Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organiasatie van de gemeente Nieuwegein

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

2. Het college bereid in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

1. Het Controle-overleg bereidt de controleopdracht voor en formuleert de uitgangspunten voor de jaarlijks uit te voeren accountantscontroles. Ter waarborging van een goede communicatie en doelmatige uitvoering van de controlewerkzaamheden dient rekening te worden gehouden met de volgende elementen van de controlecyclus:

• a.

  Jaarlijkse afstemming planning rechtmatigheidsonderzoeken rekenkamer en accountant;

• b.

  Jaarlijkse afstemming planning doelmatigheidsonderzoeken rekenkamer en college van burgemeester en wethouders;

• c.

  Uit te voeren tussentijdse accountantscontroles en de wijze waarop hierover wordt gerapporteerd. Op basis van risicoanalyse en verzoeken vanuit de organisatie dient te worden bepaald welke processen of programma’s onderwerp van controle dienen te zijn.

2. Het Controle-overleg adviseert het college omtrent de in de controleopdracht op te nemen voorwaarden.

3. Het college legt jaarlijks de controleopdracht ter besluitvorming aan de raad voor, voordat het te controleren rekeningsjaar is aangevangen

1. De voorwaarden en uitgangspunten voor de accountantscontrole worden in een raadsbesluit vastgelegd. In het raadsbesluit wordt een programma van eisen opgenomen omtrent de uit te voeren controles.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de in het raadsbesluit vastgelegde uitgangspunten op welke wijze de accountantscontrole wordt ingericht alsmede met welke frequentie de controles worden uitgevoerd.

3. Het programma van eisen omvat minimaal:

• a.

  de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

• b.

  de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

• c.

  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• d.

  de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

• e.

  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

• f.

  de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• g.

  de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt de jaarrekening aan de accountant voor controle.

2. Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle aan het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het college overlegt aan de raad de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen vóór uiterlijk 15 juli volgend op het rekeningsjaar.

5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

3. Het college draagt zorg voor de informatieverstrekking aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

2. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

3. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken.het verslag van bevindingen met een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van de raad.