Besluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent aanwijzingen voor de subsidieverstrekking Noord-Holland

Geldend van 01-08-2018 t/m 02-08-2018

Intitulé

Besluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent aanwijzingen voor de subsidieverstrekking Noord-Holland

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland;

Besluiten vast te stellen:

Aanwijzingen voor de subsidieverstrekking Noord-Holland

De aanwijzingen voor de subsidieverstrekking gelden als een interne werkinstructie voor de totstandkoming van subsidie uitvoeringsregelingen en voor de totstandkoming en de inhoud van afzonderlijke subsidiebeschikkingen.

§ 1 algemene bepalingen

Aanwijzing 1 toepassingsbereik

  • 1.

    Deze aanwijzingen zijn van toepassing op subsidies die verstrekt worden op basis van de Algemene subsidieverordening Noord-Holland, de Algemene wet bestuursrecht.

  • 2.

    Deze aanwijzingen zijn niet van toepassing op:

    • a.

      de Subsidieverordening Inrichting landelijk Gebied Noord-Holland 2008;

    • b.

      Uitvoeringsregeling natuur- en landschapsbeheer Noord- Holland;

    • c.

      Uitvoeringsregeling kwaliteitsimpuls natuur en landschap Noord-Holland;

    • d.

      de Subsidieverordening Jeugdzorg Noord-Holland 2008;

    • e.

      de Subsidieverordening reserve cofinanciering Europese projecten Noord-Holland 2007;

    • f.

      Besluit financiële bepaling Bodemsanering 2005;

    • g.

      de Verordening Stedelijke Vernieuwing Noord-Holland 2011.

  • 3.

    Deze aanwijzingen zijn niet van toepassing op subsidies waar artikel 17a van de financiële verhoudingswet van toepassing is.

Deze aanwijzingen zijn van toepassing op alle subsidies die verstrekt worden op basis van de Awb of de ASN.

Deze aanwijzingen zijn niet op alle subsidies van toepassing. Sommige gelden kennen namelijk afwijkende regels met betrekking tot de verantwoording van subsidies. Die regels vloeien voort uit hogere regelgeving waarvan de Provincie Noord-Holland niet kan afwijken.

Aanwijzing 2 afwijkingen

Afwijking van deze aanwijzingen is slechts mogelijk indien er sprake is van een omstandigheid die de afwijking rechtvaardigt.

Een van de doelen van deze aanwijzingen is dat er één uniforme systematiek wordt gehanteerd bij het verstrekken van subsidies. Het is ongewenst om van de aanwijzingen af te wijken omdat dan de uniformiteit van de subsidieverstrekking in gevaar komt.

Afwijken van de aanwijzingen is wel mogelijk, maar alleen indien er sprake is van een omstandigheid die de afwijking rechtvaardigt.

Aanwijzing 3 termijnen

De beslistermijn is voor aanvragen:

  • a.

    om subsidie op basis van behandeling op van volgorde ontvangst 13 weken;

  • b.

    om subsidie op basis van een tender 16 weken;

  • c.

    tot vaststelling van de subsidie 13 weken.

In beginsel moet er binnen een zo kort mogelijke redelijke termijn besloten worden op een aanvraag om subsidie of de aanvraag om vaststelling van de subsidie. In de praktijk is gebleken dat de genoemde termijnen goed werkbaar zijn.

§ 2 arrangementen

Aanwijzing 4 arrangement 1

  • 1.

    Subsidies lager dan € 10.000,- worden direct vastgesteld.

  • 2.

    Uitsluitend ten behoeve van beleidsevaluatie kan een verslag over de uitgevoerde activiteit worden opgevraagd.

  • 3.

    Afdeling 4.2.8 van de Awb wordt niet van toepassing verklaard.

Over subsidies tot € 10.000,- hoeft de subsidieontvanger in beginsel geen verantwoording af te leggen. De subsidie wordt namelijk direct vastgesteld. Hierdoor worden de administratieve lasten van zowel de subsidieontvanger als de provincie verminderd.

Alleen met het oog op beleidsevaluatie kan er om een verslag over de uitgevoerde activiteiten worden gevraagd. Wanneer een subsidieontvanger geen gehoor geeft aan deze vraag, kan er geen sanctie worden opgelegd. Het is namelijk een vriendelijk verzoek van onze kant en geen verplichting.

