkers. Aan deze verschillende alternatieven hangen verschillende consequenties, die doorwerken op onderdelen van het uitwerkingsplan. In Bijlage 1 treft u de mogelijke alternatieven aan. Ook de consequenties van de keuze zijn weergegeven. In het projectplan wordt aangegeven welke keuze gemaakt wordt met betrekking tot werkgelegenheid en waarom deze keuze gemaakt wordt.

3.5 Plan van aanpak en veranderstrategie

Hierin wordt vastgelegd wat de werkwijze is, welke fases in het project worden onderscheiden, welke thema’s er zijn en op welke wijze deze worden behandeld. Hierin wordt ook de veranderstrategie beschreven. Daarnaast wordt een projectplanning en de procedure ten aanzien van voortgang en bijsturing opgenomen.

3.6 Flankerende maatregelen reguliere taken

Om het reorganisatietraject goed te kunnen doorlopen is het noodzakelijk van te voren goed te inventariseren welke belasting dit gaat meebrengen en voor welke medewerkers. Zo nodig kunnen dan maatregelen worden getroffen om te zorgen dat de reguliere taken, werkzaamheden en processen goed blijven verlopen. De directeur legt in het projectplan vast welke maatregelen hij neemt om deze reguliere taken te stroomlijnen en op welke afdeling(en) en functie(s) dat betrekking heeft. Daartoe staan hem onder andere de volgende maatregelen ter beschikking:

• -

  Stellen van prioriteiten in de werkzaamheden

• -

  Middelen ter voorkoming van verhoging van ziekteverzuim

• -

  Afspraken over overwerk

• -

  Tijdelijk inhuren van capaciteit

• -

  Tijdelijke functieaanpassingen

• -

  Verzorgen van trainingen

• -

  Vaker voeren van werk- / functioneringsgesprekken

• -

  Anders inrichten overlegstructuur

Het projectplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeentesecretaris. Hierna gaat het ter informatie naar de OR.

4. Uitwerkingsplan

4.1 Organisatieplan (deel A uitwerkingsplan)

Het eerste onderdeel van het uitwerkingsplan vormt het organisatieplan. Het organisatieplan bevat in ieder geval de volgende onderdelen.

• 1

  Een samenvatting van het ontwikkelingsplan, alsmede inzicht in de werkingssfeer van de reorganisatie: Zo kan worden aangegeven over welke specifieke organisatie-onderdelen het gaat. (sector(en), afdeling(en), functies).

• 2

  De huidige situatie: Een overzicht van de taken, uitgangsformatie, functies en functieniveaus van de betrokken onderdelen. Dit betreft de uitgangsituatie bij de organisatieverandering, waarmee de basis wordt gelegd voor de migratietabel.

• 3

  De toekomstige situatie: Een overzicht van de organisatie zoals deze wordt beoogd, met een overzicht van taken, structuur, aard en niveau van de beoogde functies. Dit beschrijft de nieuwe situatie. E.e.a. uitgewerkt via organisatieschema’s, afdelingsomschrijving(en), functiebeschrijvingen en dergelijke

• 4

  Een migratietabel, waarin de huidige situatie naast de toekomstige situatie wordt geplaatst. Op het niveau van functies (dus niet gebonden aan personen) wordt weergegeven wat de consequenties van de reorganisatie zijn.

Daarbij worden de functies ingedeeld in de volgende categorieën:

• A

  functies die (vrijwel) ongewijzigd terugkomen;

• B

  functies die terugkomen, maar waarvan de formatie afneemt;

• C

  functies die op essentiële punten worden gewijzigd (hierbij wordt gekeken naar de aard van de taken die overblijven en de omvang daarvan);

• D

  vervallen functies

• E

  nieuwe functies.

Voor het organisatieplan zijn bij de afdeling P&O diverse formats beschikbaar. Onder meer voor het organisatieplan, afdelingsomschrijving, functieomschrijving, migratietabel e.d.

4.2 Implementatieplan (deel B uitwerkingsplan)

Ieder organisatieplan en de daarmee beoogde organisatieverandering wordt aan de hand van een implementatieplan geïmplementeerd. In het implementatieplan geeft de directeur aan wanneer de implementatie zal plaatsvinden en hoe hij de organisatieverandering gaat realiseren. De projectstructuur voor de implementatiefase wordt weergegeven, de diverse stappen in het proces, een planning , de wijze van communicatie met medewerkers en de plaatsingsprocedure.

4.2.1 Projectorganisatie implementatiefase

In het implementatieplan geeft de directeur aan of gebruik wordt gemaakt van stuurgroep, werkgroepen of anderszins en wat de samenstelling van de plaatsingscomissie(s) wordt. Tevens wordt hierin geregeld wat de taak is van diverse betrokkenen.

4.2.2 Vacaturebeleid in de implementatiefase

Indien in de implementatiefase vacatures niet direct worden vervuld of er bijzondere afspraken zijn met betrekking tot de invulling van vacatures wordt dit in het implementatieplan vastgelegd. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een selectieve vacaturestop, waarbij bepaalde vacatures tijdelijk van invulling zijn uitgesloten.

