Regeling vervallen per 05-12-2018

Controlstatuut, instructie voor de concerncontroller

Geldend van 02-08-2017 t/m 04-12-2018 met terugwerkende kracht vanaf 01-07-2017

Intitulé

Controlstatuut, instructie voor de concerncontroller

Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Noaberkracht Dinkelland Tubbergen;

overwegende dat het wenselijk is ten behoeve van de uitoefening van de functie van concerncontroller regels te stellen;

gelet op de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de volgende instructie:

Controlstatuut, instructie voor de concerncontroller

De plaats van de concerncontroller in de organisatie

Artikel 1

  • 1. De concerncontroller is onafhankelijk in zijn adviserende en toetsende taak.

  • 2. De concerncontroller is ondergeschikt aan de domeindirecteur bedrijfsvoering; in bijzondere situaties kan de concerncontroller rechtstreeks rapporteren aan het bestuur.

  • 3. De concerncontroller heeft een functionele relatie met het bestuur, de overige directieleden, de programmamanagers en de afdelingshoofden.

  • 4. De concerncontroller neemt op eigen verzoek of op verzoek van de algemeen directeur deel aan de vergaderingen van de directie en/of het management.

  • 5. De concerncontroller neemt op eigen verzoek of op verzoek van de deelnemers deel aan portefeuillehoudersoverleggen.

  • 6. De concerncontroller is adviseur van de auditcommissie.

Vervanging van de concerncontroller

Artikel 2

Op de functie van concerncontroller is de vervangingsregeling van de directie niet van toepassing. De concerncontroller wordt bij afwezigheid vervangen door één van de concernjuristen van de afdeling KAC.

Doelstellingen van de concerncontroller

Artikel 3

De concerncontroller stelt zich bij de uitoefening van zijn taken ten doel:

  • 1.

    de bevordering van de kwaliteit, de doelgerichtheid, de doelmatigheid en de effectiviteit van het gevoerde beleid en beheer in verband met de door het bestuur vastgestelde doelen;

  • 2.

    een verantwoord beheer van middelen, die voor het bereiken van vastgestelde doelstellingen zijn toegekend;

  • 3.

    de zorg voor het inzichtelijk maken en beheersen van risico’s.

Reikwijdte van de bevoegdheden van de concerncontroller

Artikel 4

  • 1. De concerncontroller draagt mede zorg voor een optimale bedrijfsvoering in de gemeentelijke organisatie.

  • 2. De concerncontroller legt jaarlijks een onderzoeksprogramma voor aan het bestuur waarin de onderzoeken naar rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid voor de organisatie zijn opgenomen.

  • 3. Over elk van de onderzoeken legt hij verantwoording af aan het bestuur.

  • 4. De concerncontroller adviseert het bestuur en de algemeen directeur gevraagd en ongevraagd over alle zaken de gemeentelijke bedrijfsvoering betreffende.

  • 5. In bijzondere situaties kan de concerncontroller rechtstreeks rapporteren aan het bestuur.

Artikel 5

  • 1. De strategisch financieel adviseur van de afdeling BMO is verantwoordelijk voor de inrichting van het financiële beheer van de gemeentelijke organisatie. Hij stelt regels en richtlijnen op met betrekking tot de (documenten uit de) P&C cyclus en is verantwoordelijk voor de totstandkoming daarvan.

  • 2. De concerncontroller is verantwoordelijk voor het verbeteren en door ontwikkelen van de (documenten uit de) P&C cyclus. Tevens toetst de concerncontroller de kwaliteit en het voorspellend vermogen van deze stukken en doet zo nodig voorstellen ter verbetering daarvan.

Artikel 6

  • 1. De concerncontroller overlegt met directie, programmamanagers en afdelingshoofden omtrent standpunten, ziens- of handelwijzen binnen de organisatie, die naar zijn oordeel in strijd zijn of moeten worden geacht met het bepaalde in artikel 3.

  • 2. Indien de mening van de concerncontroller niet wordt gedeeld door de algemeen directeur, kan hij zich dienaangaande rechtstreeks wenden tot het bestuur, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de algemeen directeur.

Artikel 7

Het bestuur kan de concerncontroller rechtstreeks (of via de algemeen directeur) opdragen tot het doen van een onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het handelen van onderdelen van de gemeentelijke organisatie.

Artikel 8

De concerncontroller is bevoegd om bij ambtenaren alle inlichtingen in te winnen die voor het vervullen van zijn taaknodig zijn.

Het takenpakket van de concerncontroller

Artikel 9

De concerncontroller heeft de volgende taken:

  • 1.

    het (laten) verrichten van onderzoeken naar de doelmatigheid (kosteneffectiviteit) en doeltreffendheid (beleidseffectiviteit) van de organisatie of delen daarvan;

  • 2.

    het beoordelen van werkprocessen op kwaliteit, doelmatigheid en doeltreffendheid en het uitvoeren van interne audits;

  • 3.

    het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur en de directie over de kwaliteit en de doelmatigheid van bedrijfsprocessen en de effectiviteit van de gemeentelijke producten;

  • 4.

    het – in overleg met / in opdracht van de directie – opstellen van bindende instructies voor de organisatie, ter verzekering van een effectieve en betrouwbare bedrijfsvoering en het toezien op de implementatie en naleving daarvan;

  • 5.

    het adviseren van het bestuur en de directie over de naleving van kaders en richtlijnen en de kwaliteit van de in het kader van de begroting, jaarrekening en periodieke (management)rapportages overgelegde informatie;

  • 6.

    het toezicht op de administratieve organisatie en de werking van de interne controle;

  • 7.

    het erop toezien dat risico’s en beheersmaatregelen periodiek worden geactualiseerd, het opstellen van een rapportage over de omvang van de risico’s en de kwaliteit van de getroffen beheersmaatregelen en het waar nodig doen van verbetervoorstellen;

  • 8.

    het toezicht op de control op de risicovolle projecten door middel van toetsing van de financiële rapportages, de krediet- en exploitatiebijstellingen en het periodiek onderzoeken van het verloop van een bepaald project of –onderdeel;

  • 9.

    het toetsen van bestuurs,- college- en raadsvoorstellen op juridische, financiële en beleidsmatige aspecten en op de kwaliteit van deze stukken in zijn algemeenheid;

  • 10.

    het signaleren van en rapporteren over ontwikkelingen en trends ten behoeve van een duurzame gemeentelijke bedrijfsvoering;

  • 11.

    het ondersteunen van het bestuur, de directie, programmamanagers en afdelingshoofden bij het realiseren van de door het bestuur geformuleerde doelstellingen (beleidsstrategie) en het vorm geven aan beleidscoördinatie;

  • 12.

    het ontwikkelen van prestatie-indicatoren op basis waarvan resultaten en effecten van programma’s, producten en diensten meetbaar zijn;

  • 13.

    het bewaken en (doen) opvolgen van de aanbevelingen voortkomende uit de interne controlewerkzaamheden, audits, de (interim) controle door de accountant en doelmatigheid- en rechtmatigheid onderzoeken (waaronder rekenkameronderzoeken);

  • 14.

    het coördineren van accountantscontroles en overige externe audits;

  • 15.

    het vervullen van de rol van controller informatieveiligheid en IBT-coördinator.

Tegenstrijdigheid van opvattingen

Artikel 10

In de gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het bestuur.

Inwerkingtreding

Artikel 11

Deze instructie treedt in werking op 1 juli 2017.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Noaberkracht Dinkelland Tubbergen van 6 juni 2017.
de secretarissen, de voorzitter
E.M. Grobben (plv), drs. ing. G.B.J. Mensink, I.A. Bakker