Aanwijzing 5 arrangement 2

  • 1.

    Bij subsidies van € 10.000,- tot € 125.000,- gaat aan de vaststelling een verlening vooraf.

  • 2.

    De subsidie wordt vastgesteld op basis van:

    • a.

      een verslag van de geleverde prestaties, indien de subsidie op basis van prijs maal hoeveelheid is berekend, of

    • b.

      een verslag van de uitgevoerde activiteit en een (bestuurs)verklaring over de werkelijke kosten en opbrengsten.

  • 3.

    Indien de subsidie is verleend aan een mede-overheid wordt de subsidie verantwoord op basis van een door gedeputeerde staten vastgesteld verantwoordingsformulier.

Kenmerkend voor subsidies van € 10.000,- tot € 125.000,- is dat de subsidie wordt vastgesteld op basis van:

  • a.

    een inhoudelijk verslag over de geleverde prestaties, indien de subsidie is berekend op basis van prijs maal hoeveelheid, of

  • b.

    een inhoudelijk verslag en een verklaring over de werkelijke kosten en opbrengsten.

Het verslag en een verklaring over de werkelijke kosten en opbrengsten is vergelijkbaar met de “oude” aanvraag tot vaststelling. De verklaring wordt ondertekend door of namens de subsidieontvanger. Hierdoor verklaard de subsidieontvanger de verklaring naar waarheid te hebben opgemaakt. Er worden geen facturen of factuuroverzichten gevraagd voor de vaststelling.

Voor gemeenten en openbare lichamen die zijn ingesteld op basis van hoofdstuk I, II of IV van de Wet gemeenschappelijke regelingen (mede-overheden) geldt een andere manier van verantwoorden. Voor specifieke uitkeringen die vanuit het Rijk komen geldt de Rijks SiSa bijlage. Voor de overige subsidies aan medeoverheden stellen gedeputeerde staten een formulier vast. De mede-overheid verantwoordt alle deze subsidies in één keer door middel van het formulier.

Aanwijzing 6 arrangement 3

  • 1.

    Bij subsidies van meer dan € 125.000,- gaat aan de vaststelling een verlening vooraf.

  • 2.

    De subsidie wordt vastgesteld op basis van:

    • a.

      een verslag van de uitgevoerde activiteit;

    • b.

      een overzicht van de werkelijke kosten en opbrengsten;

    • c.

      een controleverklaring.

  • 3.

    Indien de subsidie is verleend aan een mede-overheid wordt de subsidie verantwoord op basis van een door gedeputeerde staten vastgesteld formulier en wordt accountantscontrole over de activiteit gevraagd

Het derde arrangement is het zwaarste arrangement. De subsidieontvanger legt zowel inhoudelijk als financieel verantwoording af over de verleende subsidie. Daarbij overlegt de subsidieontvanger eveneens een controleverklaring van een accountant.

Voor het door gedeputeerde staten vastgestelde verantwoordingsformulier geldt dezelfde toelichting als bij aanwijzing 5.

Aanwijzing 7 per boekjaar verstrekte subsidies

Afdeling 4.2.8 van de AWB kan van toepassing worden verklaard als:

  • a.

    De subsidie onder arrangement 2 of arrangement 3 valt;

  • b.

    De subsidierelatie strekt zich uit over een periode van drie jaar of meer;

  • c.

    De ontvanger is voor meer dan de helft van zijn inkomsten afhankelijk van provinciale subsidie;

  • d.

    De activiteiten die het betreft zijn qua soort en kostenopbouw door de jaren heen vergelijkbaar en

  • e.

    De provincie heeft belang bij voortzetting van de activiteiten van de ontvanger.

De afdeling 4.2.8 van de Algemene wet bestuursrecht wordt slechts van toepassing verklaard als aan alle vijf de criteria is voldaan. Daarbij moet wel worden opgemerkt dat het criterium dat de subsidieontvanger voor meer dan de helft van zijn inkomsten van de subsidie afhankelijk is, een relatief zacht criterium is. Het kan zijn dat de subsidie 55% van de inkomsten zijn, maar dat het toch niet wenselijk is om de afdeling 4.2.8 van toepassing te verklaren, anders om kan het zo zijn dat bij 45% van de inkomsten het wel wenselijk geacht kan worden.