Indien sprake is van herplaatsingskandidaten, is de regeling voor herplaatsingskandidaten als opgenomen in deel 4 van toepassing.

4.2.3 Plaatsingscommissie en plaatsingsprocedure

In het implementatieplan wordt de plaatsingsprocedure opgenomen en vermeld hoe de plaatsingscommissie eruit gaat zien. In ieder geval wordt benoemd:

• -

  Hoe instelling van een plaatsingscommissie geschiedt

• -

  Samenstelling plaatsingscommissie

• -

  Informatievoorziening aan medewerkers

• -

  Informatieverschaffing door medewerkers

• -

  Wanneer besluitvorming kan plaatsvinden

• -

  Wijze van afsluiting plaatsingsprocedure

Algemene uitgangspunten:

• 1

  Het principe van mens volgt functie wordt gevolgd.

• 2

  De wens van de medewerker speelt een rol bij de plaatsing

• 3

  De inrichting van de plaatsingsprocedure is mede afhankelijk van de aard van de gekozen uitgangspunten op het gebied van behoud van werkgelegenheid.

• 4

  leden van de plaatsingscommissies worden door de gemeentesecretaris benoemd en ontslagen

• 5

  in het plaatsingsplan worden indien nodig tevens flankerende maatregelen benoemd die nodig zijn om tot plaatsing te kunnen overgaan.

• 6

  Medewerkers die niet op een definitieve functie kunnen worden geplaatst worden als herplaatsingskandidaat aangemerkt.

• 7

  Tegen het voorlopige plaatsingsplan kunnen bedenkingen worden ingediend. Tegen het vastgestelde plaatsingsplan staat bezwaar beroep in de zin van de Awb open.

4.2.4 Overige stappen in het veranderingsproces

In het implementatieplan dient te worden benoemd welke stappen worden gezet om het organisatieplan in te voeren. Dit is een verdere concretisering van de veranderstrategie in de implementatiefase. Bijvoorbeeld het instellen van werkgroepen voor het uitwerken van diverse zaken, informatiebijeenkomsten, startbijeenkomst nieuwe organisatie en dergelijke.

Werkgroepen In een paragraaf over werkgroepen wordt aandacht besteed aan welke werkgroepen een taak hebben in het kader van de organisatieverandering, wat hun opdracht is en welke samenstelling deze groepen hebben.

Overige stappen Hier wordt omschreven welke andere zaken worden ondernomen om de implementatie succesvol te laten verlopen. Dit kan bijvoorbeeld een cursus teambuilding zijn, praktische zaken op de werkplek, evaluatiemomenten e.d. Ook wordt omschreven op welke punten de implementatie zal worden geëvalueerd.

4.2.5 Planning en communicatie

Het uitwerkingsplan bevat een planning. Deze planning sluit aan bij de werkingsduur van het uitwerkingsplan. In deze planning worden alle onderdelen van het reorganisatietraject opgenomen, waaronder:

• -

  belangstellingsregistratie;

• -

  planning gehele plaatsingsprocedure;

• -

  momenten van communicatie met de medewerkers;

• -

  momenten van communicatie met de OR;

• -

  afronding plaatsingsprocedure;

• -

  advies van plaatsingscommissie aan gemeentesecretaris;

• -

  verwacht besluit gemeentesecretaris over plaatsingsplan

• -

  overige stappen/actiepunten.

Voor diverse stappen in de plaatsingsprocedure zijn termijnen vastgesteld. In het format voor het implementatieplan zijn deze termijnen opgenomen. In bijlage 2 staat een samenvatting.

4.2.6 Werkingsduur

Aan de bepalingen in het uitwerkingsplan kan een werkingsduur worden verbonden. De directeur maakt daarin een keuze. De werkingsduur sluit aan bij de planning en bij de bepalingen omtrent behoud van werkgelegenheid.

4.3 Aanvullende flankerende maatregelen (deel C uitwerkingsplan)

Deel C van het uitwerkingsplan beschrijft een indicatie van maatregelen welke men verwacht te treffen om de organisatieverandering te ondersteunen. Het Flankerend Beleid beschrijft welke middelen ter beschikking staan. In deel C van het uitwerkingsplan worden die onderdelen overgenomen die worden verwacht of die mogelijk aan de medewerkers worden aangeboden. Op de hier genoemde maatregelen kan door medewerkers niet automatisch een beroep worden gedaan.

4.3.1 Middelen om maximale plaatsing te realiseren

Aan de directeur staat een aantal middelen ter beschikking, gericht op het maximaal plaatsen van de medewerkers. Deze middelen zijn onder meer:

• -

  Reguliere personeelsinstrumenten

• -

  Opleidingsmiddelen

• -

  Plaatsingsbudget

• -

  Claimen van vacatures in de toekomst

• -

  Beschikbaar stellen van extra financiële middelen.

De directeur legt in deel C van het uitwerkingsplan vast welke middelen hij verwacht te gaan inzetten en hoe hij dat wil gaan doen en waaruit dit bekostigd wordt.

4.3.2 Flankerende maatregelen voor individuele medewerkers

In het geval er sprake is van herplaatsingskandidaten neemt de leidinggevende in deel C van het uitwerkingsplan de flankerende maatregelen voor individuele medewerkers op. Daartoe heeft hij de beschikking over de maatregelen als opgenomen in deel 4 van het Flankerend beleid. In deel C worden (globaal) de maatregelen uit deel 4 opgenomen die van toepassing zijn.

Deel C gaat ter goedkeuring naar B&W en ter advisering naar de OR. Na definitieve vaststelling wordt deel C ter informatie aan het GO gestuurd in verband met hun rol in de plaatsingscommissie.

4.4 Financiële paragraaf

Als het uitwerkingsplan compleet is wordt een financiële paragraaf opgesteld. In de financiële paragraaf wordt beschreven wat de consequenties zijn van formatiewijzigingen, functiewaarderingsverschillen, inschatting van noodzakelijke sociale maatregelen en dergelijke.

4.5 Het uitwerkingsplan; Samenvattend:

Het uitwerkingsplan bestaat uit drie delen

• -

  deel A organisatieplan

• -

  deel B implementatieplan

• -

  deel C flankerende maatregelen

Alle delen en een financiele paragraaf gaan naar B&W. Na het principebesluit van B&W worden de stukken doorgestuurd naar de OR. Aanleveren aan OR (ter advisering):

• -

  Deel A organisatieplan met bijlagen

• -

  samenvatting organisatieplan

• -

  Deel B implementatieplan

• -

  Deel C flankerende maatregelen

• -

  Nieuwsbrieven en een overzicht vragen en reacties op de inspraakronde voor medewerkers

• -

  Financiële paragraaf

Aanleveren aan GO (ter informatie):

• -

  deel C flankerende maatregelen (definitief vastgestelde versie)

5. Uitvoeren implementatieplan

Na vaststelling van het uitwerkingsplan begint de implementatie. Dit geschiedt aan de hand van het implementatieplan (deel B uitwerkingsplan). De implementatie is erop gericht om de veranderingen te realiseren.

Belangrijk onderdeel van de implementatie is het opstellen van een plaatsingsplan. Het plaatsingsplan is een middel om concreet te maken wat de veranderingen op persoonsniveau inhouden. In het plaatsingsplan geeft de directeur exact aan hoe hij elke medewerker gaat plaatsen in de nieuwe organisatie.

De plaatsingscommissie stelt een concept plaatsingsplan op. Hiervoor is een format beschikbaar. Het plaatsingsplan wordt, na de bedenkingenprocedure (zie ook paragraaf 4.2.3), vastgesteld door de gemeentesecretaris. Pas wanneer van alle ambtenaren positie en te nemen maatregelen duidelijk vast staan en er een advies ligt van de OR kan de gemeentesecretaris het plaatsingsplan definitief vaststellen. De ambtenaar ontvangt een plaatsingsbesluit.

Daarnaast worden alle overige stappen om de verandering te realiseren conform het plan uitgevoerd.

6. Communicatie

Doel van communicatie Het inzicht verschaffen aan betrokkenen van het waarom van de reorganisatie en de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de reorganisatie en verkrijgen van draagvlak.

Informatievoorziening inzake de reorganisatie

• 1

  In de maanden voorafgaande aan de adviesaanvraag aan de OR wordt telkens wanneer daartoe aanleiding bestaat voor-informatie gegeven over de hoofdlijnen en ‘het waarom’ van de reorganisatie en zo mogelijk over de sociale gevolgen aan de:

  • -

    Betrokken afdelingshoofden

  • -

    OR

  • -

    GO (facultatief)

  • -

    Personeel

  Met de vermelding dat tijdig het vereiste advies aan de OR wordt gevraagd en dat OR en GO tijdig worden uitgenodigd voor overleg over de sociale gevolgen. De gewenste volgorde is van de situatie afhankelijk, maar dient goed te worden overdacht; getracht moet worden de verschillende te informeren groepen steeds met zo min mogelijk tijdsverschil in te lichten.

• 2

  Informatie na principebesluit B&W gericht op betrokkenen.

• 3

  Informatie m.b.t. de Adviesaanvraag OR.

• 4

  Informeren van totale personeel over de hoofdlijnen en ‘het waarom’ van de reorganisatie en enige sociale indicaties met vermelding dat het vereiste advies bij de OR is aangevraagd.

• 5

  Nadat B&W een definitief besluit heeft genomen volgend op het advies van OR en GO dient de OR zo spoedig mogelijk van het besluit schriftelijk in kennis te worden gesteld.

• 6

  Nadat B&W een definitief besluit heeft genomen dient informatie over dit besluit te worden gegeven aan:

  • -

    Het totale personeel

  • -

    GO

  • -

    De pers (facultatief)

• 7

  De direct betrokkenen worden geïnformeerd over het vervolg.