§ 4 voorschotten

Aanwijzing 8 aanvraag voorschot

  • 1.

    Een voorschot wordt tegelijk met de subsidie verleend.

  • 2.

    Het betalingsritme van het verleende voorschot wordt in de beschikking tot subsidieverlening vastgelegd.

  • 3.

    Het betalingsritme is zodanig dat éénmaal per kwartaal voorschotten worden uitbetaald.

De subsidieaanvrager zal gelijk met de subsidieaanvraag het voorschot moeten aanvragen. Ook moet de subsidieontvanger bij de aanvraag om subsidie aangeven hoeveel kosten hij per kwartaal maakt.

Het voorschot wordt wel tegelijk met de subsidie verleend, maar de uitbetaling volgt per kwartaal gedurende de looptijd van de activiteit.

Aanwijzing 9 hoogte voorschot

  • 1.

    Het voorschot bedraagt maximaal 80% van de verleende subsidie.

  • 2.

    In afwijking van het eerste lid kan een hoger voorschot dan 80% worden verleend indien:

    • a.

      artikel 17a van de financiële-verhoudingswet op de subsidie van toepassing is en de gesubsidieerde activiteit is afgerond;

    • b.

      de subsidie is verleend aan een mede-overheid en de activiteit is afgerond, of

    • c.

      de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten in gevaar komt doordat de subsidieontvanger in liquiditeitsproblemen komt, de subsidieontvanger bij minimaal één bank geen lening heeft kunnen krijgen voor het overbruggen van het tijdelijke tekort en de financiële situatie van de subsidieontvanger voldoende is om met een hoger voorschot de uitvoering van de activiteit te kunnen waarborgen.

Standaard bedraagt het voorschot maximaal 80% van de verleende subsidie, dit geldt niet voor arrangement 1, deze subsidies worden direct vastgesteld en uitbetaald. In bijzondere gevallen kan het voorschot worden verhoogd naar maximaal 100% van de subsidie.

Dat kan bijvoorbeeld als de subsidie is verleend aan een mede-overheid en de mede-overheid anders lang moet wachten op de resterende 20% van de subsidie omdat de activiteit eerder is afgerond dan het moment waarop de aanvraag tot vaststelling van de subsidie moet zijn ingediend.

Het andere geval waarin een hoger voorschot mogelijk is, is wanneer de subsidieontvanger tijdelijk liquiditeitsproblemen heeft waardoor de activiteit niet uitgevoerd kan worden. Voorwaarde is wel dat geen bank bereid is om een lening te verstrekken om het tekort tijdelijk te dekken.

De financiële positie van de subsidieontvanger mag niet zodanig zijn dat ondanks een hoger voorschot de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit niet gewaarborgd kan worden.

§ 5 verplichtingen

Aanwijzing 10 voortgangsrapportages

  • 1.

    Bij subsidies die vallen onder arrangement 1 worden geen voortgangsrapportages gevraagd.

  • 2.

    Bij subsidies die vallen in arrangement 2 of 3 wordt maximaal 1 keer per 12 maanden een voortgangsrapportage gevraagd.

De subsidieontvanger kan worden verplicht om voortgangsrapportages in te dienen. Om de administratieve last bij de subsidieontvanger te verminderen mag er slechts éénmaal per jaar een voortgangsrapportage worden gevraagd.

Dit geldt niet voor arrangement 1.

Aanwijzing 11 meldingsplicht

  • 1.

    In de beschikking tot subsidieverstrekking wordt in ieder geval altijd de verplichting opgenomen dat de subsidieontvanger ons meldt dat de activiteit stopgezet wordt.

  • 2.

    De melding dat de activiteiten stopgezet worden of dat de planning van de activiteit wijzigt moet binnen twee maanden na een besluit daartoe worden gedaan.

  • 3.

    In de beschikking tot subsidieverlening wordt tevens opgenomen dat de subsidieontvanger verplicht is om toestemming te vragen indien de inhoud of de looptijd van de activiteiten wijzigt.

  • 4.

    Het verzoek om toestemming moet vooraf worden gedaan.

  • 5.