VUISTREGEL

• -

  Om een reorganisatie te laten slagen is het van essentieel belang dat goed wordt gecommuniceerd. Iedere stap in het proces moet worden gecommuniceerd, liever teveel dan te weinig.

• -

  Bepaal zorgvuldig welke berichtgeving mondeling, schriftelijk dan wel in beide vormen moet worden gedaan.

• -

  Let hierbij op de volgorde, bijvoorbeeld: Eerst mondeling, daarna schriftelijk bij wijze van bevestiging, dan wel eerst schriftelijk (globaal inzicht verschaffen), daarna mondeling een uitgebreide toelichting geven, eventueel met standpuntbepaling.

• -

  Eenduidigheid van berichtgeving is van essentieel belang

Overige wijzen van communicatieCommunicatie moet gelijk opgaan met de gekozen veranderstrategie. In de regel kan niet volstaan worden met het alleen informeren van de medewerkers. Vooraf en gedurende het veranderingstraject zal bepaald moeten worden op welke wijze aan draagvlak gewerkt gaat worden. Daarbij zal tevens nagedacht moeten worden over de doelgroepen van communicatie.

Bijlage 1 Keuzemogelijkheden met betrekking tot behoud van werkgelegenheid

Gekozen kan worden uit de volgende 5 opties. De consequenties zijn weergegeven en moeten in het uitwerkingsplan worden verwerkt.

Bijlage 2 Planning van een reorganisatie

Bij het opstellen van een planning van een reorganisatie, moeten conform het Flankerend beleid de volgende termijnen voor elke stap in acht worden genomen. De genoemde termijnen vormen een indicatie en zijn krap ingestoken.

Bijlage 3 Overzicht van termijnen per fase georganiseerd

Deel 4 Individuele (rechts)positie / Flankerende maatregelen

Inhoudsopgave

• 1. Inleiding

• 2. Verwachtingen en verplichtingen

  • 2.1 Werkgever

  • 2.2 Werknemer

• 3. Uitbesteding van taken

• 4. Fases in het plaatsingstraject

• 5. Regels bij herplaatsing

• 6. Flankerende middelen

  • 6.1 Fase interne plaatsing

    • 6.1.1 Herplaatsingsbegeleiding

    • 6.1.2 Scholing gericht op plaatsing

  • 6.2 Fase externe plaatsing

    • 6.2.1 Begeleiding bij herplaatsing

    • 6.2.2 Sollicitaties (training en sollicitatieverlof)

    • 6.2.3 Detachering

    • 6.2.4 Ondersteuning bij vinden extern werk

  • 6.3 Fase rechtspositionele en administratieve afhandeling

    • 6.3.1 Afhandeling interne herplaatsing

    • 6.3.2 Verkorting opzegtermijn

    • 6.3.3 Tegemoetkoming in verhuiskosten

    • 6.3.4 Tegemoetkoming financiële verschillen huidige en nieuwe werk

    • 6.3.5 Proportionele ambtsjubileumgratificatie

    • 6.3.6 Kwijtschelden studie- en verhuiskosten

    • 6.3.7 Hypotheekregeling

    • 6.3.8 Stimuleringspremie en faciliteiten

    • 6.3.9 Detacheringsovereenkomst

    • 6.3.10 Terugkeergarantie

    • 6.3.11 Ontslag

• 7. Hardheidsclausule

• Bijlage: 1 Definities

• Bijlage: 2 Tijdpad herplaatsing

1. Inleiding

Deel 4 omschrijft het pakket van concrete beschermende maatregelen voor de medewerker, waaruit zijn individuele rechten en plichten en zijn individuele (rechts)positie blijken.

Als medewerkers van de gemeente Nieuwegein aangewezen worden als herplaatsingskandidaat krijgen ze met dit beleid te maken.

De flankerende maatregelen uit dit deel van Flankerend beleid zijn bedoeld voor toepassing bij vraagstukken van:

• 1

  Herplaatsing. Herplaatingskandidaten zijn ambtenaren die in het kader van organisatieveranderingen nog niet op een definitieve functie zijn geplaatst

• 2

  Uitbesteding van taken.

Algemene bepalingen:

• 1

  De toepassing van flankerende maatregelen is gemandateerd aan de verantwoordelijke directeur of gemeentesecretaris tenzij in dit stuk anders vermeld.

• 2

  Het aantal flankerende maatregelen kan worden gelimiteerd. In dat geval wordt dit vastgesteld door B&W. (Bij een reorganisatie wordt dit opgenomen in deel C van het uitwerkingsplan).

• 3

  De afdeling P&O voert een centrale registratie ten behoeve van herplaatsing. Duidelijk zal moeten zijn welke medewerkers op deze centrale lijst worden vermeld. De betrokken directeur stelt op voorstel van P&O vast wie op deze herplaatsingslijst thuishoren. In principe zijn dit medewerkers die:

  • a

    In organisatieplan / reorganisaties herplaatsbaar verklaarde medewerkers

  • b

    ls gevolg van formatievermindering op hun functie herplaatsbaar zijn Het directieteam ontvangt eens per maand een actuele herplaatsingslijst. De betrokken leidinggevende ontvangt een rappel op diverse momenten gedurende de plaatsingstermijn.

• 4

  Een vacature binnen de gemeente wordt pas voor interne of externe werving vrijgegeven nadat uit een onderzoek van de vacaturehouder, ondersteund door de afdeling P&O, vaststaat dat hierop niet een herplaatsingskandidaat kan worden geplaatst. Indien P&O en de vacaturehouder een potentiële match voorzien (getoetst aan objectieve selectiecriteria als opleidingsniveau, aantal uren, werkervaring) vindt er een gesprek plaatst. De medewerker en de betrokken leidinggegevende worden geïnformeerd over diens rechten en plichten (zie ook de nota instroom). Indien meerdere kandidaten voor de vacante functie in aanmerking komen, wordt die kandidaat geplaatst, die voor de functie het meest geschikt is.

• 5

  De flankerende maatregelen kunnen door de leidinggevende worden aangewend om de medewerker bij het vinden van een passende functie te ondersteunen.

2. Verwachtingen en verplichtingen

2.1 Werkgever:

• 1

  Van de leiding wordt verwacht dat deze zich maximaal inspant om plaatsing op een passende of een geschikte in- of externe functie te bewerkstelligen.

• 2

  Voor iedere kandidaat wordt door de leiding in overleg met de medewerker een begeleidingsplan opgesteld en/of wordt een externe functie gezocht

2.2 Medewerker:

• 1

  Van de medewerker wordt verwacht dat hij/zij zich maximaal inspant om plaatsing op een passende of een geschikte in- of externe functie te bewerkstelligen. Dit betekent dat ook een actieve inbreng wordt verwacht bij het maken van het begeleidingsplan voor herplaatsing.

• 2

  Indien de medewerker een passende interne dan wel externe functie wordt aangeboden, is de medewerker verplicht deze te aanvaarden.

• 3

  Indien de ambtenaar zich niet maximaal inspant om plaatsing op een functie te bewerkstelligen, wordt dit opgevat als plichtverzuim zoals omschreven in de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Nieuwegein. Er zal dan overgegaan worden tot het nemen van passende maatregelen door de werkgever.

3. Uitbesteding van taken

In het geval taken uitbesteed worden, worden medewerkers in principe ontslagen op grond van de arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Nieuwegein. De medewerkers zullen in dienst treden bij de organisatie waar het werk naar over gaat.

De volgende uitgangspunten worden bij het uitbesteden van taken in ieder geval gehanteerd:

• -

  Ontslag en indiensttreding bij organisatie waar werk naar over gaat Bij uitbesteding worden de medewerkers formeel ontslagen op grond van de arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Nieuwegein. Op hetzelfde moment treden zij in dienst bij de organisatie waar het werk naar over gaat. De overgangsdatum uit de overdrachtsovereenkomst geldt hierbij.

• -

  Salarisgarantie Een gemiddeld gelijkwaardige rechtspositie wordt aangeboden, waaronder een netto-netto salarisgarantie en een gelijkwaardige pensioenvoorziening. Indien mogelijk wordt met de nieuwe werkgever een regeling tot behoud van werkgelegenheid bedongen. Deze regeling maakt onderdeel uit van de overeenkomst tot overdracht of uitbesteding van taken. Uitgangspunt blijft dat indien de nieuwe werkgever binnen een afgesproken termijn geen werkgelegenheid meer kan bieden de medewerker terugvalt op zijn rechtspositie bij de gemeente Nieuwegein en daar herplaatsingskandidaat wordt.

• -

  Pensioen en detachering Medewerkers, die binnen twee jaar na datum overgang met pensioen gaan, worden, indien zij dat wensen, gedetacheerd (in plaats van definitief geplaatst) bij de nieuwe werkgever. (zie paragraaf 6.2.3)

4. Fases in het plaatsingstraject

Een plaatsingstraject voor herplaatsingskandidaten kent enkele fasen. Afhankelijk van plaatsingsmogelijkheden worden al dan niet alle fases doorlopen. Hieronder volgt kort een schets van de fases. Per kandidaat zal het traject op maat worden gemaakt. Zie ook paragraaf 5 en bijlage 2.

Stappen in het plaatsingstraject:

• -

  Vaststellen uitgangspositie

• -

  Maken begeleidingsplan

• -

  Interne plaatsingsfase

• -

  Externe plaatsingsfase

• -

  Rechtspositionele en administratieve afhandeling

Schematisch de fasen in grote lijn:

5. Regels bij herplaatsing

De herplaatsingskandidaten ten gevolge van een reorganisatie worden in het plaatsingsplan opgenomen. De hieronder opgenomen bepalingen zijn van toepassing.