    Indien de afdeling 4.2.8 op de subsidie van toepassing is, wordt in de beschikking tot subsidieverlening ook de verplichting opgenomen dat de subsidieontvanger ons moet melden dat de toegestane marge in de activiteitenbegroting wordt overschreden.

De meldingsplicht is van toepassing bij alle arrangementen.

In het geval de activiteit verandert ten opzichte van de aanvraag dient de subsidieontvanger dit te melden. Laat de subsidieontvanger dit na dan kan de subsidie worden gewijzigd of lager worden vastgesteld. De subsidie kan ook volledig worden ingetrokken indien blijkt dat de wel uitgevoerde activiteit niet subsidiabel is.

Wanneer de inhoud van de activiteit gewijzigd wordt, is er sprake van een nieuwe activiteit. De wijziging van de activiteit kan tot gevolg hebben dat de activiteit niet langer subsidiabel is. De subsidieontvanger zal daarom expliciet om toestemming moeten vragen.

§ 6 controle

Aanwijzing 13 risicoanalyse

  • 1.

    Bij het opstellen van een subsidieregeling wordt een risicoanalyse uitgevoerd.

  • 2.

    Indien de uitvoering van de subsidieregeling er aanleiding toegeeft, wordt de risicoanalyse opnieuw uitgevoerd.

In de risicoanalyse wordt aandacht besteedt hoe groot de kans is dat de te subsidiëren activiteiten gedurende de looptijd worden stopgezet, gewijzigd of dat de activiteit langer duurt dan gepland. In de risicoanalyse wordt met name het type aanvrager (overheid, stichting, onderneming, natuurlijk persoon) en het type activiteit betrokken.

Ook het moment van subsidiëren speelt een rol. In het geval de provinciale subsidie het laatste sluitstuk is, zal het risico lager zijn dan wanneer de provincie één van de eerste subsidieverstrekkers is en de rest van de financiële dekking onzeker is. Het zelfde geld voor de eventueel benodigde vergunningen.

Aanwijzing 14 steekproeven

  • 1.

    Bij subsidies die vallen onder arrangement 1 of 2 worden steekproeven uitgevoerd.

  • 2.

    De steekproef kan zowel een administratieve controle als een fysieke controle inhouden.

De controle op verleende subsidies die vallen onder arrangement 1 of 2 wordt aan de hand van steekproeven uitgevoerd. Het is niet haalbaar om bij alle verleende subsidies de activiteit aan een fysieke controle te onderwerpen.

Hoe hoger het risico volgens de risicoanalyse is, hoe meer steekproeven er worden gehouden.

De steekproef kan bestaan uit het opvragen van stukken, maar ook uit fysieke controles.

§ 7 lager vaststellen en registratie

Aanwijzing 15

  • 1.

    Bij constatering van een onregelmatigheid wordt de subsidie gewijzigd of lager vastgesteld.

  • 2.

    Voordat de subsidie wordt gewijzigd of lager wordt vastgesteld wordt de aanvrager gerappelleerd om de voortgangsrapportage of de aanvraag tot vaststelling alsnog aan te leveren.

  • 3.

    Voor het wijzigen of lager vaststellen wordt de Beleidsregel wijzigen of lager vaststellen subsidies Noord-Holland gevolgd.

De Algemene wet bestuursrecht maakt het op grond van de artikelen 4:46 tot en met 4:49 mogelijk een verleende of vastgestelde subsidie te verlagen indien de subsidieontvanger zich niet houdt aan de opgelegde verplichtingen.

Aanwijzing 16

Indien de subsidie op basis van artikel 4:46, artikel 4:47, artikel 4:48 of artikel 4:49 van de Algemene wet bestuursrecht lager wordt vastgesteld of wordt ingetrokken wordt het type subsidieontvanger en het type activiteit geregistreerd.

Om de risicoanalyses in de toekomst gemakkelijker uit te kunnen voeren, wordt het type subsidieontvanger en het type activiteit geregistreerd.

Ondertekening

Haarlem, 22 november 2011.

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland,

E. Post, plaatsvervangend voorzitter.

G.E.A. van Craaikamp, provinciesecretaris.

Uitgegeven op 20 december 2011.

Namens Gedeputeerde Staten van Noord-Holland,

G.E.A. van Craaikamp, provinciesecretaris.