• -

  Van elke herplaatsingskandidaat wordt vastgesteld wat diens uitgangspositie is. Dit wordt vastgelegd en bevestigd aan de herplaatsingskandidaat.

• -

  De herplaatsingstermijn voor herplaatsingskandidaten wordt in het plaatsingsplan aangegeven.

• -

  Bij een inspanningsverplichting geldt een herplaatsingstermijn van maximaal 1 jaar. Gedurende die termijn spant de gemeente zich zoveel als binnen haar mogelijkheden ligt in, om de ambtenaar op een passende of geschikte functie binnen of buiten de gemeente te plaatsen. Indien dat na doorlopen van de daarvoor afgesproken procedures niet is gelukt, zal ontslag op grond van de arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Nieuwegein volgen onder toekenning van wachtgeld. De ambtenaar kan inspanning van de werkgever afdwingen; het gaat ten slotte om zijn eigen toekomst.

• -

  Bij een resultaatverplichting geldt een herplaatsingstermijn van 5 jaar. De gemeente neemt de verplichting op zich de ambtenaar binnen die termijn op een passende of geschikte functie, binnen of buiten de gemeente te plaatsen. Indien dat na doorlopen van de daarvoor afgesproken procedures niet is gelukt, zal ontslag op grond van de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Nieuwegein volgen onder toekenning van ww. De ambtenaar kan inspanning van de werkgever afdwingen; herplaatsing is een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

• -

  Indien een herplaatsingskandidaat weigert een hem aangeboden passende functie te aanvaarden, kan met inachtneming van de regels in de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Nieuwegein ontslag worden verleend zonder toekenning van ww of uitkering.

• -

  Van de medewerker wordt verwacht dat deze informatie verschaft ten behoeve van het begeleidingsplan en het plaatsingstraject.

• -

  Indien de ambtenaar geplaatst wordt op een functie waarvan het niveau (maximaal 1 schaal) lager ligt dan het niveau van zijn oude functie, behoudt hij aanspraak op het salaris conform de arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Nieuwegein en het salarisperspectief dat hij voor de reorganisatie genoot.

• -

  Indien de ambtenaar een tijdelijke toelage had, wordt er een besluit genomen door de directeur / gemeentesecretaris over voortzetting of stopzetting van deze tijdelijke toelage.

• -

  De ambtenaar met een vaste persoonlijke toelage behoudt de salarisaanspraak die hij met deze toelage voor de herplaatsing genoot. Als het oude salaris met deze toelagen het nieuwe salaris inclusief de daarbij horende toelagen overschrijdt heeft hij recht op het verschil. In absolute zin kan de omvang van de toelage verminderen indien de medewerker in een hogere functieschaal wordt geplaatst.

• -

  Voor overige regelingen geldt de afbouwregeling uit de Bezoldigingsregeling (2002).

6. Flankerende middelen

Deze middelen worden afgestemd op de persoon. Per fase worden verschillende middelen ingezet. De mogelijkheden worden hieronder weergegeven.

6.1 Fase interne plaatsing

6.1.1 Begeleiding bij herplaatsing

Voor de kandidaat wordt door de verantwoordelijke leidinggevende en de betreffende medewerker een begeleidingsplan opgesteld, gericht op het binnen bepaalde termijn plaatsen in een passende of geschikte functie. In het begeleidingsplan zijn ten minste opgenomen:

• a

  een overzicht van de functies, die de medewerker in het verleden heeft bekleed;

• b

  een overzicht van capaciteiten, scholing en ervaring;

• c

  overige relevante gegevens;

• d

  de inspanningen die door de gemeente worden verricht om tot plaatsing van de medewerker te kunnen komen; (bijvoorbeeld een stageplek e.d.)

• e

  de herplaatingsinspanningen, die door de kandidaat moeten worden gepleegd.

6.1.2 Scholing gericht op plaatsing

• 1

  De kandidaat, die slechts in een voor hem passende functie kan worden geplaatst na om-, her, of bijscholing, kan hiertoe worden verplicht.

• 2

  In het geval de in het eerste lid genoemde verplichting wordt opgelegd, worden de kosten van om-, her- of bijscholing voor 100% door de gemeente vergoed.

• 3

  Indien een medewerker door middel van om-, her-, of bijscholing eerder voor een andere betrekking in aanmerking komt, kan de gemeente besluiten om studiefaciliteiten beschikbaar te stellen. De scholing is dan gericht op het vergroten van de kansen op de arbeidsmarkt. De scholing wordt op individuele basis aan de medewerker toegekend. De kosten komen voor 100% ten laste van de gemeente.

De afspraken hierover worden volgens de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Nieuwegein vastgelegd.

6.2 Fase externe plaatsing

6.2.1 Herplaatsingsbegeleiding en outplacement

In aanvulling op het oorspronkelijke begeleidingsplan kunnen verdere afspraken gemaakt worden over begeleiding bij herplaatsing en outplacement. Instituten die hierbij kunnen begeleiden zijn bekend bij P&O. Ook hier geldt weer dat maatwerk-afspraken worden gemaakt.

6.2.2 Sollicitaties (training en sollicitatieverlof)

• 1

  De medewerker kan individueel begeleid worden of kan een training of cursus volgen ter verbetering van de voor sollicitaties benodigde vaardigheden.

• 2

  De aan een training verbonden kosten komen voor rekening van de gemeente.

• 3

  Aan een kandidaat, die buiten de organisatie wil solliciteren, wordt hiertoe buitengewoon verlof verleend.

• 4

  Reiskosten ten behoeve van sollicitaties worden, voor zover dat niet door anderen geschiedt, door de gemeente vergoed.

6.2.3 Detachering

• 1

  Om de positie van de herplaatsingskandidaat op de arbeidsmarkt te verbeteren, bestaat de mogelijkheid om de medewerker gedurende een vastgestelde periode van maximaal één jaar elders te detacheren. Indien daarvoor gegronde redenen zijn kan dit in individuele gevallen worden uitgebreid. Deze redenen worden in het contract opgenomen. De termijn voor herplaatsingskandidaten is 1 jaar met een mogelijke uitbreiding tot 2 jaar.

• 2

  Indien de detachering niet leidt tot definitieve plaatsing op een functie valt de plaatsingskandidaat terug op zijn oude (rechts)positie.

6.2.4 Ondersteuning bij vinden extern werk

De herplaatsingskandidaat wordt ondersteund in het vinden van extern werk of het starten van een eigen bedrijf. Daartoe kunnen diverse instrumenten worden ingezet.

• 1

  Aan een kandidaat, kunnen faciliteiten worden verstrekt. De medewerker dient daartoe een onderbouwd voorstel in bij de directeur of gemeentesecretaris.

• 2

  De directeur of gemeentesecretaris besluit over de aard van de faciliteiten en de daaraan verbonden voorwaarden.

6.3 Fase rechtspositionele en administratieve afhandeling, diverse regelingen

Als duidelijk is waar de medewerker geplaatst gaat worden (intern of extern) dan moet dit vervolgens administratief verwerkt worden. De leidinggevende heeft daarin een coördinerende rol.

6.3.1 Afhandeling interne herplaatsing

• -

  Herplaatsing op een passende functie: De medewerker wordt administratief overgeplaatst op de nieuwe formatieplaats. Het salaris wordt bepaald en mogelijke vaste persoonlijke toelagen worden vastgesteld.

• -

  Herplaatsing op een geschikte functie: Idem als hierboven. Formeel eindigt de herplaatsing. Wel zal in functionerings- en ontwikkelingsgesprekken nadrukkelijk aandacht besteed worden aan de loopbaan van de medewerker. De leidinggevende èn medewerker wordt geacht in het vervolg ook actief te zoeken naar meer passende functies. De leidinggevende zal de medewerker mede attenderen op vacante functies.

6.3.2 Verkorting opzegtermijn

Op verzoek van de kandidaat wordt bij ontslag op eigen verzoek de opzegtermijn verkort.

6.3.3 Tegemoetkoming in verhuiskosten

• 1

  Bij ontslag op eigen verzoek kan op kosten van de gemeente een tegemoetkoming in de verhuiskosten worden verleend, indien de kandidaat om een nieuwe functie te kunnen aanvaarden moet verhuizen en de nieuwe werkgever geen verhuiskostenvergoeding kent.

• 2

  Bij bepaling van de hoogte van de vergoeding wordt rekening gehouden met fiscale regelgeving.

6.3.4 Tegemoetkoming financiële verschillen huidige en nieuwe (externe) werk (salaris, reiskosten woon-werk)

• 1

  De kandidaat aan wie eervol ontslag op zijn verzoek is verleend wegens de aanvaarding van een functie buiten de gemeente, kan een salarissuppletie worden toegekend indien het in de nieuwe functie genoten salaris lager is dan het salaris in de oorspronkelijke functie. De suppletie wordt toegekend gedurende maximaal 5 jaar en is ten hoogste gelijk aan het verschil tussen het in de oorspronkelijke functie genoten salaris en het salaris in de nieuwe functie. Onder door de gemeentesecretaris te stellen voorwaarden kan het recht op suppletie op aanvraag van de ambtenaar worden afgekocht.

• 2

  De ambtenaar, voor wie in verband met zijn herplaatsing in een passende externe functie, de structurele kosten van woon- werkverkeer toenemen en die geen vergoeding voor dit woon- werkverkeer van zijn nieuwe werkgever ontvangt, wordt een tegemoetkoming in deze kosten verstrekt. De tegemoetkoming wordt op grond van de “Vergoedingsregeling Reiskosten Woon- werkverkeer 2004”, berekend, met een maximale duur van twee jaar.

6.3.5 Proportionele ambtsjubileumgratificatie

Aan de ambtenaar, die gaat werken bij een werkgever waarbij de aanspraken op een jubileumgratificatie niet doorlopen, wordt in aanvulling op het bepaalde in de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Nieuwegein, de eerstvolgende jubileumgratificatie naar rato uitbetaald.

6.3.6 Kwijtschelden studie- en verhuiskosten

De directeur of gemeentesecretaris kan besluiten de ambtenaar van een verplichting tot terugbetaling van genoten studiekosten te ontheffen indien hij of zij de organisatie vrijwillig verlaat en waardoor een verplichting tot terugbetaling van studie- en/of verhuiskosten ontstaat.

6.3.7 Hypotheekregeling

Voor kandidaten die gebruik maken van de gemeentelijke hypotheekregeling en aan wie op eigen verzoek ontslag wordt verleend, kan een nadere regeling worden getroffen.

6.3.8 Stimuleringspremie en faciliteiten

• 1

  In aansluiting op het besluit van het college tot eervol ontslag kan een besluit over een stimuleringspremie of over andere faciliteiten worden genomen (zie ook paragraaf 6.2.4)

• 2

  In het besluit wordt de omvang opgenomen. Een stimuleringspremie bedraagt maximaal drie maandsalarissen bruto. De omvang en aard van de ondersteuning bij opbouw van een eigen bedrijf wordt per geval afgesproken. Hiertoe wordt een onderbouwd voorstel ingediend. De gemeentesecretaris of directeur beslist hierover.

• 3

  Als een terugkeergarantie wordt opgenomen, kan de premie pas tot uitkering komen wanneer de terugkeertermijn is verstreken, dan wel een vast dienstverband is aangegaan. In dat geval dient de medewerker de premie aan te vragen binnen drie maanden na het aanvaarden van een vast dienstverband.

6.3.9 Detacheringsovereenkomst

Indien in het kader van ervaringsverbreding medewerkers worden gedetacheerd op een andere werkplek wordt er een detacheringsovereenkomst opgesteld conform het instroombeleid. Dit geschiedt zowel bij interne als bij externe detachering. Redenen waarbij de detacheringstermijn kan worden verlengd worden daarin opgenomen (bijvoorbeeld in verband met de duur van een opleiding).

6.3.10 Terugkeergarantie

• 1

  In individuele gevallen kan de gemeentesecretaris de herplaatsingskandidaat, die buiten de overheid een baan aanvaardt, gedurende een periode van maximaal zes maanden een terugkeergarantie verlenen, waardoor terugkeer naar de gemeente mogelijk blijft.

• 2

  In dit geval neemt de gemeente de eventuele verschillen in pensioenopbouw voor haar rekening.

6.3.11 Ontslag

Indien plaatsing niet lukt, zal ontslag op grond van de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Nieuwegein worden verleend bij herplaatsingskandidaten.

7. Hardheidsclausule

Het college kan, in gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, zonodig een individuele voorziening treffen.

Bijlage 1 Definities

De volgende definities worden in het kader van het Flankerend beleid gehanteerd. Zie ook de arbeidsvoorwaardenregeling Nieuwegein:

• a

  Ambtenaar: de ambtenaar in de zin van de Arbeidsvoorwaardenregeling Nieuwegein:

• b

  Medewerker:de ambtenaar in de zin van de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Nieuwegein;

• c

  Gemeente: de gemeente Nieuwegein;

• d

  College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente;

• e

  Herplaatsingskandidaat: de ambtenaar die, na vaststelling van het plaatsingsplan, nog niet op een definitieve functie is geplaatst;

• f

  Functie: het geheel van werkzaamheden, dat de medewerker op basis van de functiebeschrijving is opgedragen;

• g

  Functieniveau: de voor de functie geldende salarisschaal op grond van functiewaardering;

• h

  Organisatieplan: Omschrijving van de huidige en gewenste organisatie en de consequenties van de organisatieverandering.

• i

  Plaatsingsplan: Overzicht van de (beoogde) plaatsingen van medewerkers die betrokken zijn in een reorganisatie op functies in de nieuwe organisatie

• j

  Passende functie:alle arbeid die voor de krachten en bekwaamheden van de ambtenaar is berekend, tenzij aanvaarding om redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard niet van hem kan worden gevergd; Daarbij wordt gekeken naar: capaciteiten, ervaring, scholing, salaris en salarisaanspraken en functieniveau

• k

  Geschikte functie:een functie, die niet valt onder het begrip ‘passend’ maar waarvan de werkgever en de ambtenaar overeengekomen zijn dat deze geschikt is

• l

  Salaris: het bedrag van de salarisschaal als bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling Nieuwegein, hetwelk aan de ambtenaar is toegekend of, indien voor de betrekking een vast bedrag geldt, dit bedrag

• m

  Salarisperspectief: Het verwachte salarisperspectief van de medewerker zijnde de salarisperiodieken van de functieschaal tot en met het hoogste bedrag van de salarisschaal, de uitloopperiodieken hierin begrepen. Bij indeling van de medewerker in een aanloopschaal geldt als salarisperspectief de functieschaal.

Bijlage 2 Termijnen plaatsingfasen